II/ XÂY DỰNG NỘI DUNG TÀI LIỆU VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP
5. Chuẩn mực hành vi, Bộ quy tắcứng xử (COC – Code Of Conduct)
Một tổ chức/doanh nghiệp bao gồm nhiều cụng việc, vị trớ cụng tỏc đượcđảm nhiệm bởi cỏc thành viờn khỏc nhau với năng lực, nhận thức khụng giống nhau. Đạt được sự thống nhất trong phong cỏch thể hiện và sự phối hợp khi hành động làđiều mong muốn của tất cả những người quản lý. Điềuđú chỉ cú thểđạt được bằng cỏch đưa ra những chỉ dẫn về nguyờn tắc và cỏch thức ra quyết và hành động cú thểỏp dụng chung cho tất cả mọi người.
Chuẩn mực hành vi – cũn gọi làquy tắc ứng xử– là những hướng dẫn, quy định tiờu chớ về hành vi cần thiết củamột tổ chức cần được cỏc thành viờn tụn trọng và vận dụng trong cỏc hành vi tỏc nghiệp,cỏchoạt động chuyờn mụn và trong việc xõy dựng mối quan hệ với cỏc đối tượng hữu quan, để thể hiện cỏc giỏ trị đặc trưng, thực thi sứ mệnh vàhiệnthựchoỏước mơ của tổ chức/doanh nghiệp. Cỏc chuẩn mực hành vi (code of conduct) được biờn soạn thành một tài liệu chớnh thức với tờn gọi làBộ Chuẩn mực Hành vi hay Bộ Quy tắc Ứng xử (CoC – Code of Conduct hay Code of Ethical Conduct).
Chuẩn mực hành vi thường đượcbiờn soạn nhằm giỳp cỏc thành viờn ra quyết định khi hành động và giỳp tổ chức đỏnh giỏ hành vi của thành viờn. Chuẩn mực hành vi đạo đức của một tổ chức là cỏch diễn đạt bằng những ngụn từ, chỉ dẫn, chỉ tiờu, mục tiờu, chỉ bỏo dấu hiệu đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng đối với mọi người về những nội dung của văn hoỏ cụng ty: những giỏ trị, nguyờn tắc cần tụn trọng, thế nào là đỳng/sai, nờn/khụng nờn, phương phỏp hành động đỳng đắn. Đú là những định nghĩa cụ thể về giỏ trị, niềm tin, lối sống, khuụn mẫu hay quy tắc hành động chủ đạo cỏc thành viờn tổ chức cần tụn trọng và thực hiện.
Cỏc nguyờn tắc trong Bộ Quy tắcỨng xửthường mụ tả một cỏch túm tắt nhưng rừ ràng về cỏch ứng xử cần thiết của cỏc thành viờn tổ chức trong cỏc mối quan hệ như: (i) đối với cụng việc, (ii) đối với tổ chức, (iii) đối với khỏch hàng, (iv) đối vớiđồng nghiệp, (v) đối với cấp trờn/cấp dưới, (vi) đối với cộng đồng, xó hội, mụi trường sống, (vii) đối với chớnh phủ, nền kinh tế, quốc gia, và (viii) việc thực thi trỏch nhiệm xó hội của doanh nghiệp.
Cỏc tiờu chuẩn cũng quy định rừ thỏi độ bản thõn trong cụng việc và trong cỏc mối quan hệ - quy định tự quản và kiểm soỏt bản thõn.
Hỡnh thức phổ biến và điển hỡnh nhất là cỏc ấn phẩm, bao gồm những bản nội quy, quy tắc, quy định, những hướng dẫn, nghị quyết, cỏc bản tuyờn bố về sứ mệnh, cỏc khẩu hiệu. Tương tự như với cỏc loại ―sổ tay cụng nghệ‖, cẩm nang kỹ thuật‖, ―quy tắc vận hành‖, ―sổ tay chất lượng‖, cỏc chuẩn mực về hành vi đạo đức cũng cú thể được biờn soạn thành cỏc tài liệu tương tự như ―sổ tay hướng dẫn về hành vi đạo đức‖ hay đơn giản chỉ là ―cẩm nang đạo đức‖. Với sự phỏt triển của cỏc phương tiện thụng tin, truyền thụng hiện đại, cỏc hỡnh thức khỏc, vớ dụ như băng hỡnh, đĩa CD, VCD, trang web, thư điện tử, tin nhắn, trũ chơi trờn mạng … cũng cú thể được sử dụng để thể hiện, phổ biến v à giỳp cỏc thành viờn tổ chức tiếp cận và nhận thức tốt hơn về hệ thống cỏc chuẩn mực hành vi đạo đức của tổ chức. Việc lựa chọn hỡnh thức thể hiện đũi hỏi sự sỏng tạo và
95
Minh hoạ 5.8: 6 điều BÁC HỒ dạy Cụng an nhõn dõn
Điều 1:Đối với chớnh phủ phải tuyệt đối trung thành.
Điều 2: Đối với nhõn dõn phải kớnh trọng, lễ phộp.
Điều 3: Đối với cụng việc phải tận tuỵ
Điều 4: Đối với đồng đội phải thõn ỏi, giỳp đỡ.
Điều 5: Đối với tự mỡnh phải cần kiệm, liờm chớnh.
Điều 6: Đối với kẻ địch phải cương quyết, khụng khộo.
cần cú sự tham gia của cỏc thành viờn để làm tăng hiệu lực thực tiễn của cỏc biện phỏp truyền thụng nhờ việc làm tăng tớnh sỏng tạo, sự đa dạng về hỡnh thức và làm cho cỏch diễn đạt phự hợp hơn với thúi quen, trỡnh độ nhận thức của cỏc đối tượng thành viờn tổ chức. Để thực hiện mục đớch này, cú thể sử dụng nhiều biện phỏp và phương tiện kh ỏc nhau. Cơ bản nhất là hệ thống cỏc biểu trưng trực quan và cỏc chương trỡnh đạo đức. Việc lụi cuốn sự tham gia của cỏc thành viờn tổ chức vào việc thiết kế cũng là một hỡnh thức và một quỏ trỡnh phổ biến.
6. Cỏc tiờu chuẩn giao ƣớc
Cỏc tiờu chuẩn giao ước về đạo đức là cỏch thể hiện cụ thể cỏc chuẩn mực đạo đức của tổ chức trong từng nhiệm vụ, cụng việc cơ bản, cho từng vị trớ cụng tỏc. Hơn thế nữa, chỳng cũn thể hiện sự cam kết của thành viờn đối với tổ chức trong việc thực hiện những chuẩn mực đạo đức chung theo cỏch riờng của mỡnh. Vỡ vậy chỳng cũn được gọi là
cỏctiờu chuẩn cam kết về đạo đức. Cỏc cam kết về đạo đức thường được thể hiện thụng qua những tuyờn bố chớnh thức về hành vi hay mục tiờu, kết quả cần đạt được về mặt đạo đức của cỏc cỏ nhõn trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc cụng việc chuyờn mụn, trong cỏc hoạt động khỏc và trong mối quan hệ với cỏc đối tượng hữu quan. Chỳng cú thể là những bản đăng ký hay giao ước thi đua, một phần trong cỏc bản kế hoạch cụng tỏc – phần về tỏc phong, lối sống, tư tưởng; Chỳng cũng cú thể là những văn bản chớnh thức về đạo đức nghề nghiệp như ―y đức‖, ―6 điều Bỏc Hồ dạy cụng an nhõn dõn‖, ―5 điều Bỏc Hồ dạy thiếu niờn nhi đồng‖, ―Lời thề Hypocrat‖…
Xột về mặt hỡnh thức, hệ thống cỏc tiờu chuẩn giao ước(cam kết) về đạo đức là những tiờu chuẩn giao ước cỏ nhõn được tập hợp một cỏch hệ thống nhằm đảm bảo sự phối hợp thống nhất trong hành vi đạo đức để thể hiện nhất quỏn cỏc giỏ trị và triết lý chung của văn hoỏ cụng ty trong cỏc cụng việc cụ thể. Hệ thống cỏc tiờu chuẩn giao ước về đạo đức cũng tương tự như hệ thống cỏc tiờu chuẩn tỏc nghiệp; Điểm khỏc biệt quan trọng thể hiện ở chỗ hệ thống cỏc tiờu chuẩn giao ước đạo đức tập trung vào cỏc hành vi đạo đức và việc duy trỡ và phỏt huy cỏc giỏ trị và triết lý đạo đức chủ đạo của tổ chức, trong khi hệ thống cỏc tiờu chuẩn tỏc nghiệp tập trung chủ yếu vào cỏc hoạt động chuyờn mụn, nghiệp vụ. Chớnh vỡ vậy, cỏc tiờu chuẩn về đạo đức thường được lồng ghộp và xuất hiện trong hệ thống cỏc chuẩn mực tỏc nghiệp. Để nhấn mạnh đến hành vi đạo đức, cỏc tiờu chuẩn giao ước đạo đức cần được biờn soạn thành cỏc tài liệu riờng. Cỏc tài liệu như
Điều lệ Đảng viờn Đảng Cộng sảnViệt Nam, Điều lệ Đoàn viờn Đoàn Thanh niờn Cộng sản Hồ Chi Minh là những vớ dụ mẫu mực về cỏc tài liệu này ở nước ta
96
Xột về mặt ý nghĩa, đõy là kết quả triển khai cụ thể hệ thống cỏc chuẩn mực hành vi đạo đức chung của tổ chức thành cỏc ―tiờu chuẩn tỏc nghiệp‖ về mặt đạo đức cho từng thành viờn. Chỳng cũng cú thể được coi là những mục tiờu cần đạt được về mặt đạo đức cho từng cỏ nhõn, ở từng vị trớ trong quỏ trỡnh hoạt động và phối hợp hành động nhằm thể hiện nhất quỏn hệ thống giỏ trị và triết lý chung trong văn hoỏ cụng ty của tổ chức. Tập hợp tất cả những tiờu chuẩn cam kết cho cỏc cụng việc, cương vị cơ bản của tổ chức sẽ hỡnh thành hệ thống cỏc tiờu chuẩn giao ước (cam kết) về đạo đức của một tổ chức.
7. Khuụn mẫu hành vi
Trong một tổ chức/doanh nghiệp, cụng việc được phõn chia thành nhiều lĩnh vực chuyờn mụn, thành những cấp độ với chức năng, nhiệm vụ cụ thể phối hợp với nhau. Hành vi ở mỗi cấp độ, vị trớ, cụng việccũng cú thể cần được thể hiện theo cỏch khỏc nhau, vỡ vậy chỳng cũng cơ thể được quy định cụ thể cho phự hợp, tuỳ thuộc cương vị, đặcđiểm mối quan hệ và hỡnhảnh mong muốn. Điển hỡnh là cỏc cương vị như ngườiđạidiện cho doanh nghiệp, người quản lý cao cấp, người quản lý chuyờn mụn, cỏn bộ/chuyờn viờn/nhõn viờn.
Cỏc khuụn mẫu hành vi làsự phỏt triển của phong cỏch điển hỡnh và cụ thể hoỏ bộ quy tắcứng xử cho những cương vị nhấtđịnh trong tổ chức/doanh nghiệp. Cỏc khuụn mẫu hành vi thường được cụ thể hoỏ thành cỏc tiờu chớ, và minh hoạ bằng những mẩu chuyện hay tấm gương điển hỡnh.
8. Phƣơng chõm điều hành
Phương chõm hành động là một nội dung quan trọng trong Văn hoỏ doanh nghiệp, nhằm biến những giỏ trị, chuẩn mực, cam kết, lời hứa, giao ước thànhcỏc chỉ dẫn cụ thể cho quỏ trỡnh ra quyếtđịnh và hành động.
Minh hoạ 5.9: Khuụn mẫu hành vi điển hỡnh về văn hoỏ doanh nghiệp
NHÂN VĂN THÍCH ỨNG NĂNG SUẤT HIỆU QUẢ CHẤT LƢỢNG HÀI HOÀ KIấN TRè QUYẾT ĐOÁN TÂM HUYẾT SÁNG TẠO LINH HOẠT PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO NGƢỜI QUẢN Lí NHÂN VĂN THÍCH ỨNG NĂNG SUẤT HIỆU QUẢ CHẤT LƢỢNG HÀI HOÀ KIấN TRè QUYẾT ĐOÁN TÂM HUYẾT SÁNG TẠO LINH HOẠT KHỐI VĂN PHềNG DỊCH VỤ, VĂN THƢ NHÂN VĂN THÍCH ỨNG NĂNG SUẤT HIỆU QUẢ CHẤT LƢỢNG HÀI HOÀ KIấN TRè QUYẾT ĐOÁN TÂM HUYẾT SÁNG TẠO LINH HOẠT LAO ĐỘNG TRỰC TIẾP KHỐI SẢN XUẤT NHÂN VĂN THÍCH ỨNG NĂNG SUẤT HIỆU QUẢ CHẤT LƢỢNG HÀI HOÀ KIấN TRè QUYẾT ĐOÁN TÂM HUYẾT SÁNG TẠO LINH HOẠT BÁN HÀNG, GIAO DỊCH KHỐI DỊCH VỤ
97
Trong văn hoỏ phương Đụng, tư tưởng Đức trị là một vớ dụđiển hỡnh về mối liờn hệ giữa cỏcnội dung này, cụ thể: nhõn làtriết lý, nghĩalàphương chõm, lễlàphương phỏp,
trớlàphương tiện, vàtớnlàmục đớch/hệ quả.
Trong quản lý kinh doanh, cỏc doanh nghiệp lựa chọn phương chõm hành động dựa trờn cơ sở đặcđiểm về triết lý kinh doanh, triết lý quản lý, bản sắc mong muốn, phong cỏch được lựa chọn, đặc thự về mụi trường tổ chức, mụcđớch cần hướng tới.Tuy nhiờn, với tư cỏch là một tổ chức kinh tế, chuyờn mụn, gồm nhiều người cựng phối hợp hành động, cỏc doanh nghiệp thường lựa chọnmột sốgiỏ trị/mục tiờu/yờu cầu sau đõy làm tiờu chớ để chỉđạo hoạt động chuyờn mụn:
•Hài hoà trong mối quan hệ hợp tỏc;
•Hiệu quả trong hoạtđộng chuyờn mụn và sử dung nguồn lực; •Chất lượng là trỏch nhiệm về sản phẩm và thực hiện cụng việc; •Chuyờn nghiệptrong hành vi tỏc nghiệp.
Lựa chọn phương chõm hành động khụng phải chỉ làđịnh ra những căn cứ cho việcđiều hành của người quản lý, mà cũn là chỉ dẫn hành động cho những người lónhđạovàcho nhõn viờn trong quỏ trỡnh ra quyếtđịnh và thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Vỡ vậy, những yếu tố kớch thớch hoặc cú khả năng khơi dậy động lực hành động cũng thường được chọn làm phương chõm, vớ dụ như:
•Cụng bằngtrong phõn phối, đỏnh giỏ; •Bỡnh đẳngtrong mối quan hệ;
•Cởi mởtrong giao tiếp;
•Chõn thànhtrong cỏch ứng xử; •Trỏch nhiệm trong cụng việc; •Tin cậy trong hợp tỏc.
Phương chõm hành động cũng cú thể được phõn biệt và xỏcđịnh rừ theo từng lĩnh vực như: (i) quản lý/kiểm soỏt hành vibản thõn, tự quản lý, xõy dựng và phỏt triển con người; (ii) chớnh sỏch và biện phỏp quản lý/điều hành, cơ chế, quy trỡnh, hướng dẫn, chỉ huy; và (iii) mụi trường làm việc/mụi trường tổ chức, quản lý cụng nghệ/phương tiện sản xuất. Trong đú, nội dung thứ nhất tập trung vào định hướng hành vi cỏ nhõn – phương chõm hành động; nội dung thứ hai tập trung vào cỏc biện phỏp quản lý và tổ chức –
phương phỏp điều hành; và nội dung thứ ba tập trung vào cỏcđiều kiện vật chất, kỹ thuật –
phương tiện hỗ trợ.
9. Biện phỏp quản lý
Biện phỏp quản lý là cỏch thức cụ thể hoỏ phương chõm điều hành thành cỏc cụng cụ, phương tiện quản lý chiến lược, tỏc nghiệp thụng dụng, quen thuộc để tạo thuận lợi cho việc triển khai cỏc cụng việc chuyờn mụn, tỏc nghiệp hằng ngày. Thụng qua đú văn
98
hoỏ doanh nghiệp được chuyển hoỏ vào cỏc hoạt động hằng ngày và được lồng ghộp với cỏc hoạt động chuyờn mụn, nghiệp vụ.
Cỏc biện phỏp quản lý bằng văn hoỏ doanh nghiệp tập trung chủ yếu vào con người, là cỏc biện phỏp quản lý về con người và vỡ con người. Vỡ vậy, đối tượng quản lý trong cỏc biện phỏp, chớnh sỏch điều hành bao gồm: (i) xõy dựng mụ hỡnh tổ chức, sắp xếp, bố trớ và nguồn nhõn lực hợp lý; (ii) định hướng và tạo động lực cho con người trong tổ chức phỏt triển và hoàn thiện nhõn cỏch; (iii) tạo thuận lợi cho con ngườiđúng gúp và phỏt triển về năng lực chuyờn mụn, tăng cường sự gắn kết giữa cỏc cỏ nhõn trong tổ chức. Dướiđõy là một sốvớ dụ về chớnh sỏch quản lý bằng văn hoỏ doanh nghiệp
i. Hoàn thiện mụ hỡnh tổ chức
+ Xõy dựng và hoàn thiện mụ hỡnh tổ chức/cơ cấu tổ chức định hướng chất lượng (MBP, ISO);
+ Phỏt triển ―chuỗi giỏ trị‖, ―chuỗi cung ứng‖ với cỏc doanh nghiệp bờn ngoài cũng như cỏc ―chuỗi giỏ trị nội bộ‖, ―chuỗi cung ứng nội bộ‖;
+ Sử dụng lao động, bố trớ nhõn lực phự hợp năng lực và sở thớch.
ii. Xõy dựng cỏc chớnh sỏch hỗ trợ
+ Xõy dựng và quỏn triệt về triết lý kinh doanh và triết lý quản lý
+ Áp dụng cỏc phương tiện và biện phỏp kiểm soỏt tiờn tiến coi trọng nhõn cỏch, coi trọng tớnh tự quản, tự chịu trỏch nhiệm, kiếm soỏt bằngý thức;
+ Xõy dựng hệ thống tiờu chớ và phương phỏp đỏnh giỏ phự hợp nhấn mạnh vai trũ tự quản lý, tự kiểm soỏt và tự chịu trỏch nhiệm;
+Chỳ trọng và tăng cường sự phối hợp hành động giữa cỏc thành viờn qua việcỏp dụng cỏc biện phỏp quản lý theo quỏ trỡnh (MBP);
+Nõng cao ý thức tự giỏ, tự chủ, tinh thần tự trọng, tự tụn của thành viờn tổ chức bằng việc sử dụng cỏc biện phỏp quản lý bằng giỏ trị (MBV).
iii. Tạo mụi trường làm việc thuận lợi
+Coi trọng nhu cầu phỏt triển năng lực chuyờn mụn của nhõn viờn, triển khai cỏc chương trỡnhđào tạo và phỏt triển năng lực hoặc hỗ trợ cỏ nhõn phỏt triển lực chuyờn mụn; +Tạo cơhội thăng tiến ngang bằng nhau, cởi mở, cụng khai, thi đua lành mạnh cho thành viờn về chuyờn mụn, việc làm vàđúng gúp;
+Quản lý và xử lý tốtmối quan hệ thụng qua cỏc biện phỏp Quản lý bằngLời hứa, Quản lý bằngCam kết, Quản lý bằngGiao ướcvà bằng cỏc biệnphỏp quản lý mõu thuẫn phự hợp;
99
III/ XÂY DỰNG CHƢƠNG TRèNH ĐẠO ĐỨC VÀ VĂN HOÁ DOANH
NGHIỆP
1. Vai trũ của chƣơng trỡnh đạo đức và văn hoỏ doanh nghiệp
Để làm cho cỏc chuẩn mực và hệ thống chuẩn mực đạo đức cú hiệu lực cũng như để tạo điều kiện triển khai cỏc giao ước đạo đức, cần xõy dựng cỏc chương trỡnh đạo đức toàn diện, khả thi. Cỏc chương trỡnh đạo đức gồm cỏc hoạt động, kế hoạch hay chương trỡnh hành động nhằm phổ biến và giỏo dục cho cỏc thành viờn tổ chức và những người hữu quan về hệ thống cỏc chuẩn mực hành vi đạo đức và hỗ trợ, thỳc đẩy và giỏm sỏt việc triển khai cỏc chương trỡnh đạo đức. Trong hệ thống cỏc chuẩn mực về đạo đức, hệ thống cỏc chuẩn mực chung của tổ chức đúng vai trũ là định hướng; hệ thống cỏc tiờu chuẩn giao ước về đạo đức đúng vai trũ tỏc nghiệp. Kết quả thực hiện hệ thống cỏc chuẩn mực đạo đức được quyết định chủ yếu bởi việc thực hiện hệ thống cỏc chuẩn mực giao ước. Chớnh vỡ vậy, cỏc chương trỡnh đạo đức tập trung chủ yếu vào hệ thống cỏc chuẩn mực giao ước. Cỏc chương trỡnh đạo đức gồm hai nhúm chớnh: (1) xõy dựng cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức, (2) tổ chức thực hiện, điều hành và giỏm sỏt việc thực hiện cỏc chương trỡnh giao ước đạo đức.
Trong nhúm chương trỡnh thứ nhất – xõy dựng cỏc chương trỡnh giao ước – hệ thống cỏc chuẩn mực hành vi là những căn cứ, tiền đề về mặt giỏ trị và triết lý hành động. Sau khi hệ thống chuẩn mực đạo đức được thiết lập, cụng việc tiếp theo là phổ biến và giỏo dục về đạo đức. Việc phổ biến một cỏch cú hiệu quả cỏc chuẩn mực đạo đức là yếu tố rất quan trọng nhằm đưa cỏc chuẩn mực đạo đức đó được xõy dựng vào hành động thực tiễn. Việc giỏo dục về đạo đức đối với nhõn viờn được coi như một bước tiếp theo của việc
chuyển hoỏ cỏc tiờu chuẩn đạo đức vào nhận thức và hành vi. Giỏo dục về đạo đức khụng chỉ được tiến hành cho những người quản lý, những người cú trỏch nhiệm ra quyết định hành động trong doanh nghiệp, chỳng được thực hiện đối với tất cả cỏc thành viờn để giỳp họ ―định hỡnh phong cỏch cụng ty‖. Ở một số cụng ty, những người quản lý cũn được giảng giải về cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh phỏt triển đạo đức và nhõn cỏch con người. Giỏo dục về đạo đức trở thành chất xỳc tỏc quan trọng cho việc phỏt triển hành vi đạo đức và nhõn cỏch nhõn viờn đồng thời với việc đạt được sự thống nhất và hài hoà giữa cỏc cỏ nhõn trong một tổ chức. Ngoài ra, nhiều chương trỡnh phỏt triển đạo đức kinh doanh đó