6. Tổng quan tài liệu
2.2. TÌNH HÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY
2.2.1. Bộ phận hoạch định ngân sách
Bộ phận chịu trách nhiệm chính về công tác hoạch định ngân sách tại công ty là phòng kế toán, đứng đầu là kế toán trƣởng. Bộ phận kế toán có trách nhiệm thu thập toàn bộ thông tin dựa trên cơ sở các số liệu đã thực hiện trong các năm trƣớc, đồng thời phối hợp với các phòng ban chức năng lập kế hoạch ngân sách trên cơ sở mục tiêu cụ thể về sản xuất và tiêu thụ nhằm đạt đƣợc mức doanh thu và lợi nhuận mong muốn.
Vai trò của giám đốc về hoạch định ngân sách tại công ty là đƣa ra mục tiêu về sản xuất kinh doanh trên cơ sở các chỉ tiêu về sản lƣợng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận do hội đồng quản trị ấn định. Ngoài phòng kế toán
chịu trách nhiệm chính, các bộ phận chuyên môn khác trong công ty cũng tham gia vào quá trình hoạch định ngân sách. Tuy nhiên nội dung công việc và trách nhiệm chƣa đƣợc xác định rõ ràng và cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân có liên quan.
2.2.2. Phƣơng pháp lập ngân sách
Hàng năm, công ty Cổ phần thủy sản 584 Nha Trang đã tiến hành lập dự toán chung cho toàn công ty và giao chỉ tiêu đến từng bộ phận. Song công tác lập dự toán tại công ty vẫn còn nhiều cập nhật cần giải quyết.
Hiện tại công ty sử dụng phƣơng pháp lập ngân sách từ trên xuống, tất cả các chỉ tiêu để lập ngân sách đƣợc ấn định từ trên xuống, đầu tiên là hội đồng quản trị, giám đốc sau đó đến các phòng ban chức năng. Mục tiêu cuối cùng cần đạt đƣợc trong năm kế hoạch của công ty là lợi nhuận, do đó tất cả các ngân sách đƣợc lập đều hƣớng đến mục tiêu này. Cụ thể hàng năm hội đồng quản trị ấn định các chỉ tiêu cơ bản nhƣ sản lƣợng sản xuất, doanh thu, lợi nhuận trƣớc thuế và lợi nhuận sau thuế TNDN. Căn cứ các chỉ tiêu mà hội đồng quản trị giao, giám đốc công ty xem xét đƣa ra các mục tiêu và chiến lƣợc cụ thể về sản xuất cũng nhƣ tiêu thụ nhằm đạt đƣợc mức sản lƣợng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận mong muốn. Trên cơ sở các mục tiêu và chiến lƣợc đã đề ra, giám đốc giao cho bộ phận kế toán đứng đầu là kế toán trƣởng và trƣởng các bộ phận có liên quan trong công ty tiến hành xây dựng kế hoạch ngân sách chi tiết liên quan đến bộ phận mình quản lý trên cơ các chỉ tiêu đã đƣợc ấn định.
Sau khi, kế hoạch ngân sách ở các bộ phận đã đƣợc lập xong, bộ phận kế toán tiến hành tổng hợp và lập kế hoạch ngân sách tổng thể toàn công ty. Sau khi việc lập ngân sách đã hoàn thiện, giám đốc cùng với kế toán trƣởng các phó giám đốc, các trƣởng phòng ban có liên quan tiến hành họp bàn và thông
qua. Nếu thống nhất thì đó chính là ngân sách chính thức cho năm kế hoạch trình hội đồng quản trị phê duyệt để công ty thực hiện.
Quan điểm của ban lãnh đạo công ty là đẩy mạnh hơn nữa công tác tiêu thụ nƣớc mắm các loại, đặc biệt chú trọng sản xuất những loại nƣớc mắm có độ đạm cao phục vụ những đối tƣợng có thu nhập cao.
Trong thời gian tới, để nâng cao giá trị gia tăng và lợi nhuận cũng nhƣ tiếp tục nâng cao tầm uy tín của thƣơng hiệu, Tập trung mua nguyên liệu tốt để sản xuất ra sản phẩm có chất lƣợng cao. Việc nâng cao chất lƣợng, cải tiến mẫu mã, đa dạng hóa các sản phẩm và mở rộng thị trƣờng tiêu thụ luôn đƣợc lãnh đạo Công ty Cổ phần thủy sản 584 Nha Trang chú trọng. Theo đó, công ty sẽ dự định phát triển quy mô, mở rộng thị trƣờng ra nƣớc ngoài, trong đó có Nhật và Hàn Quốc là hai mục tiêu chính mà công ty hƣớng đến đầu tiên trong hành trình vƣợt quê nhà ra chinh phục thế giới.
2.2.3. Quy trình hoạch định ngân sách
Theo quy định của công ty, hàng năm thƣờng vào cuối quý IV hội đồng quản trị tiến hành họp bàn về kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm tiếp theo. Sau khi đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh trong trong năm hiện tại và dự kiến kế hoạch sản xuất kinh doanh năm tiếp theo, cụ thể nhƣ đƣa các chỉ tiêu về sản lƣợng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận để công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất. Căn cứ theo các chỉ tiêu đƣợc giao, ban giám đốc công ty tiến hành họp bàn với trƣởng các phòng ban trong công ty để đƣa ra các mục tiêu chiến lƣợc kinh doanh cụ thể. Sau khi thống nhất thông qua các chỉ tiêu, các phòng ban chức năng tiến hành lập kế hoạch liên quan đến bộ phận mình quản lý. Phòng kế toán chịu trách nhiệm chính trong quá trình lập kế hoạch.
Quy trình hoạch định ngân sách hiện tại của công ty đƣợc tiến hành theo hai bƣớc đó là thu thập thông tin và lập các ngân sách.
- Thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin để lập ngân sách chủ yếu dựa vào số liệu đã thực hiện trong các năm trƣớc, nội dung thông tin thƣờng là dự báo doanh thu tiêu thụ và thông tin về chi phí.
+ Dự báo doanh thu tiêu thụ: Việc dự báo doanh thu tiêu thụ chủ yếu dựa vào sản lƣợng tiêu thụ và giá bán trên cơ sở doanh thu đã ấn định. Công tác dự báo doanh thu tiêu thụ thuộc trách nhiệm của phòng tài chính kinh doanh, việc dự báo doanh thu chủ yếu dựa vào số lƣợng tiêu thụ những năm trƣớc theo từng khu vực thị trƣờng. Sản lƣợng tiêu thụ dự báo căn cứ vào các yếu tố nhƣ năng lực sản xuất, sản lƣợng sản xuất trong năm của công ty. Với sản lƣợng tồn kho đầu kỳ và sản lƣợng sản xuất đƣợc trong kỳ, công ty dự báo sản lƣợng tiêu thụ và sản lƣợng tồn kho cuối kỳ phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Giá bán đƣợc tính bình quân cho cả năm và ƣớc tính tại thời điểm lập kế hoạch, doanh thu cũng đƣợc dự báo cho cả năm.
Sau khi đã hoàn thành việc dự báo, phòng tài chính kinh doanh đƣa ra các số liệu và giải trình với giám đốc, nếu thống nhất thì đó là số liệu dự báo chính thức để phòng kế toán tổng hợp và lập kế hoạch.
+ Thông tin về chi phí: Tất cả các yếu tố về chi phí đƣợc dự báo thông qua thông tin về số liệu đã thực hiện trong các năm trƣớc, đơn giá NVL đƣợc xác định tại thời điểm lập kế hoạch, các loại chi phí nhƣ chi phí NVL trực tiếp, vật liệu phụ tính toán cho cả năm và cũng đƣợc xác định tại thời điểm lập kế hoạch. Đối với chi phí SXC thƣờng tính toán dựa vào chi phí các năm trƣớc sau đó ƣớc tính cho năm kế hoạch. Riêng chi phí khấu hao đƣợc tính toán chi tiết dựa trên nguyên giá TSCĐ tại thời điểm lập kế hoạch.
- Lập các ngân sách: Sau khi đã hoàn thành việc thu thập các thông tin cần thiết, trên cơ sở mục tiêu và chiến lƣợc về sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu cơ bản về sản lƣợng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận đã đƣợc thống nhất, việc lập các ngân sách sẽ đƣợc tiến hành. Phòng kế toán chịu trách nhiệm
chính trong việc tổng hợp thông tin và lập ngân sách tổng thể doanh nghiệp, các phòng ban chức năng khác xác định các định mức, thu thập thông tin về chi phí và phối hợp với phòng kế toán để lập các ngân sách liên quan.
2.2.4. Nội dung và tiến trình lập ngân sách
a. Kế hoạch sản lượng sản xuất
Ngành sản xuất nƣớc mắm là ngành có tính chất đặc thù, là sản phẩm đƣợc hình thành qua một chu kỳ phân hủy nguyên liệu tƣơng đối dài. Kết quả cho ra nhiều đợt sản phẩm có giá trị dinh dƣỡng khác nhau, phụ thuộc phần lớn vào chất lƣợng nguyên liệu đầu vào. Do vậy công ty có kế hoạch sản lƣợng sản xuất cần thiết căn cứ vào mức tiêu thụ sản lƣợng nƣớc mắm tiêu thụ hàng năm, báo cáo sản xuất nƣớc mắm trong năm, để lập kế hoạch sản lƣợng sản xuất cho năm tiếp theo.
Hiện tại công ty đang sản xuất nƣớc mắm các loại. Tổ chức sản xuất gồm 2 giai đoạn tƣơng ứng với 2 tổ sản xuất. Giai đoạn 1 sản xuất nƣớc mắm với các độ đạm khác nhau. Nƣớc mắm hoàn thành sẽ chuyển sang giai đoạn 2 để đóng chai thành sản phẩm mắm chai với các quy cách và độ đạm khác nhau. (Kế hoạch sản lƣợng sản xuất năm 2013 đƣợc trình bày tại phụ lục 2.4)
b. Kế hoạch về chi phí sản xuất
Kế hoạch chi phí sản xuất đƣợc lập nhằm xác định tổng các loại chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm kế hoạch. Các yếu tố đƣợc lập bao gồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí SXC. Trong chi phí SXC gồm có các chi phí nhƣ chi phí khấu hao TSCĐ và các chi phí khác. Căn cứ vào kế hoạch sản lƣợng sản xuất, định mức tiêu hao NVL do phòng kỹ thuật lập, đơn giá NVL do phòng tài chính kinh doanh dự báo, chi phí nhân công trực tiếp do phòng nhân sự lập, các chi phí khác đƣợc tính trên cơ sở chi phí đã thực hiện trong các năm trƣớc. Phòng kế toán
tiến hành tập hợp toàn bộ chi phí ở các bộ phận và lập kế hoạch chi phí sản xuất cụ thể nhƣ sau:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Do đặc thù của ngành sản xuất nƣớc mắm nên trong quá trình sản xuất không thể tính đƣợc giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Vì vậy, chi phí nguyên vật liệu đƣợc sử dụng trong kỳ sản xuất phải căn cứ vào số lƣợng thành phẩm sản xuất ra và định mức tiêu hao cho 1 lít nƣớc mắm quy loại 1.
Theo quy định, nƣớc mắm quy loại 1 là nƣớc mắm có 15gN/lit, trong khi thực tế thành phẩm đƣợc rút ra từ nhiều đợt, mà mỗi đợt sản xuất ra nhiều loại nƣớc mắm có độ đạm khác nhau. Nên để thống nhất trong tính toán, công ty đã quy về sản phẩm loại I để tính chi phí nguyên vật liệu xuất dùng.
Công thức quy đổi nƣớc mắm các loại thành nƣớc mắm loại 1 là: Số lƣợng = Tổng lƣợng đạm của nƣớc mắm sản xuất 15 Trong đó: Tổng lƣợng đạm của nƣớc mắm sản xuất = Số lƣợng nƣớc mắm mỗi loại X Độ đạm của mỗi loại nƣớc mắm Để tính đƣợc lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho số lƣợng nƣớc mắm nhập kho trong quý, công ty tính bằng cách:
Số lƣợng nguyên vật liệu xuất dùng = Số lƣợng nƣớc mắm quy loại 1 X Định mức tiêu hao NVL cho 1 lít nƣớc mắm
Bảng 2.4: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu Định mức (kg/lit)
Cá cơm 0.75
Muối hạt 0.224
Công ty xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng bằng cách Giá trị nguyên vật
liệu xuất dùng =
Số lƣợng NVL xuất
dùng X
Đơn giá xuất dùng của NVL
Trong đó, đơn giá của nguyên vật liệu xuất dùng đƣợc tính theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Công việc này do phần mềm máy tính xử lý vào cuối mỗi tháng.
Ngoài nguyên liệu cá, trong sản xuất nƣớc mắm còn dùng muối. Muối sẽ hòa tan với nƣớc lã để đạt 24 Bomme. Muối này sẽ đƣợc kéo rút qua các thùng chƣợp có độ đam cao để chiết rút đạm dần dần.
Cách tính số lƣợng muối xuất dùng cho sản xuất: Số lƣợng muối xuất dùng = Số lƣợng nƣớc mắm quy loại 1 X Định mức tiêu hao muối cho 1 lít nƣớc mắm Giá trị muối xuất dùng trong kỳ
Giá trị muối xuất
dùng =
Số lƣợng muối xuất
dùng X
Đơn giá xuất của muối
Trong đó, đơn giá xuất của muối cũng đƣợc tính theo phƣơng pháp bình quân giá quyền cố định. Trong quá trình sản xuất công ty thu đƣợc xác mắm chiếm tỷ lệ 2,86% trị giá nguyên vật liệu chính xuất kho.
Chi phí nhân công trực tiếp tại công ty bao gồm: tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất tại phân xƣởng và quản đốc phân xƣởng.
Cách tính lƣơng: Cuối quý, trên cơ sở sản phẩm hoàn thành thực tế và đơn giá tiền lƣơng đã đƣợc xây dựng, kế toán xác định quỹ lƣơng thực hiện làm cơ sở hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
Tổng quỹ lƣơng thực
tế bộ phận A = ( Sản lƣợng thực tế công việc i
X Đơn giá tiền
lƣơng i )
Cho công nhân sản xuất:
Căn cứ vào khối lƣợng sản phẩm sản xuất, khối lƣợng công việc hoàn thành (Mi), đơn giá tiền lƣơng cho từng loại sản phẩm và từng công việc (ĐGi), hệ số tay nghề (Hi), hệ số năng suất (Ni), ngày công làm việc (Ci) để tính ra tiền lƣơng cho mỗi công nhân sản xuất.
Tiền lƣơng cho mỗi công nhân sản xuất:
Ti =
Mi x ĐGi
n
i1
(Hi x Ni x Ci) x Hi x Ni x Ci Đơn giá tiền lƣơng:
Đgi =
1.600.000 ĐMLĐ 1 nhân công
Trong đó ĐMLĐ 1 nhân công là định mức lao động 1 nhân công trong 1 tháng.
ĐMLĐ 1 nhân công = Qi N x 12
Trong đó: Qi là khối lƣợng sản phẩm cần sản xuất cả năm N là số nhân công cần cho sản xuất khối lƣợng Qi
Mức tiền lƣơng bình quân cho 1 công nhân sản xuất công ty ƣớc tính là 2.400.000 đồng.
Cho quản đốc phân xƣởng: Đối với phân xƣởng I:
Lƣơng
quản đốc =
Sản lƣợng quản lý trong tháng x
Đơn giá quản
lý x
Hệ số năng suất Đối với phân xƣởng II: Lƣơng quản đốc bao gồm 2 phần:
- Lƣơng trực tiếp sản xuất đƣợc tính nhƣ Lao động sản xuất trực tiếp - Lƣơng quản lý đƣợc tính
Lƣơng
quản lý =
Sản lƣợng quản lý trong tháng x
Đơn giá quản
lý x
Hệ số năng suất Hình thức tiền lƣơng: Tiền lƣơng theo sản phẩm, tiền lƣơng thời gian và tiền lƣơng khoán.
Các khoản trích theo lương: Bảo hiểm xã hội trích 24 % lƣơng cơ bản
trong đó 17% tính vào chi phí, 7% ngƣời lao động phải nộp. Bảo hiểm y tế: Trích 4,5% lƣơng cơ bản, trong đó 3% tính chi phí, 1,5% ngƣời lao động phải chịu. Kinh phí công đoàn: Trích 2% lƣơng thực tế. Bảo hiểm thất nghiệp: Trích 2% lƣơng cơ bản, trong đó 1% tính vào chi phí, 1% ngƣời lao đông phải chịu.
Chi phí sản xuất chung: bao gồm
Chi phí nhân viên phân xƣởng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sữa chữa thùng hồ, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí phân bổ vật rẻ, mau hỏng, chi phí lãi vay, chi phí điện, nƣớc và chi phí khác.
Cách thức tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung tại công ty:
Chi phí nhân viên phân xƣởng: công ty tập hợp chi phí cho nhân viên phân xƣởng vào thẳng chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí khấu hao tài sản cố định: trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản cố định công ty tiến hành trích khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh hàng quý. Công ty tính khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
(Kế hoạch chi phí sản xuất năm 2013 đƣợc trình bày tại phụ lục 2.5)
c. Kế hoạch khấu haotài sản cố định
Kế hoạch khấu hao TSCĐ do phòng kế toán lập dựa trên cơ sở nguyên giá tài sản cố định và mức trích khấu hao theo quy định của Bộ tài chính.
Cách xác định nguyên giá TSCĐ: Tổng nguyên giá TSCĐ đƣợc xác định dựa trên nguyên giá TSCĐ tính đến thời điểm lập kế hoạch, kế hoạch đầu tƣ xây dựng chi tiết từng loại tài sản tăng thêm trong năm kế hoạch và giá trị tài sản giảm trong năm kế hoạch do thanh lý tài sản hoặc những tài sản không cần dùng. Phòng kế toán dễ dàng xác định đƣợc tổng nguyên giá TSCĐ trong năm kế hoạch. TSCĐ trong năm 2013 nhƣ sau:
Nguyên giá TSCĐ tính đến 31/12/2013 = Nguyên giá TSCĐ tính đến 31/12/2012 + Nguyên giá TSCĐ tăng trong kỳ - Nguyên giá TSCĐ giảm trong kỳ Cách tính mức khấu hao TSCĐ: Trên cơ sở số liệu kế toán về tình hình tài sản tại công ty đến thời điểm lập kế hoạch nhƣ nguyên giá TSCĐ, giá trị