9. Bố cục của đề tài
2.1.1. Vai trò của chuyên viên tổng hợp
Đóng vai trò là thư ký tổng hợp, hoạt động của chuyên viên nói chung và hoạt động thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của chuyên viên nói riêng góp phần đảm bảo cho hoạt động của Trung ương được thông suốt. Trong đó không thể phủ nhận vai trò của thông tin trong tài liệu lưu trữ, nó được coi là một trong những nguồn thông tin quan trọng nhất trong quá trình thu thập, xử lý và tổng hợp thông
tin để cung cấp cho Trung ương. Vậy đối tượng sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin là các chuyên viên tổng hợp trực thuộc các đơn vị ở Văn phòng Trung ương Đảng.
(1) Chuyên viên tổng hợp là người trực tiếp thực hiện các phương pháp tổng hợp tin : Thông tin được thu thập từ các nguồn sẽ được chuyên viên tiến hành xử lý theo các tiêu chí nhất định, tuỳ theo yêu cầu của lãnh đạo để tạo thành sản phẩm thông tin phù hợp nhất.
Chuyên viên tổng hợp là người trợ giúp đắc lực cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo : Trước hết phải khẳng định rằng thông tin hình thành trong hoạt động quản lý và hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Trung ương rất đa dạng và phức tạp về cả nội dung và hình thức thể hiện từ việc hoạch định chính sách, xây dựng kế hoạch, chương trình cụ thể toàn khoá, năm, quý, tháng…đến việc điều hành công việc, kiểm tra, giám sát công việc, tổng kết tình hình thực hiện chỉ thị, nghị quyết của Đảng….Lãnh đạo không thể lãnh đạo, chỉ đạo nếu thiếu thông tin vì vậy lãnh đạo cần sự trợ giúp đắc lực của chuyên viên. Trách nhiệm của chuyên viên là phải lựa chọn những thông tin có giá trị, phục vụ các yêu cầu của Trung ương, của lãnh đạo và của chuyên viên.
Để thể hiện vai trò này, chuyên viên không chỉ dựa vào những nguồn tin có giá trị hiện tại mà còn khai thác các nguồn tin trong quá khứ và các nguồn tin khác qua sách, báo, internet…Quá trình thu thập, tổng hợp thông tin và cung cấp tin của chuyên viên không chỉ mang tính thời vụ mà phải coi đây là nhiệm vụ thường xuyên để luôn chủ động khi lãnh đạo cần.
(2) Tổng hợp thông tin của chuyên viên góp phần tác động tới chất lượng và hiệu quả của hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo.
Thông tin là nguyên liệu của hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý. Trong một chừng mực nhất định, chất lượng của các đường lối, chính sách của Đảng, các quyết định quản lý sẽ phụ thuộc vào các nguồn thông tin cung cấp. Có nghĩa là nếu được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, đảm bảo tiêu chí chính trị sẽ giúp lãnh đạo nhận thức chính xác vấn đề, xác định cơ hội, khả năng thực hiện và các triển vọng thực hiện.
(3) Chuyên viên tổng hợp đóng vai trò là cầu nối cung cấp thông tin tổng hợp giữa các tỉnh uỷ, thành uỷ, các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương đến với các cấp lãnh đạo, BCHTW, BCT, BBT và ngược lại.
Do lao động của lãnh đạo là lao động phức tạp, lãnh đạo không có nhiều thời gian để giao tiếp rộng rãi nên chuyên viên tổng hợp chính là cầu nối, là trung gian giữa hai đầu thông tin của các cơ quan, đoàn thể và Trung ương sau khi thông tin được xử lý theo yêu cầu. Cụ thể các quyết định quản lý hoặc sự chỉ đạo của lãnh đạo có thể thông qua chuyên viên để truyền đạt đến đích và ngược lại ý kiến của các cơ quan có thể thông qua chuyên viên để tổng hợp, báo cáo lãnh đạo.