9. Bố cục của đề tài
2.3.1. Phương pháp xác minh độ tin cậy của thông tin
Trước khi tiến hành công tác tổng hợp thông tin, chuyên viên cần sử dụng
phương pháp xác minh độ tin cậy của thông tin để lựa chọn được những thông tin chính xác, đầy đủ và đúng yêu cầu.
Xác minh độ tin cậy của thông tin là quá trình sử dụng các phương pháp khác nhau như cân đo, ước lượng, tính toán, so sánh, đối chiếu để kiểm tra tính chính xác, tính khoa học và hợp lý của thông tin. Chuyên viên phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ, phải xác định tin có giá trị, ít giá trị hoặc không có giá trị, phải loại bỏ hoặc nghi ngờ thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học. Đây là phương pháp cần thiết phải sử dụng trước khi cung cấp cho lãnh đạo. Đối với lãnh đạo Văn phòng, BCT, BBT, BCHTW, thông tin chính xác và đã qua kiểm định là vô cùng quan trọng. Lãnh đạo cần chất lượng và giá trị của thông tin chứ không phải số lượng thông tin. Vì nếu có quá nhiều thông tin cũng có thể làm việc triển khai quyết định khó khăn. Để tiến hành phương pháp này cần thực hiện các bước :
Bước 1 : So sánh
* Một là, so sánh thông tin với chương trình công tác khoá, năm, sáu tháng…Bản thân thông tin được tổng hợp từ tài liệu lưu trữ và các nguồn thông tin hiện hành khác đã có giá trị, tuy nhiên để có được nguồn thông tin chất lượng cao
đến lãnh đạo, chuyên viên cần cẩn trọng trong việc lựa chọn thông tin. Việc so sánh thông tin với chương trình công tác là cơ sở đầu tiên để kiểm định thông tin. Cụ thể là để kiểm tra tiến độ giải quyết công việc, kết quả đạt được so với chỉ tiêu, kế hoạch đã đề ra.
* Hai là, để xác minh độ tin cậy của thông tin, cần sử dụng phương pháp so sánh kết quả tình hình thực hiện với sự lãnh đạo, chỉ đạo. Phương pháp này được thực hiện với sự giúp sức rất nhiều của tài liệu lưu trữ, đôi khi sự lãnh đạo, chỉ đạo bằng nhiều các hình thức khác nhau nhưng đã được văn bản hoá hoặc chủ yếu là văn bản hoá.
* Ba là, so sánh các thông tin có liên quan để thấy được thông tin đã thu thập có phù hợp với các thông tin khác : về điều kiện, hoàn cảnh, sự kiện thực tế.
Nhìn chung, hầu hết các phương pháp so sánh trên được thực hiện với sự "giúp đỡ" từ tài liệu lưu trữ vì hầu như các số liệu để so sánh, đối chiếu thường nằm trong tài liệu lưu trữ.
Bước 2 : Kiểm tra thực tế
Kiểm tra thực tế là kiểm tra đối chiếu, đánh giá lại độ chính xác của số liệu, nguồn thông tin.
* Thứ nhất, kiểm tra trực tiếp : là tiến hành kiểm tra, định lượng, khảo sát, ghi chép tính toán thực tế so với thông tin thu nhận được. Tại VPTW Đảng, chuyên viên thường được tham gia các đoàn khảo sát ở trong và ngoài nước, các thông tin thu được trong các chuyến đi cùng tài liệu lưu trữ là phương pháp kiểm tra, đối chiếu hiệu quả và chính xác nhất. Ưu điểm của phương pháp này là thông tin thu - nhận được có độ chính xác cao, tuy nhiên lại ít được chuyên viên sử dụng vì điều kiện thời gian và các điều kiện khác.
* Thứ hai, kiểm tra gián tiếp : là quá trình trao đổi của chuyên viên với các đơn vị, cá nhân cung cấp thông tin để tìm kiếm độ chênh lệch của các thông tin, sau đó lựa chọn thông tin chính xác nhất. Ưu điểm của phương phương này là tiết kiệm thời gian và công sức nhưng so với phương pháp kiểm tra trực tiếp thì độ chính xác của thông tin không được đảm bảo tuyệt đối vì nó phụ thuộc vào độ trung thực của người cung cấp tin. Vì vậy, để kiểm tra độ tin cậy của thông tin theo phương pháp này thì chuyên viên tổng hợp cần xác định người trao đổi và cung cấp thông tin phải là người có chức trách, thẩm quyền và trách nhiệm.
Sử dụng phương pháp xác minh độ tin cậy của thông tin là cần thiết trong xử lý thông tin, là một trong những phương pháp bổ trợ cho công tác tổng hợp thông tin, giúp thông tin sau tổng hợp có độ chính xác và độ tin cậy. Điều này đặc biệt
quan trọng đối với các sản phẩm thông tin cung cấp cho lãnh đạo Văn phòng và cho Trung ương.