6. Tổng quan tài liệu
1.3.3. Giám sát ngân sách
a. Phân tích khác biệt giữa thực hiện và kế hoạch ngân sách.
Trong quá trình thực hiện sẽ luôn có những khoản chênh lệch giữa kế hoạch ngân sách và kết quả hoạt ðộng thực tế. Ðể thực hiện những ðiều chỉnh mang tính góp ý và xây dựng cho tƣơng lai, cần phải tìm hiểu và phân tích tất cả những khác biệt đó.
- Tìm hiểu sự chênh lệch: Điều vô cùng quan trọng là phải hiểu rõ tại sao lại có sự chênh lệch giữa ngân sách và thực tế thực hiện, dù cho sự chênh lệch đó không đáng kể. Bằng cách phân tích các nhân tố và nguyên nhân ảnh hƣởng nhƣ công tác dự báo doanh thu và chi phí chƣa chính xác do tác động bỡi các yếu tố về môi trƣờng kinh doanh, hay các bộ phận lập ngân sách chƣa đúng với tiền năng thực tế v.v.. trên cơ sở phân tích và đánh giá có thể giảm thiểu những vấn đề dẫn đến sự chênh lệch.
- So sánh ngân sách và thực hiện: So sánh thực tế thực hiện với ngân sách là một phƣơng pháp truyền thống đƣợc các nhà quản lý cấp cao sử dụng để đánh giá hoạt động quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp. Một ngân sách đƣợc quản lý thích hợp và xem xét nghiêm túc sẽ trở thành một nguồn tài liệu quý giá, hỗ trợ những nhà quản lý cấp cao xác định đƣợc các xu hƣớng, dự báo kết quả cuối năm và tránh không để xảy ra bất cứ những sự cố bất ngờ nào về tài chính của tổ chức.[4]
b. Giám sát những sai lệch, phân tích các lỗi, kiểm soát các biến số
Những chênh lệch đƣợc thể hiện khi so sánh những kết quả thực tế với ngân sách đƣợc gọi là những khác biệt. Nhƣ việc chi tiêu quá mức sẽ là một sự khác biệt bất lợi, còn chi tiêu dƣới mức ngân sách là sự khác biệt tích cực.
- Thiết lập thủ tục: Liên tục giám sát sự chênh lệch và nghiên cứu cách thức phát sinh của chúng. Việc giám sát liên tục sẽ giúp nâng cao sự hiểu biết tổng thể về phƣơng thức chi phí phát sinh, nhờ đó giúp cho việc hoạch định ngân sách chính xác hơn vào lần sau. Tuy nhiên, để làm tốt việc này cần phải thiết lập các thủ tục giám sát thích hợp. Kinh nghiệm cho thấy để thực sự có hiệu quả, thủ tục phải thƣờng xuyên, dễ quản lý và đầy đủ chi tiết.[4]
- Lựa chọn và đánh giá những khác biệt: Những khác biệt đáng kể, có thể đảm bảo rằng ngân sách càng đƣợc tuân thủ chặt chẽ càng tốt. Để lựa chọn những khác biệt, cần xem xét kỹ hơn khả năng kiểm soát những khác biệt, chi phí cần thiết để điều tra sự khác biệt, và cơ hội khác biệt tái diễn trong tƣơng lai.[4]
- Sử dụng các báo cáo về sự khác biệt: Không có quy tắc nào để thực hiện các báo cáo về sự khác biệt và cũng không có biểu mẫu nhất định nào cả. Do báo cáo về sự khác biệt đƣợc thực hiện trong nội bộ, có thể thiết kế bằng bất cứ hình thức nào, nhƣng lƣu ý nên thiết kế một cách cụ thể phù hợp với từng bộ phận.
c. Thực hiện các điều chỉnh và rút ra kinh nghiệm
Sau khi đánh giá những khác biệt về ngân sách, có thể thay đổi ngân sách để đầy đủ thông tin hơn. Quá trình so sánh số liệu thực tế với ngân sách là một quá trình không ngừng, nên liên tục điều chỉnh ngân sách cho phù hợp.
- Dự báo lại ngân sách: Khi những thay đổi diễn ra đối với các yếu tố nội bộ hay bên ngoài, kết quả thực tế bắt đầu khác biệt với ngân sách. Nó có thể làm thất vọng những nhà quản lý các bộ phận, khi hoạt động đƣợc báo cáo so sánh với ngân sách trở nên càng xa rời, ít phù hợp với việc quản lý kinh doanh hàng ngày trên thực tế. Vì vậy cần dự báo lại ngân sách theo định kỳ (thƣờng là quý hoặc ít nhất là sáu tháng một lần) để phản ánh bất cứ thay đổi nào so với thực tế nào.[4]
- Điều chỉnh ngân sách: Cần phải thận trọng khi thực hiện sửa đổi một ngân sách bằng cách sử dụng phƣơng pháp dự thảo ngân sách linh hoạt; nó cũng cần đƣợc kiểm soát và cơ cấu tốt nhƣ ngân sách ban đầu. Thông thƣờng chính việc định thời gian cho một số nhân tố chính trong ngân sách đã gây nên việc điều chỉnh ngân sách. Ví dụ nhƣ thay đổi thời gian của doanh thu bán hàng, trì hoãn việc giới thiệu sản phẩm mới, biến đổi lớn về tỷ giá tiền tệ, đầu tƣ vốn mới, tăng lƣơng ngoài dự kiến. Nên dự đoán trƣớc và ghi nhận những thay đổi về thời gian để có thể đánh giá ảnh hƣởng của chúng đối với ngân sách, và có thể xem xét đến chúng trong các ngân sách tƣơng lai.
- Ngân sách liên tục: Trong ngân sách hàng năm thông thƣờng sẽ có lúc ngân sách chỉ dành cho một hoặc hai tháng sắp tới. Bởi vậy một số tổ chức sử dụng ngân sách liên tục, liên tục cập nhật ngân sách mỗi lần kết quả thực sự đƣợc thông báo, bằng cách cộng thêm một khoảng thời gian xa hơn cho hoạt động hoạch định ngân sách. Thực tế việc này có thể là cộng thêm một tháng hay một quý vào cuối ngân sách hiện tại. Tuy nhiên cần lƣu ý chất lƣợng của loại hình dự thảo ngân sách này thƣờng không giống nhƣ ngân sách hàng năm truyền thống, bởi vì thiếu nguồn lực và thời gian.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Các nội dung đã trình bày ở chƣơng 1 là cơ sở lý luận cần thiết để nghiên cứu hoạch định ngân sách hàng năm cho công ty Cổ phần Thủy Sản 584 Nha Trang.
Chƣơng này đã khái quát những vấn đề cơ bản về ngân sách và hoạch định ngân sách của doanh nghiệp, mục tiêu hoạch định ngân sách, tầm quan trọng của hoạch định ngân sách, hoạch định ngân sách với chiến lƣợc và chiến thuật kinh doanh, các phƣơng pháp lập ngân sách. Ngân sách tổng thể doanh nghiệp, nội dung lập ngân sách tổng thể doanh nghiệp kết hợp với quy trình hoạch định ngân sách.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584 NHA TRANG VÀ TÌNH HÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
TẠI CÔNG TY
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584 NHA TRANG