- Phiếu thu (mẫu C30 BB)
2.2.1. Tài khoản, sổ sách sử dụng.
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp
46
Để hạch toán kế toán tổng hợp nhập xuất công cụ, dụng cụ, kế toán sử dụng tài khoản 153 -Công cụ, dụng cụ.
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại công cụ, dụng cụ trong kho của đơn vị HCSN.
Nội dung, kết cấu tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ như sau:
Bên Nợ:
- Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tăng do nhập qua kho. - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ nhập kho từ nguồn khác. - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ thừa khi kiểm kê.
Bên Có:
- Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ giảm do xuất dùng cho các hoạt động. - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất kho khác.
- Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ thiếu khi kiểm kê
Số dư Bên Nợ: Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho (đầu kỳ, cuối kỳ) trong
đơn vị.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng TK 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng: Phản ánh giá trị thực tế mỗi loại dụng cụ đã xuất sử dụng nhưng chưa báo hỏng, báo mất. Nội dung, kết cấu tài khoản 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng như sau:
Bên Nợ: giá trị dụng cụ lâu bền xuất ra sử dụng.
Bên Có: giá trị dụng cụ lâu bền giảm do báo hỏng, mất hoặc do các nguyên nhân khác.
Số dư Bên Nợ: giá trị dụng cụ lâu bền hiện đang sử dụng tại đơn vị.
* Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ kho
- Sổ kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá - Sổ cái tài khoản công cụ, dụng cụ
- Nhật ký- Sổ Cái - Nhật ký chung
- Chứng từ ghi sổ, số đăng ký chứng từ ghi sổ
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
2.2.2. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
2.2.2.1. Phương pháp hạch toán tăng công cụ, dụng cụ.
(1) Mua công cụ, dụng cụ về nhập kho sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, đề tài, thực hiện theo đơn đặt hàng của nhà nước hoặc để đầu tư XDCB ( không dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh), ghi:
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp
47
Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Có TK 331(3311), 312.- Các khoản phải trả, tạm ứng (2) Trường hợp mua công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động SXKD
+ Với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ.
Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD
Nợ TK 311 - Các khoản phải thu ( 3113 - thuế GTGT được khấu trừ). Có TK 111, 112, 331... Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc, các khoản phải trả
+ Với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháo trực tiếp hoặc SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì thuế GTGT đầu vào được tính vào giá thực tế dụng cụ mua vào, trong trường hợp này không sử dụng TK 311 (3113 - Thuế GTGT đầu vào khấu trừ).
(3) Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu, dụng cụ được hạch toán trực tiếp vào chi phí cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 661, 662, 631, 241 - Chi hoạt động, chi dự án, chi hđ sxkd, XDCB Có TK 111, 112, 331 Tiền mặt, tiền gửi...
(4) Nhập kho công cụ, dụng cụ do được cấp kinh phí hoặc cấp vốn, kế toán ghi: Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động. Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án. Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
(5) Các loại công cụ dụng cụ xuất dùng nhưng sử dụng không hết nhập lại kho, ghi:
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Có TK 241 - Chi XDCB dở dang. Có TK 661 - Chi hoạt động.
Có TK 662 - Chi dự án.
Có TK 635 – Chi theo đơn đặt hàng của nhà nước..
(6) Nhập kho các loại công cụ, dụng cụ được viện trợ không hoàn lại nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, ghi:
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp
48
(7) Công cụ, dụng cụ thừa phát hiện trong kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân.
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Có TK 331 - Các khoản phải trả (3318)
2.2.2.2. Kế toán các nghiệp vụ biến động giảm công cụ, dụng cụ.
(1) Xuất kho vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động HCSN, hoạt động dự án, hoạt động SXKD, dịch vụ:
Nợ TK 631, 661, 662, 241 - Chi hđ SXKD, chi hoạt động, chi dự án, XDCB Có TK 153- Công cụ, dụng cụ
Đồng thời ghi Nợ TK 005 dụng cụ lâu bền đang sử dụng, khi nhận được giấy báo hỏng, báo mất ghi: Có TK 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng.
(2) Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng 1 lần giá trị lớn phải tính dần vào chi phí sản xuất, cung ứng dịch vụ và chi hoạt động theo phương pháp phân bổ 2 lần:
- Căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 643 - Chi phí trả trước
Có TK 153- Công cụ, dụng cụ
Đồng thời tiến hàng phân bổ lần đầu (nếu phân bổ 2 lần, giá trị phân bổ lần đầu bằng 50% trị giá thực tế CCDC xuất dùng), ghi:
Nợ TK 631 - Chi phí hoạt động SXKD. Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Có TK 643 - Chi phí trả trước.
- Khi hết thời hạn phân bổ theo quy định xác định số phải phân bổ và chi phí hoạt động SXKD, chi phí hoạt động, ghi:
Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 311 - Tài khoản phải thu (bồi thường vật chất phải thu). Có TK 643 - Chi phí trả trước.
(3) Cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng công, dụng cụ kế toán ghi: - Đơn vị cấp trên cấp kinh phí.
Nợ TK 341 - Kinh phí cấp cho cấp dưới. Có TK 153- Công cụ, dụng cụ - Đơn vị cấp dưới khi nhận ghi:
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 661 - Chi hoạt động (đưa vào sử dụng ngay) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động.
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp
49 Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án. Có TK 441 - Kinh phí đầu tư XDCB.
(4) Xuất kho ấn chỉ giao cho bộ phận trực tiếp giao dịch bán cho khách hàng, ghi: Nợ TK 312 - Tạm ứng.
Có TK 153- Công cụ, dụng cụ
(5) Công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân. - Phản ánh giá trị công cụ, dụng cụ thiếu:
Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (3118) Có TK 153- Công cụ, dụng cụ
- Khi có quyền xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ghi:
Nợ TK 631, 661, 662 - Chi hoạt động SXKD, chi hoạt động, chi dự án Nợ TK 334 - Phải trả viên chức (trừ vào lương)
Nợ TK 111 - Tiền mặt.
Có TK 311 - Các khoản phải thu (3118) ( 6) Đối với công cụ, dụng cụ đã quyết toán năm trước:
- Đối với công cụ, dụng cụ còn sử dụng được, trong năm khi xuất công cụ, dụng cụ ra sử dụng, ghi:
Nợ TK 337(3371) - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau. Có TK 153- Công cụ, dụng cụ
- Cuối năm cần xác định rõ số công cụ, dụng cụ tồn kho năm trước chuyển sang năm sau, nhưng không còn sử dụng được, ghi:
Nợ TK 337(3371) - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau Có TK 153- Công cụ, dụng cụ
- Cuối năm ghi số công cụ, dụng cụ tồn kho thuộc nguồn kinh phí Nợ TK 661 - Chi hoạt động
Nợ TK 662 - Chi dự án
Có TK 337(3371) - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau.