Phòng Tổ chức – Hành chính lên kế hoạch tuyển dụng, thực hiện thông báo tuyển dụng rộng rãi trên các phương tiện nêu trên, hoạt động thu nhận hồ sơ được tiến hành như sau:
Phòng Tổ chức – Hành chính là bộ phận tiếp nhận hồ sơ các ứng viên. Thông thường, tùy vào tính chất công việc cần tuyển dụng và số lượng nhân viên cần
65
tuyển, thời gian tiếp nhận hồ sơ trung bình kéo dài từ 15 đến 30 ngày. Do thông báo tuyển dụng được thông qua nội bộ Công ty, đăng tải rộng rãi trên các phương tiện nên việc các ứng viên nắm bắt thông tin và nộp hồ sơ diễn ra rất nhanh chóng.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, hoạt động tuyển chọn nhân lực được Công ty tiến hành theo các bước sau đây:
Bước 1: Sàng lọc hồ sơ
Hội đồng tuyển dụng tiến hành đánh giá so sánh hồ sơ dự tuyển của ứng viên với các yêu cầu công việc cần tuyển dụng.
Xác định những điều kiện tiên quyết và lựa chọn những hồ sơ có những điều kiện tiên quyết đối với công việc cần tuyển chọn: Nhân viên tuyển dụng phòng Nhân sự công ty có nhiệm vụ nhận hồ sơ tuyển dụng và sàng lọc hồ sơ thông qua bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc và tiêu chí tuyển dụng mà các bộ phận cần tuyển người chuyển tới. Đối với mỗi công việc đều có nhiệm vụ tiên quyết ( yêu cầu đầu tiên và nhất định phải có ở mỗi ứng viên cũng như nhân viên của bộ phận đó để thực hiện công việc của bộ phận yêu cầu ). Khi hồ sơ ứng viên không đạt yêu cầu đầu tiên này thì hồ sơ đó bị loại và ứng viên không được tham gia khâu tiếp theo của quá trình tuyển chọn.
Thông qua hồ sơ tuyển dụng và những yêu cầu của công việc, nhân viên tuyển dụng sẽ tiến hành so sánh và lựa chọn những ứng viên phù hợp. Ở bước này, các nhà tuyển dụng thường lựa chọn dựa trên các tiêu chuẩn:
Ưu tiên những hồ sơ có trình độ cao đẳng, đại học trở lên Loại bằng cấp.
Thâm niên công tác
Trình độ tiếng Anh, vi tính (tùy thuộc vào từng vị trí công việc mà yêu cầu về tiếng Anh và vi tính khác nhau ví dụ như nhân viên phòng Quản lý Chất lượng yêu cầu không chỉ sử dụng thành thạo Microsoft Office mà còn phải có khả năng sử dụng một số chương trình, phần mềm khác phục vụ trong việc tính toán).
66
Nhân viên tuyển dụng gửi danh sách ứng viên cho trưởng bộ phận yêu cầu để lựa chọn ra những ứng viên phù hợp nhất và sắp xếp thời gian phỏng vấn phù hợp. Những ứng viên đáp ứng được yêu cầu sẽ nhóm tuyển dụng gọi điện thông báo thời gian đến công ty dự tuyển (vòng 2). Danh sách ứng viên vượt qua vòng 1 được dán ở bảng thông báo ở công ty 20 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ.
Qua quá trình sơ tuyển, hồ sơ ứng viên không đủ tiêu chuẩn sẽ được loại ra, ví dụ: thiếu giấy phép cần thiết, thiếu chuyên môn hoặc kinh nghiệm; sai chính tả hoặc lỗi đánh máy (vốn là bằng chứng của sự không chú ý đến chi tiết). Các yêu cầu trên sẽ khắt khe hơn đối với các vị trí tuyển dụng yêu cầu trình độ cao và tương đối thoáng hơn so với các vị trí tuyển dụng là các lao động phổ thông.
Bảng 3.6. Danh mục giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc ứng viên cần chuẩn bị
STT Loại giấy tờ Số lƣợng Ghi chú
1 Sơ yếu lý lịch 01 bản Theo mẫu, có xác
nhận của địa phương
2 Giấy khai sinh 02 bản Bản sao, công chứng
3 Chứng minh nhân dân 02 bản Photo
4 Đơn xin việc làm 01 bản
5 Bằng tốt nghiệp hoặc Giấy chứng nhận trình độ
văn hóa 01 bản Bản sao, công chứng
6 Văn bằng chuyên môn (nếu có) 01 bản Bản sao, công chứng
7 Giấy chứng nhận sức khỏe tuyến huyện trở lên 01 bản
8 Ảnh 3x4 06 bản Chụp trong thời hạn
06 tháng
9
Các giấy tờ liên quan khác: Quyết định xuất ngũ, hồ sơ liên quan đến quá trình hoạt động tại các đơn vị khác…
01 bộ Bản sao, công chứng
67
Trong đó:
Nếu ứng viên đã có bằng chuyên môn từ trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng trở lên không phải nộp bản sao bằng văn hóa.
Các giấy tờ trên phải đảm bảo hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.
Sau khi tiến hành sàng lọc hồ sơ, những hồ sơ đáp ứng đủ các tiêu chí Hội đồng tuyển dụng đưa ra và cảm thấy phù hợp, các ứng viên đạt yêu cầu sẽ được thông báo lịch phỏng vấn. Danh sách ứng viên vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ được dán ở bảng thông báo ở Công ty 20 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ.
Bảng 3.7. Số lƣợng ứng viên vƣợt qua vòng sàng lọc hồ sơ tuyển dụng trong quy trình tuyển chọn nhân lực của Công ty
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Số lƣợng (ngƣời) Tỉ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỉ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỉ lệ (%) Hồ sơ vượt qua vòng 1 134 69,8 244 70,4 440 73,6 Tổng số hồ sơ 192 100 347 100 598 100 (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Hồ sơ xin việc được tuyển chọn khá kĩ càng, số hồ sơ đáp ứng được tiêu chuẩn của Công ty hằng năm vào khoảng 70%. Tuy nhiên, thời gian sàng lọc hồ sơ (15 ngày) là khoảng thời gian tương đối dài, ứng viên phải chờ đợi lâu dẫn đến tình trạng một số ứng viên trong thời gian nộp hồ sơ ở Công ty đã tìm được công việc mới và không tham dự thi tuyển.
68
Bảng 3.8. Số lƣợng ứng viên không tham gia phỏng vấn khi đƣợc thông báo
(Đơn vị: người)
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Số lƣợng (ngƣời) Tỉ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỉ lệ (%) Số lƣợng (ngƣời) Tỉ lệ (%) Số ứng viên không tham gia
4 2,9 8 3,3 17 3,86 Tổng số hồ sơ vượt qua vòng 1 134 100 244 100 440 100 (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Qua bảng 3.8 trên cho thấy, số lượng ứng viên không tham gia vào vòng phỏng vấn chiếm tỷ lệ 2,9% năm 2012 và 3,86% năm 2014. Tỷ lệ này tăng dần theo năm từ 2012 đến 2014 cho thấy rằng quá trình sàng lọc hồ sơ kỹ càng, dẫn tới có thể mất đi nhiều ứng viên sáng giá cho Công ty. Công ty không ghi rõ thời gian thông báo kết quả trên thông báo tuyển mộ cũng là thiếu sót, để cho ứng viên phải chờ đợi lâu.
Bước 2: Phỏng vấn ứng viên
Phòng Tổ chức – Hành chính kết hợp với Bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấ. Hình thức phỏng vấn là sơ bộ hay chuyên sâu còn phụ thuộc vào vị trí tuyển dụng là lao động thời vụ, công nhân trực tiếp hay các cán bộ quản lý.
Đối với lao động thời vụ và công nhân trực tiếp:
Với lao động thời vụ, công nhân trực tiếp, phương pháp phỏng vấn chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện đơn giản, nhanh chóng, việc phỏng vấn do Trưởng bộ phận tuyển dụng tiến hành.
Mục đích của cuộc phỏng vấn chỉ nhằm tìm hiếu sơ bộ về các thông tin cơ bản cũng như đánh giá các tiêu chuẩn cơ bản của ứng viên.
69
Phương thức tiến hành phỏng vấn: Đại hiện Phòng Tổ chức – Hành chính hỏi trực tiếp ứng viên, đồng thời căn cứ và kinh nghiệm của cán bộ phỏng vấn để ra quyết định trúng tuyển của ứng viên.
Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật:
Hình thức phỏng vấn: Sau khi chọn ra các ứng viên từ việc sàng lọc hồ sơ, Hội đồng tuyển dụng tiến hành phỏng vấn các ứng viên. Trong quy trình tuyển dụng tại Công ty chỉ tiến hành 1 vòng phỏng vấn duy nhất để chọn ra ứng viên thích hợp với vị trí yêu cầu.
Hội đồng tuyển dụng thường bao gồm 3 thành viên tham gia phỏng vấn ứng viên, trong đó có Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính, Trưởng phòng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng cùng 1 nhân viên Phòng Tổ chức – Hành Chính. Ngoài ra, Giám đốc cũng có thể tham gia trong Hội đồng phỏng vấn.
Hình thức phỏng vấn được sử dụng là phỏng vấn không chỉ dẫn và phỏng vấn tình huống. Do chỉ tiến hành một vòng phỏng vấn duy nhất nên thời gian phỏng vấn thường kéo dài từ 30 đến 60 phút, lần lượt từng ứng viên sẽ tham gia phỏng vấn với Hội đồng tuyển dụng.
Quá trình phỏng vấn thường được diễn ra theo các bước:
Bước 1: Thiết lập mối quan hệ tốt với ứng viên
Theo tâm lý thường gặp, các ứng viên trong lần đầu gặp gỡ sẽ có những lo lắng, điều này có thể ảnh hưởng tới quá trình cũng như chất lượng phỏng vấn; do đó, Hội đồng tuyển dụng thường đưa ra một vài câu chuyện mở đầu tạo không khí thoải mái cho cả hai bên.
Bước 2: Giới thiệu vai trò của người phỏng vấn trong Công ty và cho ứng viên biết chức danh cần tuyển
Trong bước này, người phỏng vấn không mô tả nhiều hơn về công việc hoặc mẫu người đang tìm kiếm. Lý do là người trả lời phỏng vấn có thể dựa vào thông tin đó và đưa ra câu trả lời phù hợp với sự mô tả.
70
Bước 3: Phỏng vấn ứng viên dựa trên câu hỏi đã chuẩn bị
Vì mục đích của cuộc phỏng vấn là tìm hiểu về ứng viên càng nhiều càng tốt nên các câu hỏi phỏng vấn hiệu quả nhất được thiết kế để làm cho ứng viên nói càng nhiều càng tốt về khả năng và kinh nghiệm của họ. Nếu cần thiết thì ngoài các câu hỏi đã chuẩn bị, người phỏng vấn đặt thêm các câu hỏi thăm dò để tìm ra nhiều thông tin nhất về sự phù hợp của ứng viên đối với công việc
Bước 4: Giới thiệu về Công ty và vị trí cần tuyển
Người phỏng vấn giới thiệu khái quát về Công ty, các hoạt động kinh doanh chính và chiến lược kinh doanh của Công ty.
Khi mô tả yêu cầu của công việc, người phỏng vấn nêu hoàn toàn trung thực, kể cả những thuận lợi và khó khăn trong thực thi công việc. Nếu một người được tuyển vào làm với những kỳ vọng sai lầm có thể không phù hợp và không ở lại lâu dài với Công ty.
Thông qua quá trình phỏng vấn này, Hội đồng sẽ đánh giá được tổng quát các yếu tố về hoàn cảnh, tính tình, quan niệm, mục đích làm việc, khả năng làm việc,... của ứng viên.
Sau khi phỏng vấn, Hội đồng tiến hành cho điểm từng ứng viên kèm theo các ghi chú để tiện việc ghi nhớ và đánh giá ứng viên theo mẫu sau đây
Bảng 3.9. Mẫu phiếu cho điểm phỏng vấn ứng viên
Phiếu cho điểm phỏng vấn ứng viên Họ và tên ứng viên Các tiêu chí Ghi chú Kĩ năng mềm Trình độ bằng cấp Kinh nghiệm Thể lực (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
71
thông tin thu thập và điền vào biểu mẫu một cách độc lập. Sau đó tất cả thành viên của Hội đồng phỏng vấn thảo luận về ý kiến đánh giá của mỗi người. Nếu kết quả đánh giá khác nhau thì các thành viên phải chia sẻ thông tin đã thu thập, thảo luận một cách cẩn thận và toàn diện. Kết luận cuối cùng về ứng viên hàng đầu phải được sự đồng thuận của tất cả thành viên trong Hội đồng.
Bước 3: Khám sức khỏe
Để đảm bảo cho các ứng viên có đủ sức khỏe để làm việc lâu dài trong tổ chức và tránh những đòi hỏi không chính đáng của người lao động được tuyển về. Công ty tiến hành tổ chức khám sức khỏe cho người lao động. Việc tổ chức khám sức khỏe cho người lao động được cán bộ làm hoạt động tuyển dụng sắp xếp thời gian và liên hệ với bệnh viện để việc khám sức khỏe được thực hiện nhanh chóng, có hiệu quả. Tuy nhiên, việc khám sức khỏe còn mang nhiều tính hình thức. Ứng viên sau khi vượt qua vòng phỏng vấn sẽ đến Phòng Tổ chức – Hành chính nhận yêu cầu khám sức khỏe của Công ty tại địa điểm do Công ty chỉ định là bệnh viện đa khoa TP. Hạ Long. Nội dung khám sức khỏe:
Đo nhịp tim, huyết áp
Xét nghiệm máu
Khám bệnh ngoài da
Đo chiều cao, cân nặng (để xem xét tính trung thực của ứng viên). Kết quả khám sức khỏe sẽ được chuyển trực tiếp về Phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty. Nếu người lao động có đủ sức khỏe để đáp ứng nhu cầu của công việc thì sẽ được tham gia vào quá trình thử việc của Công ty.
Bước 4: Thử việc
Dựa vào kết quả đánh giá ứng viên của Hội đồng tuyển dụng đưa lên, Giám đốc sẽ ra quyết định tuyển dụng ứng viên vào làm việc tại Công ty. Ứng viên được thông báo trúng tuyển phải trải qua giai đoạn thử việc.
Đối với lao động trực tiếp sản xuất: thời gian thử việc chính là thời gian thực hiện Hợp đồng thời vụ.
72
Đối với người lao động gián tiếp ở các phòng ban, đơn vị: thời gian thử việc tối thiểu là 2 tháng căn cứ vào quyết định thử việc và hợp đồng thử việc đã ký. Sau khi hết thời gian thử việc, người lao động phải có báo cáo thu hoạch đồng thời đơn vị trực tiếp quản lý sẽ họp xét và làm văn bản đề nghị, Giám đốc sẽ quyết định việc tuyển dụng chính thức người lao động đó hay không. Thời gian thử việc có thể được rút ngắn tùy thuộc vào hiệu quả thực hiện công việc trong thời gian thử việc của người lao động đó.
Các tiêu chí chủ yếu để đánh giá kết quả thử việc bao gồm:
Chất lượng công việc.
Mức độ hoàn thành công việc.
Kiến thức.
Khả năng giao tiếp.
Ý thức tập thể (sự cộng tác) Tính tự giác.
Tính chủ động, sáng tạo trong công việc.
Bước 5: Tuyển dụng
Giám đốc Công ty ra quyết định chỉ đạo kí kết hợp đồng với người được tuyển theo quy định của Bộ luật lao động. Thời hạn của hợp đồng lao động tùy thuộc nhu cầu công việc và khả năng của người lao động đảm nhiệm.
Phòng Tổ chức – Hành chính soạn thảo 2 hợp đồng lao động theo mẫu của Bộ lao động thương binh và xã hội trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của Giám đốc. Hai bản hợp đồng này được chuyển cho người lao động kí tên, sau đó chuyển lên Giám đốc kí. Hợp đồng lao động sau khi có chữ kí của người lao động và Giám đốc sẽ được lưu tại Phòng Tổ chức - Hành chính một bản và gửi người lao động bản còn lại. Trong trường hợp người lao động không được tuyển dụng do không đạt yêu cầu khi thử việc thì tổ chức chấm dứt hợp đồng thử việc và trả lại hồ sơ tuyển dụng.
73
Bảng 3.10. Tổng hợp số lƣợng ngƣời lao động đƣợc thử việc và đƣợc kí kết hợp đồng giai đoạn 2012 - 2014
Vị trí cần ứng tuyển Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Thử việc Kí hợp đồng Thử việc Kí hợp đồng Thử việc Kí hợp đồng Giám đốc, Phó giám đốc Không tuyển dụng Nhân viên Phòng Tổ chức – Hành chính 5 5 7 7 10 10 Nhân viên Phòng Kế toán 8 7 5 5 8 8 Nhân viên Phòng Kĩ thuật 5 3 15 15 13 12
Nhân viên Phòng Kinh doanh
16 12 21 19 28 25
Thợ lành nghề 75 72 183 179 305 295
Tổng 109 100 231 225 364 350
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)