9. Bố cục của đề tài
2.3.3.Phương pháp bổ trợ
Trong thực tế, để tổng hợp thông tin, chuyên viên văn phòng phải thực hiện thêm một số phương pháp nghiệp vụ bổ trợ như :
Bổ túc lại thông tin Giải thích theo quy luật
Dù đối với bất kỳ nguồn thông tin nguyên liệu nào : thông tin hiện tại hay thông tin từ tài liệu lưu trữ thì chuyên viên cũng sẽ sử dụng những phương pháp trên. Và tổng hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ cũng là một trong những phần quan trọng nhất trong tổng hợp thông tin nói chung phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Trung ương.
(1) Nếu trong quá trình tổng hợp thông tin, phát hiện còn thiếu thông tin thì chuyên viên tổng hợp tiến hành bổ túc thêm thông tin, thông tin đó có thể là hiện tại, cũng có thể là thông tin từ tài liệu lưu trữ. Việc bổ túc thêm thông tin là việc tiến hành bổ sung thêm để đảm bảo tính đầy đủ, tính toàn vẹn, tính hoàn chỉnh của thông tin cung cấp :
VD : Trong khi tổng hợp thông tin để hoàn thành Báo cáo về tình hình hoạt động của văn phòng cấp uỷ, chuyên viên tổng hợp của Vụ Địa phương phát hiện còn thiếu thông tin về tiến độ thực hiện quy trình ISO 9001 : 2008 về chất lượng công tác văn phòng, do đó đã tiến hành bổ sung thông tin này vào báo cáo. Khi đó chuyên viên cần tìm hiểu thông tin về văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ đó xem đã ban hành quy trình mẫu về công tác văn phòng chưa, và quá trình thực hiện như thế nào, có tuân thủ theo quy trình mẫu không. Việc bổ túc thêm thông tin này về cơ bản không quá khó khăn nhưng chuyên viên phải khai thác qua tài liệu lưu trữ thì mới biết được tỉnh uỷ, thành uỷ đó đã ban hành quy trình ISO chưa : nếu có mới có thể đánh giá được quá trình thực hiện; nếu chưa ban hành thì đề xuất vào Báo cáo đề nghị xây dựng để tiêu chuẩn hoá quy trình công tác.
(2) Khi tổng hợp thông tin, chuyên viên phải tái hiện lại quá trình, cách thức giải quyết vấn đề, sự vật, hiện tượng và tiến hành giải thích quá trình đó.
Đây là bước quan trọng để tổng hợp thông tin, thông tin được chuyên viên tiến hành từ nội dung thông tin đơn lẻ theo quan hệ logic để tái hiện lại theo quy trình hoàn chỉnh.
+ Từ việc thu thập được hàng loạt thông tin từ quá khứ đến hiện tại chuyên viên cần tái hiện lại quá trình, cách thức giải quyết vấn đề, sự vật, hiện tượng giúp người sử dụng thông tin nắm bắt được bản chất của vấn đề, sự vật, hiện tượng đó. Trong đó thông tin trong tài liệu lưu trữ phản ánh những vấn đề, sự vật, hiện tượng xảy ra trong quá khứ, từ đó người sử dụng thông tin sẽ hiểu được toàn bộ vấn đề từ lúc bắt đầu. Đây là cơ sở để lãnh đạo ra các quyết định quản lý cũng như đường hướng để lãnh đạo, chỉ đạo những bước tiếp theo.
(1) Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10, ngày 28-12-2000 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội (khoá X) về Bảo vệ bí mật nhà nước;
(2) Chỉ thị số 64-CT/TW, ngày 22-3-2001 của BCT (khoá VIII) về giữ nghiêm kỷ luật phát ngôn và bảo vệ bí mật của Đảng trong tình hình hiện nay;
(3) Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28-3-2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
(4) Chỉ thị số 13/2008/CT-TTg, ngày 11-4-2008 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ bí mật nhà nước trong tình hình mới;
(5) Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11), ngày 13-9-2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33 của Chính phủ;
(6) Chỉ thị số 48-CT/TW, ngày 14-02-2005 của BCT (khoá IX) về bảo vệ bí mật của Đảng trong phát ngôn và sử dụng, bảo quản thông tin, tài liệu trong tình hình mới;
(7) Quy chế số 22-QĐ/TW, ngày 19-10-2006 của BCT (khoá X) về thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước đã chuyển công tác khác, nghỉ hưu, từ trần;
(8) Quy định số 57-QĐ/TW, ngày 03-5-2007 của BCT (khoá X) về bảo vệ nội bộ Đảng;
(9) Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06-3-2009 của BBT về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam (bổ sung, sửa đổi);
(10) Quy định số 212-QĐ/TW, ngày 16-3-2009 của BBT về giải mật tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng trước khi nộp lưu vào KLTTW Đảng và tài liệu của KLTTW Đảng;
(11) Quy định 90/2009/QĐ-TTg, ngày 02/7/20009 về danh mục bí mật Nhà nước độ tuyệt mật, tối mật của Trung ương Đảng và VPTW Đảng;
(12) Thông tư 48/2009/TT-BCA (A11), ngày 28/8/2009 quy định danh mục bí mật Nhà nước độ mật của Trung ương Đảng và VPTW Đảng;
(13) Quy định 3642-QĐ/VPTW, ngày 23/12/2009 về bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước thuộc VPTW Đảng quản lý.
Nếu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đang nghiên cứu, ban hành Bản danh mục tài liệu lưu trữ hạn chế sử dụng, các chuyên viên cần thu thập các thông tin liên quan đến vấn đề bảo mật tài liệu và bảo vệ tài liệu của các cơ quan Đảng. Việc tái hiện lại quá trình được chuyên viên giải thích cho lãnh đạo : Các văn bản từ số (1) đến (6) là các quy định và hướng dẫn của Đảng và Nhà nước về bảo vệ bí mật thông tin; các văn bản từ số (11) đến (13) là quy định hiện hành về danh mục tài liệu cần bảo mật của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng; các văn bản từ số (7) đến số (10) là các căn cứ để Cục Lưu trữ Trung ương Đảng ban hành Bản danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
+ Giải thích quá trình là chuyên viên đưa ra những phán đoán về bản chất các quy luật của sự vật, hiện tượng dựa vào các văn bản hiện hành và tài liệu lưu trữ thu thập được.
VD : Với hệ thống văn bản đã liệt kê ở trên, chuyên viên có thể giải thích quá trình cho lãnh đạo : Trong thời đại "bùng nổ" thông tin hiện nay, mọi người có thể và quyền tiếp cận các tài liệu lưu trữ ở mọi lúc, mọi nơi nhưng vẫn có một số tài liệu thuộc bí mật nhà nước, nếu đem ra công bố rộng rãi sẽ ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia vì vậy, Đảng và Nhà nước đang rất quan tâm đến vấn đề bảo vệ bí mật thông tin tài liệu nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng. Chính vì vậy, việc ban hành một Bản danh mục tài liệu hạn chế sử dụng trong thời điểm hiện tại là rất cần thiết và quan trọng.
Như vậy trong quá trình tổng hợp thông tin, chuyên viên đã sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau để tổng hợp như : Sắp xếp, hệ thống hoá, khái quát hoá thông tin, đưa ra các nhận xét và kiến nghị, đồng thời áp dụng linh hoạt các phương pháp bổ trợ khác như : bổ túc thông tin, giải thích thông tin, xác định độ tin cậy của thông tin. Khi sử dụng các phương pháp chính cũng như các phương pháp bổ trợ, tài liệu lưu trữ luôn đóng vai trò quan trọng trong thông tin tổng hợp, là thành tố khẳng định độ tin cậy của thông tin sau tổng hợp.
Tóm lại, công tác tổng hợp thông tin nói chung và công tác tổng hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ nói riêng là hoạt động nghiệp vụ không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan VPTW Đảng, điều này đã được khẳng định trong rất nhiều văn bản do BCT ban hành, đặc biệt là trong Quyết định 79-QĐ/TW đã quy định về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng là "một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo". Để thực hiện được chức năng này, VPTW Đảng phải đảm bảo nguồn thông tin thường xuyên và liên tục nhưng cũng luôn đáp ứng được các tiêu chí đã nêu ở phần (4) của mục 1.2.1 về yêu cầu của thông tin.
Các thông tin có chính xác, đầy đủ và đúng yêu cầu hay không tuỳ thuộc rất nhiều vào công tác này. Nhưng thông tin sau tổng hợp có đến với người dùng tin và cần dùng tin nhanh hay chậm, tất cả đều phụ thuộc vào quá trình cung cấp thông tin.
2.4. Cung cấp thông tin
Xét về mặt bản chất, cung cấp thông tin là cách thức mà chuyên viên tổng hợp đưa thông tin đến với người sử dụng tin. Dù là thông tin được tổng hợp từ nguồn nào đi chăng nữa thì căn cứ vào nhu cầu, mục đích sử dụng thông tin của lãnh đạo và giá trị của nguồn thông tin sẽ được cung cấp, chuyên viên có thể sử dụng một số hình thức để cung cấp thông tin nhưng qua khảo sát chúng tôi nhận
thấy, chuyên viên tổng hợp thường xuyên sử dụng hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản.
Đây là hình thức được sử dụng phổ biến nhất và cũng là hình thức cung cấp thông tin phức tạp nhất, đòi hỏi chuyên viên tổng hợp phải là người vững về chuyên môn và có khả năng trình bày các thông tin đó thành văn bản hoàn chỉnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua khảo sát trực tiếp tại một số cục, vụ tại VPTW Đảng, chúng tôi nhận thấy phương pháp cung cấp thông tin sau tổng hợp được tiến hành như sau :
a- Soạn thảo văn bản.
Trực tiếp và tham gia soạn thảo văn bản là hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản của chuyên viên. Qua khảo sát chúng tôi thấy các chuyên viên thường tổng hợp thông tin, soạn thảo và cung cấp thông tin cho lãnh đạo qua các văn bản sau :
* Chƣơng trình công tác : là toàn bộ những dự kiến hoạt động theo trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định, được nêu một cách vắn tắt. Chương trình này nhằm tổ chức sự làm việc một cách chủ động, có định hướng, từng bước cụ thể hoá việc thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ lãnh đạo
Việc soạn thảo và xây dựng chương trình công tác có tầm quan trọng hàng đầu trong hoạt động của lãnh đạo Văn phòng cũng như của Trung ương, đảm bảo dự kiến đúng đắn các hoạt động chính yếu, quan trọng của lãnh đạo theo trình tự hợp lý, khoa học trong một thời gian nhất định (khoá, năm, quý, tháng, tuần…). Khi xây dựng chương trình công tác, chuyên viên phải sử dụng thông tin từ các nguồn thông tin, từ việc đăng ký đề tài, đề án của các cơ quan và từ các nguồn tài liệu lưu trữ (đó là những chương trình công tác đã được ban hành trước đó để rút kinh nghiệm về sắp xếp thời gian khoa học, hợp lý). Ngoài ra, tại VPTW Đảng, chương trình công tác của cơ quan cũng là sản phẩm thông tin quan trọng, cần thiết được thực hiện từ sự tổng hợp số liệu nội dung chương trình công tác quý, tháng, năm của các đơn vị trong cơ quan.
Có thể coi, chương trình công tác là sản phẩm thông tin đã được thu thập, tổng hợp (xử lý) mà chuyên viên có trách nhiệm cung cấp cho lãnh đạo.
Các dự thảo chương trình sau khi hoàn thành được trình lên lãnh đạo phê duyệt, qua Vụ Hành chính hoàn chỉnh thể thức và có trách nhiệm chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân thực hiện.
* Báo cáo : là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của ban, ngành, lĩnh vực hoặc địa phương hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định có liên quan đến thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Qua thực tế, chúng tôi nhận thấy, chuyên viên cung cấp thông tin chủ yếu qua các loại báo cáo : báo cáo định kỳ (ngày, tuần, tháng, năm, toàn khoá), báo cáo đột xuất và báo cáo chuyên đề (đối ngoại, địa phương, chuyên đề). Sau khi thu thập thông tin cần thiết, chuyên viên tiến hành tóm tắt những thông tin mới, đưa ra các đề xuất, kiến nghị để xây dựng báo cáo.
Báo cáo định kỳ khác báo cáo đột xuất ở chỗ báo cáo định kỳ quy định thời gian báo cáo cụ thể còn báo cáo đột xuất thì không quy định thời điểm, sự việc diễn ra đến đâu báo cáo đến đó, không đợi kết thúc hoặc giải quyết xong mới báo cáo.
b- Thông báo kết luận của lãnh đạo sau hội nghị.
Sau khi kết thúc hội nghị, chuyên viên có trách nhiệm soạn thảo kết luận của lãnh đạo, của BCT, BBT về các nội dung diễn ra trong hội nghị. Thông tin này được cung cấp cho các đơn vị và cá nhân có liên quan được biết và triển khai thực hiện.
Phương pháp cung cấp thông tin sau tổng hợp bằng văn bản là hình thức được sử dụng rộng rãi và phổ biến. Các chuyên viên tổng hợp cần được tạo điều kiện để nâng cao khả năng biên tập và soạn thảo văn bản để ngày càng đáp ứng được yêu cầu công việc.
* Tóm tắt thông tin tổng hợp bằng văn bản
Đây cũng là hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản của chuyên viên. Tóm tắt thông tin tổng hợp bằng văn bản là quá trình chuyên viên đọc và nghiên cứu văn bản, tài liệu có liên quan sau đó tóm tắt để cung cấp cho lãnh đạo bằng các văn bản ngắn theo vấn đề.
Thông thường, chuyên viên hay cung cấp thông tin bằng văn bản dưới dạng tóm tắt được trình bày bằng các phiếu trình giải quyết công việc hoặc cung cấp theo yêu cầu của lãnh đạo đề nghị báo cáo nhanh về một vấn đề, sự việc nào đó.
Để cung cấp thông tin bằng văn bản, chuyên viên cần rèn luyện để có vốn từ phong phú, tư duy khoa học và khả năng biên tập văn bản.
Có thể khẳng định rằng, tại VPTW Đảng làm tốt công tác tổng hợp thông tin (trong đó bao gồm công tác tổng hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ) sẽ quyết định đến
chất lượng của thông tin được cung cấp nhưng việc cung cấp thông tin khoa học, có tổ chức sẽ làm tăng hiệu quả của thông tin sử dụng, thêm vào đó tần suất sử dụng thông tin nhiều hay ít cũng là điều kiện để đánh giá chất lượng thông tin.
Tóm lại, quá trình thông tin (công tác tổng hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ) là quá trình phức hợp, gồm nhiều công đoạn từ việc thu thập thông tin (khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ) đến việc kết hợp các thông tin từ nhiều nguồn trong hiện tại và trong thực tiễn đến phương pháp tổng hợp và cuối cùng là cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo. Cho đến nay, công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng nhằm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ "là một trung tâm thông tin tổng hợp" đã được một đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm đảm nhận. Các sản phẩm thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ đã, đang và sẽ được lãnh đạo Văn phòng, BCT, BBT, BCHTW đánh giá cao.
2.5. Hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW.
(1) Xây dựng chƣơng trình công tác.
Tài liệu lưu trữ với ý nghĩa và vai trò vô cùng to lớn đã giúp rút ngắn thời gian xây dựng chương trình. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ song song với việc lấy ý kiến của các đơn vị trong cơ quan (xây dựng chương trình công tác của cơ quan), cơ quan, ban ngành, đoàn thể, tỉnh uỷ, thành uỷ trong hệ thống Đảng (xây dựng chương trình công tác của Trung ương, BCT, BBT là đảm bảo cho chương trình đã xây dựng được thực hiện đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu. VPTW Đảng là đầu mối giúp lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo Đảng xây dựng chương trình công tác toàn khoá, năm, tháng, tuần… sát với yêu cầu, nhiệm vụ phù hợp với năng lực thực tế của cơ quan, việc tổng hợp tốt giúp tham mưu cho VPTW Đảng và Trung ương Đảng trong việc điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác cho phù hợp với tình hình và yêu cầu mới.
Chương trình công tác đạt yêu cầu khi nó phản ánh một cách trung thực, chính xác, đầy đủ, cập nhật hoạt động của cơ quan, của Trung ương trong thời gian xây dựng, bảo đảm rõ ràng và công khai. Để đạt được điều đó, khi xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cần có cách tiếp cận tổng thể về mọi phương diện cơ bản dựa trên bối cảnh kinh tế - xã hội của quốc gia và dự báo chiến lược dài hạn về lĩnh vực đó. Đồng thời chương trình cần được xây dựng một cách cụ thể, chi tiết, không chung chung mà luôn gắn với mục đích, mục tiêu cụ thể, bao gồm