- Biên bản quyết định trả lại hàng Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại.
1.3. KẾ TOÁN BÁNHÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁNHÀNG TRONG ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG MÁY VI TÍNH
ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG MÁY VI TÍNH
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, máy vi tính đã trở thành một công cụ hữu hiệu giúp đỡ con người trong nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có lĩnh vực kế toán. Việc áp dụng các phần mềm kế toán đã giúp cho các cán bộ kế toán giảm thiểu được rất nhiều công việc ghi chép sổ sách. Hầu hết các phần mềm chỉ yêu cầu người sử dụng nhập các dữ liệu ban đầu, còn các công việc khác như tính toán, ghi sổ… thì máy tự làm. Các phần mềm kế toán có thể kiết xuất các báo cáo kế toán theo yêu cầu với độ chính xác cao.
Quy trình xử lý, hệ thống hóa và ghi sổ kế toán trên máy có thể khái quát như sau: Đỗ Thị Hà CQ47/…… Đỗ Thị Hà CQ47/21.01 Chứng từ gốc Nhập chứng từ vào máy Chứng từ trên máy - Sổ tổng hợp - Sổ cái Tk - Sổ chi tiết - BCTC - Báo cáo khác Xử lý của phần mềm kế toán trên máy 29 29
1.3.1. Mã hóa các đối tượng.
Để thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính nhất thiết phải có sự mă hóa, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thông tin.
Mã hóa là hình thức để phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối tượng cần quản lý. Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách dễ dàng các đối tượng khi gọi mã.Việc mã hóa này được thực hiện thông qua các danh mục.
1.3.2. Xác định danh mục.
* Danh mục chứng từ:
Việc tổ chức chứng từ kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán phải đảm bảo những nội dung:
- Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ; - Tổ chức hạch toán ban đầu;
- Tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán; - Tổ chức luân chuyển chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ cần đảm bảo tính hợp lý và tính dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán liên quan, song cuối cùng chứng từ kế toán phải được chuyển về nhân viên kế toán của từng phần hành để tiến hành nhập liệu.
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống. Việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý số liệu kế toán trên máy.
Bằng việc khai báo và mã hóa có hệ thống kèm theo việc thiết kế các trạng thái và các kết nối, tài khoản bán hàng có thể khai báo thêm các tài khoản chi tiết .
* Danh mục khách hàng:
Danh mục này được dùng để theo dõi chi tiết các khoản phải thu của từng khách hàng. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng.
- Nếu lượng khách hàng lớn, có thể sử dụng phương pháp đánh số ký hiệu tăng dần 1,2,3… song kiểu này không mang ý nghĩa gợi nhớ.
- Nếu khách hàng không nhiều, có thể mã hóa theo tên viết tắt hoặc ghép chữ cái đầu trong tên khách hàng.
* Danh mục hàng hóa:
Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa được thực hiện thông qua danh mục hàng hóa. Mỗi hàng hóa mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính.
1.3.3. Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng.
Quản trị người dùng là một vấn đề quan trọng khi tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính, giúp cho doanh ngiệp về tính bảo mật dữ liệu. Do đó công tác KTBH và XĐKQBH phải thực hiện phân quyền nhập liệu cũng như in sổ sách, báo cáo kế toán cho nhân viên kế toán, quyền khai thác thông tin của giám đốc điều hành, các nhân viên khách trong doanh
Đỗ Thị Hà CQ47/……
Đỗ Thị Hà CQ47/21.01
31
nghiệp một cách rõ ràng để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót và đảm bảo sự bảo mật về số liệu.
Chương 2