6. Tổng quan tài liệu
2.3. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
CỦA CÔNG TY
Một là: Môi trƣờng hoạch định ngân sách
Hiện tại công ty cũng đã có những bƣớc chuẩn bị trong quá trình hoạch định ngân sách, nhƣ đƣa ra các mục tiêu cụ thể và giao cho các bộ phận chức năng thực hiện. Tuy nhiên việc hoạch định ngân sách chƣa đƣợc các cấp lãnh đạo quan tâm đúng mức, công ty chƣa xem đó là một công cụ quản lý có hiệu quả mà chủ yếu nhằm đáp ứng các chỉ tiêu do hội đồng quản trị giao. Do đó việc hoạch định ngân sách hàng năm vẫn thực hiện nhƣng chƣa thực sự giúp cho công tác quản lý theo đúng nghĩa của nó.
Việc hoạch định ngân sách phải có tính đồng bộ, tạo mối quan hệ mật thiết giữa các phòng ban chức năng với nhau, có nhƣ vậy thì mới phát huy hết tính hiệu quả của nó. Do phƣơng pháp lập ngân sách của công ty là áp đặt các chỉ tiêu từ trên xuống, việc lập ngân sách của các phòng ban chức năng chƣa phản ánh đúng với tiềm lực hiện có của đơn vị, chủ yếu là đƣa ra các con số đáp ứng với mục tiêu mà lãnh đạo công ty đƣa ra. Chính vì những lý do đó nên chƣa phát huy hết khả năng của từng cá nhân và bộ phận chức năng trong công ty, chƣa tạo đƣợc mối quan hệ hài hòa giữa lãnh đạo công ty với các phòng ban chức năng, giữa các phòng ban chức năng và từng cá nhân với nhau nhằm góp phần làm cho công tác hoạch định ngân sách chính xác và hiệu quả hơn. Việc lập ngân sách hiện tại của công ty thƣờng tốn nhiều thời gian và chi phí, nhƣng thiếu chính xác và kém hiệu quả.
Công tác hoạch định ngân sách hàng năm chủ yếu tập trung cho phòng kế toán và đứng đầu là kế toán trƣởng, các phòng ban chức năng có tham gia nhƣng chủ yếu là để hỗ trợ cho phòng kế toán, chƣa thực hiện công tác lập ngân sách riêng cho bộ phận mình, do đó chƣa gắn hết trách nhiệm đối với từng bộ phận. Chính vì những nguyên nhân đó dẫn đến hiệu quả công tác lập ngân sách chƣa cao, các thông tin và con số tính toán chƣa phản ánh đúng với tiềm lực hiện có của từng bộ phận trong công ty. Mặc khác ngƣời trực tiếp làm công tác tổng hợp ngân sách ở các bộ phận để lập ngân sách tổng thể doanh nghiệp chƣa đƣợc đào tạo chuyên sâu về chuyên môn, chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc lập kế hoạch, đó chính là những nguyên nhân dẫn đến chất lƣợng công tác lập ngân sách còn thấp, độ tin cậy chƣa cao.
Hai là: Phƣơng pháp lập ngân sách
Phƣơng pháp lập ngân sách hiện tại của công ty là phƣơng pháp từ trên xuống, tất cả các chỉ tiêu về sản lƣợng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận do hội đồng quản trị ấn định dựa trên cơ sở kết quả thực hiện của các năm trƣớc và
tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại của đơn vị. Vì vậy công tác lập ngân sách còn một số hạn chế nhƣ chƣa phản ánh đúng với tiềm lực và khả năng hiện có của từng bộ phận chức năng và công ty, chƣa thu hút đƣợc sự tham gia của các nhà quản lý cấp dƣới và các cá nhân có liên quan để họ có thể đóng góp những ý kiến và thông tin thực tế và bổ ích, gây ra tâm lý không đồng tình đối với nhà quản lý cấp cơ sở vì họ cho rằng bị áp đặt. Mặc dù công ty đang sử dụng phƣơng pháp lập ngân sách từ trên xuống, tuy nhiên việc lập ngân sách tốn nhiều thời gian và công sức, do áp đặt các chỉ tiêu từ trên xuống nên việc lập kế hoạch phải đƣợc cân nhắc, tính toán, xem xét, họp bàn và điều chỉnh nhiều lần để đảm bảo đƣợc các chỉ tiêu hội đồng quản trị giao.
Ba là: Quy trình hoạch định ngân sách
Công ty đã thực hiện việc lập ngân sách theo quy trình gồm hai bƣớc đó là thu thập thông tin và lập các ngân sách. Mặc dù quy trình này chƣa thật sự hiệu quả, chƣa phù hợp với thực tế của đơn vị nhƣng cũng đã định hƣớng đƣợc công tác lập ngân sách tại đơn vị. Đây là bƣớc cần thiết để lãnh đạo công ty hình dung cụ thể về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm kế hoạch. Trên cơ sở các chỉ tiêu hội đồng quản trị giao, công ty cũng đã có những bƣớc chuẩn bị cho công tác lập các ngân sách nhƣ chuẩn bị biểu mẫu cần thiết cho từng bộ phận, định hƣớng mục tiêu cụ thể và giao cho các bộ phân chức năng thực hiện.
Hiện tại công ty chƣa xây dựng đƣợc một quy trình hoạch định ngân sách hoàn thiện và khoa học. Quy trình hoạch định ngân sách công ty đang thực hiện chƣa đƣợc chia thành các giai đoạn cụ thể, nội dung công việc chƣa đầy đủ và chính xác. Công tác lập ngân sách chủ yếu tập trung cho phòng kế toán, chƣa quan tâm đến việc phân công nhiệm vụ cụ thể nhƣ bộ phận nào chịu trách nhiệm lập những ngân sách gì, ai làm việc gì và khi nào.
Công tác thu thập thông tin để phục vụ cho việc lập ngân sách là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên việc thu thập thông tin hiện tại của công ty chỉ mang tính chất đối phó, chƣa đi sâu nghiên cứu các yếu tố tác động từ môi trƣờng bên trong và bên ngoài trong từng thời điểm cụ thể và có ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc thu thập thông tin để lập kế hoạch chủ yếu thông tin về doanh thu và chi phí.
Doanh thu tiêu thụ: Việc dự báo nhằm mục đích đạt đƣợc mức doanh thu và lợi nhuận mong muốn, giá bán đƣợc xác định tại thời điểm lập ngân sách. Với cách dự báo thông tin nhƣ vậy chƣa phản ánh đúng với tình hình thực tế của đơn vị. Công tác dự báo doanh thu chƣa đi sâu phân tích ảnh hƣởng các yếu tố tác động từ môi trƣờng bên ngoài và môi trƣờng bên trong. Các yếu tố môi trƣờng bên ngoài nhƣ thực trạng nền kinh tế, tình hình lạm phát, thất nghiệp, các chính sách của nhà nƣớc v.v..những yếu tố này có ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến doanh thu tiêu thụ của công ty trong hiện tại và tƣơng lai. Các yếu tố môi trƣờng bên trong nhƣ năng lực sản xuất, chính sách bán hàng của công ty v.v..nhằm đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khả năng cạnh tranh với các đối thủ. Công tác dự báo giá bán đƣợc xác định tại thời điểm lập ngân sách và tính bình quân cho cả năm, chƣa phản ánh đúng với tình hình thực tế có nhiều biến động nhƣ hiện nay nhƣ giá cả thị trƣờng liên tục thay đổi và biến động.
Thông tin về chi phí: Công tác dự báo thông tin về chi phí chƣa phù hợp với thực tế về chi phí theo từng thời điểm, cơ sở để dự báo chủ yếu dựa vào số liệu quá khứ do đó chƣa phản ánh đúng với thực tế về chi phí phát sinh trong từng thời điểm. Mặc khác công tác dự báo dựa vào các số liệu quá khứ chỉ là một phần và chủ yếu là để tham khảo, nếu số liệu quá khứ sai lệch nhiều so với thực tế thực hiện sẽ dẫn đến công tác dự báo cho năm kế hoạch càng thiếu chính xác. Đơn giá NVL cũng đƣợc dự báo tại thời điểm lập ngân sách và tính
cho cả năm, do đó thông tin về chi phí thƣờng thiếu chính xác và không đáng tin cậy.
Quy trình lập ngân sách của công ty chỉ dừng lại ở việc thu thập thông tin và lập ngân sách để đƣa ra các số liệu, chƣa quan tâm đến việc giám sát quá trình thực hiện ngân sách so với kế hoạch, để phát hiện những vấn đề còn hạn chế và nguyên nhân của nó, trên cơ sở đó có kế hoạch điều chỉnh kịp thời và rút kinh nghiệm. Mặc dù trong quy trình hoạch định ngân sách, giai đoạn giám sát quá trình thực hiện ngân sách là vô cùng quan trọng là tiền đề để tiến hành lập ngân sách trong tƣơng lai đảm bảo tính chính xác và hiệu quả hơn.
Tóm lại quy trình hoạch định ngân sách hiện tại công ty đang thực hiện là chƣa hoàn thiện và thiếu tính khoa học nhƣ nội dung chƣa đầy đủ, chƣa chia thành các giai đoạn cụ thể, công tác dự báo chƣa phản ánh kịp thời trƣớc những thay đổi của môi trƣờng kinh doanh dẫn đến kế hoạch ngân sách do công ty lập thƣờng thiếu chính xác so với thực tế thực hiện, ảnh hƣởng rất lớn đến hiệu quả công tác quản lý của công ty.
Bốn là: Nội dung và tiến trình lập ngân sách
Công ty cũng đã thực hiện việc lập ngân sách theo trình tự, đáp ứng đƣợc phần nào mục tiêu sản xuất kinh doanh và định hƣớng đƣợc quá trình hoạt động sản xuất trên cơ sở các chỉ tiêu đã lập. Tuy nhiên việc xác định các ngân sách cần lập, nội dung chi tiết từng ngân sách và trình tự lập các ngân sách chƣa mang tính khoa học, thiếu chính xác và chƣa phù hợp với thực tế của đơn vị do đó chƣa mang lại hiệu quả so với tiềm năng hiện có cụ thể:
- Chƣa xác định đƣợc hệ thống các ngân sách cần lập phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh của đơn vị. Chƣa dự báo đƣợc các nguồn thu chi theo từng thời điểm để có kế hoạch vốn kịp thời và việc sử dụng các nguồn tài trợ ra sao để đáp ứng nhu cầu tiền phục vụ sản xuất, làm ảnh hƣởng đến hiệu quả công tác quản lý của đơn vị;
- Nội dung và trình tự các bƣớc lập ngân sách chƣa thực hiện theo một trình tự khoa học, giữa các ngân sách chƣa thể hiện đƣợc mối quan hệ với nhau, nội dung từng công việc chƣa cụ thể và rõ ràng;
- Mục tiêu của công tác lập ngân sách hiện tại là nhằm đáp ứng các chỉ tiêu về doanh thu và lợi nhuận do hội đồng quản trị giao. Vì vậy công tác lập ngân sách mang tính thụ động, chƣa phản ánh đúng với tiềm năng hiện có, chƣa khai thác hết các nguồn lực hiện có để đạt đƣợc mục tiêu mong muốn;
- Việc sử dụng các biểu mẫu đã đƣợc ban hành từ lâu không còn phù hợp với thực tế hiện tại của công ty. Các biểu mẫu lập ngân sách về nội dung còn thiếu, chƣa rõ ràng; chƣa đƣợc sửa đổi và điều chỉnh cho phù hợp để tạo nên sự thống nhất nhằm mục đích biểu mẫu khi lập phải ngắn gọn, đầy đủ nội dung, dễ hiểu và phản ánh đúng với thực tế của đơn vị;
- Một số chỉ tiêu đƣợc lập dựa trên cơ sở các số liệu và thông tin không có tính chắc chắn, mang tính chủ quan của lãnh đạo các phòng ban và các cá nhân có liên quan, dẫn đến kết quả các số liệu tính toán để lãnh đạo công ty đƣa ra các quyết định không đảm bảo độ tin cậy, do đó tính hiệu quả của công tác lập ngân sách hiện tại chƣa cao;
- Việc giám sát quá trình thực hiện ngân sách chƣa đƣợc quan tâm, chƣa theo dõi đánh giá và điều chỉnh kịp thời trong quá trình thực hiện để rút kinh nghiệm cho việc lập ngân sách năm sau.
Từ những vấn đề đã đánh giá ở trên ta thấy việc lập ngân sách của công ty còn nhiều thiếu sót do đó chƣa phát huy hết tính hiệu quả của nó, chƣa thực sự là công cụ quản lý hữu hiệu giúp cho các nhà quản lý định hƣớng chính xác đƣợc các mục tiêu và chiến lƣợc trong quá trình sản xuất kinh doanh.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Chƣơng 2 luận văn đi sâu phân tích mục tiêu, chiến lƣợc và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, thực trạng về công tác hoạch định ngân sách tại công ty cụ thể: Phân tích mục tiêu chiến lƣợc của công ty trong thời gian tới, công tác dự báo tiêu thụ và chi phí thông qua việc phân tích để đƣa ra các con số dự báo hiện tại. Phân tích tình hình sử dụng các nguồn lực hiện có (yếu tố nguồn nhân lực, nguồn lực về tài chính, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh v.v..) để tìm ra những vấn đề còn hạn chế và những tiềm lực hiện có của đơn vị.
Trên cơ sở phân tích thực trạng công tác hoạch định ngân sách hiện tại của công ty, thông qua việc phân tích về bộ phận hoạch định ngân sách, phƣơng pháp lập ngân sách, quy trình hoạch định ngân sách, nội dung và tiến trình lập ngân sách. Từ những phân tích đó tiến hành đánh giá thực trạng công tác hoạch định ngân sách hiện tại của công ty nhƣ môi trƣờng hoạch định ngân sách, phƣơng pháp lập ngân sách, quy trình hoạch định ngân sách, nội dung và tiến trình lập ngân sách. Chủ yếu phân tích và đánh giá những vấn đề còn hạn chế cần phải hoàn thiện để làm cơ sở cho chƣơng 3 đƣa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản 584 Nha Trang.
CHƢƠNG 3
THIẾT LẬP VÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH