5.2.2.1. Giáo dục và đào tạo nhân viên
Ta thấy việc làm nên chất lượng của một sản phẩm khơng chỉ cĩ sự đĩng gĩp của một người mà là của nhiều người trong Cơng ty, khơng phải là việc làm trong một ngày mà là cả một quá trình xây dựng và làm việc. Sản phẩm là kết quả của quá trình cĩ nhiều tác động, đặc biệt là con người. Chính vì vậy, sự nhận thức về vấn đề chất lượng càng sâu rộng đối với mỗi người cĩ liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm thì càng tốt cho Cơng ty. Cần trang bị những kiến thức cho mọi người liên
quan đến quá trình tạo ra sản phẩm để đạt được chất lượng, khơng những thế mà ta phải luơn trang bị những kiến thức mới hơn, cập nhật kiến thức cĩ thể bằng những cách sau:
- Những kiến thức chất lượng và quản lý chất lượng phải được phổ cập đến các thành viên trong Cơng ty bằng cách như: mở lớp ngay trong Cơng ty, thuê chuyên gia giảng dạy, khuyến khích nhân viên để họ tự trang bị kiến thức.
- Thuê chuyên gia chất lượng mở lớp kiểm tra, cĩ sự giám sát nghiêm ngặt theo định kỳ để phân loại trình độ kiến thức chất lượng cho nhân viên, trong đĩ cĩ hướng đào tạo và bồi dưỡng thêm :
Đối với nhân viên yếu về kiến thức chuyên mơn nên mở lớp bồi dưỡng trình độ chuyên mơn, khuyến khích họ tự học hỏi qua sách báo, internet…
Cơng nhân mới vào nghề thì tách riêng để kèm cập, hướng dẫn. Sau đĩ kiểm tra lại tay nghề rồi mới đưa vào thực hiện sản xuất.
- Phong trào tập thể cũng rất quan trọng. Bởi lẽ, nếu trong Cơng ty cĩ nhiều người biết về chất lượng thì hệ thống chất lượng được để ý, lúc đĩ họ sẽ cĩ sự hưởng ứng nhiệt tình và lãnh đạo trong Cơng ty sẽ cĩ điều kiện thuận lợi hơn về vấn đề áp dụng.
Khi giáo dục nên tập trung vào việc :
- Giáo dục đường lối, chủ trương của Cơng ty.
- Giáo dục ý thức và trách nhiệm trong lao động.
- Xây dựng tác phong lao động cơng nghiệp nhanh nhẹn.
Hiện tại Cơng ty cĩ tổng số cán bộ cơng nhân viên 210 người trong đĩ lao động trực tiếp 175 người, lao động gián tiếp 35 người trình độ Đại học 30 người , trung cấp 25 người, cịn lại là lao động phổ thơng. Vì thế Cơng ty cần cĩ chế độ khuyến khích, tạo điều kiện để giúp nhân viên cĩ thể vừa làm vừa học để nâng cao trình độ. Việc nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên vừa giúp cho nhân viên mở rộng kiến thức, cĩ cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp và cũng là giải pháp giúp Cơng ty ngày càng phát triển và nâng cao vị thế của mình trên thương trường.
Nếu làm được điều này thì vấn đề áp dụng hệ thống chất lượng sẽ được triển khai nhanh chĩng và từ đĩ tạo ra sản phẩm cĩ chất lượng hợp lý thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và đĩ cũng chính là lợi thế, là sự tồn tại và phát triển của Cơng ty.
5.2.2.2. Xây dựng hệ thống kiểm sốt chất lượng
Để quản lý tốt yếu tố chất lượng sản phẩm và cơng tác quản lý chất lượng thì việc xây dựng một hệ thống kiểm sốt chất lượng là một vấn đề vơ cùng cần thiết. Đĩ là một hệ thống được xây dựng theo một tiêu chuẩn nghiêm ngặt để kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khâu tiếp nhận nguyên liệu cho đến khâu thành phẩm và bảo quản.
Việc xây dựng hệ thống kiểm sốt chất lượng hiệu quả mang một ý nghĩa to lớn khơng chỉ trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm xi măng mà cịn cĩ thể áp
dụng cho việc nâng cao chất lượng cho các sản phẩm khác trong Cơng ty. Một số nội dung cần thể hiện trong hệ thống kiểm sốt chất lượng là:
- Trước tiên phải thỏa mãn mức chất lượng mà khách hàng cĩ thể chấp nhận được AQL (Acceptable Quality Level).
- Thỏa mãn yêu cầu của khách hàng. Vì yếu tố khách hàng là một vấn đề rất quan trọng trong việc sản xuất sản phẩm.
- Thỏa mãn tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam và tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001- 2008.
- Khơng ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả cơng việc của phân xưởng sản xuất.
- Tăng chất lượng kiểm tra:
+ Giảm tỷ lệ lỗi sau khi kiểm tra.
+ Giảm chi phí, tăng lợi nhuận.
+ Tăng độ nhạy (khi cĩ sự dịch chuyển của quá trình là phát hiện ngay).
- Giảm chi phí thiệt hại về chất lượng.
- Chọn cỡ mẫu phù hợp.
- Tần suất kiểm tra hợp lý.
- Giảm thời gian kiểm tra.
- Giảm nhân viên kiểm tra.
- Phương pháp kiểm sốt hợp lý.
+ Lựa chọn Biểu đồ kiểm sốt căn cứ vào mục đích là phát hiện dịch chuyển lớn hay nhỏ.
+ Chọn cơng cụ quản lý, phân tích lỗi và chất lượng phù hợp với tình hình chất lượng sản phẩm trong Cơng ty trong 7 cơng cụ thống kê truyền thống, ở đây cĩ thể sử dụng biểu đồ kiểm sốt và biểu đồ quan hệ. Bên cạnh đĩ cũng cĩ thể sử dụng kết hợp với 7 cơng cụ mới
Với việc xây dựng một hệ thống kiểm sốt chất lượng thỏa mãn đầy đủ các nội dung trên sẽ là một phương pháp hiệu quả trong việc kiểm tra chất lượng và cải tiến chất lượng sản phẩm.
5.2.2.3. Xây dựng chương trình 5S
Hiện nay Cơng ty vẫn chưa xây dựng và áp dụng chương trình 5S, tuy nhiên việc áp dụng 5S trong các phân xưởng sản xuất và các kho chứa của Cơng ty sẽ là một việc làm thiết thực gĩp phần cải tiến chất lượng sản phẩm vì 5S chính là nền tảng của quản lý chất lượng tồn diện (TQM). Trong thực tế thì nhiều Cơng ty ở nước ta đã xây dựng và áp dụng thành cơng chương trình 5S và mang lại nhiều hiệu quả thiết thực, nhưng bên cạnh đĩ cũng khơng ít Cơng ty, Doanh nghiệp chưa từng biết đến khái niêm 5S là gì. Việc giới thiệu chương trình 5S trong Luận văn này khơng chỉ mong muốn gĩp phần nâng cao chất lượng sản phẩm cho Cơng ty Cổ
phần VLXD 720 mà cịn mong muốn giúp các Cơng ty và Doanh nghiệp khác hiểu thêm về 5S cũng như lợi ích mà nĩ mang lại để cĩ thể áp dụng rộng rãi.
a. Khái niệm về 5S
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong một mơi trường lành mạnh, sạch đẹp, thống đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và cĩ điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
SERI (SORT - Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ khơng cần thiết tại nơi làm việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại.
SEITON (SET IN ORDER - Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chĩng cho việc sử dụng. SEISO (STANDARDIZE - Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm
việc, máy mĩc, thiết bị để đảm bảo mơi trường, mỹ quan tại nơi làm việc.
SEIKETSU (SUSTAINT - Săn sĩc): Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết.
SHITSUKE (SELF-DISCIPLINE - Sẵn sàng): Giáo dục mọi người cĩ ý thức, tạo thĩi quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc.
Hình 5.8. Sơ đồ 5S
b. Mục tiêu của 5S
5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến mơi trường làm việc và nâng cao năng suất của Doanh nghiệp, mục tiêu chính của chương trình 5S là: Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây
đạo và cán bộ quản lý thơng qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
c. Ý nghĩa của 5S
5S xuất phát từ nhu cầu:
Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên.
Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc. Tạo tinh thần và bầu khơng khí làm việc cởi mở.
Nâng cao chất lượng cuộc sống. Nâng cao năng suất.
d. Lợi ích của 5S
Đối với Cơng ty
Thực hiện tốt 5S sẽ đĩng gĩp cho các yếu tố (PQCDSMEB): Cải tiến Năng suất (P – Productivity)
Nâng cao Chất lượng (Q – Quality). Giảm chi phí (C – Cost).
Giao hàng đúng hạn (D – Delivery). Đảm bảo an tồn (S – Safety). Nâng cao tinh thần (M – Morale).
Hiệu suất sử dụng thiết bị, dụng cụ cao hơn (E - Efficiency). Số lần ngừng máy do hư hỏng ít hơn (B - Breakdowns). Đối với từng cá nhân
Khi thực hiện 5S sẽ khơng gây lãng phí thời gian.
5S tác động đến việc nâng cao chất lượng thơng qua việc sản xuất khơng cịn sản phẩm xấu.
5S liên quan đến việc hạ giá thành sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng máy.
5S giúp cho việc giao hàng đúng hạn. 5S đảm bảo tính an tồn trong Nhà máy.
5S tạo ra tinh thần làm việc và tinh thần đồng đội tốt.
5S khi làm việc con người tác động đến mơi trường và ngược lại. Do đĩ, mơi trường tốt sẽ cải tiến chất lượng cơng việc và sản phẩm cĩ chất lượng cũng chỉ đến từ nơi làm việc sạch sẽ và cĩ tổ chức. Hiện nay ngày càng cĩ nhiều đơn vị tham gia thực hiện 5S, vì:
5S cĩ thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mơ Doanh nghiệp.
5S cĩ thể áp dụng đối với các Doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
Triết lý của 5S đơn giản, khơng địi hỏi phải biết các thuật ngữ khĩ. Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.
e. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành cơng 5S
- Lãnh đạo luơn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành cơng khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhĩm cơng tác và chỉ đạo thực hiện.
- Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã cĩ nhận thức và cĩ phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.
- Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành cơng khi thực hiện 5S là tạo ra một mơi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người.
- Lặp lại vịng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại khơng ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến cơng tác quản lý.
f. Các bước áp dụng
- Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng.
- Bước 2: Phát động chương trình.
- Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh.
- Bước 4: Bắt đầu bằng sàng lọc.
- Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày.
- Bước 6: Đánh giá định kỳ.
Qua việc giới thiệu về chương trình 5S, Cơng ty cĩ thể xem xét để áp dụng cho các kho chứa nguyên liệu và sản phẩm, các phân xưởng sản xuất, sắp xếp các dụng cụ đo ngăn nắp. Đầu tiên lãnh đạo Cơng ty nên tìm hiểu kĩ về chương trình 5S, sau đĩ nên thuê chuyên gia về 5S để tuyên truyền và giáo dục cho tồn thể nhân viên hiểu rõ về phương pháp thực hiện, ý nghĩa và vai trị của 5S đối với Cơng ty. Trong quá trình triển khai 5S lãnh đạo nên tơn trọng ý kiến và sự tự chủ của người lao động, khi nhân viên thực hiện khơng đúng thì khơng nên trách mĩc, la mắng mà nên khuyến khích để mọi người thực hiện một cách tự giác. Vì chỉ cĩ xuất phát từ ý thức tự giác của mọi người thì việc thực hiện 5S mới lâu dài và hiệu quả. Khi thực hiện 5S Cơng ty nên chú trọng các điều sau:
- Sự cam kết của lãnh đạo cơng ty đến chương trình 5S.
- Sử dụng cán bộ tư vấn hướng dẫn từ bên ngồi.
- Tơn trọng tính tự chủ của người lao động.
- Khơng vội vàng, phải kiên nhẫn.
5.2.2.4. Xây dựng các nhĩm chất lượng
Để nâng cao chất lượng Cơng ty nên tổ chức các nhĩm chất chất lượng từ 3 – đến 10 người, khơng nên quá ít hoặc quá nhiều. Các nhĩm được chia theo sự phân chia cơng việc trong Cơng ty và thực hiện việc thu thập dữ liệu và phân tích các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sau đĩ tìm ra phương pháp giải quyết các vấn đề cịn tồn tại. Mỗi nhĩm nên cĩ trưởng nhĩm để đứng ra chỉ đạo và phát động mọi người thực hiện, nên chọn trưởng nhĩm cĩ hiểu biết rộng và năng động trong cơng việc. Bên cạnh đĩ cũng cần cĩ thư ký ghi lại tình hình hoạt động của nhĩm, những gì đạt được và chưa thực hiện được. Trong quá trình hoạt động nên định kỳ tập họp các nhĩm chất lượng để từng nhĩm cĩ thể đưa ra các khĩ khăn mà nhĩm mình gặp phải để mọi người cùng giải quyết và rút kinh nghiệm cho các nhĩm khác. Ngồi ra cần cĩ cán bộ hướng dẫn để giám sát việc thực hiện và cùng giải quyết khĩ khăn với các nhĩm.
Trong Luận văn này xin giới thiệu một số lý thuyết cơ bản về việc xây dựng các nhĩm chất lượng để Cơng ty tham khảo:
a. Định nghĩa nhĩm chất lượng
Là một nhĩm ít người, cùng trong một đơn vị cơng tác và tự nguyện tham gia các hoạt động chất lượng.
Hình 5.9. Sơ đồ hoạt động của nhĩm chất lượng
b. Hoạt động nhĩm chất lượng:
· Là một bộ phận khơng thể thiếu được của Quản lý chất lượng tồn diện (TQM) với nội dung chủ yếu là kiểm sốt và cải tiến chất lượng . Sử dụng các cơng cụ quản lý và cải tiến chất lượng.
c. Mục đích của nhĩm chất lượng (Purpose)
mọi người tham gia để khơng ngừng tiến bộ.
- Nâng cao ý thức của người lao động, tạo ra một mơi trường làm việc trong đĩ mọi người khơng những chỉ ý thức được về vấn đề chất lượng mà cịn biết chủ động giải quyết những vấn đề tồn tại để cải tiến chất lượng.
- Tạo ra những hạt nhân để thực hiện chủ trương, chính sách do lãnh đạo đề ra nhằm khơng ngừng nâng cao chất lượng.
d. Mục tiêu cơbản nhĩm chất lượng (Objectives)
Đĩng gĩp cho sự cải tiến và phát triển của Doanh nghiệp. Hoạt động nhĩm chất lượng chủ yếu xốy vào việc xử lý những vấn đề tồn tại nhằm khơng ngừng cải tiến chất lượng nĩi riêng và phát triển Doanh nghiệp nĩi chung. Tính đặc thù của của hoạt động nhĩm chất lượng ở Nhật được hồn thiện dần theo sự hồn thiện của ngành chất lượng Nhật Bản (TQM). Tạo ra mơi trường làm việc lành mạnh, trong sáng trên cơ sở tơn trọng người lao động. Khai thác khả năng và tiềm năng to lớn của người lao động.
e. Những nguyên tắc của hoạt động nhĩm chất lượng
1. Nhĩm chất lượng ra đời và trưởng thành tại chính nơi làm việc của người lao động.
2. Tạo ra, một hình thức hoạt động phong phú, cĩ thể lơi kéo được mọi người tham gia, kể cả những người ít nĩi, ít năng động nhất.
3. Hoạt động nhĩm chất lượng chỉ diễn ra trong thời gian làm việc và khơng vượt quá phạm vi cơng việc hàng ngày.
4. Hoạt động nhĩm chất lượng bắt đầu từ những việc bình thường nhất, dễ giải quyết nhất sau đĩ dần dần chuyển sang những việc khĩ khăn hơn, phức tạp hơn.
5. Tại nơi làm việc phải tạo ra “Tình trạng được kiểm sốt” một cách ổn định, cĩ biện pháp phịng ngừa tái diễn và dự kiến trước được những vấn đề cĩ khả năng xẩy ra.
6. Tìm những chủ đề thích hợp, đúng lúc, đề ra mục tiêu cụ thể nhằm