II/ XÂY DỰNG NỘI DUNG TÀI LIỆU VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP
7. Khuụn mẫu hành vi
Trong một tổ chức/doanh nghiệp, cụng việc được phõn chia thành nhiều lĩnh vực chuyờn mụn, thành những cấp độ với chức năng, nhiệm vụ cụ thể phối hợp với nhau. Hành vi ở mỗi cấp độ, vị trớ, cụng việccũng cú thể cần được thể hiện theo cỏch khỏc nhau, vỡ vậy chỳng cũng cơ thể được quy định cụ thể cho phự hợp, tuỳ thuộc cương vị, đặcđiểm mối quan hệ và hỡnhảnh mong muốn. Điển hỡnh là cỏc cương vị như ngườiđạidiện cho doanh nghiệp, người quản lý cao cấp, người quản lý chuyờn mụn, cỏn bộ/chuyờn viờn/nhõn viờn.
Cỏc khuụn mẫu hành vi làsự phỏt triển của phong cỏch điển hỡnh và cụ thể hoỏ bộ quy tắcứng xử cho những cương vị nhấtđịnh trong tổ chức/doanh nghiệp. Cỏc khuụn mẫu hành vi thường được cụ thể hoỏ thành cỏc tiờu chớ, và minh hoạ bằng những mẩu chuyện hay tấm gương điển hỡnh.
8. Phƣơng chõm điều hành
Phương chõm hành động là một nội dung quan trọng trong Văn hoỏ doanh nghiệp, nhằm biến những giỏ trị, chuẩn mực, cam kết, lời hứa, giao ước thànhcỏc chỉ dẫn cụ thể cho quỏ trỡnh ra quyếtđịnh và hành động.
Minh hoạ 5.9: Khuụn mẫu hành vi điển hỡnh về văn hoỏ doanh nghiệp
NHÂN VĂN THÍCH ỨNG NĂNG SUẤT HIỆU QUẢ CHẤT LƢỢNG HÀI HOÀ KIấN TRè QUYẾT ĐOÁN TÂM HUYẾT SÁNG TẠO LINH HOẠT PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO NGƢỜI QUẢN Lí NHÂN VĂN THÍCH ỨNG NĂNG SUẤT HIỆU QUẢ CHẤT LƢỢNG HÀI HOÀ KIấN TRè QUYẾT ĐOÁN TÂM HUYẾT SÁNG TẠO LINH HOẠT KHỐI VĂN PHềNG DỊCH VỤ, VĂN THƢ NHÂN VĂN THÍCH ỨNG NĂNG SUẤT HIỆU QUẢ CHẤT LƢỢNG HÀI HOÀ KIấN TRè QUYẾT ĐOÁN TÂM HUYẾT SÁNG TẠO LINH HOẠT LAO ĐỘNG TRỰC TIẾP KHỐI SẢN XUẤT NHÂN VĂN THÍCH ỨNG NĂNG SUẤT HIỆU QUẢ CHẤT LƢỢNG HÀI HOÀ KIấN TRè QUYẾT ĐOÁN TÂM HUYẾT SÁNG TẠO LINH HOẠT BÁN HÀNG, GIAO DỊCH KHỐI DỊCH VỤ
97
Trong văn hoỏ phương Đụng, tư tưởng Đức trị là một vớ dụđiển hỡnh về mối liờn hệ giữa cỏcnội dung này, cụ thể: nhõn làtriết lý, nghĩalàphương chõm, lễlàphương phỏp,
trớlàphương tiện, vàtớnlàmục đớch/hệ quả.
Trong quản lý kinh doanh, cỏc doanh nghiệp lựa chọn phương chõm hành động dựa trờn cơ sở đặcđiểm về triết lý kinh doanh, triết lý quản lý, bản sắc mong muốn, phong cỏch được lựa chọn, đặc thự về mụi trường tổ chức, mụcđớch cần hướng tới.Tuy nhiờn, với tư cỏch là một tổ chức kinh tế, chuyờn mụn, gồm nhiều người cựng phối hợp hành động, cỏc doanh nghiệp thường lựa chọnmột sốgiỏ trị/mục tiờu/yờu cầu sau đõy làm tiờu chớ để chỉđạo hoạt động chuyờn mụn:
•Hài hoà trong mối quan hệ hợp tỏc;
•Hiệu quả trong hoạtđộng chuyờn mụn và sử dung nguồn lực; •Chất lượng là trỏch nhiệm về sản phẩm và thực hiện cụng việc; •Chuyờn nghiệptrong hành vi tỏc nghiệp.
Lựa chọn phương chõm hành động khụng phải chỉ làđịnh ra những căn cứ cho việcđiều hành của người quản lý, mà cũn là chỉ dẫn hành động cho những người lónhđạovàcho nhõn viờn trong quỏ trỡnh ra quyếtđịnh và thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Vỡ vậy, những yếu tố kớch thớch hoặc cú khả năng khơi dậy động lực hành động cũng thường được chọn làm phương chõm, vớ dụ như:
•Cụng bằngtrong phõn phối, đỏnh giỏ; •Bỡnh đẳngtrong mối quan hệ;
•Cởi mởtrong giao tiếp;
•Chõn thànhtrong cỏch ứng xử; •Trỏch nhiệm trong cụng việc; •Tin cậy trong hợp tỏc.
Phương chõm hành động cũng cú thể được phõn biệt và xỏcđịnh rừ theo từng lĩnh vực như: (i) quản lý/kiểm soỏt hành vibản thõn, tự quản lý, xõy dựng và phỏt triển con người; (ii) chớnh sỏch và biện phỏp quản lý/điều hành, cơ chế, quy trỡnh, hướng dẫn, chỉ huy; và (iii) mụi trường làm việc/mụi trường tổ chức, quản lý cụng nghệ/phương tiện sản xuất. Trong đú, nội dung thứ nhất tập trung vào định hướng hành vi cỏ nhõn – phương chõm hành động; nội dung thứ hai tập trung vào cỏc biện phỏp quản lý và tổ chức –
phương phỏp điều hành; và nội dung thứ ba tập trung vào cỏcđiều kiện vật chất, kỹ thuật –
phương tiện hỗ trợ.
9. Biện phỏp quản lý
Biện phỏp quản lý là cỏch thức cụ thể hoỏ phương chõm điều hành thành cỏc cụng cụ, phương tiện quản lý chiến lược, tỏc nghiệp thụng dụng, quen thuộc để tạo thuận lợi cho việc triển khai cỏc cụng việc chuyờn mụn, tỏc nghiệp hằng ngày. Thụng qua đú văn
98
hoỏ doanh nghiệp được chuyển hoỏ vào cỏc hoạt động hằng ngày và được lồng ghộp với cỏc hoạt động chuyờn mụn, nghiệp vụ.
Cỏc biện phỏp quản lý bằng văn hoỏ doanh nghiệp tập trung chủ yếu vào con người, là cỏc biện phỏp quản lý về con người và vỡ con người. Vỡ vậy, đối tượng quản lý trong cỏc biện phỏp, chớnh sỏch điều hành bao gồm: (i) xõy dựng mụ hỡnh tổ chức, sắp xếp, bố trớ và nguồn nhõn lực hợp lý; (ii) định hướng và tạo động lực cho con người trong tổ chức phỏt triển và hoàn thiện nhõn cỏch; (iii) tạo thuận lợi cho con ngườiđúng gúp và phỏt triển về năng lực chuyờn mụn, tăng cường sự gắn kết giữa cỏc cỏ nhõn trong tổ chức. Dướiđõy là một sốvớ dụ về chớnh sỏch quản lý bằng văn hoỏ doanh nghiệp
i. Hoàn thiện mụ hỡnh tổ chức
+ Xõy dựng và hoàn thiện mụ hỡnh tổ chức/cơ cấu tổ chức định hướng chất lượng (MBP, ISO);
+ Phỏt triển ―chuỗi giỏ trị‖, ―chuỗi cung ứng‖ với cỏc doanh nghiệp bờn ngoài cũng như cỏc ―chuỗi giỏ trị nội bộ‖, ―chuỗi cung ứng nội bộ‖;
+ Sử dụng lao động, bố trớ nhõn lực phự hợp năng lực và sở thớch.
ii. Xõy dựng cỏc chớnh sỏch hỗ trợ
+ Xõy dựng và quỏn triệt về triết lý kinh doanh và triết lý quản lý
+ Áp dụng cỏc phương tiện và biện phỏp kiểm soỏt tiờn tiến coi trọng nhõn cỏch,
coi trọng tớnh tự quản, tự chịu trỏch nhiệm, kiếm soỏt bằngý thức;
+ Xõy dựng hệ thống tiờu chớ và phương phỏp đỏnh giỏ phự hợp nhấn mạnh vai trũ tự quản lý, tự kiểm soỏt và tự chịu trỏch nhiệm;
+Chỳ trọng và tăng cường sự phối hợp hành động giữa cỏc thành viờn qua việcỏp dụng cỏc biện phỏp quản lý theo quỏ trỡnh (MBP);
+Nõng cao ý thức tự giỏ, tự chủ, tinh thần tự trọng, tự tụn của thành viờn tổ chức bằng việc sử dụng cỏc biện phỏp quản lý bằng giỏ trị (MBV).
iii. Tạo mụi trường làm việc thuận lợi
+Coi trọng nhu cầu phỏt triển năng lực chuyờn mụn của nhõn viờn, triển khai cỏc chương trỡnhđào tạo và phỏt triển năng lực hoặc hỗ trợ cỏ nhõn phỏt triển lực chuyờn mụn; +Tạo cơhội thăng tiến ngang bằng nhau, cởi mở, cụng khai, thi đua lành mạnh cho thành viờn về chuyờn mụn, việc làm vàđúng gúp;
+Quản lý và xử lý tốtmối quan hệ thụng qua cỏc biện phỏp Quản lý bằngLời hứa, Quản lý bằngCam kết, Quản lý bằngGiao ướcvà bằng cỏc biệnphỏp quản lý mõu thuẫn phự hợp;
99
III/ XÂY DỰNG CHƢƠNG TRèNH ĐẠO ĐỨC VÀ VĂN HOÁ DOANH
NGHIỆP
1. Vai trũ của chƣơng trỡnh đạo đức và văn hoỏ doanh nghiệp
Để làm cho cỏc chuẩn mực và hệ thống chuẩn mực đạo đức cú hiệu lực cũng như để tạo điều kiện triển khai cỏc giao ước đạo đức, cần xõy dựng cỏc chương trỡnh đạo đức toàn diện, khả thi. Cỏc chương trỡnh đạo đức gồm cỏc hoạt động, kế hoạch hay chương trỡnh hành động nhằm phổ biến và giỏo dục cho cỏc thành viờn tổ chức và những người hữu quan về hệ thống cỏc chuẩn mực hành vi đạo đức và hỗ trợ, thỳc đẩy và giỏm sỏt việc triển khai cỏc chương trỡnh đạo đức. Trong hệ thống cỏc chuẩn mực về đạo đức, hệ thống cỏc chuẩn mực chung của tổ chức đúng vai trũ là định hướng; hệ thống cỏc tiờu chuẩn giao ước về đạo đức đúng vai trũ tỏc nghiệp. Kết quả thực hiện hệ thống cỏc chuẩn mực đạo đức được quyết định chủ yếu bởi việc thực hiện hệ thống cỏc chuẩn mực giao ước. Chớnh vỡ vậy, cỏc chương trỡnh đạo đức tập trung chủ yếu vào hệ thống cỏc chuẩn mực giao ước. Cỏc chương trỡnh đạo đức gồm hai nhúm chớnh: (1) xõy dựng cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức, (2) tổ chức thực hiện, điều hành và giỏm sỏt việc thực hiện cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức.
Trong nhúm chương trỡnh thứ nhất – xõy dựng cỏc chương trỡnh giao ước – hệ thống cỏc chuẩn mực hành vi là những căn cứ, tiền đề về mặt giỏ trị và triết lý hành động. Sau khi hệ thống chuẩn mực đạo đức được thiết lập, cụng việc tiếp theo là phổ biến và giỏo dục về đạo đức. Việc phổ biến một cỏch cú hiệu quả cỏc chuẩn mực đạo đức là yếu tố rất quan trọng nhằm đưa cỏc chuẩn mực đạo đức đó được xõy dựng vào hành động thực tiễn. Việc giỏo dục về đạo đức đối với nhõn viờn được coi như một bước tiếp theo của việc
chuyển hoỏ cỏc tiờu chuẩn đạo đức vào nhận thức và hành vi. Giỏo dục về đạo đức khụng chỉ được tiến hành cho những người quản lý, những người cú trỏch nhiệm ra quyết định hành động trong doanh nghiệp, chỳng được thực hiện đối với tất cả cỏc thành viờn để giỳp họ ―định hỡnh phong cỏch cụng ty‖. Ở một số cụng ty, những người quản lý cũn được giảng giải về cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh phỏt triển đạo đức và nhõn cỏch con người. Giỏo dục về đạo đức trở thành chất xỳc tỏc quan trọng cho việc phỏt triển hành vi đạo đức và nhõn cỏch nhõn viờn đồng thời với việc đạt được sự thống nhất và hài hoà giữa cỏc cỏ nhõn trong một tổ chức. Ngoài ra, nhiều chương trỡnh phỏt triển đạo đức kinh doanh đó được đưa vào trong cỏc cơ chế, cơ cấu ra quyết định liờn quan đến đạo đức. Cơ chế đó được hoàn thiện hơn cho phộp người ra quyết định tự tin và tự chủ hơn khi phải ra những quyết định khú khăn.
100
Minh hoạ 5.10: Bảy bƣớc xõy dựng chƣơng trỡnh giao ƣớcđạo đức; (ĐỀ XUẤT CỦA
UỶ BAN LẬP PHÁP MỸ ĐỐI VỚI CÁC CễNG TY MỸ)
Bƣớc 1:Xỏc định những tiờu chuẩn hành vi cú thể giỳp làm rừ những chuẩn mực và
định dạng những lĩnh vực rủi ro chủ yếu đối với tổ chức .
Bƣớc 2: Phõn cụng một lónh đạo am hiểu về luật và tiờu chuẩn đạo đức của ngành
giỏm sỏt việc thực thi cỏc chương trỡnh liờn quan.
Bƣớc 3: Khụng bố trớ những người cú thiờn hướng sai trỏi trong hành vi vào cỏc vị trớ
quyền lực.
Bƣớc 4: Thiết lập một hệ thống thụng tin (giỏo dục về đạo đức) để phổ biến và quỏn
triệt cỏc tiờu chuẩn và hướng dẫn thực hiện.
Bƣớc 5: Thiết kế hệ thống thụng tin cho phộp mọi người cú thể ―cỏo giỏc nội bộ‖ cỏc
hành vi sai trỏi mà khụng lo sợ bị trự ỳm, trả thự, vớ dụ như đặt đường dõy núng, bổ nhiệm chức vụ thanh tra viờn. Thiết kế hệ thống thụng tin về giỏm sỏt và kiểm toỏn tường minh cho phộp sớm phỏt hiện những sai sút.
Bƣớc 6: Thiết lập cỏc cơ chế và hỡnh thức để xử lý nghiờm minh và thớch đỏng cỏc
hành vi sai trỏi hay vi phạm khi bị phỏt hiện. Những người vi phạm hoặc người chịu trỏch nhiệm đối với những hành vi sai trỏi phải được xử lý tuỳ theo mức độ vi phạm hoặc liờn đới.
Bƣớc 7: Tiến hành cỏc biện phỏp khắc phục và ngăn chặn những hành vi sai trỏi và vi
phạm tương tự tiếp tục xảy ra.
2. Xõy dựng chƣơng trỡnh đạo đức và văn hoỏ doanh nghiệp
Xõy dựng chương trỡnh giao ước đạo đức về thực chất là lập cỏc phương ỏn, kế hoạch cho việc phổ biến, quỏn triệt, triển khai thực hiện hệ thống chuẩn mực đạo đức và chuẩn mực giao ước đạo đức. Như vậy, về mặt nguyờn tắc, xõy dựng chương trỡnh đạo đức khụng khỏc gỡ so với việc lập kế hoạch tỏc nghiệp thụng thường. Điểm khỏc biệt chủ yếu đối với cỏc chương trỡnh đạo đức là mục tiờu của chỳng thường tập trung vào việc giải quyết cỏc vấn đề đạo đức và mối quan hệ trong kinh doanh. Do đú cú thể ỏp dụng cỏc phương phỏp lập kế hoạch thụng thường cho việc xõy dựng cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức. Như đó trỡnh bày ở phần trờn, việc xõy dựng hệ thống tiờu chuẩn giao ước được triển khai phổ biến và rộng khắp trong toàn tổ chức với sự tham gia của tất cả cỏc thành viờn. Để trỏnh nguy cơ rơi vào tỡnh trạng ―hỡnh thức hoỏ‖, cỏc chương trỡnh xõy dựng hệ thống cỏc tiờu chuẩn giỏ trị giao ước cần được thiết kế cẩn thận, chớnh thức cú ý nghĩa đối với tổ chức và cỏ nhõn. Sự chu đỏo và trang trọng của cỏc lễ nghi và cỏc hỡnh thức triển khai thể hiện sự nghiờm tỳc và sự cam kết của những người lónh đạo trong việc sẽ hỗ trợ và kiờn trỡ đối với quỏ trỡnh triển khai. Đõy là những dấu hiệu quan trọng để tạo niềm tin, tớnh nghiờm tỳc và sự cam kết của cỏc thành viờn tổ chức.
101
Minh hoạ 5.11: Những yờu cầu tối thiểuđối với cỏc chƣơng trỡnh giao ƣớcđạođức
1.Cỏc chuẩn mực và hướng dẫn, như tiờu chuẩn đạo đức, phải cú khả năng thực sự để phỏt hiện và ngăn chặn cỏc hành vi sai lầm về đạo đức.
2.Trỏch nhiệm đối với cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức phải do cấp cao đảm nhận. 3.Khụng giao nhiều quyền lựa chọn cho những vị trớ cú nhiều nguy cơ mắc sai
lầm.
4.Tổ chức quỏn triệt về cỏc chuẩn mực và hướng dẫn thụng qua cỏc hoạt động tập huấn, bồi dưỡng về đạo đức.
5.Thiết lập hệ thống giỏm sỏt, thanh tra và bỏo cỏo về những hành vi sai lầm. 6.Nhất quỏn và kiờn trỡ trong việc thi hành cỏc chuẩn mực, tiờu chuẩn và biện
phỏp xử lý.
7.Thường xuyờn đổi mới và hoàn thiện cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức.
Mỗi tổ chức cú thể xõy dựng chương trỡnh giao ước đạo đức theo cỏch thức riờng. Tuy nhiờn, vẫn cú thể lập ra những quy trỡnh cơ bản gồm cỏc bước cú tớnh nguyờn lý để tham khảo khi xõy dựng cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức; trong đú cõn nhắc đến một số nguyờn tắc đặc thự liờn quan đến lĩnh vực đạo đức. Minh hoạ 5.8 giới thiệu một đề xuất về
quy trỡnh 7 bước xõy dựng cỏc chương trỡnh đạo đức cho cỏc cụng ty Mỹ.
Cỏc tổ chức cú thể cú cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức khỏc nhau. Tuy nhiờn, mọi tổ chức đều cú một mong muốn như nhau đú là cỏc chương trỡnh phải cú hiệu lực. Để cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức cú hiệu lực trong thực tế, chỳng cần thoả món những yờu cầu nhất định.
3. Hiệu lực của chƣơng trỡnh đạo đức và văn hoỏ doanh nghiệp
Để cú hiệu lực thực sự, cỏc chương giao ước phải được thiết kế chu đỏo. Minh hoạ 5.9 trỡnh bày một số yờu cầu tối thiểu cần thoả món đối với cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức. Như cho thấy trong vớ dụ này, người quản lý là một nhõn tố quan trọng. Trong thực tế, đõy là nhõn tố cú ý nghĩa quyết định đảm bảo hiệu lực của cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức. Nhúm chương trỡnh thứ hai tập trung vào việc tổ chức thực hiện, điều hành và giỏm sỏt việc triển khai cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức. Về cơ bản quỏ trỡnh triển khai bao gồm những cụng việc chủ yếu sau: (1) biờn soạn cỏc tài liệu hướng dẫn thực hiện, (2) phổ biến và quỏn triệt cỏc chuẩn mực đạo đức, (3) phõn cụng trỏch nhiệm giỏm sỏt chớnh thức và thụng bỏo trong toàn tổ chức. Minh hoạ 5.10 trỡnh bày những yờu cầu cơ bảncủa việc tổ chức triển khai cỏc chương trỡnh đạo đức và Minh hoạ 5.11 trỡnh bày những nhõn tố quyết định để việc phổ biến và quỏn triệt được thực hiện một cỏch cú kết quả.
Trong khi triển khai cỏc hoạt động nờu trờn, cỏc tài liệu hướng dẫn cần được biờn soạn kỹ lưỡng, chi tiết và cung cấp đầy đủ để tạo thuận lợi cho quỏ trỡnh học tập và thảo luận. Đồng thời cỏc biểu trưng của văn hoỏ cụng ty cũng cần được thiết kế thớch hợp để phổ biến. Việc làm này cú ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong việc xõy dựng hỡnh ảnh, biểu tượng, ý nghĩa, giỏ trị cho cỏc biểu trưng văn hoỏ của cụng ty về sau.
102
Minh hoạ 5.12: Sỏu bƣớcđể thực thi cú kết quả chuẩn mực hành vi đạo đức
Phổ biến về cỏc chuẩn mực đạo đức đến tất cả mọi người trong đơn vị, chi nhỏnh, đại diện, đối tỏc.
Hỗ trợ cỏn bộ, nhõn viờn trong việc quỏn triệt và vận dụng nội dung của cỏc chuẩn mực.
Chỉ định vị trớ quản lý chịu trỏch nhiệm thi hành.
Thụng bỏo trong toàn tổ chức về nghĩa vụ phải nghiờn cứu, quỏn triệt cỏc chuẩn mực và mục đớch của việc ban hành cỏc chuẩn mực đạo đức.
Soạn thảo và ban hành quy chế xử lý vi phạm.
Soạn thảo một khẩu hiệu hay tuyờn bố ngắn gọn thể hiện phương chõm đạo đức chủ đạo của tổ chức để sử dụng trong tất cả cỏc văn bản, cơ hội hay hoạt động liờn quan đến đạo đức
Minh hoạ 5.13: Chỡa khoỏ cho việc quỏn triệt cỏc chuẩn mựcđạođức
