- Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán
2.2.1 Tổ chức bộ máy kếtoán
Trên cơ sở đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty mà chủ doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán
thích hợp. Trong thực tế, tất cả các công ty chứng khoán lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Các công ty chứng khoán ở trên địa bàn thành phố Hà Nội không áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán vì do điều kiện trang thiết bị viễn thong trong các công ty chứng khoán thường hiện đại, việc liên lạc giữa các bộ phận trong công ty nhanh chóng và thuận lợi nên các công ty có điều kiện xử lý nhanh chóng mọi thông tin mà không cần tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán phân tán.
Bộ máy kế toán tại các công ty chứng khoán được tổ chức trên nguyên tắc cơ bản là đảm bảo tính độc lập cho nghiệp vụ kế toán. Điều đó cho phép phản ánh, kiểm tra, giám sát một cách trung thực các hoạt động một cách nhịp nhàng, ăn khớp trong hoạt động. Mô hình này đảm bảo sự tập trung, thống nhất trong chỉ đạo công tác kế toán, thuận tiện trong việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán, giả nhẹ biên chế bộ máy kế toán, cho phép thu thập thông tin tổng hợp một cách nhanh chóng cho Ban lãnh đạo Công ty.
Các bộ phận kế toán ở các công ty chứng khoán trên địa bàn Thành phố Hà Nội nhìn chung đã được tổ chức một cách khoa học, với những bộ phận kế toán riêng biệt; Các bộ phận kế toán phổ biến ở các công ty chứng khoán trên địa bàn Thành phố Hà Nội gồm 2 bộ phận chính là kế toán nội bộ và kế toán giao dịch.
Kế toán nội bộ thực hiện một số công việc chính sau:
- Theo dõi và phản ánh tình hình tài sản cố định về nguyên giá, tăng giảm và lí do tăng giảm tài sản cố định, giá trị khấu hao, tình khấu hao
và phân bổ khấu hao ….giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng...
- Theo dõi và hạch toán các khoản phải trả cho người lao động của công ty về tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác cho người lao động
- Theo dõi và hạch toán quan hệ giữa công ty với Nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách nhà nước
- Xác định và hạch toán doanh thu: từ kinh doanh chứng khoán của công ty, từ cung cấp dịch vụ của các hoạt động dịch vụ chứng khoán (như thu phí môi giới chứng khoán, bảo lãnh phát hành chứng khoán, đại lý phát hành chứng khoán, chiết khấu bảo lãnh phát hành, phí tư vấn đầu tư chứng khoán và các loại phí khác…), từ các hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính khác của công ty (thu lợi tức cổ phiếu, lãi trái phiếu, cho thuê thiết bị…)
- Xác định và hạch toán các khoản chi phí hoạt động kinh doanh: các khoản lỗ chứng khoán tự doanh, các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến thực hiện các hoạt động dịch vụ chứng khoán (như hoạt động môi giới chứng khoán, bảo lãnh và các hoạt động khác như chi phí cho thuê sử dụng tài sản, chi phí dự phòng…)
- Theo dõi hạch toán các khoản đầu tư ngắn hạn dài hạn, góp vốn… của công ty.
Kế toán giao dịch thực hiện một số công việc chính sau:
- Theo dõi số lượng và giá trị theo mệnh giá của các loại chứng khoán giao dịch, chứng khoán tạm ngừng giao dịch, chứng khoán cầm
có, chứng khoán chờ thanh toán, chứng khoán phong toả chờ rút, chứng khoán chờ giao dịch… của công ty, của nhà đầu tư của công ty chứng khoán là thành viên lưu ký được lưu ký tại trung tâm LKCK, - Theo dõi hạch toán giá trị chứng chỉ có giá của đơn vị khác nhờ công ty giữ hộ.
- Kế toán nguồn tiền: Theo dõi nguồn tiền ra vào của công ty để cân đối đảm bảo thanh khoản của công ty.
Các công ty chứng khoán là một định chế tài chính, mặc dù không thực hiện kinh doanh trên thị trường tiền tệ nhưng có quan hệ chặt chẽ với thị trường tiền tệ. Khi có nguồn tiền nhàn rỗi, các công ty thường mang khoản tiền này đầu tư hoặc đầu tư tiền gửi có kỳ hạn. Để đảm bảo tính thanh khoản của công ty, hầu hết các công ty chứng khoán đều có bộ phận theo dõi nguồn tiền riêng, bộ phận này có chức năng cân đối dòng tiền ra vào để đảm bảo tính thanh khoản cho công ty.
- Thực hiện và hạch toán các giao dịch phát sinh với ngân hàng. - Thực hiện các giao dịch với khách hàng: nhậ
Do công việc hạch toán kế toán tại các công ty chứng khoán được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán hiện đại nên khối lượng công việc hạch toán kế toán được giảm nhẹ. Tổ chức các cán bộ kế toán chủ chốt ở các công ty chứng khoán chủ yếu gồm 01 Kế toán trưởng, 01-02 phó phòng kế toán.
Tại các công ty chứng khoán trên địa bàn Thành phố Hà Nội đều phân công lao động kế toán vừa đảm nhận vai trò kế toán tài chính, đồng thời vừa đảm nhận vai trò của kế toán quản trị. Ở một số các
công ty chứng khoán lớn đã bắt đầu quan tâm đến thông tin kế toán quản trị và tổ chức thiết lập mô hình kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính mà không bố trí bộ phận lao động kế toán riêng cho kế toán quản trị. Vai trò của kế toán quản trị mặc dù đã được coi trọng nhưng còn chưa được quan tâm đầy đủ, trong tổ chức bộ máy kế toán của các công ty chứng khoán không tổ chức bộ phận kế toán quản trị riêng mà tất cả các kế toán viên có nhiệm vụ cập nhật số liệu vào hệ thống phần mềm, dựa vào số liệu chi tiết này, Kế toán trưởng lập các báo cáo quản trị đặc thù khác nhau tuỳ thuộc vào từng công ty để báo cáo Ban điều hành và các cơ quan Nhà nước. Tuy nhiên việc lập các báo cáo quản trị cũng chưa quan tâm thật sự một cách khoa học và đúng mức.
Tại một số công ty chứng khoán lớn, việc phân công công tác kế toán giữa các nhân viên và các bộ phận được tiến hành một cách khoa học. Tất cả các vị trí nhân viên kế toán đều có mô tả công việc cụ thể, từ đó có thể kiểm tra kế toán một cách khoa học. Bất kỳ lỗi phát sinh ngoài việc dựa vào chữ ký trên chứng từ kế toán còn có thể dựa trên nghiệp vụ phát sinh để có thể quy trách nhiệm cá nhân kế toán viên cũng như cấp quản lý cao hơn. Tại các công ty chứng khoán này, không tồn tại khái niệm người này làm thay công việc của người khác, mà nhiệm vụ của mỗi người đều đã được phân công một cách khoa học và người chịu trách nhiệm công việc cuối cùng vẫn là cá nhân được quy định dựa trên mô tả công việc đã được phê duyệt trên phòng nhân sự.
Bên cạnh đó, tại một số công ty chứng khoán nhỏ, mặc dù công tác hạch toán kế toán đã được chú trọng, nhưng tổ chức bộ máy kế
toán vẫn chưa khoa học. Nhiều nhân viên kế toán vẫn còn kiêm nhiệm nhiều vị trí như: kế toán thuế, kế toán tiền lương. Đặc biệt tại một số công ty còn tình trạng trình độ chênh lệch giữa nhân viên kế toán và cán bộ. Điều này dẫn đến sự phụ thuộc quá nhiều vào một số cán bộ kế toán, các báo cáo kế toán quản trị hoặc xử lý những vấn đề khó phát sinh chỉ phụ thuộc vào một vài nhân viên kế toán chủ chốt.
Đặc biệt, tại một số công ty chứng khoán vẫn còn tình trạng tuyển nhân viên kế toán để giải quyết quan hệ, dẫn đến một vài vị trí kế toán viên trong công ty chứng khoán còn yếu.
2.2.2 Tổ chức công tác kế toán
2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ
Một trong những yêu cầu của hạch toán kế toán là tài liệu do kế toán cung cấp phải bảo đảm tính chính xác, trung thực và khách quan. Chứng từ kế toán là yếu tố quan trọng và quyết định trong việc thực hiệu yêu cầu này của tổ chức hạch toán kế toán.
Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho việc ghi chép sổ kế toán, các công ty chứng khoán đã sử dụng hệ thống chứng từ được ban hành kèm theo quyết định số 99/2000/QĐ-BTC ngày 13/6/2000 của Bộ trưởng bộ tài chính về chế độ kế toán đối với các Công ty Chứng khoán, quyết định số 15/206/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng bộ tài chính và Thông tư số 95/2008/TT- BTC ngày 24/10/2008 của bộ tài chính
Hệ thống chứng từ bao gồm:
+ Các chứng từ về lao động tiền lương: bao gồm bản chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bản thanh toán tiền lương, bảng thanh toán
tiền thưởng, giấy đi đường, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội….
+ Các chứng từ về chứng khoán bao gồm: Bảng kê chứng khoán gửi lưu ký trong ngày, bảng kê chứng khoán rút ra trong ngày, xác nhận rút chứng khoán lưu ký, bảng kê chứng khoán cầm cố lưu ký trong ngày, xác nhận chứng khoán cầm cố…..
+ Các chứng từ về tiền tệ: Bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bản kiểm kê quỹ, bản kê chi tiền….
+ Các chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố đinh…..
+ Các chứng từ khác: hoá đơn Giá trị gia tăng, hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính…..
Nhìn hung, các công ty chứng khoán đều căn cứ vào chế độ chứng từ đã được ban hành, tiến hành nghiên cứu đặc điểm hoạt động, đặc điểm về đối tượng kế toán cũng như nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin để xây dựng và vận dụng chứng từ cho phù hợp yêu cầu quản lý và đảm bảo tính pháp lý theo quy định của Nhà nước.
Hệ thống chứng từ kế toán của các công ty chứng khoán chủ yếu do các công ty tự in với nội dung theo quy định của bộ tài chính. Ngoài ra, các công ty chứng khoán còn sử dụng một sô chứng từ cần thiết khác do các công ty tự bổ sung phù hợp với hoạt động quản lý kinh doanh của mình.
Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này
Ví dụ: Tại công ty TNHH Chứng khoán NHNN & PTNT Việt Nam: Công ty đã xây dựng một hệ thống chứng từ và chương trình luân chuyển chứng từ tuân thủ theo những quy định của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm của công ty.
Đối với các chứng từ bắt buộc như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ….Công ty tự in theo đúng mẫu do Bộ tài chính ban hành và sử dụng theo đúng quy định của Nhà nước.
Đối với các chứng từ hướng dẫn như: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng kê chứng khoán gửi lưu ký trong ngày, bảng kê chứng khoán bán ra trong ngày ở công ty chứng khoán, bảng tồng hợp chứng khoán mua vào ở công ty chứng khoán, giấy thanh toán tiền tạm ứng… Công ty tự thiết kế và in. Các chứng từ này không hoàn toàn giống mẫu do bộ tài chính ban hành nhưng vẫn đảm bảo các nội dung theo quy định.
Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý, công ty còn tự thiết kế và sử dụng một số chứng từ khác như: Biên bản bàn giao chứng khoán giữ hộ, biên bản bàn giao chứng khoán (được sử dụng để bàn giao chứng khoán giữa các bộ phận trong công ty như giữa bộ phận giao dịch và thủ quỹ, giữa phòng kinh doanh và nhân viên quỹ)
Phụ lục số Hệ thống chứng từ sử dụng tại Công ty CP Chứng khoán Đại Dương)
- Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán
Mặc dù quá trình lập và xử lý chứng từ phụ thuộc và đặc điểm từng công ty nhưng các công ty được khảo sát đều tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ
+ Lập chứng từ trực tiếp hoặc tiếp nhận chứng từ đã lập từ bên ngoài
+ Kiểm tra chứng từ cả về nội dung và hình thức + Bảo quản và sử dụng chứng từ trong kỳ kế toán + Chuyển chứng từ vào lưu trữ và tiêu huỷ
Các đơn vị đã thực hiện tốt kế hoạch luân chuyển chứng từ (bao gồm việc xác định các khâu vận động của chứng từ và người chịu trách nhiệm trong từng khâu) đảm bảo chứng từ thực hiện đầy đủ hai chức năng là thông tin và kiểm tra.
Ví dụ:
+ Quy trình luân chuyển chứng từ khi thực hiện mua chứng khoán chưa niêm yết: Khi thực hiện một hợp đồng mua, bán chứng khoán với đối tác, nhân viên kinh doanh lập tờ trình và phương án kinh doanh. Sau khi đươc duyệt phương án, nhân viên sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng mua và chuyển cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán căn cứ vào hợp đồng để thực hiện các công việc tiếp theo như: viết uỷ nhiệm chi để chuyển tiền, thực hiện việc giao nhận chứng khoán với
khách hàng, nhập kho chứng khoán và ký vào bảng chi tiết chứng khoán mua vào trong ngày.
+ Quy trình luân chuyển chứng từ khi xuất trả chứng khoán giữ hộ cho nhà đầu tư: Khi các nhà đầu tư có chứng khoán nhờ công ty chứng khoán giữ hộ có nhu cầu rút chứng khoán sẽ điền vào giấy đề nghị rút chứng khoán giữ hộ, nhân viên giao dịch căn cứ vào giấy đề nghị của khách hàng, kiểm tra đối chiếu và lập biên bản bàn giao chứng khoán, biên bản lập có chữ ký xác nhận của 04 bên: khách hàng, nhân viên giao dịch, thủ quỹ và kế toán. Sau khi tiến hành giao nhận, thủ quỹ lập bản kê các loại chứng khoán khách hàng rút ra trong ngày. Nhân viên kế toán thực hiện hạch toán tài khoản theo dõi chứng khoán nhận giữ hộ của nhà đầu tư.
Từ thực tế khảo sát tại một số công ty chứng khoán, trong các khâu lập, xử ký, kiểm tra, ký chứng từ kế toán, luân chuyển chứng từ và ghi chép chứng từ còn có các vấn đề sau:
- Hầu hết các chứng từ kế toán đều có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp quy trình ký chứng từ không đúng quy định. Một số trường hợp do mà chủ yếu là lãnh đạo hoặc người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của công ty do không có mặt tại công ty nên không thể ký chứng từ ngay mà chỉ xử lý công việc qua điện thoại và thực hiện ký chứng từ sau khi giao dịch đã được hoàn thành.
- Một số chứng từ mặc dù được lập chưa đúng theo quy định của công ty nhưng vẫn được xử lý để đảm bảo tiến độ của công việc, đặc biệt là những chứng từ phục vụ công tác kinh doanh.
- Các chứng từ của các nghiệp vụ đã phát sinh nhưng chưa hoàn đủ chứng từ còn được sắp xếp chưa khoa học. Việc hoàn thiện chứng từ để đưa vào lưu trữ chưa được thực hiện nhanh chóng dẫn đến tình trạng chứng từ chưa đóng kéo dài
- Tại một số công ty chấp thuận giao dịch qua fax với một số đối tác như Ngân hàng, khách hàng mà không có bất kỳ thoả thuận nào. Các công ty chứng khoán có quan hệ chặt chẽ với các ngân hàng và các định chế tài chính khác như các công ty bảo hiểm, các công ty chứng khoán khác và phát sinh nhiều giao dịch như: Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn tại ngân hàng, hợp đồng mua bán chứng khoán với các đối tác.