9. Bố cục của đề tài
2.2.1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc
Mục đích của việc đọc tài liệu nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng là để rút ra những thông tin có liên quan phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng hoặc của Trung ương. Đọc để thu nhận thông tin phục vụ cho quá trình sử dụng thông tin. Để đáp ứng các yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ của Đảng và những nhu cầu khác của xã hội đặc biệt là trong công tác lãnh đạo chỉ đạo của Trung ương, VPTW Đảng rất quan tâm đến vấn đề tổ chức phục vụ khai thác sao cho thật khoa học và thuận tiện. Ở Kho Lưu trữ của Đảng có Phòng Khai thác với đội ngũ cán bộ được đào tạo cơ bản và nắm vững kiến thức chuyên môn, phòng đọc với diện tích lớn được đầu tư trang thiết bị hiện đại, thuận lợi cho độc giả đến khai thác. Do tài liệu của Đảng có những điểm khác biệt với những tài liệu lưu trữ khác, nó chứa đựng nhiều bí mật của Đảng và Nhà nước nên độc giả, ngay cả đối
với cán bộ chuyên viên của Văn phòng không được phép tiếp xúc trực tiếp với các công cụ tra cứu tài liệu trong Kho mà phải qua cán bộ phục vụ phòng đọc. Việc khai thác tài liệu tại Kho được tuân thủ theo một quy trình khá chặt chẽ. Mọi yêu cầu khai thác đều thông qua Trưởng phòng Khai thác, sau đó cán bộ phụ trách phòng đọc trực tiếp chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu và lập danh mục tài liệu để phục vụ. Danh mục này được trình qua Trưởng phòng Khai thác đến Cục trưởng Cục Lưu trữ, đến Phó Chánh Văn phòng hoặc Chánh Văn phòng Trung ương. Sau khi có ý kiến của cấp có thẩm quyền thì tài liệu mới được đưa ra phục vụ độc giả.
Chuyên viên của VPTW Đảng là đối tượng được ưu tiên trong sử dụng tài liệu lưu trữ nhất là đối với những tài liệu thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của bản thân hoặc của đơn vị mình, vì mỗi chuyên viên hoặc mỗi đơn vị đều được phân công một mảng nghiên cứu chuyên sâu nên cũng có sự khác biệt khi khai thác tài liệu đúng lĩnh vực của mình đảm trách. Nếu có yêu cầu khai thác tài liệu ngoài phạm vi lĩnh vực được phân công phải có ý kiến của Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách hoặc lãnh đạo vụ, cục. Chuyên viên tổng hợp khi có yêu cầu khai thác tài liệu tại phòng đọc phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết vào phiếu yêu cầu. Mọi yêu cầu khai thác tài liệu tại Kho Lưu trữ đều tuân thủ theo chế độ xét duyệt tài liệu tại Quy định 611-QĐ/VPTW, ngày 09/5/2000 của VPTW Đảng.
VD : Chuyên viên Vụ Kinh tế muốn nghiên cứu về hoạt động của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh thì đương nhiên được phục vụ đọc tài liệu theo đúng yêu cầu nhưng lại muốn nghiên cứu thêm về tình hình đời sống công nhân của các doanh nghiệp đó để tìm hiểu vì sao hiện nay lại có nhiều cuộc đình công đòi tăng lương làm giảm năng suất và hiệu quả doanh thu của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh này thì cần nghiên cứu hồ sơ, tài liệu của Vụ Xã hội phải có ý kiến của đồng chí Lãnh đạo Văn phòng theo dõi thì mới được nghiên cứu mặc dù nhằm mục đích tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo.
Tuy nhiên để tạo điều kiện thuận lợi cho các chuyên viên hoàn thành công việc, quy định của cơ quan về hình thức đọc tài liệu cũng rất linh hoạt. Theo khảo sát thực tế và phỏng vấn cán bộ Phòng Khai thác, đối với trường hợp một số cục, vụ nghiên cứu nếu có nhu cầu sử dụng thường xuyên một loại tài liệu để phục vụ giải quyết công việc của mình thì sau khi được phép của lãnh đạo cơ quan, cán bộ của các cục, vụ này trong những lần sử dụng tài liệu sau đó có thể gặp trực tiếp cán bộ lưu trữ đề nghị được khai thác tài liệu.
Ưu điểm của phương pháp này giúp chuyên viên có thể nghiên cứu nhiều loại hồ sơ liên quan đến nhau cùng lúc, thu thập được nguồn tin đa dạng hơn từ tài liệu lưu trữ. Hơn nữa được trực tiếp giải đáp thắc mắc của mình. Với hình thức này cán bộ lưu trữ có thể kiểm soát được tài liệu tránh hư hỏng, mất mát.