9. Bố cục của đề tài
3.2.1.Đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền, giới thiệu về ý nghĩa, giá trị
của tài liệu lưu trữ, của công tác lưu trữ với lãnh đạo cơ quan, để lãnh đạo cơ quan tạo điều kiện cho cán bộ, chuyên viên tổng hợp trong VPTW Đảng tiếp cận với tài liệu lưu trữ nhanh nhất, kịp thời nhất
Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ được bảo quản tại KLTTW Đảng rất phong phú và đa dạng. Để thu hút nhiều độc giả (chuyên viên) đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng cung cấp cho các hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Trung ương thì Cục Lưu trữ Trung ương Đảng cần áp dụng các biện pháp để tuyên truyền, phổ biến nâng cao nhận thức về ý nghĩa và giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Để tuyên truyền về ý nghĩa và giá trị của tài liệu lưu trữ đối với công tác tổng hợp thông tin, cán bộ lưu trữ cần nắm hiểu các vấn đề sau :
+ Ý nghĩa của việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin
+ Khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ và các tài liệu có liên quan phục vụ công tác tổng hợp thông tin được bảo quản trong KLTTW Đảng.
+ "Nội dung các tài liệu bao gồm những vấn đề gì?" là vấn đề mà cán bộ lưu trữ cần quan tâm vì những thông tin mà chuyên viên khai thác từ Kho Lưu trữ sẽ là nguồn thông tin quý giá cùng những nguồn thông tin hiện hành sẽ tạo nên các sản
phẩm thông tin cung cấp cho lãnh đạo. Thông tin ở đây không chỉ đơn thuần là kết quả của phản ánh, là tri thức mà quan trọng là yếu tố cơ sở quyết định cho việc hoạch định đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
+ Chủ động nắm bắt được nhu cầu của các đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cán bộ lưu trữ có hiểu và nắm bắt được những vấn đề trên mới có thể tuyên truyền, phổ biến cho chuyên viên hiểu được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, giúp chuyên viên biết được tài liệu nào có giá trị cho công tác thông tin.
- Để tuyên truyền, Cục Lưu trữ Trung ương có thể áp dụng các biện pháp sau :
+ Tổ chức các buổi nói chuyện về công tác lưu trữ, mời giảng viên ở các trường hành chính, lưu trữ về thuyết giảng lý luận và cán bộ Cục Lưu trữ Trung ương Đảng là giảng viên hỗ trợ về mặt thực tiễn.
+ Trong các cuộc họp giao ban thông tin, các cuộc họp về dự kiến chương trình công tác đầu năm hoặc tổng kết công tác cuối năm, trong các hội nghị về công tác văn phòng…cán bộ lưu trữ nên tận dụng về tuyên truyền, giới thiệu với lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan hiểu về ý nghĩa và giá trị của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.
+ Đề xuất tổ chức các hội nghị chuyên đề hoặc hội thảo về các nghiệp vụ lưu trữ và mời đại diện lãnh đạo Trung ương, đặc biệt là lãnh đạo Văn phòng tới tham dự để lãnh đạo có hiểu biết hơn về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Từ đó sẽ có kế hoạch đầu tư thích đáng cho lưu trữ. Về mặt này, VPTW Đảng đã thực hiện tương đối đều đặn và khoa học, cứ 02 năm một lần tổ chức Hội nghị tổng kết công tác lưu trữ trong toàn hệ thống ngành lưu trữ cấp uỷ để tìm ra giải pháp, tháo gỡ khó khăn vướng mắc và trao đổi kinh nghiệm giữa các cơ quan thuộc hệ thống cấp uỷ.
+ Tăng cường tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đó là mạng Lotus Note 8.5 được sử dụng trong toàn hệ thống cấp uỷ và đến từng chuyên viên. Bất kỳ chuyên viên nào cũng có thể truy cập vào hệ thống mạng để tìm hiểu và khai thác tài liệu. Ngoài ra, một công cụ truyền thông hữu ích đối với việc giới thiệu tài liệu chính là các Tạp chí Văn phòng cấp uỷ cũng là Tạp chí chuyên ngành văn phòng, chuyên sử dụng để trao đổi thông tin giữa các cơ quan Đảng và hệ thống cấp uỷ. Trên Tạp chí này, các bài viết liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của hệ thống văn phòng cấp uỷ, cơ quan lưu trữ nên tận dụng để đăng những bài viết hoặc các thông báo giới thiệu lưu trữ để chuyên
viên nắm được thành phần, nội dung cũng như giá trị của tài liệu. Đây là một biện pháp nâng cao tính chủ động của cơ quan lưu trữ cũng như của chuyên viên khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Làm tốt công tác này, cán bộ lưu trữ cần nắm bắt được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, những nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả.