- Phiếu thu (mẫu C30 BB)
1. Các quan hệ thanh toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
2.2. Kế toán tạm ứng
Tiền tạm ứng là khoản tạm chi quỹ kinh phí, vốn nhằm thực hiện các hoạt động hành chính, sự nghiệp hoặc kinh doanh trong đơn vị. Số tiền tạm ứng có thể được sử dụng để chi tiêu cho các công vụ như: mua sắm văn phòng phẩm, chi trả công sửa chữa, chi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, chi công tác phí, chi nghiệp vụ phí, tạm ứng, chi thực hiện dự án, đề tài, chương trình nghiên cứu khoa học, nhu cầu cho tạm ứng, có thể bằng tiền hoặc tài sản tương đương tiền.
2.2.1. Quy định chung khi hạch toán
Tiền tạm ứng được quản lý, chi tiêu, thanh toán hoàn ứng theo chế độ quy định, trên cơ sở nguyên tắc chung như sau:
- Chỉ được cấp chi tạm ứng trên cơ sở lệnh chi của thủ trưởng, kế toán trưởng trong đơn vị.
- Chỉ được cấp chi tạm ứng cho cán bộ, viên chức thuộc danh sách lương của đơn vị để đảm bảo khả năng hoàn ứng khi đến hạn.
- Tiền tạm ứng phải chi trên cơ sở chứng từ hợp lý, hợp lệ.
- Chi tạm ứng cho các đối tượng đã thực hiện thanh toán đúng quy định các lần tạm ứng trước đã thanh toán.
- Tiền tạm ứng phải được theo dõi sử dụng, thanh toán, đúng mục đích và đúng hạn.
2.2.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng
* Chứng từ kế toán sử dụng:
- Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng - Một số chứng từ khác
* Tài khoản sử dụng:
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp
83
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị.
Nội dung, kết cấu tài khoản 312 - Tạm ứng như sau: Bên Nợ:
- Các khoản tiền đã tạm ứng trong kỳ
Bên Có:
- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán
- Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương
Số dư bên Nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán
* Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết các tài khoản (mẫu S33 - H)
- Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung…tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụng
2.2.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
(1) Xuất tiền hoặc vật tư, hàng hoá tạm ứng cho viên chức, nhân viên. Nợ TK 312 - Tạm ứng
Có TK 111, 112, 152, 153, 155
(2) Thanh toán số chi tạm ứng trên cơ sở bảng thanh toán tạm ứng theo số thực chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ gốc.
Nợ TK 152, 153, 155, 211, 241 Nợ TK 661, 662, 631, 635
Có TK 312- Tạm ứng
(3) Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương Nợ TK 111, 334
Có TK 312 - Tạm ứng
(4) Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người tạm ứng
Nợ TK 152, 153, 155, 211, 241 Nợ TK 661, 662, 631, 635
Có TK 111- Tiền mặt Có TK 312 - Tạm ứng