Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là việc xác định loại tài khoản, số lượng tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp căn cứ trên hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành; qua đó hình thành hệ thống tài khoản riêng của từng doanh nghiệp.
Tài khoản là cách thức phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ ghi nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ Kiểm tra chứng từ (kiểm tra các yếu tố
về nội dung chứng từ) Phân loại sắp xếp chứng từ Ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết
Sơ đồ 1.4: Quy trình luân chuyển chứng từ
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
toán nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các loại chủ thể quản lý khác nhau.
Tài khoản là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản. Phương pháp đối ứng tài khoản có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý kinh tế, tài chính, cũng như trong công tác kế toán, cụ thể là:
- Nhờ có phương pháp tài khoản, kế toán có thể hệ thống hoá được thông tin về tài sản, nguồn vốn và các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, của ngành và của đơn vị.
- Nhờ có phương pháp tài khoản kế toán có thể hệ thống hoá thông tin cụ thể, chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốn và sự vận động của chúng ở từng đơn vị phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh, yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế trong đơn vị, cũng như yêu cầu quản lý tài sản ở đơn vị.
- Nhờ có phương pháp tài khoản kế toán có thể hệ thống hoá được số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để lập được báo cáo kế toán định kỳ.
Tài khoản kế toàn được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả. Bởi vậy, để cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý, các doanh nghiệp phải dùng rất nhiều tài khoản khác nhau mới có thể đảm bảo phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết.
Nguyên tắc tổ chức hệ thống tài khoản: để có được hệ thống tài khoản hợp lý, khoa học, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản lý doanh nghiệp, trong quá trình xây dựng và tổ chức vận dụng, phải tuân theo những nguyên tắc nhấ định, có thể nêu ra một số nguyên tắc cơ bản sau:
- Nắm vững các đặc trưng của tài khoản. Chính những đặc trưng này đã làm cho các tài khoản có những khác biệt nhất định. Nắm vững đặc trưng của tài khoản mới có thể lựa chọn được những tài khoản thích hợp. Về cơ bản, tài khoản kế toán có những đặc trưng chủ yếu: nội dung phản ánh của tài khoản; công dụng và kết cấu của tài khoản; mức độ phản ánh của tài khoản; quan hệ của tài khoản với các báo cáo tài chính; đặc trưng về phạm vi hạch toán.
- Hệ thống tài khoản của từng doanh nghiệp phải được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản thông nhất của Nhà nước.
- Hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị phải bao quát đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các bộ phận trong doanh nghiệp
- Doanh nghiệp không mở thêm tài khoản cấp 1 ngoài hệ thống tài khoản kế toán thống nhất mà Nhà nước ban hành.
- Nội dung, kết cấu, phạm vi hạch toán trên các tài khoản phải được quy định phù hợp với đặc điểm của ngành.
- Hệ thống tài khoản kế toán xây dựng phải đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng máy tính và thoả mãn nhu cầu thông tin cho đối tựơng sử dụng.
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất sử dụng cho doanh nghiệp ở nước ta hiện nay được ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính sửa đổi bổ xung theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán.
Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ kế toàn doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng.
Trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp nhận bằng văn bản của Bộ tài chính trước khi thực hiện.
Các doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty có thể mở thêm tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có quy định tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 tại danh mục Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã quy định trong Quyết định nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà không phải đề nghị Bộ Tài chính chấp thuận.
Tuỳ những đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau mà lựa chọn những tài khoản khác nhau, và để tự đơn vị mở tài khoản chi tiết. Trong hệ thông tài khoản có quy định các loại tài khoản phân tích chủ yếu (Tài khoản 4 con số) ngoài ra còn hướng dẫn việc mở tài khoản chi tiết hơn đối với một số tài khoản để đáp ứng yêu cầu quản lý của từng loại hình doanh nghiệp của các thành phần kinh tế.