9. Bố cục của đề tài
2.2.4. nghị cung cấp tài liệu lưu trữ theo chủ đề hội nghị
Tại Văn phòng Trung ương, một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của Văn phòng, qua đó Văn phòng vừa thực hiện chức năng tham mưu, vừa thực hiện chức năng tổng hợp. Những hội nghị VPTW Đảng phải phục vụ : Đại hội Đảng toàn quốc, hội nghị Trung ương, hội nghị BCT, hội nghị BBT, hội nghị cán bộ toàn quốc (thường là các hội nghị về sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết hoặc một quyết sách đột xuất quan trọng nào đó cần tuyên truyền, phổ biến trong phạm vi toàn quốc). Tại hội nghị, lãnh đạo tập thể thông qua việc ra quyết định trong hội nghị là nguyên tắc, là đặc trưng cơ bản trong hoạt động, trong phương thức lãnh đạo của Đảng. Bởi vậy, hội nghị có ý nghĩa rất quan trọng, việc nâng cao chất lượng hội nghị là yêu cầu đầu tiên để nâng cao năng lực lãnh đạo của Đảng.
Để nâng cao chất lượng các hội nghị trước hết cần phải lựa chọn đúng vấn đề bức xúc của đời sống thực tiễn để thảo luận, đồng thời công tác thông tin phải bảo đảm thảo luận có chất lượng, hội nghị ngắn gọn nhưng ra được nghị quyết.
Việc đảm bảo thông tin phục vụ hội nghị là điều cần được chuyên viên chuẩn bị kỹ càng. Thông tin liên quan đến hội nghị được cung cấp càng nhiều, chất lượng hội nghị càng được nâng lên, lãnh đạo cũng như thành viên tham dự hội nghị có một cái nhìn bao quát hơn về nội dung hội nghị. Thông thường, một số thông tin có liên quan đến hội nghị là :
- Các kết luận (chỉ thị, nghị quyết) được tổng kết theo chỉ đạo của BCT, BBT - Các chủ trương, quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước
- Những mô hình, kinh nghiệm tốt ở trong nước và nước ngoài
- Tổng hợp các nghiên cứu, các ý kiến khác nhau liên quan đến nội dung hội nghị Để có được những thông tin trên, chuyên viên tổng hợp cần phải tự kiểm soát tất cả những thông tin trên. Ngoài việc sử dụng các lý luận thực tiễn và sự giúp đỡ của các cơ quan thông tin có liên quan, chuyên viên cần khai thác các thông tin trong tài liệu lưu trữ nhằm củng cố độ tin cậy cho nội dung hội nghị.
Để tìm hiểu được những thông tin trên nhanh chóng, đảm bảo thông tin cho hội nghị, chuyên viên cần có sự phối hợp chặt chẽ với Cục Lưu trữ Trung ương Đảng. Dựa vào chương trình công tác của Trung ương, chuyên viên nắm được thời gian tổ chức hội nghị liên quan đến lĩnh vực theo dõi, cần chủ động cung cấp cho Phòng Khai thác (Cục Lưu trữ Trung ương Đảng) về tên và chủ đề hội nghị, đề nghị cung cấp các thông tin liên quan đến nội dung hội nghị.
Việc chủ động phối hợp của chuyên viên với cơ quan lưu trữ và để cơ quan lưu trữ thời gian để chuẩn bị tài liệu cung cấp cho chuyên viên sẽ tạo điều kiện để việc cung cấp, bổ sung thông tin được kịp thời và toàn diện.
Ngoài các phương pháp thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ như đã trình bày ở trên, khi chuyên viên nhận được yêu cầu cung cấp thông tin từ lãnh đạo cần có sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa lý luận và thực tiễn hiện tại cùng các phương pháp thu thập khác như : nghe và ghi chép thông tin từ các cuộc họp, hội nghị, điều tra khảo sát tình hình thực tế cùng các thông tin trên văn bản chính thống và trên các phương tiện thông tin đại chúng để xử lý và phân tích tình hình nhằm tạo ra các sản phẩm thông tin hữu ích cho lãnh đạo vì trên thực tế các đồng chí lãnh đạo Đảng rất cần một hệ thống thông tin được tổ chức khoa học để giúp Trung ương bàn bạc, ra quyết định đúng đắn. Với ưu điểm là bản chính, bản gốc của tài liệu hình thành trực tiếp từ hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương, tài liệu lưu trữ có tính pháp lý cao, chiếm được sự tin tưởng từ lãnh đạo. Do vậy, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin luôn được chuyên viên tổng hợp chú trọng, lãnh đạo Văn phòng khuyến khích, tạo điều kiện.
Nhìn chung, các hình thức khai thác tài liệu lưu trữ tại KLTTW Đảng rất đa dạng và phong phú, tuy nhiên trong khuôn khổ nghiên cứu của Đề tài, chúng tôi chỉ xin trình bày các hình thức khai thác chủ yếu mà chuyên viên Văn phòng thường xuyên sử dụng nhất để đáp ứng yêu cầu công tác thông tin. Tuỳ điều kiện và yêu cầu của lãnh đạo, chuyên viên luôn sử dụng các hình thức khai thác hợp lý
để các sản phẩm thông tin do mình làm ra phải chính xác về nội dung, kịp thời về thời gian. Có thể khẳng định rằng, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của chuyên viên tại VPTW Đảng luôn gắn liền với công tác đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, BCHTW, BCT, BBT. Việc cung cấp dữ liệu để Trung ương điều hành, ra quyết định và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Thông tin càng đầy đủ, xác thực bao nhiêu thì việc soạn thảo và ra quyết định càng có căn cứ chuẩn xác bấy nhiêu.
* * *
Tóm lại, chuyên viên tổng hợp có vai trò rất quan trọng trong việc thu thập thông tin, việc lựa chọn phương pháp nào để thu thập thông tin hiệu quả cũng cần được cân nhắc; đối với phương pháp thu thập thông tin trong tài liệu lưu trữ cần ở chuyên viên sự vận dụng thực tiễn trong quá khứ để so sánh, đối chiếu khẳng định sự minh bạch trong thông tin. Xét đến cùng để cung cấp thông tin đáp ứng các yêu cầu trong thời đại số hoá, chuyên viên phải có những kỹ năng và kỹ xảo để có thể thu thập thông tin đầy đủ, chính xác. Đây là phương pháp nghiệp vụ đầu tiên trong tổ chức quá trình thông tin. Các thông tin thu thập được từ các nguồn khác nhau trong đó có thông tin trong tài liệu lưu trữ được coi là cơ sở, là tiền đề cho việc sử dụng các phương pháp xử lý thông tin trong đó có phương pháp tổng hợp thông tin đáp ứng chức năng, nhiệm vụ của VPTW Đảng là "trung tâm thông tin tổng hợp". Đây là nơi cuối cùng thông tin được tập trung lại trước khi cung cấp cho Trung ương, là đầu mối thông tin giữa các cơ quan, các bộ, ban, ngành, đoàn thể và tỉnh uỷ, thành uỷ. Làm tốt công tác tổng hợp và xác minh thông tin chính xác là mục đích hướng tới để cung cấp nguồn thông tin có giá trị phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Trung ương, là điều kiện cần thiết để có thể tham mưu một cách đầy đủ và kịp thời cho lãnh đạo. Vì vậy, công tác thông tin tổng hợp gắn liền với công tác tham mưu, giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ qua lại mật thiết với nhau, tác động lẫn nhau. Muốn thực hiện tốt chức năng tổng hợp, Văn phòng ngoài việc cần phải có một đội ngũ cán bộ, công chức thực sự có trình độ, năng lực tổng hợp các mặt quản lý, có hiểu biết phong phú về kinh tế - xã hội và thường xuyên cập nhật kiến thức thông tin đặc biệt là thông tin từ các nguồn : văn bản đến, qua các buổi hội thảo, cuộc họp và hơn cả là những thông tin trong tài liệu lưu trữ để củng cố độ tin cậy cho nguồn thông tin cung cấp.
2.3. Phƣơng pháp tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng.
Công tác tổng hợp thông tin vô cùng quan trọng trong hoạt động của VPTW Đảng - nơi đây là đầu mối cung cấp thông tin cho Trung ương Đảng và các đồng chí cấp cao của Đảng, Nhà nước. Thông tin có được trong quá trình thu thập ban đầu thường là những thông tin ở "dạng thô", chưa cho biết về bản chất của vấn đề. Vì vậy, để tạo ra những thông tin có giá trị, chuyên viên phải xử lý (trong đó có tổng hợp thông tin) trước khi cung cấp. Chỉ có thông tin được xử lý mới có khả năng phản ánh tích cực, mới có giá trị trong quản lý, chỉ đạo, điều hành. Suy cho cùng, chất lượng, hiệu quả của hoạt động quản lý phụ thuộc vào chất lượng của thông tin sau xử lý.
Trong tổ chức thông tin, xử lý thông tin là khâu quan trọng nhất, tác động lên thông tin nhằm tạo ra những sản phẩm thông tin có giá trị phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành. Về lý thuyết, quy trình xử lý thông tin của chuyên viên là quy trình nghiệp vụ nhằm sử dụng hàng loạt các phương pháp : phân loại, tổng hợp, phân tích, xác minh độ tin cậy của thông tin, lựa chọn thông tin để rút ra các thông tin có giá trị phục vụ lãnh đạo. Về bản chất, quy trình xử lý thông tin chính là ở chỗ quy trình này mang tính chất của phương pháp tổng hợp mà mục đích là làm thế nào để sử dụng đầy đủ thông tin nhằm cung cấp thông tin thích hợp cho mỗi đối tượng, lĩnh vực cụ thể.
Tuy nhiên, trên thực tế, không phải tất cả các chuyên viên đều sử dụng tất cả các phương pháp trên, có người chỉ sử dụng một số phương pháp áp dụng cho toàn bộ quá trình thông tin. Theo khảo sát và phỏng vấn sâu một số chuyên viên của một số cục, vụ nghiên cứu thì tổng hợp thông tin được sử dụng thường xuyên và nhiều hơn cả : trên 90%. Nhưng các phương pháp xử lý thông tin có quan hệ mật thiết với nhau, nếu có thể sử dụng kết hợp tất cả các phương pháp trong quá trình thông tin sẽ tạo ra những sản phẩm thông tin có chất lượng. Mặc dù vậy, các chuyên viên đã sử dụng các phương pháp này rất linh hoạt khi cần thiết để bổ trợ cho nhau như : tổng hợp và phân tích thông tin là hai hoạt động song song, hỗ trợ nhau : trong đó phân tích thông tin là chỉ ra được bản chất và khuynh hướng của nguồn tin thì tổng hợp là phương pháp xử lý nhằm đưa ra thông tin mới có ý nghĩa trên cơ sở phân tích, hệ thống hoá, khái quát hoá một loạt thông tin có quan hệ cùng loại.
Sau đây là Bảng khảo sát về mức độ sử dụng các phương pháp xử lý thông tin : STT PHƢƠNG PHÁP XỬ LÝ THÔNG TIN ĐÁNH GIÁ MỰC ĐỘ SỬ DỤNG 1. Phân loại 73% 2. Tổng hợp 90% 3. Phân tích 65%
4. Xác minh độ tin cậy 77%
5. Lựa chọn thông tin 60%
Có nhiều khái niệm về tổng hợp thông tin nhưng nhìn chung Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin vào một mối quan hệ mạch lạc có hệ thống theo một tiêu chí nhất định như cùng liên quan đến một vấn đề hoặc có cùng một số đặc trưng giống nhau. Và Thông tin tổng hợp là những thông tin đã tập hợp đầy đủ toàn bộ những thông tin có liên quan đến một vấn đề, số liệu từ các nguồn tin khác nhau để nhập chung lại làm một vấn đề, sự kiện lớn khái quát, bao hàm những thông tin nhỏ hơn.
Để thực hiện công tác tổng hợp thông tin, chuyên viên thường tiến hành đồng thời ba phương pháp sau:
2.3.1. Phương pháp xác minh độ tin cậy của thông tin.
Trước khi tiến hành công tác tổng hợp thông tin, chuyên viên cần sử dụng
phương pháp xác minh độ tin cậy của thông tin để lựa chọn được những thông tin chính xác, đầy đủ và đúng yêu cầu.
Xác minh độ tin cậy của thông tin là quá trình sử dụng các phương pháp khác nhau như cân đo, ước lượng, tính toán, so sánh, đối chiếu để kiểm tra tính chính xác, tính khoa học và hợp lý của thông tin. Chuyên viên phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ, phải xác định tin có giá trị, ít giá trị hoặc không có giá trị, phải loại bỏ hoặc nghi ngờ thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học. Đây là phương pháp cần thiết phải sử dụng trước khi cung cấp cho lãnh đạo. Đối với lãnh đạo Văn phòng, BCT, BBT, BCHTW, thông tin chính xác và đã qua kiểm định là vô cùng quan trọng. Lãnh đạo cần chất lượng và giá trị của thông tin chứ không phải số lượng thông tin. Vì nếu có quá nhiều thông tin cũng có thể làm việc triển khai quyết định khó khăn. Để tiến hành phương pháp này cần thực hiện các bước :
Bước 1 : So sánh
* Một là, so sánh thông tin với chương trình công tác khoá, năm, sáu tháng…Bản thân thông tin được tổng hợp từ tài liệu lưu trữ và các nguồn thông tin hiện hành khác đã có giá trị, tuy nhiên để có được nguồn thông tin chất lượng cao
đến lãnh đạo, chuyên viên cần cẩn trọng trong việc lựa chọn thông tin. Việc so sánh thông tin với chương trình công tác là cơ sở đầu tiên để kiểm định thông tin. Cụ thể là để kiểm tra tiến độ giải quyết công việc, kết quả đạt được so với chỉ tiêu, kế hoạch đã đề ra.
* Hai là, để xác minh độ tin cậy của thông tin, cần sử dụng phương pháp so sánh kết quả tình hình thực hiện với sự lãnh đạo, chỉ đạo. Phương pháp này được thực hiện với sự giúp sức rất nhiều của tài liệu lưu trữ, đôi khi sự lãnh đạo, chỉ đạo bằng nhiều các hình thức khác nhau nhưng đã được văn bản hoá hoặc chủ yếu là văn bản hoá.
* Ba là, so sánh các thông tin có liên quan để thấy được thông tin đã thu thập có phù hợp với các thông tin khác : về điều kiện, hoàn cảnh, sự kiện thực tế.
Nhìn chung, hầu hết các phương pháp so sánh trên được thực hiện với sự "giúp đỡ" từ tài liệu lưu trữ vì hầu như các số liệu để so sánh, đối chiếu thường nằm trong tài liệu lưu trữ.
Bước 2 : Kiểm tra thực tế
Kiểm tra thực tế là kiểm tra đối chiếu, đánh giá lại độ chính xác của số liệu, nguồn thông tin.
* Thứ nhất, kiểm tra trực tiếp : là tiến hành kiểm tra, định lượng, khảo sát, ghi chép tính toán thực tế so với thông tin thu nhận được. Tại VPTW Đảng, chuyên viên thường được tham gia các đoàn khảo sát ở trong và ngoài nước, các thông tin thu được trong các chuyến đi cùng tài liệu lưu trữ là phương pháp kiểm tra, đối chiếu hiệu quả và chính xác nhất. Ưu điểm của phương pháp này là thông tin thu - nhận được có độ chính xác cao, tuy nhiên lại ít được chuyên viên sử dụng vì điều kiện thời gian và các điều kiện khác.
* Thứ hai, kiểm tra gián tiếp : là quá trình trao đổi của chuyên viên với các đơn vị, cá nhân cung cấp thông tin để tìm kiếm độ chênh lệch của các thông tin, sau đó lựa chọn thông tin chính xác nhất. Ưu điểm của phương phương này là tiết kiệm thời gian và công sức nhưng so với phương pháp kiểm tra trực tiếp thì độ chính xác của thông tin không được đảm bảo tuyệt đối vì nó phụ thuộc vào độ trung thực của người cung cấp tin. Vì vậy, để kiểm tra độ tin cậy của thông tin theo phương pháp này thì chuyên viên tổng hợp cần xác định người trao đổi và cung cấp thông tin phải là người có chức trách, thẩm quyền và trách nhiệm.
Sử dụng phương pháp xác minh độ tin cậy của thông tin là cần thiết trong xử lý thông tin, là một trong những phương pháp bổ trợ cho công tác tổng hợp thông tin, giúp thông tin sau tổng hợp có độ chính xác và độ tin cậy. Điều này đặc biệt
quan trọng đối với các sản phẩm thông tin cung cấp cho lãnh đạo Văn phòng và cho Trung ương.
2.3.2. Phương pháp tổng hợp thông tin.
Để thực hiện công tác tổng hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ, chuyên viên VPTW Đảng cần thực hiện các bước cơ bản sau :
Bước 1 :
Sắp xếp và hệ thống hoá lại các thông tin : là nhiệm vụ quan trọng để bảo đảm tính hệ thống và tính thống nhất của thông tin. Chuyên viên có thể sắp xếp và