6. Tổng quan tài liệu
2.1.2. Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
b. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Hội đồng quản trị: Gồm 3 thành viên, là cơ quan quản trị cao nhất của công ty. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty từ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông:
- Quyết định chiến lƣợc phát triển của công ty.
- Quyết định các phƣơng án đầu tƣ, mở rộng sản xuất.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty.
Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị Giám đốc PGĐ kinh doanh PGĐ chi nhánh miền Bắc bbbbBắcNa m PGĐ kỹ thuật Phòng đầu tƣ và Marketing Phòng nhân sự Phòng tài chính kinh Doanh Chi nhánh miền Nam Phòng kỹ thuật Tổ bán hàng Hà Nội Tổ bán hàng Đà Nẵng Phân xƣởng 1 Phân xƣởng 2 Tổ bán hàng Nha Trang
- Quyết định các biện pháp làm giảm giá thành sản phẩm, chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, quyết định mức lƣơng, thƣởng - Quyết định giá chào bán cổ phần, chính sách cổ tức, tỉ lệ trích lập các quỹ. Quyết định các hợp đồng mua bán, vay, cho vay.
- Ban kiểm soát: Gồm 3 thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban kiểm soát là ngƣời thay mặt Hội đồng cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động, độc lập với hội đồng quản trị và Ban kiểm soát nhƣng trong quá trình hoạt động không đƣợc cản trở hoạt động bình thƣờng của Hội đồng quản trị và công ty. Thẩm quyền của Ban kiểm soát là:
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, kinh doanh ghi chép sổ sách kế toán, báo cáo tài chính.
- Thẩm định báo cáo tài chính tại công ty.
- Thông báo với hội đồng quản trị về kết quả hoạt động và tham khảo ý kiến trƣớc khi trình các báo cáo, kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
Báo cáo đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính.
- Giám đốc: Là ngƣời đại diện cho Công ty trƣớc pháp luật, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc HĐQT về việc thực hiện nhiệm vụ của mình, thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, quyết định tiền lƣơng, thƣởng. - Kiến nghị các phƣơng án về cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý trong nội bộ công ty.
- Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách quản lý điều hành phòng kỹ thuật thông qua đó quản lý phân xƣởng sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất để
tiến hành sản xuất kinh doanh trong kỳ, nếu gặp vƣớng mắc hoặc khó khăn phải báo cáo kịp thời để lãnh đạo có biện pháp xử lý. Có 2 phân xƣởng sản xuất: phân xƣởng 1 ở Nha Trang, phân xƣởng 2 ở Phan Rí. Phân xƣởng 2 chỉ việc chế biến nƣớc mắm, sau đó vận chuyển về cho phân xƣởng 1 để pha chế, đóng chai... Đây là bộ phận trực tiếp tạo ra sản phẩm của công ty.
- Phó giám đốc kinh doanh: Tham mƣu cho Giám đốc về lĩnh vực kinh doanh, đƣợc Giám đốc ủy quyền khi Giám đốc vắng mặt, quản lý phòng tài chính - kinh doanh.
- Phó giám đốc chi nhánh miền Nam: Quản lý, điều hành chi nhánh bán hàng ở thành phố Hồ Chí Minh.
+ Phòng đầu tƣ, marketing: Tìm hiểu thông tin, thị trƣờng, xây dựng mạng lƣới phân phối, bán hàng. Xác định nhu cầu thị trƣờng, thu thập các thông tin thị trƣờng đề xuất phƣơng pháp tiếp thị, đƣa sản phẩm đến tay ngƣời tiêu dùng. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc.
+ Phòng nhân sự: Là nơi tổ chức thực hiện các chỉ đạo của Ban Giám đốc về vấn đề quản lý nhân sự, các công việc về hành chính, văn phòng, phòng bảo vệ sửa chữa xây dựng cơ bản, lập kế hoạch tiền lƣơng, chăm lo sức khỏe vệ sinh lao động và an toàn lao động, đề xuất Ban Giám đốc giải quyết chính sách, chế độ đối với cán bộ công nhân viên, tham gia ý kiến vào việc khen thƣởng kỷ luật giúp Ban Giám đốc sắp xếp bộ máy gọn, nhẹ, làm việc có năng suất, đạt hiệu quả cao, phối hợp với phòng kế toán tài vụ trong việc thanh toán tiền lƣơng cho cán bộ công nhân viên, các khoản chi phí phục vụ quản lý văn phòng công ty, hƣớng dẫn khách đến quan hệ công tác.
+ Phòng kỹ thuật: Dựa vào những chỉ tiêu về sản lƣợng do phòng kinh doanh đƣa xuống, tiến hành lập kế hoạch sản xuất, đóng gói sản phẩm, chỉ đạo hai phân xƣởng sản xuất 1 và 2 tiến hành thu mua sản xuất theo đúng kế hoạch đƣợc giao.
+ Phòng tài chính, kinh doanh: Là sự kết hợp giữa phòng kinh doanh và kế toán. Phòng tài chính kinh doanh chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc kinh doanh. Thực hiện chức năng lập kế hoạch kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng. Gián tiếp điều phối hoạt động sản xuất thông qua các đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký với các bên liên quan. Bộ phận kế toán có trách nhiệm lập các kế hoạch tài chính, tính toán giá thành sản phẩm, lập các báo cáo tài chính - kế toán, vv.
c. Tổ chức sản xuất
Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức sản xuất của công ty
Nguyên liệu để sản xuất nƣớc mắm là thủy sản vì thế rất mau ƣơn, hỏng, khó bảo quản đƣợc lâu, còn mang tính chất thời vụ. Tất cả đều đòi hỏi công ty có phƣơng án tổ chức sản xuất hợp lý để có hiệu quả sử dụng lao động cao nhất, tiết kiệm chi phí.
Quá trình sản xuất của công ty diễn ra tại các phân xƣởng sản xuất. Tại đây căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty đã xây dựng từ trƣớc, để xác
Phân xƣởng sản xuất Bộ phận sản xuất chính Bộ phận sản xuất phụ Bộ phận phục vụ sản xuất Tổ bốc xếp
Sản xuất nƣớc mắm Sản xuất mắm chai
Tổ thùng B
định khối lƣợng công việc cụ thể từng bộ phận, trong từng tháng hoặc từng năm là nhiều hơn hoặc ít hơn so với tháng trƣớc hoặc năm trƣớc. Sau đây là nhiệm vụ cụ thể:
Phân xƣởng sản xuất: Dựa vào kế hoạch sản xuất mà công ty đã đƣa ra để tiến hành tổ chức sản xuất. Trong quá trình sản xuất phải đảm bảo đúng quy trình, an toàn cho ngƣời lao động và vệ sinh am toàn thực phẩm. Phân xƣởng là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm nên việc thực hiện theo kế hoạch sản xuất, tiêu chuẩn đã đƣợc để ra là vô cùng quan trọng. Nếu trong quá trình sản xuất gặp phải khó khăn thì phải báo cho bộ phận quản lý để có hƣớng sử lý kịp thời, hiệu quả.
+ Bộ phận sản xuất chính: Đây là bộ phận trực tiếp tạo ra sản phẩm của công ty bao gồm:
Sản xuất mắm: đảm bảo các khâu từ khi sử lý nguyên liệu tạo chƣợp, cài, nén, đánh quậy, nƣớc mắm phun, pha chế. Chịu trách nhiệm sản xuất ra các loại mắm với độ đạm khác nhau, bao gồm:
Tổ thùng A có sức chứa 800 tấn, sử dụng 8 lao động cho việc chăm sóc, chƣợp, kéo, rút nƣớc mắm phục vụ phá bã.
Tổ thùng B có sức chứa 600 tấn, sử dụng 4 lao động vẫn là chăm sóc, chƣợp, kéo, rút nƣớc mắm và phá bã.
Sản xuất mắm chai: đảm bảo các khâu từ chuẩn bị nƣớc mắm, lọc thô, lọc tinh đạt tiêu chuẩn, đóng chai, dán nhãn, đóng thùng, nhập kho thành phẩm.
Một tổ mắm chai gồm 30 lao động, đƣợc chia làm 3 bàn sản xuất, mỗi bàn gồm 9 ngƣời, 3 ngƣời còn lại giúp việc chung.
+ Bộ phận sản xuất phụ: bao gồm bộ phận chịu trách nhiệm về phần cơ, điện, sản xuất chai, lọ, bao bì, rửa can, chuyển muối, bốc cũi, xúc các bể
chứa… đây là bộ phận hổ trợ cho bộ phận sản xuất chính. Tổ chức thành một tổ phục vụ gồm 8 lao động.
+ Bộ phận phục vụ sản xuất: gồm có phòng thí nghiệm, phòng kiểm tra chất lƣợng vệ sinh (KCS), phòng bảo vệ, tổ bốc xếp…. đây là bộ phận đảm bảo cho hệ thống vận hành không bị gián đoạn.
Quản đốc phân xƣởng dựa vào các chỉ tiêu cụ thể của kế hoạch sản xuất mà phân công nhiệm vụ sản xuất cụ thể cho từng bộ phận sản xuất, từng ngƣời cụ thể cho phân xƣởng mình, đảm bảo cho phân xƣởng sản xuất một cách đồng bộ, nhịp nhàng, liên tục để hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất phân xƣởng đƣợc giao. Loại hình sản xuất của công ty là loại hình sản xuất vừa và nhỏ, do công ty chỉ sản xuất một loại sản phẩm nên quá trình chế biến tƣơng tự nhau, ít bị gián đoạn mà tƣơng đối nhịp nhàng, hầu hết các công đoạn sản xuất mang tính thủ công. Xuất phát từ nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của mỗi con ngƣời, một khó khăn trƣớc mắt đối với nhà sản xuất là tìm ra các biện pháp thỏa mãn nhu cầu, nghĩa là tạo ra càng nhiều sản phẩm phong phú về chủng loại, mẫu mã, đáp ứng nhu cầu thị trƣờng, đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty, để đạt đƣợc điều này, công ty phải tổ chức quá trình sản xuất hợp lý và khoa học thích ứng theo quỹ đạo của thị trƣờng.
d. Quy trình sản xuất nước mắm
Toàn bộ quá trình sản xuất đƣợc thực hiện trong điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm. Chọn nguyên liệu là cá tƣơi, không có tạp chất, trộn với muối theo tỷ lệ 3:1. Hỗn hợp cá muối đƣợc đƣa vào hồ, bể, thùng chứa gọi là chƣợp. Sau một thời gian đƣa chƣợp vào hồ, khi muối đã ngấm vào trong cá, nƣớc từ cá chảy ra, khi đó tiến hành rút nƣớc cá từ trong chƣợp gọi là nƣớc bổi. Nƣớc bổi đƣợc để chín tự nhiên bằng cách giang phơi trong các bể chứa có mái che, thƣờng sau khoảng 7 tháng thì nƣớc bổi chín. Thông thƣờng, nƣớc bổi có độ đạm từ 12-18 độ, tùy vào chất lƣợng cá.
Sau khi rút nƣớc bổi đến gần khô thì tiến hành gài nén, lên nƣớc, chăm sóc chƣợp. Chăm sóc chƣợp là quá trình đảo trộn nƣớc bổi trong chƣợp cho đến khi chƣợp chín, quá trình này thƣờng kéo dài tới 8 tháng. Sau khi chƣợp chín, ta tiến hành kéo rút thành phẩm. Thành phẩm kéo rút lần đầu đƣợc gọi là nƣớc mắm cốt có độ đạm rất cao. Khi chất lƣợng cá càng tốt, thể tích bể càng lớn thì nƣớc mắm sản xuất ra có độ đạm càng cao và mùi vị càng thơm ngon.
Sau khi rút nƣớc cốt lần đầu, ta đƣa nƣớc bổi vào kéo rút cho ra nƣớc mắm bổi có độ đảm thấp hơn và giảm dần cho đến khi độ đạm của nƣớc mắm kéo ra bằng độ đạm của nƣớc bổi chín đƣa vào. Quy trình kéo rút thành phẩm này sẽ cho ra nƣớc mắm có độ đạm từ 12-35 độ đạm. Vì thế, trƣớc khi đƣa vào đóng chai, nƣớc mắm thành phẩm các loại đƣợc pha đấu với nhau để tạo ra các sản phẩm có độ đạm nhƣ đã đăng ký.
Sau khi rút hết nƣớc bổi thì xác chƣợp còn lại có độ đạm rất thấp. Để tận dụng đạm trong xác chƣợp, ngƣời ta dùng muối bão hòa kéo qua chƣợp để tận thu lƣợng đạm còn lại. Nƣớc mắm này có độ đạm rất thấp gọi là nƣớc long. Nƣớc long có thể dùng để sản xuất ra nƣớc mắm thấp đạm. Quá trình kéo rút kết thúc khi độ đạm trong chƣợp đã hết. Cuối cùng tiến hành phá xác để giải phóng sức chứa. Xác mắm có thể dùng làm thức ăn cho gia súc hoặc làm phân bón.
Hình 2.3 Quy trình sản xuất nƣớc mắm
e. Quy trình sản xuất mắm chai
Vỏ chai trƣớc khi sử dụng phải đƣợc súc rửa kỹ, sau đó tiến hành tráng lại bằng nƣớc mắm đóng chai để giữ đƣợc hƣơng thơm khi sử dụng. Tiếp theo
Cá và muối Chƣợp
Rút bổi đến khô Nƣớc bổi sống
Giang phơi Nƣớc bổi chín Gài nén, lên nƣớc Chăm sóc chƣợp Chƣợp chín Kéo rút thành phẩm Nƣớc mắm cốt cao đạm Pha đấu Lọc trong Đóng chai và bao gói
sản phẩm Xác mắm làm thức ăn cho gia
súc hoặc làm phân bón Nƣớc muối bão hòa Nƣớc mắm bổi Kéo rút Nƣớc bổi chín Nƣớc mắm thấp đạm Kéo rút Nƣớc long Phá xác Nƣớc long
tiến hành rót nƣớc mắm vào chai. Đặt màng co đã cất sẵn vào nút chai đã đóng. Trƣớc khi dán nhãn phải lai chùi chai nƣớc mắm thật khô và sạch sau đó dán nhãn đã in ngày sản xuất. Sau đó tiến hành đóng gói các chai nƣớc mắm vào thùng cacton, dán nhãn KCS và nhập kho.
Hình 2.4 Quy trình sản xuất mắm chai
Nhìn chung loại hình sản xuất của công ty là loại hình sản xuất hàng loạt, có quy mô nhỏ, hầu hết các công đoạn thủ công nên sự phân chia trách nhiệm chỉ tƣơng đối. Do vậy cần bố trí công việc một cách linh hoạt, đảm bảo tính liên tục từng khâu sản xuất. Trong quá trình sản xuất luôn có sự hỗ trợ từ phòng kĩ thuật để đảm bảo chất lƣợng. Súc rửa chai Dán nhãn KCS Tráng lại nƣớc mắm Thành phẩm nhập kho Cho màng co rút chai Đóng chai Rót nƣớc mắm vào chai Vào thùng cacton Dán nhãn
f. Phân tích cơ cấu tổ chức
Công ty Cổ phần Thủy sản 584 Nha Trang có hình thức tổ chức cơ giới với các công việc đƣợc phân chia, chuyên môn hoá thành các bộ phận. Quyền hành đƣợc nắm giữ ở các nhà quản trị cấp cao là giám đốc và các phó giám đốc.
Mức độ phân quyền: công ty có một cơ cấu quyền lực tập trung vào Giám Đốc là ngƣời nắm tất cả mọi quyền lực trong công ty. Vì vậy mọi quyết định đều phải thông qua giám đốc. Tất cả các bộ phận còn lại trong tổ chức chỉ có quyền giải quyết các công việc hằng ngày. Với việc tập trung quyền lực cao ít có sự phân quyền cho cấp duới tất yếu gây ra các quyết định chậm chạp, không linh hoạt và gây quá tải dẫn đến ra quyết định không hiệu quả của nhà quản trị cấp cao.
Cơ cấu tổ chức đƣợc thiết kế theo cấu trúc chức năng. Nhìn vào sơ đồ tổ chức của công ty ta có thể thấy rõ, công ty đƣợc phân chia thành ba chức năng chính: Các bộ phận tham mƣu theo chức năng, bộ phận sản xuất, bộ phận kinh doanh. Với cấu trúc theo chức năng phù hợp với môi trƣờng ít biến đổi, ổn định. Nó có tác dụng nâng cao hiệu quả bên trong, chất lƣợng chuyên môn. Nhƣng với cơ cấu tổ chức theo kiểu này cũng có những nhƣợc điểm nhƣ phản ứng chậm, không thích ứng với những thay đổi của môi trƣờng, các quyết định tập trung ở cấp trên gây quá tải, thiếu sự liên kết giữa các phòng ban