7. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN
3.2.3.1. Quy trình bán hàng và trả hàng
Xây dựng qui trình làm việc, loại bỏ những thủ tục hành chính không cần thiết, quy định cụ thể trách nhiệm của từng phòng ban để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Đồng thời sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong công ty. Quy trình bán hàng và trả hàng mới như sau:
Bảng 3.6: Quy trình bán hàng, trả hàng đề xuất Khách
hàng Kinh doanh Giám đốc
Cung ứng / sản xuất
Kho / điều
vận Kế toán
(Nguồn: Tác giả đề xuất, dựa trên cơ sở quy trình hiện tại)
Duyệt Không duyệt 7 4 9 8 Giảm trừ công nợ Tiếp nhận thông tin Báo giá, thương thảo Phê duyệt 1 2 3 Đặt hàng Bảng báo giá Hợp đồng (đơn hàng) 5 Thực hiện sản xuất Lệnh xuất hàng 6 Xuất kho Quyết toán/xuất hóa đơn Theo dõi nợ công Tiếp nhận và xử lý 10 Đề nghị trả hàng Nhập kho hàng trả 11
Diễn giải quy trình bán hàng
Bước 1: Phòng Kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng bằng văn bản hoặc bằng email, điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp nhưng sau đó phải thể hiện bằng văn bản để làm cơ sở cho triển khai hợp đồng.
Bước 2: Phòng Kinh doanh gửi báo giá cho khách hàng bằng văn bản hoặc bằng email, điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp trên cơ sở bảng giá chung của công ty. Phòng Kinh doanh lập chiết khấu cho sản phẩm dựa trên thông tin trên mẫu thông tin trước khi ký hợp đồng, các định mức của phòng kỹ thuật cung cấp, giá nguyên vật liệu từ bộ phận mua hàng. Thương thảo mức chiết khấu với khách hàng cũng sẽ được thực hiện tại bước này. Hình thức thương thảo có thể qua điện thoại, email hoặc có thể trao đổi trực tiếp tại văn phòng, cửa hàng của khách hàng
Bước 3 : Ban Giám đốc hợp đồng kiểm tra mức và phê duyệt mức chiết khấu dành cho khách hàng. Nếu Ban Giám đốc không đồng ý, phòng kinh doanh sẽ tiếp tục thương thảo ở bước 2.
Bước 4: Phòng kinh doanh căn cứ kết quả phê duyệt ở bước 3 để soạn thảo hợp đồng kinh tế. Sau khi đã thống nhất với khách hàng được nội dung hợp đồng với khách hàng, Ban Giám đốc sẽ ký hợp đồng và sau đó chuyển cho khách hàng ký hoặc hai bên gặp gỡ trực tiếp để cùng ký kết tại văn phòng, cửa hàng của khách hàng.
Đối với những hợp đồng nguyên tắc được ký mỗi năm, phòng Kinh doanh chỉ căn cứ trên đơn đặt hàng của khách hàng để tiến hành sản xuất theo đơn hàng chứ không cần lập hợp đồng. Và những thông tin về số lượng, đơn giá (nếu thay đổi), thông tin sản phẩm được thể hiện trên đơn đặt hàng.
Bước 5: Sau khi hợp đồng được ký kết, Phòng Kinh doanh cập nhật ngay thông tin của hợp đồng vào hồ sơ để làm cơ sở làm lệnh xuất hàng với khối lượng đã ký kết. Đồng thời sẽ gửi thông tin đơn hàng cho đội cung ứng để thực hiện sản xuất theo các yêu cầu của đơn hàng.
Bước 6: Phòng Kinh doanh sẽ lập hồ sơ bán hàng và lệnh xuất. Căn cứ vào Hợp đồng, phụ lục Hợp đồng, Phòng Kinh doanh sẽ đề nghị khách hàng thanh toán toàn bộ tiền hàng hoặc thanh toán đặt cọc một phần theo điều khoản đã ký trong Hợp đồng.
Bước 7: Đội Điều vận ở kho bãi dựa vào các thông tin từ hồ sơ bán hàng, kiểm tra hàng hóa tại các kho và lập kế hoạch giao hàng. Ngay khi giao hàng xong theo từng đợt hoặc từng lô hàng, đội Điều vận sẽ lập biên bản giao nhận hàng hoá thực tế với khách hàng. Biên bản giao nhận phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các Bên liên quan. Biên bản giao nhận là bằng chứng xác định khối lượng thực tế giao nhận để làm căn cứ làm quyết toán.
Bước 8: Dựa trên hồ sơ bán hàng và biên bản giao nhận, phòng kế toán sẽ thực hiện quyết toán và xuất hóa đơn bán hàng. Đồng thời phòng kế toán cũng sẽ thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng, thanh lý hợp đồng với khách hàng và lưu hồ sơ.
Bước 9: Phòng kế toán sẽ theo dõi tình hình nợ công của khách hàng và sẽ định kỳ lập báo cáo với ban giám đốc.
Diễn giải quy trình trả hàng
Bước 10: Phòng kinh doanh tiếp nhận yêu cầu trả hàng từ khách hàng. Kiểm tra lý do yêu cầu trả hàng từ phía khách hàng đưa ra và lập phiếu nhâp hàng để Ban Giám đốc phê duyệt.
Nếu sản phẩm không đúng quy cách kỹ thuật hoặc các lỗi từ phía nhà sản xuất, thì phía công ty sẽ chịu tất cả các chi phí nhập hàng vào kho. Nếu một phần lý do trả hàng xuất phát từ phía khách hàng thì cả 2 bên sẽ dựa trên hợp đồng đã ký kết để thương thảo việc trả hàng.
Bước 11: Kho bãi tiếp nhận đơn nhập trả hàng từ phía phòng kinh doanh và triển khai nhân sự để nhập hàng về kho, đồng thời sẽ chuyển phiếu nhập kho có chữ ký xác nhận của thủ kho về phòng kế toán để giảm trừ công nợ cho khách hàng.
Quy trình mới kỳ vọng sẽ giảm bớt các thủ tục không cần thiết, quy định cụ thể hơn trách nhiệm của các phòng ban, qua đó sẽ rút ngắn thời gian thương thảo và thực hiện hợp đồng. Đồng thời quy định cụ thể hơn cho các trường hợp yêu cầu trả hàng của khách, qua đó có thể giảm thiểu việc không hài lòng của khách hàng.