Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý của Siêu thị Sài Gòn 2.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
• Ban Giám Đốc Giám đốc
Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Siêu thị đối với cơ quan nhà nước và Tổng Công ty.
Ký kết các hợp đồng với các doanh nghiệp khác.
Giám Đốc Phó Giám Đốc kinh doanh Phó Giám Đốc nội chính Cửa hàng tự chọn 3/2 P. Kế hoạch kinh doanh P.KD dịch vụ P.KT tài chính Tổ mua hàng Cửa hàng tự chọn Bàu Cát P. tổ chức hành chính Tổ nghiệp vụ Tổ bảo vệ PCCC Tổ tạp vụ Tổ bán sỉ Tổ dịch vụ Tổ vi tính Tổ kỹ thuật
Ký các văn bản, đề nghị báo cáo, đơn đặt hàng…trong Siêu thị Khen thưởng, kỷ luật, phê bình cán bộ công nhân viên.
Giám sát chỉ đạo trực tiếp phòng tổ chức hành chính và phòng kế toán tài chính.
Phó giám đốc
Là người tham mưu cho giám đốc trong việc xét duyệt các kế hoạch kinh doanh.
Thay mặt giám đốc quản lý điều hành mọi hoạt động thường xuyên của Siêu thị khi giám đốc đi vắng theo quyền hạn được giao phó.
Theo dõi hoạt động kinh doanh của Siêu thị.
Ký các hợp đồng mua bán của Siêu thị khi được giám đốc ủy quyền. Giám sát chỉ đạo các hoạt động của phòng kinh doanh và phòng kho. Truyền đạt các ý kiến của giám đốc cho nhân viên và ngược lại. Phân bố các công việc cho từng bộ phận.
Quản lý nhân sự.
• Phòng tổ chức hành chính
Tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, tham mưu cho Ban Giám Đốc về bộ máy tổ chức nhân sự, các chế độ chính sách vế tuyển dụng, hợp đồng lao động, đào tạo xét nâng lương, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự, hồ sơ tổ chức.
Công tác hành chính quản trị: tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động chung theo định kỳ và đột xuất nếu có yêu cầu, lưu chuyển văn thư, lưu trữ soạn thảo các văn bản hướng dẫn in ấn các tài liệu, sắp xếp lịch công tác theo chỉ đạo của Ban Giám Đốc, tiếp tân, tổ chức bếp ăn tập thể cho nhân viên, giải quyết khiếu nại của khách hàng, quản lý tài sản thiết bị của Siêu thị.
Công tác bảo vệ: điều hành đội ngũ bảo vệ phòng cháy chữa cháy, toàn bộ đội giữ xe của khách hàng và nhân viên Siêu thị.
• Phòng kế toán tài chính
Giúp Ban Giám Đốc quản lý điều hành công việc trong lĩnh vực kế toán. Tổ chức quản lý hoạt động tài chính, quản lý quỹ theo quy định của nhà nước và quy chế hoạt động của Tổng Công ty.
Kiểm tra việc mua sắm thiết bị vật tư. Thực hiện các chế độ kế toán.
Phản ánh các nghiệp vụ thu, chi phát sinh.
Kiểm tra, đánh giá, xây dựng hệ thống kiểm soát chứng từ chặt chẽ, đầy đủ, hợp lý.
Phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của Siêu thị.
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán cần thiết cho hoạt động đầu tư của các dự án mà Siêu thị đã lên kế hoạch.
Cung cấp thông tin chính xác về hoạt động tài chính hiện tại của Siêu thị. Tham mưu cho GĐ trong lĩnh vực tài chính, thu, chi, vay và đảm bảo các nguồn thu chi, chịu trách nhiệm trong công tác lưu trữ chứng từ.
Kiểm tra tình hình sử dụng các loại vốn lưu động tại Siêu thị.
Nhận xét, đánh giá khả năng huy động vốn của Siêu thị để Ban Giám Đốc tìm ra những phương án tối ưu cho kế hoạch phát triển trong tương lai của Siêu thị.
Tuân thủ nguyên tắc kế toán trong việc lập báo cáo tài chính.
Ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ liên quan đến công việc kế toán. Thực hiện đầy đủ nghiệp vụ thu, chi thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn cho nhà cung cấp.
• Phòng kế hoạch kinh doanh Tổ thu mua hàng
Phân bổ hàng hóa một cách hợp lý giúp cho hoạt động bán lẻ được thông suốt, tránh thừa thiếu hàng hóa.
Hoạch định phân tích đánh giá các phương án cải tiến và phát triển trong Siêu thị Sài Gòn.
Hướng dẫn và tổ chức các phương án phát triển Siêu thị trên cơ sở phối hợp với các phòng ban.
Thường xuyên theo dõi hàng hóa để đưa hàng hóa vào kịp thời phục vụ khách hàng.
Mặt khác luôn theo dõi chất lượng, hạn sử dụng của hàng hóa để nhanh chóng đổi hàng cho nhà sản xuất.
Tổ bán sỉ
Theo dõi nguồn hàng, đặt hàng cung ứng kịp thời.
Tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng để bán hàng với số lượng lớn. Tìm kiếm thông tin những nhà cung cấp uy tín trên thị trường để có những mặt hàng có chất lượng phuc vụ cho nhu cầu của người tiêu dùng.
• Phòng kinh doanh dịch vụ
Hoạch định chiến lược marketing chung cho hoạt động thương mại của Siêu thị.
Hoạch định giá cả, thực hiện các hoạt động tiếp thị quảng cáo, hoạt động bán hàng, tổ chức các chương trình khuyến mãi.
Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch cho thuê mặt bằng, ụ kệ quảng cáo.
Tổ chức nghiên cứu, thu thập thông tin, phân tích và đánh giá các cơ hội marketing.
Phối hợp với các phòng ban trong việc triển khai thực hiện các hoạt động về marketing.
Xây dựng chiến lược và tổ chức thực hiện các kế hoạch và chương trình marketing.
Thường xuyên tổ chức đánh giá rút kinh nghiệm việc triển khai thực hiện các chương trình và hoạt động marketing.
Quản lý hệ thống mạng máy tính, bảo trì máy móc thiết bị đảm bảo phục vụ kinh doanh.
Tổ chức thực hiện, lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và giám sát các mặt hoạt động kinh doanh của Siêu thị phù hợp với kế hoạch và chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ đảm bảo Siêu thị kinh doanh có hiệu quả.
• Cửa hàng tự chọn
Tổ kho
Kiểm kê hàng hóa theo từng tháng, từng quý, theo dõi nhập xuất hàng hóa ra kho, nhập khi hàng đến và thông báo cho nhân viên bán hàng biết để lên hàng.
Bảo quản, sắp xếp hàng hóa trong kho, cung cấp hàng hóa thường xuyên liên tục đủ số lượng và chất lượng cho việc bán lẻ.
Tổ thu ngân
Thanh toán tiền hàng chính xác, tránh trường hợp nhầm lẫn gây phiền hà cho khách hàng, chịu trách nhiệm tính tiền và nhận tiền đầy đủ, chính xác.
Giao tiền bán hàng cho ngân hàng và phòng quỹ sau khi hết ca.
Đội bảo vệ
Có nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho Siêu thị, bảo vệ tài sản, hàng hóa của Siêu thị, hướng dẫn và giữ hàng hóa của khách hàng khi có yêu cầu, xem xét cá vấn đề an toàn về cháy nổ, an toàn điện, xử lý kịp thời khi có dấu hiệu cháy nổ, sửa chữa và bảo trì các máy móc, các thiết bị trong Siêu thị, nâng cấp và sửa chữa kịp thời khi có dấu hiệu hư hỏng.
Tạp vụ