Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán là việc xác định cho đơn vị một bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng, hình thức kết cấu theo một hình thức kế toán nhất định và phù hợp.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán thể hiện qua hình thức tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối liên hệ giữa các loại sổ.
Thực hiện tổ chức sổ kế toán hợp lý có ý nghĩa quan trọng: Đảm bảo thực hiện dễ dàng, tiện lợi cho việc ghi chép, hệ thống hoá số liệu kế toán, nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán đồng thời cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu quản lý.
Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán
Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh và Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
Với ý nghĩa nêu trên, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Bảo đảm tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản kế toán với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán.
- Kết cấu và nội dung ghi chép trên từng loại sổ phải phù hợp với năng lực, trình độ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng. Thực hiện theo nguyên tắc này tạo điều kiện thuận loại cho việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra tổng hợp với số liệu kế toán.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho kiểm tra.
- Mỗi đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán theo một trong các hình thức sổ quy định. Sổ phải được đánh số trang và đóng dấu giáp lai giữa hai trang liền nhau. Sổ phải có chữ ký của thủ trưởng và đóng dấu của đơn vị.
- Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới. Cuối kỳ hoặc cuối niên độ kế toán phải tiến hành khoá sổ kế toán. Trong các trường hợp khác cần thiết như kiểm kê tài sản, kiểm toán, giải thể, sáp nhập…. kế toán cũng phải tiến hành cộng sổ, tính số phát sinh, tính số dư cuối kỳ trên các tài khoản.
- Việc ghi chép trên sổ kế toán phải đảm bảo rõ ràng, dễ đọc, phải ghi bằng mực tốt nhất không phai, không bị nhoè. Số liệu phản ánh trên sổ phải liên tục có hệ thống không được tẩy xoá, làm nhoè, làm mất sổ đã ghi. Trường hợp có sai sót phải chữa sổ theo phương pháp phù hợp.
+ Hệ thống sổ kế toán nếu xử lý và ghi chép bằng chương trình phần mềm kế toán phải đảm bảo nguyên tắc ghi chép theo một hình thức kế toán đã lựa chọn (Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chung,….) và cuối tháng phải in ra các sổ kế toán để sử dụng lưu trữ.
+ Hệ thống xử lý và ghi chép kế toán bằng phần mềm máy tính có thể ghi nhận và tổng hợp thông tin riêng biệt theo các phần hành kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết; hoặc được ghi chép chi tiết cho tài khoản cấp 2, cấp 3… sau đó tổng hợp chi tiết để có thông tin tổng hợp về tài khoản cấp 1 để lập các báo cáo kế toán nội bộ.
+ Doanh nghiệp được lựa chọn chương trình phần mềm kế toán phù hợp, không phải đăng ký, nhưng chương trình phần mềm kế toán này phải có tính tương thích với một hình thức kế toán nhất định được quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam.
Trong điều kiện áp dụng tin học trong kế toán, sổ kế toán cần được xây dựng, thiết kế với những mẫu sổ phù hợp với cơ chế hoạt động của phương tiện tin học sử dụng trong kế toán, đảm bảo cho các phương tiện kỹ thuật tin học sử dụng có thể thực hiện ghi chép, hệ thống hoá thông tin về các hoạt động của đơn vị vào những mẫu sổ kế toán đó, thực hiện tổng hợp số liệu, tài liệu từ những sổ kế toán đó theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ lập báo cáo kế toán, cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
Các loại sổ kế toán
- Sổ kế toán tổng hợp là loại sổ kế toán được áp dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính liên quan đến các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát được phản ánh ở các tài khoản kế toán tổng hợp.
- Sổ kế toán chi tiết là một loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính một cách chi tiết, cụ thể theo các tài khoản kế toán chi tiết đáp ứng nhu cầu quản lý các đối tượng kế toán cụ thể tại mỗi đơn vị hạch toán.
- Sổ kế toán kết hợp sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính vừa theo tài khoản kế toán tổng hợp, vừa theo tài khoản kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán
Tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng để thiết kế quy trình ghi sổ. Tuy nhiên, có thể khái quát chung quy trình ghi sổ như sau:
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ - Ghi sổ kế toán chi tiết
- Ghi sổ kế toán tổng hợp
- Tổng hợp số liệu theo yêu cầu trình bày các chỉ tiêu của Báo cáo tài chính.
Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán
Do tính đa dạng của đơn vị kinh doanh mà thực tế có rất nhiều hình thức tổ chức hệ thống sổ khác nhau. Song quy định lại cho tới nay có các hình thức sổ cơ bản có thể lựa chọn và vận dụng như sau:
+ Hình thức Nhật ký Chung + Hình thức Nhật ký - sổ cái + Hình thức sổ chứng từ ghi sổ + Hình thức sổ Nhật ký - Chứng từ.
+ Hình thức kế toán trên máy tính - Hình thức nhật ký chung
+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian phát sinh và đinh khoản kế toán của các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên nhật ký chung vào sổ cái theo từng nghiệp vụ.
+ Các loại sổ kế toán sau được sử dụng trong hình thức nhật ký chung: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sổ nhật ký chung:
Sổ nhật ký đặc biệt: nhật ký chi tiền, nhật ký thu tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng.
Sổ cái các tài khoản đăng ký mở, sử dụng cho mỗi năm tài chinh báo cáo.
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết mở cho mỗi đối tượng hạch toán + Ưu điểm: của hình thức này là thuận tiện cho việc đối chiếu + Nhược điểm: Ghi sổ nhiều, trùng lặp trên nhiều sổ kế toán. + Điều kiện vận dụng: Đối với điều kiện kế toán thủ công, hình thức kế toán này phù hợp với các đơn vị có quy mô hoạt động vừa và nhỏ, loại hình thức hoạt động đơn giản, thuận tiện cho việc phân công và yêu cầu phân công lao động kế toán. Trong điều kiện kế toán bằng máy, hình thức nhật ký chung phù hợp với mọi hoạt hình quy mô của doanh nghiệp.