Công ty thường xuyên đánh giá, kiểm tra, nghiên cứu về chất lượng nguồn nhân lực hiện có, tính toán nhu cầu nhân lực cần thiết cho các kế hoạch sản xuất của Công ty để đảm bảo sự ổn định về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực. Tùy hoàn cảnh cụ thể mà Công ty sẽ có kế hoạch tuyển dụng, thuyên chuyển hay tổ chức đào tạo, đào tạo lại. Hoạt động hoạch định nhân lực thường được tiến hành vào cuối năm sau khi nghiên cứu phương hướng hoạt động, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
3.2.1.1. Xác định nhu cầu và mục tiêu tuyển dụng nhân lực
Xem xét chiến lược và kế hoạch kinh doanh
Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực được thực hiện cùng với quy trình xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh theo trình tự sau:
+ Các phòng tự xây dựng kế hoạch chiến lược của phòng/ ban mình, trong đó bao gồm cả yêu cầu dự kiến về nhân lực, sử dụng mẫu Kế hoạch nguồn nhân lực.
(phụ lục 3).
+ Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành rà soát kế hoạch chiến lược kinh doanh và kế hoạch nhân lực dự thảo của từng phòng.
+ Phòng Tổ chức – Hành chính làm việc với các Trưởng phòng và Giám
đốc về kế hoạch kinh doanh của các phòng theo tình hình sản xuất kinh doanh hiện có đồng thời tìm hiểu rõ hơn nhu cầu nhân lực trong tương lai của các phòng.
Đánh giá năng lực dự kiến của nguồn nhân lực Công ty
+ Đánh giá năng lực hiện tại: sau khi xây dựng một bức tranh rõ ràng về các nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai, Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành phân tích, rà soát các kỹ năng và năng lực hiện có của nhân viên.
53
Để đánh giá năng lực của đội ngũ nhân lực hiện tại, Phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện theo các bước sau:
+ Gửi phiếu khảo sát và bản câu hỏi về đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên đến cán bộ quản lý bộ phận ( hoặc đến tất cả nhân viên, hoặc một số người được lựa chọn) tại Công ty;
+ Phân tích hiệu quả thực thi công việc của nhân viên để rà soát hiệu quả đạt được của năng lực hiện tại;
+ Phỏng vấn cán bộ quản lý bộ phận hoặc nhân viên;
+ Thảo luận nhóm một vấn đề cụ thể theo phương pháp cấu trúc với một người điều khiển thảo luận;
+ Quan sát việc thực thi công việc của nhân viên tại nơi làm việc;
+ Thực hiện các bài kiểm tra để xác định mức độ năng lực và nhu cầu bổ khuyết sự thiếu hụt về năng lực của nhân viên;
+ Những cuộc nói chuyện ngẫu nhiên với nhân viên.
+ Trên cơ sở đánh giá năng lực hiện tại, Phòng Tổ chức – Hành chính thảo luận với các trưởng phòng để đánh giá năng lực hiện có và xác định:
+ Những thiếu hụt về kỹ năng và năng lực của nhân viên cần phải bổ khuyết và nâng cao để hoàn thành kế hoạch trong tương lai;
+ Những thiếu hụt về số lượng nhân viên phải tuyển dụng bổ sung để hoàn thành kế hoạch trong tương lai.
Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành đối chiếu với dự báo nhu cầu nguồn nhân lực các phòng và thực hiện hoạt động tư vấn, hỗ trợ của cán bộ quản lý khi tiến hành hoạt động này.
Dựa trên kết quả dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai và năng lực dự kiến của nguồn nhân lực Phòng Tổ chức – Hành chính xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổng thể cho Công ty, trong đó nêu rõ yêu cầu các kỹ năng dự kiến, đưa ra những thiếu hụt về năng lực (chưa có hoặc đã có nhưng chưa đủ cần bổ sung) và xác định cách giải quyết sự thiếu hụt hoặc dư thừa lao động đó.
54
Nếu xét thấy số lượng công nhân có xu hướng dư thừa, Công ty sẽ sắp xếp kế hoạch kế hoạch nghỉ hưu, nghỉ hưu sớm cho cán bộ công nhân viên hoặc sa thải bớt những lao động làm việc kém hiệu quả, ý thức kém (tuy nhiên điều này rất ít khi xảy ra). Nếu thấy nhu cầu lao động tăng cao Công ty sẽ có kế hoạch tuyển dụng thêm hoặc điều chuyển qua lại giữa các nhà máy trực thuộc để đảm bảo số lượng lao động và ổn định sản xuất.
Qua bảng thuyết minh kế hoạch nguồn nhân lực, có thể thấy rằng Phòng Tổ chức – Hành chính đã thực hiện hoạt động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổng thể cho mỗi năm một cách chi tiết và cụ thể cho từng phòng, bộ phận.
Đối với mỗi vị trí công việc cụ thể, Phòng Tổ chức – Hành chính đã cân nhắc, xác định nguồn nhân lực hiện có, xem số nhân lực này liệu có thể đáp ứng được nhu cầu trong tương lai hay không. Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức – Hành chính cũng đồng thời xem xét những thiếu hụt về nguồn nhân lực, sự thiếu hụt về năng lực (chưa có hoặc cần bổ sung) và xác định thiếu hụt đó để cân nhắc, bổ sung một cách hợp lý. Sự hợp lý ở đây thể hiện trong kế hoạch nguồn nhân lực được phân bổ một cách khoa học giữa các phòng. Trong bản thuyết minh nhu cầu tuyển dụng, Phòng Tổ chức – Hành chính đã nêu rõ lý do các vị trí cần tuyển dụng bổ sung, với mục đích và những phân tích rõ ràng về sự thiếu hụt nguồn nhân lực tại mỗi vị trí, giải quyết một cách hợp lý dựa trên nhu cầu về nguồn nhân lực.
3.2.1.2. Xây dựng chính sách tuyển dụng nhân lực
Dựa trên kết quả dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai và năng lực dự kiến của nguồn nhân lực, Phòng Tổ chức – Hành chính xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổng thể cho Công ty, trong đó nêu rõ yêu cầu các kỹ năng dự kiến, đưa ra những thiếu hụt về năng lực (chưa có hoặc đã có nhưng chưa đủ cần bổ sung) và xác định cách giải quyết sự thiếu hụt đó.
Quan điểm của Ban giám đốc về nhân lực trong Công ty được thể hiện qua những quy định chung Công ty đưa ra:
55
+ Môi trường làm việc tốt. + Chế độ đãi ngộ thỏa đáng
+ Được phát triển khả năng của mình. + Có cơ hội nâng cao trình độ nghề nghiệp.
+ Được thăng chức trên cơ sở năng lực và kết quả làm việc.
Ngược lại, Công ty yêu cầu người lao động có những trách nhiệm sau: + Có đủ năng lực và trình độ chuyên môn cũng như tay nghề.
+ Hoàn thành công việc có chất lượng.
+ Thích nghi và tự điều chỉnh để phù hợp với môi trường làm việc của Công ty.
+ Thực hiện nghiêm túc những quy định của Công ty trong nội quy này. + Tôn trọng và đoàn kết với đồng nghiệp cũng như mọi người trong đơn vị. + Bảo vệ uy tín, tên tuổi của Công ty và đóng góp vào sự phồn thịnh của Công ty bằng những hành động vì lợi ích của Công ty và tuân thủ những mục đích chung của Công ty.
Những nguyên tắc trên áp dụng với tất cả mọi thành viên của Công ty không phân biệt vị trí công việc, chức vụ.
Chính sách của Công ty là tạo cơ hội bình đẳng cho mọi cá nhân có đủ tiêu chuẩn và cả những người lao động đang làm việc cho Công ty mà không có sự phân biệt đối xử.
3.2.1.3. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Kế hoạch tuyển dụng nhân lực chi tiết của Công ty bao gồm việc xác định mơi tuyển dụng, thời gian tuyển dụng; chi phí tuyển dụng. Cụ thể:
Nơi tuyển dụng và thời gian tuyển dụng:
+ Nơi tuyển dụng thường là phòng có phát sinh nhu cầu về nhân lực.
+ Thời gian tuyển dụng vào khoảng tháng 4 và tháng 9 hàng năm, mỗi một năm tổ chức hai đợt tuyển dụng. Từ năm 2012 đến năm 2014, Công ty đã lần lượt tổ chức thành công 10 đợt tuyển dụng theo đúng quy định của Công ty.
56
Quản lý chi phí tuyển dụng:
Các chi phí liên quan đến việc tuyển dụng nhân lực các phòng, các vị trí được tính vào ngân sách của Phòng Tổ chức – Hành chính.
Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành lập dự toán chính xác, tính toán chi phí thực tế của việc tuyển dụng và lựa chọn, bao gồm cả thông tin về chi phí để tuyển một nhân viên mới. Chi phí thực tế cho mỗi trường hợp tuyển dụng mới được xác định bằng cách xem xét cả các chi phí phát sinh bên ngoài và bên trong nội bộ.
Theo số liệu năm 2014, chi phí tiến hành hai đợt tuyển dụng vào tháng 4 và tháng 9 được đưa ra như sau:
Chi phí bên ngoài (còn gọi là chi phí hữu hình) bao gồm:
+ Chi phí quảng cáo (đăng tin tuyển dụng trên các trang Website việc làm, tờ rơi) : 10.000.000 đồng
+ Phí trả cho Công ty tìm kiếm ứng viên: 35.000.000 đồng
+ Hội chợ việc làm và tuyển dụng từ các trường đại học, cao đẳng: 25.000.000 đồng.
Các chi phí trong nội bộ thì khó xác định hơn (còn gọi là chi phí ít hữu hình hơn), bao gồm:
+ Lương tính cho nhân viên tuyển dụng của Phòng Tổ chức – Hành chính và của phòng/ bộ phận cần tuyển dụng: 31.500.000 đồng (4.500.000 đồng * 7 người)
+ Nghiên cứu thị trường về lương, thưởng và nguồn ứng viên sẵn có: 10.000.000 đồng.
Tóm lại chi phí cho một đợt tuyển dụng tại vào khoảng trên dưới 110.000.000 đồng cho mỗi một đợt tuyển dụng. Để đánh giá được hiệu quả hoạt động tuyển dụng cần nhìn nhận trên góc độ số lượng thống kê số nhân viên được tuyển dụng so với chi phí bỏ ra cho một đợt tuyển dụng .
Như ở năm 2012 ta thấy rằng với nguồn chi phí bỏ ra khoảng 110.000.000 đồng với các chi phí được liệt kê như trên cùng với số liệu thống kê các vị trí được tuyển dụng năm 2012 gồm 110 vị trí được tuyển dụng mới vậy mỗi nhân viên được
57
tuyển dụng tốn khoảng 1.000.000 đồng, trong khi đó, cũng với số chi phí tương đương được tính 150.000.000 đồng năm 2014 cho 350 nhân viên mới với mỗi nhân viên gần 500.000 đồng cho thấy hiệu quả tuyển dụng năm 2014 đã có sự tiến bộ so với năm 2012. Điều này chứng tỏ hoạt động tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty đã có sự chuyển biến, trước hết phải kể đến là chi phí tuyển dụng.
Khi đã có con số chính xác về chi phí cho mỗi đợt tuyển dụng được xác định, Phòng Tổ chức – Hành chính phải đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng. Nếu đợt tuyển dụng này mang lại ít ứng viên đạt yêu cầu so với vị trí công việc tuyển dụng thì hoạt động tuyển dụng và phương pháp tiếp cận đã sử dụng có thể là không hiệu quả và phải được xem xét lại.
3.2.1.4. Vai trò và trách nhiệm với việc tuyển dụng nhân viên
Ban giám đốc: Có trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực đủ về số lượng cũng như chất lượng để thực hiện chiến lược đã đề ra. Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Công ty được uỷ quyền phê duyệt quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng lao động cho tất cả nhân viên được tuyển dụng tại Công ty.
Giám đốc: Giám đốc chính thức phê duyệt việc tuyển dụng, hoàn thành thủ tục tuyển dụng cho các ứng viên được chọn như: thư mời làm việc, hợp đồng lao động, đào tạo định hướng,…
Các trưởng phòng: có trách nhiệm xác định nhu cầu tuyển dụng tại bộ phận của mình theo quy trình lập kế hoạch nguồn nhân lực đã trình bày ở mục trên và gửi yêu cầu này về Phòng Tổ chức – Hành chính để trình Giám đốc phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, Trưởng phòng phối hợp với Phòng Tổ chức – Hành chính trong việc đăng tin tuyển dụng và chuẩn bị các cuộc phỏng vấn, bài kiểm tra viết (nếu chưa phù hợp).
Phòng Tổ chức – Hành chính: Có trách nhiệm quản lý hoạt động tuyển dụng và lựa chọn đối với tất cả các vị trí. Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành hoạt động sàng lọc, kiểm tra hồ sơ ứng viên, lập danh sách trích ngang các ứng viên được tham gia dự tuyển và đề xuất đại diện tham gia Hội đồng phỏng vấn tuyển
58
dụng. Phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm đảm bảo bài kiểm tra kĩ năng và sát hạch được tiến hành một cách khách quan, được rọc phách trước khi gửi đến các phòng liên quan để chấm điểm.
Cuối cùng, Phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm biên soạn báo cáo tuyển dụng và đề xuất, trình Giám đốc phê duyệt việc tuyển dụng, hoàn thành thủ tục tuyển dụng cho các ứng viên được chọn, cũng như gửi thư mời làm việc, kí kết hợp đồng lao động đào tạo định hướng,…