1.2.3.1 Phõn tớch cụng việc
Phõn tớch cụng việc là việc tỡm hiểu và xỏc định nội dung, đặc điểm của từng cụng việc, đo lường giỏ trị và tầm quan trọng của nú để đề ra cỏc tiờu chuẩn về năng lực, phẩm chất mà người thực hiện cụng việc cần phải cú.Phõn tớch cụng việc là một nội dung quan trọng trong chớnh sỏch nhõn sự, nú ảnh hưởng trực tiếp đến cỏc nội dung khỏc của chớnh sỏch nhõn sự .
Phõn tớch cụng việc nhằm:
- Đưa ra cỏc tiờu chuẩn cần thiết để tiến hành tuyển dụng nhõn sự sao cho việc tuyển dụng nhõn sự đạt kết quả cao nhất.
- Chuẩn bị nội dung đào tạo và bồi dưỡng trỡnh độ để đỏp ứng yờu cầu của cụng việc.
- Phõn tớch cụng việc làm căn cứ để xõy dựng và đỏnh giỏ hiệu quả cụng việc. Ngoài ra nú cũn giỳp cho việc nghiờn cứu và cải thiện điều kiện làm việc.
- Cung cấp cỏc tiờu chuẩn để đỏnh giỏ chất lượng thực hiện cụng việc. Phõn tớch cụng việc gồm 5 bước sau:
Bước 1: Mụ tả cụng việc
Thiết lập một bản liệt kờ về cỏc nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, cỏc hoạt động thường xuyờn và đột xuất, cỏc phương tiện và điều kiện làm việc, cỏc quan hệ trong cụng việc…
Để mụ tả cụng việc trong thực tế cú sử dụng một số biện phỏp sau:
- Quan sỏt: Quan sỏt trực tiếp xem cụng việc được thực hiện như thế nào tại nơi làm việc.
- Tiếp xỳc trao đổi: Phương phỏp này được thực hiện với chớnh những người làm cụng việc đú, với cấp trờn trực tiếp của họ, đụi khi với đồng nghiệp của họ. Cuộc tiếp xỳc trao đổi sẽ cho phộp ta thu thập được những thụng tin cần thiết, tạo cơ hội để trao đổi và giải quyết cỏc vấn đề chưa rừ ràng. Trong khi quan sỏt cú thể sử dụng một số dụng cụ cần thiết như: giấy bỳt để ghi chộp, đồng hồ để bấm giờ.
- Bản cõu hỏi: Theo phương phỏp này cỏc bản cõu hỏi được thảo ra phỏt rộng rói cho cỏc cụng nhõn viờn và những người cú liờn quan đến cụng việc để họ trả lời. Cõu hỏi đưa ra phải đầy đủ, rừ ràng, nhưng khụng nờn quỏ chi tiết, tỷ mỷ.
Bước 2: Xỏc định cụng việc
Là việc thiết lập một văn bản quy định về nhiệm vụ, chức năng quyền hạn, cỏc hoạt động thường xuyờn đột xuất, cỏc mối quan hệ trong cụng tỏc, cỏc tiờu chuẩn đỏnh giỏ chất lượng cụng việc. Bằng việc xem xột cỏc thụng tin thu thập được từ thực tế trong bản mụ tả, cú thể phỏt hiện ra cỏc điểm bất hợp lý cần thay đổi, những nội dung thừa cần loại bỏ và những nội dung thiếu cần bổ xung. Từ đú xỏc định được bản mụ tả cụng việc mới theo tiờu chuẩn của cụng việc.
Bước 3: Đề ra cỏc tiờu chuẩn về nhõn sự
Là những yờu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất, hỡnh thức mà người đảm nhận cụng việc phải đạt được. Đối với cỏc cụng việc khỏc nhau, số lượng và mức độ yờu cầu cũng khỏc nhau.
Những yờu cầu hay được đề cập đến:
- Sức khoẻ (thể lực và trớ lực). - Trỡnh độ học vấn.
- Tuổi tỏc, kinh nghiệm.
- Ngoại hỡnh, sở thớch cỏ nhõn, hoàn cảnh gia đỡnh.
Cỏc tiờu chuẩn đưa ra sẽ được xỏc định rừ là ở mức nào: cần thiết, rất cần thiết hay chỉ là mong muốn.
Bước 4: Đỏnh giỏ cụng việc
Là việc đo lường và đỏnh giỏ tầm quan trọng của mỗi cụng việc. Việc đỏnh giỏ cụng việc phải chớnh xỏc, khỏch quan, đõy là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, bởi vỡ giỏ trị và tầm quan trọng của mỗi cụng việc được đỏnh giỏ sẽ là căn cứ để xỏc định mức lương tương xứng cho cụng việc này. Chất lượng của cụng tỏc đỏnh giỏ phụ thuộc vào phương phỏp đỏnh giỏ.
Cú 2 nhúm phương phỏp đỏnh giỏ:
Nhúm 1: Cỏc phương phỏp tổng quỏt.
- Phương phỏp đỏnh giỏ tất cả cỏc cụng việc cựng một lỳc: hội đồng đỏnh giỏ sẽ họp lại để cựng xem xột cỏc bản mụ tả cụng việc và bàn bạc để đi đến kết luận về mức độ phức tạp và tầm quan trọng của cụng việc.
- Phương phỏp so sỏnh từng cặp: việc đỏnh giỏ được tiến hành bằng cỏch so sỏnh lần lượt một cụng việc này với cụng việc khỏc.
- Ngoài ra cũng cú một số phương phỏp khỏc: phương phỏp đỏnh giỏ theo
cỏc cụng việc chủ chốt, phương phỏp đỏnh giỏ theo mức độ độc lập tự chủ khi thực hiện cụng việc…
Nhúm 2: Cỏc phương phỏp phõn tớch:
Xem xột cỏc cụng việc theo từng yếu tố riờng biệt, sau đú tổng hợp lại thành một đỏnh giỏ chung.
- Phương phỏp cho điểm: mỗi yếu tố được đỏnh giỏ ở nhiều mức độ khỏc nhau tương đương với một số điểm nhất định.
- Phương phỏp Corbin: theo sự chu chuyển thụng tin trong nội bộ doanh nghiệp (thu thập-xử lý-ra quyết định-phản hồi-thu thập)
- Phương phỏp Hay Metra: Hệ thống điểm được trỡnh bầy dưới dạng 3 ma trận.
Ma trậnkhả năng: là toàn bộ những năng lực và phẩm chất cần thiết để hoàn thành cụng việc.
Ma trận úc sỏng tạo: thể hiện mức độ sỏng tạo, tư duy cần thiết để cú thể phõn tớch, đỏnh giỏ, dẫn dắt vấn đề.
Ma trận trỏch nhiệm: trỏch nhiệm đối với kết quả cuối cựng.
Theo phương phỏp này kết quả cụng việc cần đỏnh giỏ là tổng số điểm cộng lại từ 3 ma trận trờn.
Bước 5: Xếp loại cụng việc.
Những cụng việc được đỏnh giỏ tương đương nhau sẽ được xếp vào thành một nhúm. Việc xếp loại cụng việc như thế này rất tiện lợi cho cỏc nhà quản lý trong cụng việc.
1.2.3.2. Tuyển dụng nhõn sự
Trong một doanh nghiệp, cụng tỏc tuyển dụng nhõn sự thành cụng tức là tỡm được những người thực sự phự hợp với cụng việc cú ý nghĩa rất to lớn. Doanh nghiệp nhận được một nguồn nhõn sự xứng đỏng, hoàn thành tốt cụng việc được giao gúp phần vào việc duy trỡ sự tồn tại và phỏt triển của doanh nghiệp. Bản thõn những người được tuyển vào cụng việc phự hợp với năng lực và sở trường của mỡnh sẽ rất hứng thỳ và an tõm với cụng việc. Ngược lại nếu việc tuyển dụng nhõn sự khụng được thực hiện đỳng thỡ sẽ gõy ra những ảnh hưởng tiờu cực tỏc động trực tiếp tới cụng ty và người lao động.
Nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ doanh nghiệp.
Tuyển dụng nhõn sự trong nội bộ doanh nghiệp thực chất là quỏ trỡnh thuyờn chuyển đề bạt, cất nhắc từ bộ phận này sang bộ phận khỏc, từ cụng việc này sang cụng việc khỏc, từ cấp này sang cấp khỏc..
Hỡnh thức tuyển dụng trong nội bộ doanh nghiệp cú những ưu điểm:
- Hỡnh thức tuyển trực tiếp từ cỏc nhõn viờn đang làm việc cho doanh nghiệp cũng sẽ tạo ra sự thi đua rộng rói giữa cỏc nhõn viờn đang làm việc, kớch thớch họ làm việc tớch cực, sỏng tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn.
- Nhõn viờn của doanh nghiệp đú được thử thỏch về lũng trung thành thỏi độ nghiờm tỳc, trung thực, tinh thần trỏch nhiệm và ớt bỏ việc.
- Nhõn viờn của doanh nghiệp sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện cụng việc, nhất là trong thời gian đầu ở cương vị trỏch nhiệm mới. Họ đú làm quen, hiểu được mục tiờu của doanh nghiệp do đú mau chúng thớch nghi với điều kiện làm
việc mới và biết cỏch để đạt được mục tiờu đú.
Tuy nhiờn ỏp dụng hỡnh thức này cũng cú một số nhược điểm sau:
- Việc tuyển dụng nhừn viờn vào chức vụ trống trong doanh nghiệp theo kiểu thăng chức nội bộ cú thể gõy nờn hiện tượng chai lỡ, sơ cứng do cỏc nhõn viờn được thăng chức đú quen với cỏch làm việc của cấp trờn trước đõy, họ sẽ dập khuõn vỡ thế mất đi sự sỏng tạo, khụng dấy lờn được khụng khớ thi đua mới.
- Trong doanh nghiệp dễ hỡnh thành nờn cỏc nhúm “ứng viờn khụng thành cụng”, họ là những người được ứng cử vào cỏc chức vụ nhưng khụng được tuyển chọn từ đú cú tõm lý khụng phục lónh đạo, chia bố phỏi gõy mất đoàn kết.
Nguồn tuyển dụng nhõn sự từ bờn ngoài doanh nghiệp .
Là việc tuyển dụng nhõn viờn từ thị trường lao động bờn ngoài doanh nghiệp
Ưu điểm:
- Cỏc nhõn viờn mới thường tỏ ra năng nổ, chứng minh khả năng làm việc của mỡnh bằng cụng việc cụ thể cho nờn hiệu quả sử dụng lao động rất cao.
- Giỳp doanh nghiệp thu hỳt được nhiều chuyờn gia, những nhõn viờn giỏi, qua đú tuyển chọn vào cỏc chức danh phự hợp.
Nhược điểm :
Đú là người được tuyển dụng phải mất một thời gian để làm quen với cụng việc và doanh nghiệp. Do đú họ cú thể chưa hiểu rừ được mục tiờu, lề lối làm việc của doanh nghiệp, điều này cú thể dẫn đến những sai lệch và cản trở nhất định.
Cỏc hỡnh thức thu hỳt ứng cử viờn từ bờn ngoài: thụng qua quảng cỏo, thụng qua văn phũng dịch vụ lao động, tuyển sinh viờn tốt nghiệp từ cỏc trường Đại học và một số hỡnh thức khỏc.
Tuyển dụng nhõn sự gồm 6 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
- Nghiờn cứu kỹ cỏc loại văn bản, tài liệu quy định của Nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liờn quan tới tuyển dụng nhõn sự .
- Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rừ về số lượng thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng.
- Phải xỏc định rừ tiờu chuẩn tuyển dụng nhõn sự ở cả ba khớa cạnh: tiờu chuẩn chung đối với tổ chức, doanh nghiệp, tiờu chuẩn của phũng ban hoặc bộ phận cơ sở và tiờu chuẩn đối với cỏ nhõn thực hiện cụng việc.
Bước 2: Thụng bỏo tuyển dụng.
Cỏc thụng bỏo đưa ra phải ngắn gọn, rừ ràng, chi tiết và đầy đủ những thụng tin cơ bản cho ứng cử viờn. Phải thụng bỏo đầy đủ về tờn doanh nghiệp, thụng tin về nội dung cụng việc, tiờu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, cỏch thức tuyển dụng và nội dung tuyển dụng.
Cỏc doanh nghiệp cú thể ỏp dụng một hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức thụng bỏo tuyển dụng sau:
- Quảng cỏo trờn bỏo, đài, tivi.
- Thụng qua cỏc trung tõm dịch vụ lao động. - Thụng bỏo tại doanh nghiệp.
Bước 3: Thu nhận và nghiờn cứu hồ sơ.
- Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc. Người xin tuyển dụng phải nộp cho doanh nghiệp những hồ sơ giấy tờ cần thiết theo yờu cầu.
- Việc nghiờn cứu hồ sơ nhằm ghi lại cỏc thụng tin chủ yếu về cỏc ứng cử viờn và cú thể loại bớt được một số ứng cử viờn khụng đỏp ứng được tiờu chuẩn đề ra để khụng cần phải làm cỏc thủ tục tiếp theo trong quỏ trỡnh tuyển dụng do đú cú thể giảm chi phớ tuyển dụng cho doanh nghiệp.
Bước 4: Tổ chức phỏng vấn, trắc nghiệm và sỏt hạch cỏc ứng cử viờn.
Trờn cơ sở nghiờn cứu hồ sơ phải làm rừ thờm một số thụng tin để khẳng định vấn đề.
- Kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm chọn ra được cỏc ứng cử viờn xuất sắc nhất. Cỏc bài kiểm tra sỏt hạch thường được sử dụng để đỏnh giỏ cỏc ứng cử viờn về kiến thức cơ bản, khả năng thực hành.
- Ngoài ra cú thể ỏp dụng cỏc hỡnh thức trắc nghiệm để đỏnh giỏ một số năng lực đặc biệt của ứng cử viờn như: trớ nhớ, mức độ khộo lộo của bàn tay…
phương diện như: kinh nghiệm, trỡnh độ, tớnh cỏch, khớ chất, khả năng hoà đồng… - Phải ghi chộp từng đặc điểm cần lưu ý với từng ứng cử viờn để giỳp cho việc đỏnh giỏ được thực hiện một cỏch chớnh xỏc nhất.
Bước 5: Kiểm tra sức khoẻ.
Dự cú đỏp ứng đủ cỏc yếu tố về trỡnh độ học vấn, hiểu biết, thụng minh, tư cỏch đạo đức tốt, nhưng sức khoẻ khụng đảm bảo cũng khụng nờn tuyển dụng. Nhận một người cú sức khoẻ khụng đảm bảo sẽ ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện cụng việc và hiệu quả kinh tế, bờn cạnh đú cũng gõy ra nhiều phiền phức về mặt phỏp lý cho doanh nghiệp .
Bước 6: Đỏnh giỏ ứng cử viờn và quyết định.
Sau khi thực hiện cỏc bước trờn nếu hai bờn cựng nhất trớ sẽ đi đến bước tiếp theo là doanh nghiệp quyết định tuyển dụng và hai bờn sẽ ký kết hợp đồng lao động.
Trưởng phũng nhõn sự đề nghị, giỏm đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động. Trong quyết định tuyển dụng hoặc trong hợp đồng lao động cần ghi rừ chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc…
Trỏch nhiệm của nhà quản trị là làm mềm cỏc ứng cử viờn, giỳp họ mau chỳng làm quen với cụng việc mới.
1.2.3.3. Đào tạo và phỏt triển nhõn sự
Đào tạo và phỏt triển nhõn sự là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nõng cao trỡnh độ tinh thụng nghề nghiệp cho nhõn sự. Ngoài ra nú cũng bao gồm nội dung giỏo dục nhõn sự cho doanh nghiệp. Phải đào tạo và phỏt triển nhõn sự vào trong thời đại khoa học kỹ thuật phỏt triển như vũ bóo, cụng nghệ kỹ thuật luụn đổi mới khụng ngừng, muốn bắt kịp với thời đại thỡ con người cần phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng nhất định về nghề nghiệp, đú vừa là một nhu cầu vừa là một nhiệm vụ.
* Đào tạo nhõn sự
Trong quỏ trỡnh đào tạo mỗi người sẽ được bự đắp những thiếu hụt trong học vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyờn mụn được cập nhật hoỏ kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để khụng những
cú thể hoàn thành tốt cụng việc được giao mà cũng cú thể đương đầu với những biến đổi của mụi trường xung quanh ảnh hưởng tới cụng việc của mỡnh. Quỏ trỡnh đào tạo được ỏp dụng cho những người thực hiện một cụng việc mới hoặc những người đang thực hiện một cụng việc nào đú nhưng chưa đạt yờu cầu. Ngoài ra cũng cú quỏ trỡnh nõng cao trỡnh độ đú là việc bồi dưỡng thờm chuyờn mụn nghiệp vụ cho người lao động để họ cú thể làm được những cụng việc phức tạp hơn, với năng suất cao hơn.
Lao động là một yếu tố quý của quỏ trỡnh sản xuất, vỡ vậy những lao động cú trỡnh độ chuyờn mụn cao là một yếu tố quý của sản xuất xó hội núi chung, nú quyết định được việc thực hiện mục tiờu của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. Vỡ vậy cụng tỏc đào tạo nhõn sự cú vai trũ rất quan trọng đối với sự phỏt triển của một doanh nghiệp. Đào tạo về tư duy, kiến thức, trỡnh độ, nhận thức của con người.
Đào tạo nhõn sự được chia làm 2 loại:
Đào tạo nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn kỹ thuật:
Là quỏ trỡnh giảng dạy và nõng cao chuyờn mụn kỹ thuật cho người lao động. Được ỏp dụng cho cỏc nhõn viờn kỹ thuật và người lao động trực tiếp.
Cỏc phương phỏp đào tạo nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn kỹ thuật:
- Phương phỏp đào tạo tại nơi làm việc: cụng nhõn được phõn cụng làm việc chung với một người cú kinh nghiệm hơn để học hỏi, làm theo. Phương phỏp này ỏp dụng rất đơn giản, đào tạo được số lượng đụng, chi phớ thấp, tớnh thực tiễn cao, nhưng nú lại thiếu đi sự bài bản và kiến thức lý luận vỡ vậy nhõn viờn khụng phỏt huy được tớnh sỏng tạo trong cụng việc.
- Phương phỏp đào tạo theo chỉ dẫn: những người cú trỏch nhiệm đào tạo liệt kờ những cụng việc, nhiệm vụ, những bước phải tiến hành, những điểm then chốt, những cỏch thực hiện cụng việc, sau đú kiểm tra kết quả cụng việc của học viờn, uốn nắn hướng dẫn, đào tạo học viờn làm cho đỳng. Phương phỏp này cú ưu thế hơn phương phỏp trước, nú đũi hỏi sự chủ động sỏng tạo của người học, nhấn mạnh sự sỏng dạ, năng lực năng khiếu của mỗi người.