9. Bố cục của đề tài
3.1.1.Nâng cao nhận thức của chuyên viên về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
và công tác lưu trữ đem lại cho công tác tổng hợp thông tin.
+ Chuyên viên tổng hợp tại các cục, vụ chuyên môn thuộc VPTW Đảng là đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ Đảng để tổng hợp thông tin. Chuyên viên cần có cách nhìn nhận đúng đắn về lợi ích của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ đem lại đối với việc tổng hợp thông tin. Vì xét đến cùng hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phụ thuộc rất lớn vào nhận thức của chuyên viên về ý nghĩa và giá trị của tài liệu lưu trữ.
+ Các cán bộ, chuyên viên tổng hợp ở các cục, vụ thường có thói quen sử dụng khối tài liệu lưu trữ văn bản pháp quy, các nghị quyết, chỉ thị, kết luận mang tính chỉ đạo đường lối của Đảng, Nhà nước và khối văn bản thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình thì nay cần thay đổi cách suy nghĩ, thay đổi đối tượng tài liệu lưu trữ để tài liệu cần khai thác không chỉ dừng ở khối văn bản mang tính chỉ đạo mà còn ở nhiều dạng tài liệu khác của các đơn vị khác. Bởi lẽ một thông tin tổng hợp không chỉ kịp thời và chính xác mà còn phải toàn diện và đầy đủ.
+ Các cán bộ làm công tác tổng hợp cần có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ để giải quyết công việc có căn cứ, nắm hiểu được các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước cùng tình hình thực tế của các vấn đề nảy sinh trong hiện tại để mỗi cán bộ, chuyên viên thực hiện công việc của mình tốt hơn, chất lượng thông tin cung cấp cho lãnh đạo ngày một nâng lên. Đồng thời, lãnh đạo Văn phòng cũng cần quan tâm và thường xuyên trực tiếp khai thác tài liệu lưu trữ hơn nữa để tạo ảnh hưởng và thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ đến cấp dưới đồng thời có cái nhìn sát thực và bao quát hơn về các đơn vị, từ đó đưa ra các quyết định quản lý phù hợp, chính xác, kịp thời.
+ Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ hiện hành có ý nghĩa đặc biệt đối với công tác lưu trữ cũng là một tiêu chí để đánh giá cách nhìn nhận của chuyên viên đối với công tác lưu trữ. Hồ sơ của chuyên viên được thực hiện đầy đủ, cẩn thận,
nghiêm túc; giao nộp đúng thời hạn vừa đảm bảo tính lôgic của hồ sơ vừa giúp cơ quan lưu trữ không tốn nhiều thời gian, công sức để thu thập và chỉnh lý, đồng thời