- Biên bản quyết định trả lại hàng Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại.
2202 31/12 Xuất bán dược phẩm cho Nhà thuốc BV Bạch Ma
thuốc BV Bạch Mai
131 12,000,009 12,000,009
2029 01/12 Xuất bán dược phẩm cho Nhàthuốc BV Bạch Mai thuốc BV Bạch Mai
131 18,571,400 30,571,409
2074 09/12 Xuất bán dược phẩm cho Nhàthuốc BV Bạch Mai thuốc BV Bạch Mai
131 18,450,060 70,638,980
.... ... .... ...
2202 31/12 Xuất bán dược phẩm cho Nhàthuốc BV Bạch Mai thuốc BV Bạch Mai
131 5,800,648 302,421,700
Tổng phát sinh trong kỳ 302,421,700
Số dư cuối kỳ 302,421,700
Biểu 2.4:Sổ chi tiết tài khoản 511 – khách hàng Nhà thuốc Bệnh viện Bạch Mai
Đỗ Thị Hà 69 CQ47/……
2.2.4.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty Cổ phần Thương mại Dược phẩm VITA thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng thông qua việc giảm giá cho khách hàng trực tiếp thông qua giá bán. Vì vậy công ty không tổ chức sử dụng tài khoản 5211.
Do hàng hóa của công ty được đảm bảo bằng uy tín và chất lượng nên thường không có khoản giảm giá hàng bán và rất hiếm khi khách hàng trả lại hàng hóa. Công ty không sử dụng tài khoản 5212, 5213.
Mặt khác, hàng hóa của Công ty được tiêu thụ trong nước nên cũng không phải đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu.
2.2.4.4. Kế toán theo dõi thanh toán với khách hàng
Nội dung: Việc theo dõi, kiểm tra đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời
có ảnh hưởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Do đó, cần tổ chức kế toán thanh toán với khách hàng.
Nhằm thu hút và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán, công ty áp dụng nhiều hình thức thanh toán khách nhau: Thanh toán ngay (thanh toán trực tiếp), thanh toán trả chậm,..
Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng,
phiếu thu, séc chuyển khoản...
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 131- Phải thu khách hàng. Trình tự kế toán:
Trong quá trình nhập liệu để tránh việc trùng chứng từ đối với hình thức thanh toán ngay và thanh toán chậm, phần mềm kế toán SMART quy ước cả 2 chứng từ hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt (hoặc UNC) đều được hạch toán qua TK 131- Phải thu khách hàng.Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng dù thanh toán ngay hay trả chậm đều sử dụng TK 131. Đối
với trường hợp trả chậm công ty quy định thời gian thanh toán là trong vòng 15 ngày kể từ ngày giao hàng.
Theo ví dụ mục 2.2.3.1, sau khi tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ như: Hóa đơn GTGT, Phiếu giao hàng, Phiếu xuất kho, Đơn đặt hàng. Cuối cùng kế toán căn cứ vào Phiếu giao hàng tiến hành nhập số liệu vào phần mềm, công việc này được thực hiện song song với việc nhập dữ liệu phản ánh doanh thu. Sau khi nhập số liệu phát sinh liên quan đến TK 131 (chi tiết từng khách hàng) sẽ tự động chuyển vào sổ chi tiết của khách hàng là Nhà thuốc bệnh viện Bạch Mai theo định khoản trong phần doanh thu.
Khi khách hàng thanh toán thì kế toán chủ yếu căn cứ vào các chứng từ như: các Ủy nhiệm chi, phiếu thu, giấy báo Có, các sổ phụ Ngân hàng…Kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ này để tiến hành hạch toán. Mô hình hạch toán thể hiện như sau: Mở phần mềm => Kế toán quản trị =>Kế toán tiền mặt, Kế toán tiền gửi Ngân hàng…sau đó tiến hành nhập liệu cho phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có… nhập liệu xong chương trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái TK 131, TK 1111 theo định khoản:
Nợ TK 1111, TK 112: 12,600,009
Có TK 131 12,600,009
Phần mềm cho phép quản lý chi tiết công nợ cho từng khách hàng theo từng hóa đơn bán hàng và từng lần thanh toán. Cuối tháng, tất cả các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán sẽ tự động được phản ánh vào sổ cái TK 131.
Ví dụ: Phiếu thu tiền hàng
Ngày 15/12/2012, Thu tiền bán hàng cho Nhà thuốc Bệnh viện Bạch Mai ngày 1/12/2012 theo phiếu thu số 1237.
* Quy trình nhập phiếu thu :
Đỗ Thị Hà 71 CQ47/……
- Chọn thực đơn Cập nhật → Phiếu thu, khi đó trên màn hình hiện lên danh sách các phiếu thu đã có, nhấn nút Thêm để tạo mới một phiếu thu.
- Nhập dữ liệu vào phiếu thu: + Số chứng từ: Nhập “1237”
+ Ngày phát sinh: Nhập“15/12/2012”
+ Người nộp: Nhập “Nhà thuốc BV Bạch Mai” + Nội dung: Nhập “ Trả nợ “
+ Về việc: Nhập “ Thu tiền bán hàng” + Số tiền: Nhập “12,600,009”
+ TK đối ứng: Nhập 1311
- Nhấn nút Ghi để lưu phiếu vào máy, nhấn nút In nếu muốn in phiếu thu ra giấy.
Để xem Sổ cái TK 131 làm tương tự như đối với phần kế toán doanh thu. Để thuận lợi cho công tác theo dõi và thu hồi công nợ của khách hàng, Công ty mở sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu của từng khách hàng.
Ví dụ: Để xem sổ chi tiết tài khoản 131 của khách hàng là Nhà thuốc Bệnh
viện Bạch Mai, ta thực hiện như sau:
• Vào giao diện chính của phần mềm kế toán SMART • Chọn chức năng Báo cáo → Sổ chi tiết công nợ
• Nhập vào ô: Từ ngày “1/12/2012”, Đến ngày “31/12/2012”
• Lựa chọn khách hàng cần xem ở ô Khách hàng : Chọn khách hàng là Nhà thuốc Bệnh viện Bạch Mai. Nhấn nút Xem để hiện kết quả lên màn hình. • Nhấn nút In, In chi tiết, Xác nhận, Hạn TT để in các sổ chi tiết công nợ ra.
Giao diện 14: Giao diện sổ chi tiết công nợ- Nhà thuốc BV Bạch Mai
Đỗ Thị Hà 73 CQ47/……
Trích sổ chi tiết tài khoản 131 – Khách hàng Nhà thuốc Bệnh viện Bạch Mai
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tháng 12
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
Chi tiết: khách hàng Nhà thuốc Bệnh Viện Bạch Mai
Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ DIỄN GIẢI TK đối ứng Phát sinh Cuối kỳ Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 68,046,827 Phát sinh trong kỳ
2023 01/12 Xuất bán dược phẩm cho Nhàthuốc BV Bạch Mai thuốc BV Bạch Mai
33311511 511
600,000
12,000,009 80,646,836
2029 01/12 Xuất bán dược phẩm cho Nhàthuốc BV Bạch Mai thuốc BV Bạch Mai 33311 511 928,572 18,571,400 100,146,808 .... ... .... ...