6. Tổng quan tài liệu
3.1. THIẾT LẬP CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY
SẢN 584 NHA TRANG
3.1. THIẾT LẬP CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY TY
Việc áp dụng quy trình hoạch định ngân sách là tạo xƣơng sống cho việc lập các kế hoạch của công ty. Sau khi hoạch định ngân sách thì việc lên các kế hoạch khác trở nên dễ dàng, tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian. Càng chuẩn bị tốt cho hoạch định ngân sách thì càng gặp ít vấn đề trong tƣơng lai. Tiến hành gắn kết ngân sách của công ty với những mục tiêu của tổ chức, và lập ra một quy trình để tất cả cùng tuân thủ.
Hoạch định ngân sách là một trong những công việc rất phức tạp, đòi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều ngƣời ở nhiều phòng ban khác nhau và phải có tính đồng bộ, chính xác và kịp thời. Do đó cần phải tạo mối quan hệ hài hòa giữa các cấp lãnh đạo trong công ty, mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau và các cá nhân có liên quan trong quá trình hoạch định ngân sách, nhằm huy động tối đa mọi nguồn lực để đóng góp những ý kiến hay và hữu ích, tất cả đều phải hƣớng tới mục tiêu chung của toàn công ty. Nhƣ vậy công tác hoạch định ngân sách mới đảm bảo chính xác và hiệu quả giúp lãnh đạo công ty đƣa ra các quyết định kịp thời và chính xác.
3.1.1. Phƣơng pháp lập ngân sách
Phƣơng pháp lập ngân sách là cái lõi của quy trình hoạch định. Chính phƣơng pháp lập ngân sách quy định một quy trình hoạch phù hợp với nó. Để công tác hoạch định ngân sách phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty, khai thác tối đa mọi nguồn lực sẵn có. Công ty cần phải thực hiện việc lập
ngân sách theo phƣơng pháp từ dƣới lên. Theo phƣơng pháp này tất cả các thông tin dự báo và việc lập các ngân sách phải bắt đầu từ các phòng ban chức năng, cho phép các phòng ban chức năng tự đánh giá về năng lực hiện có trên cơ sở các nguồn lực của bộ phận mình để lập ngân sách. Với phƣơng pháp lập ngân sách này đòi hỏi các phòng ban có liên quan tạo mối liên kết hợp tác và thống nhất trong quá trình hoạch định ngân sách, kiểm soát đƣợc quá trình thực hiện ngân sách, giúp xác định đƣợc những nguyên nhân không đạt đƣợc để điều chỉnh kịp thời và rút kinh nghiệm. Với phƣơng pháp lập ngân sách này thì các phòng ban chức năng xác định đƣợc những ngân sách liên quan đến bộ phận mình, trong đó chức năng và nhiệm vụ cụ thể:
+ Phòng tài chính, kinh doanh lập ngân sách tiêu thụ, kế hoạch thu tiền, và ngân sách chi phí bán hàng trên cơ sở dự báo về doanh thu;
+ Phòng kỹ thuật : Căn cứ vào ngân sách sản lƣợng tiêu thụ tiến hành xây dựng định mức nguyên vật liệu, lập ngân sách chi phí nguyên vật liệu và lập ngân sách sản xuất, đóng gói sản phẩm, chỉ đạo hai phân xƣởng sản xuất 1 và 2 tiến hành thu mua nguyên vật liệu sản xuất theo đúng kế hoạch.
+ Phòng kế toán kết hợp với tất cả các phòng ban trong công ty để tổng hợp và lập các ngân sách còn lại nhƣ: ngân sách chi phí SXC, ngân sách giá vốn hàng bán, ngân sách đầu tƣ xây dựng, ngân sách chi phí QLDN, ngân sách vồn bằng tiền, báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán.
Sau khi đã hoàn thành ngân sách tổng thể của doanh nghiệp, toàn bộ ngân sách đƣợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về ngân sách của công ty để xem xét. Bộ phận này tiến hành kiểm tra, xem xét, định hƣớng, đƣa ra các mục tiêu và có thể yêu cầu các bộ phận điều chỉnh cho phù hợp nếu cần thiết, ngân sách sau khi điều chỉnh sẽ đƣợc trình bày chi tiết trong cuộc họp gồm các thành phần nhƣ ban giám đốc, trƣởng các phòng ban và các cá nhân trực tiếp tham gia vào quá trình lập ngân sách. Sau khi họp bàn nếu thống nhất,
ngân sách này sẽ là chính thức trình hội đồng quản trị công ty phê duyệt để làm cơ sở công ty thực hiện.
3.1.2. Quy trình hoạch định ngân sách
Hoạch định ngân sách là một công cụ quản lý hiệu quả đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất nƣớc mắm. Nếu công tác hoạch định ngân sách đƣợc xây dựng sát với thực tế, tận dụng tốt những nguồn lực hiện có thì sẽ mang lại rất nhiều lợi ích và góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh. Để thực hiện đƣợc vấn đề đó công ty cần phải có một quy trình hoạch định ngân sách hoàn thiện.
a. Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách
Càng chuẩn bị tốt cho hoạch định ngân sách thì càng gặp ít vấn đề trong tƣơng lai. Tiến hành gắn kết ngân sách của công ty với những mục tiêu của tổ chức và lập ra một quy trình để tất cả cùng tuân thủ.
- Xác định mục tiêu chung của toàn công ty
Việc lập ngân sách phải dựa trên mục tiêu rõ ràng, phải xác định đƣợc mục tiêu chiến lƣợc trƣớc khi tiến hành lập các ngân sách, cần phải tạo đƣợc sự liên kết chặt chẽ giữa ngân sách và chiến lƣợc của công ty. Phải tiến hành đánh giá và phân tích tình hình sản xuất kinh doanh nhằm đạt đƣợc những mục tiêu và chiến lƣợc đã đề ra. Ở bƣớc này giám đốc là ngƣời phải xác định mục tiêu chung toàn công ty thông qua cuộc họp gồm trƣởng các phòng và bộ phận chuyên trách về hoạch định ngân sách. Mục tiêu phải đƣợc xây dựng dựa trên tình hình thực tế của đơn vị và dự báo trong tƣơng lai.
- Chuẩn hóa hoạch định ngân sách
+ Thành lập ủy ban ngân sách: Để việc hoạch định ngân sách có hiệu quả và theo đúng quy trình, đầu tiên công ty phải thành một lập ủy ban ngân sách, mỗi thành viên trong ủy ban ngân sách có nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng trong quá trình chuẩn bị, lập ngân sách và giám sát việc thực hiện ngân sách.
Uỷ ban ngân sách có trách nhiệm xem lại ngân sách, đƣa ra các định hƣớng về ngân sách, các mục tiêu và giám sát hiệu quả trong quá trình thực hiện. Giám đốc là ngƣời quyết định lựa chọn các thành viên trong uỷ ban ngân sách và họ thƣờng là các phó giám đốc, kế toán trƣởng, trƣởng các phòng ban và các cá nhân có liên quan. Thành phần trong ủy ban ngân sách bao gồm:
Các cá nhân có liên quan
Kế toán trƣởng chịu trách nhiệm chính trong vấn đề kết hợp toàn bộ các hoạt động trong quá trình lập ngân sách, giám đốc dự báo ở tầm chiến lƣợc công ty, phó giám đốc chịu trách nhiệm định hƣớng hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý của mình, trƣởng các phòng ban chịu trách nhiệm về ngân sách thuộc bộ phận mình quản lý.
+ Lập sổ tay ngân sách: Sổ tay ngân sách thƣờng lƣu trữ toàn bộ những tài liệu sử dụng và hƣớng dẫn cụ thể trong quá trình hoạch định ngân sách. Sổ này đƣợc lập ra từ khi việc hoạch định ngân sách bắt đầu và đƣợc cập nhật thƣờng xuyên trong suốt quá trình, liệt kê những dữ liệu quan trọng để đảm bảo những ngƣời trong ủy ban ngân sách thống nhất đƣợc những con số cơ bản trong quá trình hoạch định ngân sách. Sổ tay ngân sách thƣờng bao gồm những nội dung chính:
Lời giới thiệu và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách Khung thời gian chuẩn bị các ngân sách
Những vấn đề bên ngoài: Những vấn đề bên ngoài ảnh hƣởng đến quá trình chuẩn bị cũng nhƣ những dự báo về tình hình sản xuất kinh doanh của
ngành, thị phần của công ty, doanh số, những dự báo về giá cả thị trƣờng, những vấn đề khác nhƣ tình hình lạm phát, chính sách thuế và các chính sách vĩ mô của Nhà nƣớc v.v..
Những vấn đề bên trong: Cung cấp chi tiết những dự báo về vấn đề bên trong ảnh hƣởng đến ngân sách nhƣ những thay đổi về cơ cấu tổ chức, quan hệ của công ty với khách hàng tiêu thụ và nhà cung cấp, những biểu mẫu cần điền vào kể cả những giải thích trong quá trình lập ngân sách, những ngƣời chịu trách nhiệm về ngân sách của bộ phận mình.
+ Tạo ra các biểu mẫu: Ủy ban ngân sách sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác lập ngân sách toàn công ty, nhằm tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu và cách thức lập ngân sách trong toàn công ty.
- Xác định các loại ngân sách cần lập
Để việc lập ngân sách sát với thực tế và chính xác, công ty phải lập đầy đủ các ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính. Ngân sách hoạt động phản ánh mức thu nhập và toàn bộ chi phí trong toàn công ty, mỗi công ty có hệ thống ngân sách hoạt động và cơ cấu chi phí khác nhau, do vậy cần xác định những ngân sách nào cần lập phù hợp với thực tế của đơn vị và dự kiến các chi phí cần thiết cho các ngân sách này. Ngân sách tài chính phản ánh tình hình tài chính theo dự kiến và cách thức tài trợ cần thiết cho các hoạt động toàn công ty.
b. Soạn thảo ngân sách
- Thu thập thông tin để hoạch định ngân sách
+ Thông tin bên trong: Mục tiêu và chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của công ty nhƣ doanh thu, lợi nhuận, chính sách bán hàng, năng lực sản xuất hiện tại. Ngoài ra các yếu tố khác cũng cần quan tâm đến, về sản phẩm nhƣ: chất lƣợng sản phẩm, loại sản phẩm; nhân tố con ngƣời nhƣ: trình độ, tinh thần trách nhiệm; số liệu quá khứ nhƣ: doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
+ Thông tin từ bên ngoài: Cơ cấu và chính sách kinh tế, lạm phát, thất nghiệp, sự thay đổi về nhân khẩu học, tình hình kinh tế khu vực và thế giới; các nhân tố khác có liên quan đến nhƣ khách hàng, nhà cung cấp và các đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra từng phòng ban trong công ty cũng phải chịu trách nhiệm thu thập các thông tin có liên quan để phục vụ tốt việc lập ngân sách cho bộ phận mình.
Toàn bộ những thông tin này phải thể hiện bằng các con số và phải đƣợc uỷ ban ngân sách bàn luận kỹ trƣớc khi quyết định đƣa ra con số dự báo tƣơng đối chính xác để tiến hành lập ngân sách.
- Lập các ngân sách là việc lên kế hoạch chi phí cho tất cả các hoạt động của tổ chức cho năm tới. Dựa trên doanh thu dự báo và thông tin về chi phí thu thập đƣợc ta tiến hành tính toán chi cho năm tới (đa số các loại chi phí phụ thuộc vào doanh số nhƣng một số còn lại phụ thuộc vào các yếu tố khác, nên mỗi chi phí có cách tính toán khác nhau).
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, có mẫu ngân sách tổng thể thì việc lập ngân sách hoạt động trở nên dễ dàng.
c. Giám sát ngân sách
- Đánh giá chênh lệch so với kế hoạch - Tiến hành điều chỉnh và rút kinh nghiệm
- Phân tích những khác biệt giữa kết quả thực tế và ngân sách
Đối với từng bộ phận phòng ban thì sự chênh lệch đó có thể cho là không đáng kể, nhƣng đối với công ty thì sự chênh lệch đó có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì nếu có sự chênh lệch sẽ ảnh hƣởng đến mục tiêu chung của toàn công ty và quyền lợi của các cổ đông. Mặc khác đó chính là những lý do giúp cho ngƣời lập ngân sách có thể đánh giá, phân tích nhằm giảm thiểu những sai lệch cho các lần lập ngân sách trong tƣơng lai. Bằng những cách khác nhau
đánh giá tại sao lại có sự chênh lệch, nguyên nhân dẫn đến những chênh lệch, có thể giảm thiểu những chênh lệch đó không.
- Thực hiện các điều chỉnh và rút ra kinh nghiệm
Trên cơ sở những chênh lệch đó cần rút kinh nghiệm và liên tục điều chỉnh cho phù hợp với năng lực và tình hình thực tế của đơn vị. Quá trình điều chỉnh xuất phát từ nhiều yếu tố khác nhau tác động làm thay đổi ngân sách, những yếu tố này bắt đầu từ khâu dự báo sai lệch từ các yếu tố bên trong và bên ngoài. Đối với các nhà quản lý ở các bộ phận mặc dù nguyên nhân là do những yếu tố khách quan hay chủ quan, khi thực tế thực hiện so sánh với các ngân sách đƣợc lập trở nên thiếu thực tế và ít phù hợp với việc quản lý kinh doanh hàng ngày của đơn vị. Do vậy để đảm bảo độ tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý tại doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn, việc dự báo lại các thông tin và điều chỉnh ngân sách là rất cần thiết.