- Biên bản quyết định trả lại hàng Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại.
2.2.3. Công tác tổ chức mã hóa trong kế toán bánhàng
* Danh mục hàng hóa
Danh mục hàng hóa được xây dựng ngay từ đầu khi mới đưa phần mềm vào sử dụng. Danh mục này được mã hóa theo các chữ viết tắt và ký hiệu riêng của hàng hóa. Mã hóa từng hàng hóa một theo các chữ viết tắt hoặc ký hiệu của từng loại. Mỗi loại hàng hóa được mã hóa theo một mã số.
Ví dụ: Thuốc ANDOPYLKIT được mã hóa với mã số là 5…
* Danh mục đơn vị khách hàng:
Là danh mục những đơn vị, cá nhân mua, bán với công ty, chứa đựng tên các đối tượng liên quan đến tài khoản công nợ. Danh mục này thì mỗi khách hàng được mã hóa theo một mã số.
Ví dụ: Bệnh viện Đại học Y Hà Nội được mã hóa với mã số là 17.
Danh mục đơn vị khách hàng được xây dựng ngay khi cài đặt phần mềm kế toán. Trong quá trình sử dụng, kế toán có thể mở thêm các đối tượng khách hàng mới. Việc bổ sung cũng giống như bổ sung tài khoản.
* Danh mục tài khoản
Hiện nay, công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Ngoài các tài khoản đã được quy định, căn cứ vào yêu cầu quản lý chi tiết phục vụ công việc quản trị, công ty còn xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần sử dụng trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định.
Danh mục tài khoản là danh mục quan trọng, SMART sắp xếp các tài khoản theo số hiệu tài khoản một cách tự nhiên theo hệ thống tài khoản chuẩn. SMART tự động hiểu được các tài khoản mẹ cũng như tài khoản con. Khi nhập dữ liệu thì ta chỉ chọn được tài khoản con ( tài khoản chi tiết) nhưng khi tìm kiếm hoặc in sổ sách ta có thể lọc theo các tài khoản mẹ và tài khoản chi tiết.
Danh mục tài khoản được xây dựng ngay khi cài đặt phần mềm kế toán và do lập trình viên của công ty bán phần mềm thực hiện.
* Danh mục chứng từ
Danh mục chứng từ được mã hóa theo ký hiệu viết tắt của chứng từ gồm: + PT : Phiếu thu tiền mặt
+ PNK : phiếu nhập kho + PXK : Phiếu xuất kho
+ HĐBR : hóa đơn bán ra……..
Đỗ Thị Hà CQ47/……
Đỗ Thị Hà CQ47/21.01
47
Việc xây dựng danh mục chứng từ được thực hiện khi mới đưa phần mềm vào sử dụng. Các chứng từ được xây dựng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính.Giao diện 3: Danh mục tài khoản
Giao diện 5: Danh mục khách hàng
Giao diện 6: Hóa đơn bán hàng
Đỗ Thị Hà CQ47/……
Đỗ Thị Hà CQ47/21.01
49
Đơn giá bình quân của hàng xuất bán =
Số lượng hàng tồn đầu kỳ+Số lượng hàng nhập trong kỳ +
Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ
=
Số lượng hàng hóa xuất bán ×
Đơn giá bình quân của hàng xuất bán Trị giá vốn hàng xuất bán