5. Kết cấu của luận văn
4.3.2 Nhóm giải pháp liên quan đến công tác quản lý, điều hành
4.3.2.1. Hoàn thiện quy trình thẩm tra quyết toán và phê duyệt quyết toán
Để khắc phục tình trạng chƣa có một quy trình tổng quát thẩm tra quyết toán vốn đầu tƣ XDCB trên địa bàn tỉnh, đồng thời làm rõ một số nội dung chƣa đƣợc cụ thể trong Thông tƣ 19/TT-BTC ngày 11/2/2011 của Bộ Tài chính. Tác giả xin hoàn thiện quy trình thẩm tra theo sơ đồ (xem Sơ đồ 4.1):
(1) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Khi có chủ đầu tƣ nộp hồ sơ báo cáo quyết toán vốn đầu tƣ XDCB hoàn thành, Bộ phận tiếp nhận tiến hành tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ quyết toán theo các nội dung sau:
- Kiểm tra tính pháp lý về thủ tục hành chính, nội dung hồ sơ báo cáo quyết toán và văn bản trình duyệt quyết toán của chủ đầu tƣ. Xem xét việc chấp hành của chủ đầu tƣ về thời gian hoàn thành báo cáo, trình cơ quan thẩm tra và phê duyệt quyết toán theo đúng phân cấp và thẩm quyền.
- Kiểm tra nội dung báo cáo quyết toán vốn đầu tƣ dự án do chủ đầu tƣ lập, đối chiếu với biểu mẫu quy định; các hồ sơ, tài liệu liên quan để thẩm tra báo cáo quyết toán theo quy định.
- Lập phiếu giao nhận hồ sơ; hƣớng dẫn chủ đầu tƣ hoàn thiện, bổ sung nội dung báo cáo và hồ sơ, tài liệu còn thiếu.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Sơ đồ 4.1: Quy trình tổng quát thực hiện thẩm tra quyết toán vốn đầu tƣ XDCB hoàn thành
Nguồn: Bộ Tài chính
(2) Giao nhiệm vụ thẩm tra: Bộ phận tiếp nhận bàn giao hồ sơ cho Lãnh đạo phòng nghiệp vụ đƣợc giao nhiệm vụ thẩm tra quyết toán vốn đầu tƣ XDCB
TIẾP NHẬN VÀ KIỂM TRA
HỒ SƠ GIAO NHIỆM VỤ THẨM TRA
TIẾN HÀNH THẨM TRA BÁO CÁO QUYẾT TOÁN
THẨM TRA HỒ SƠ PHÁP LÝ CỦA DỰ ÁN
- Thẩm tra việc chấp hành trình tự, thủ tục đầu tƣ và xây dựng theo quy định của pháp luật về đầu tƣ và xây dựng.
- Thẩm tra việc chấp hành trình tự, thủ tục lựa chọn thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu.
- Thẩm tra tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế
THẨM TRA NGUỒN VỐN ĐẦU TƢ CỦA DỰ ÁN
- Thực hiện kiểm tra đối chiếu với cơ quan cấp phát và sổ kế toán số vốn đầu tƣ thực tế thực hiện.
- Thẩm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các nguồn vốn đầu tƣ đã sử dụng
- Thẩm tra sự phù hợp trong việc sử dụng nguồn vốn đầu tƣ so với cơ cấu xác định trong quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền
THẨM TRA CHI PHÍ ĐẦU TƢ
- Thẩm tra chi phí xây dựng và chi phí thiết bị.
- Thẩm tra chi phí khác.
LẬP KẾ HOẠCH THẨM TRA
THẨM TRA CHI PHÍ ĐẦU TƢ THIỆT HẠI KHÔNG TÍNH VÀO GIÁ TRỊ TÀI SẢN
THẨM TRA GIÁ TRỊ TÀI SẢN HÌNH THÀNH QUA ĐẦU TƢ
THẨM TRA TÌNH HÌNH CÔNG NỢ, VẬT TƢ, THIẾT BỊ TỒN ĐỌNG
XEM XÉT VIỆC CHẤP HÀNH CỦA CHỦ ĐẦU TƢ VÀ CÁC ĐƠN VỊ CÓ LIÊN QUAN ĐỐI VỚI Ý KIẾN KẾT LUẬN CỦA CÁC CƠ QUAN THANH TRA, KIỂM TRA, KIỂM
TOÁN NHÀ NƢỚC (NẾU CÓ)
NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, KIẾN NGHỊ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
hoàn thành (Phòng Đầu tƣ đối với Sở Tài chính hoặc phòng Tài chính - kế hoạch đối với cấp huyện), lãnh đạo phòng nghiệp vụ giao hồ sơ quyết toán cho cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ thẩm tra, cán bộ thẩm tra một lần nữa kiểm tra tính đầy đủ các nội dung của hồ sơ theo quy định, nếu đầy đủ trình lãnh đạo phòng ký biên bản giao nhận hồ sơ với bộ phận tiếp nhận.
(3) Lập kế hoạch thẩm tra: Trong thời gian tối đa 3 ngày cán bộ thẩm tra phải nghiên cứu hồ sơ báo cáo quyết toán để lập kế hoạch thẩm tra quyết toán.
Kế hoạch thẩm tra phải thể hiện đƣợc các nội dung sau:
* Các nội dung về hồ sơ quyết toán đã nhận:
- Hồ sơ chung: (Tên dự án, công trình hoàn thành đƣợc quyết toán; đầu tƣ; chủ đầu tƣ; hình thức quản lý dự án; danh mục hồ sơ pháp lý; tổng mức đầu tƣ; tổng dự toán đƣợc duyệt; tổng vốn đầu tƣ đề nghị quyết toán; tổng chi phí đầu tƣ đƣợc kiểm toán (nếu có); kế hoạch vốn đƣợc giao; vốn đã thanh toán …)
- Hồ sơ chi tiết: (Nhà thầu thi công; hợp đồng và hình thức hợp đồng; hồ sơ hoàn công; giá trị quyết toán A-B; đối chiếu công nợ; hoá đơn vật tƣ, thiết bị (nếu có)…) phân theo từng gói thầu hoặc nội dung chi phí.
- Hồ sơ yêu cầu chủ đầu tư bổ sung.
* Kiến nghị lựa chọn hình thức thẩm tra: (Đối với hồ sơ quyết toán vốn đầu tƣ XDCB hoàn thành các dự án nhóm C chƣa thực hiện kiểm toán báo cáo quyết toán dự án hoàn thành)
Kiến nghị lựa chọn các hình thức: Sở Tài chính (hoặc phòng tài chính đối với cấp huyện) tự tổ chức thẩm tra, Đề nghị với UBND tỉnh (hoặc chủ tịch UBND huyện đối với cấp huyện) thành lập tổ công tác thẩm tra hoặc đề nghị cho thực hiện kiểm toán báo cáo quyết toán trƣớc khi thẩm tra.
* Đăng ký tiến độ thực hiện thẩm tra quyết toán (Trong trƣờng hợp đề xuất lựa chọn hình thức Sở Tài chính <hoặc phòng tài chính đối với cấp huyện> tự tổ chức thẩm tra)
- Thời gian kiểm tra thực tế.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
* Những nhận xét và kiến nghị:
- Nhận xét sơ bộ về hồ sơ đƣợc quyết toán.
- Dự kiến những khó khăn trong quá trình thẩm tra. - Kiến nghị khắc phục.
Kế hoạch thẩm tra là cơ sở để thực hiện tiến trình thẩm tra, Phó phòng phụ trách mảng kiểm tra, chỉnh sửa và có ý kiến đồng ý vào kế hoạch thẩm tra của cán bộ thẩm tra.
(4) Tiến hành thẩm tra báo cáo quyết toán:
Bước 1: Thẩm tra hồ sơ pháp lý:
- Thẩm tra việc chấp hành trình tự, thủ tục đầu tƣ và xây dựng theo quy định của pháp luật về đầu tƣ và xây dựng:
+ Đối với quyết định đầu tƣ, các nội dung thẩm tra là: Thẩm quyền của cơ quan quyết định đầu tƣ, thẩm quyền của cơ quan thẩm định báo cáo đầu tƣ; năng lực của đơn vị tƣ vấn; trình tự và nội dung lập, thẩm định phê duyệt báo cáo đầu tƣ; tính phù hợp của hồ sơ thiết kế cơ sở với chủ trƣơng, mục tiêu đầu tƣ, tổng mức đầu tƣ có lập trên cơ sở của thiết kế cơ sở không.
+ Đối với quyết định phê duyệt thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình, các nội dung thẩm tra là: Thẩm quyền của cơ quan ra quyết định phê duyệt và cơ quan thẩm định; trình tự và nội dung phê duyệt (thiết kế kỹ thuật phải phù hợp với thiết kế cơ sở trong dự án đƣợc duyệt về quy mô, công nghệ, công suất, cấp công trình, tiêu chuẩn, quy phạm xây dựng; tổng dự toán phải phù hợp với tổng mức vốn đầu tƣ và không đƣợc vƣợt tổng mức đầu tƣ; dự toán các hạng mục không đƣợc vƣợt tổng dự toán).
- Thẩm tra việc chấp hành trình tự, thủ tục lựa chọn thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu theo các nội dung: Hình thức lựa chọn nhà thầu; việc tổ chức đấu thầu; hồ sơ mời thầu; tiêu chuẩn xét thầu; năng lực nhà thầu trúng thầu; giá trị trúng thầu... trên cơ sở quy định của pháp luật (Luật Xây dựng, Luật đấu thầu và các văn bản hƣớng dẫn).
- Thẩm tra tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế do chủ đầu tƣ ký với các nhà thầu (tƣ vấn, xây dựng, cung ứng vật tƣ thiết bị) để thực hiện dự án theo các nội
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
dung: Trình tự hợp đồng; tƣ cách pháp nhân của ngƣời thực hiện hợp đồng; giá hợp đồng; thời gian thực hiện hợp đồng... sự phù hợp với quy định của Luật xây dựng và các văn bản hƣớng dẫn đồng thời phải phù hợp với hồ sơ trúng thầu đối với công trình đấu thầu hoặc thiết kế dự toán đối với công trình chỉ định thầu.
Bước 2: Thẩm tra nguồn vốn đầu tư của dự án:
- Trên cơ sở chứng từ, sổ kế toán thực hiện đối chiếu số vốn đã cấp, cho vay, thanh toán do chủ đầu tƣ báo cáo với số xác nhận của cơ quan cấp vốn, cho vay, thanh toán liên quan để xác định số vốn đầu tƣ thực tế thực hiện; trƣờng hợp nhận vốn bằng ngoại tệ phải thực hiện kiểm tra việc quy đổi theo tỷ giá quy định tại thời điểm phát sinh.
- Kiểm tra số liệu báo cáo về hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tƣ hàng năm so với kế hoạch đƣợc duyệt từ đó thẩm tra tính hợp pháp của các nguồn vốn đầu tƣ đã sử dụng.
- Thẩm tra sự phù hợp trong việc sử dụng nguồn vốn đầu tƣ so với cơ cấu xác định trong quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền
Bước 3: Thẩm tra chi phí đầu tư:
a.Thẩm tra chi phí xây dựng và chi phí thiết bị:
Khi tiến hành thẩm tra, cán bộ thẩm tra phải nghiên cứu kỹ hồ sơ, bản vẽ thiết kế, hoàn công và các tài liệu có liên quan, chọn mẫu những khối lƣợng xây dựng có giá trị lớn, để đi sâu kiểm tra chi tiết.
+ Kiểm tra thực tế tại hiện trường:
Trên cơ sở kế hoạch thẩm tra đã lập và đăng ký với Lãnh đạo phòng, cán bộ thẩm tra thông báo cho chủ đầu tƣ và cùng chủ đầu tƣ tiến hành kiểm tra thực tế tại hiện trƣờng công trình, với các nội dung sau:
+ Đối với chi phí xây dựng:
- Thực hiện kiểm tra tổng thể công trình về khối lƣợng, chất lƣợng, kỹ thuật, mỹ thuật công trình,…
- Chọn mẫu một số công việc, hạng mục, kiểm tra kích thƣớc thông qua các phƣơng pháp đo, đếm… kiểm tra quy cách phẩm chất vật tƣ, vật liệu phù hợp với bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật và nhật ký thi công.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Kiểm tra, xem xét địa điểm, địa hình, địa vật công trình để xác định điều kiện áp dụng các hệ số vận chuyển, khoảng cách vận chuyển trong quyết toán có phù hợp với thực tế không. (Trừ trƣờng hợp thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức „„Giá hợp đồng trọn gói‟‟)
* Đối với chi phí thiết bị: chọn mẫu một số thiết bị để kiểm tra thực tế tại hiện trƣờng nhằm xác định sự hiện hữu của tài sản về danh mục, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ của thiết bị công nghệ, phụ tùng kèm theo và các trang bị khác (cần thiết phải lập bảng danh mục để kiểm kê).
Kết thúc quá trình kiểm tra cán bộ thẩm tra phải lập biên bản kiểm tra hiện trƣờng với sự xác nhận của chủ đầu tƣ và đơn vị đƣợc bàn giao sử dụng công trình (biên bản kiểm tra phải ghi rõ những nội dung, phần việc đã kiểm tra và kết quả kiểm tra đồng thời nêu rõ lý do không kiểm tra các phần còn lại).
- Thẩm tra hồ sơ quyết toán:
* Đối với các gói thầu do chủ đầu tư (ban quản lý dự án) tự thực hiện:
+ Thẩm tra năng lực của chủ đầu tƣ có phù hợp với việc thực hiện gói thầu không. + Kiểm tra giá trị khối lƣợng thực hiện đã nghiệm thu đề nghị quyết toán của công trình (hoặc hạng mục công trình) với dự toán đƣợc duyệt; xác định giá trị và nguyên nhân chênh lệch (tăng, giảm).
+ Thẩm tra các nội dung, khối lƣợng trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán của chủ đầu tƣ với biên bản nghiệm thu khối lƣợng, dự toán thiết kế đƣợc duyệt và biên bản kiểm tra hiện trƣờng.
- Trên cơ sở biên bản kiểm tra hiện trƣờng, hoá đơn vật tƣ, các chứng chỉ vật liệu…thực hiện kiểm tra chủng loại vật liệu đã sử dụng đƣợc nghiệm thu đề nghị quyết toán so với thiết kế, dự toán đƣợc duyệt.
- Đối chiếu đơn giá trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán của chủ đầu tƣ với đơn giá trong dự toán đƣợc duyệt đảm bảo phù hợp với quy định của Nhà nƣớc trên các mặt:
+ Việc áp dụng định mức, đơn giá XDCB của Nhà nƣớc ban hành trong từng thời kỳ.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
+ Thực hiện các quy định về giá vật liệu, nhân công, vận chuyển vật liệu để tính chênh lệch giá.
+ Áp dụng các hệ số về trƣợt giá, phụ phí… đối với từng loại chi phí: vật liệu, nhân công, máy… để xác định giá trị quyết toán của khối lƣợng hoàn thành.
+ Đối với chi phí thiết bị còn phải thực hiện thẩm tra chi phí vận chuyển, bảo quản, bảo dƣỡng gia công thiết bị nhƣ: Chi phí vận chuyển, bốc xếp theo giá cƣớc quy định, chi phí bảo quản, bão dƣỡng gia công thiết bị theo dự toán đƣợc duyệt, hợp đồng, nghiệm thu…
- Xác định giá trị quyết toán của khối lƣợng hoàn thành sau thẩm tra quyết toán, chênh lệch (tăng, giảm) so với đề nghị quyết toán. Yêu cầu lập bảng tính toán chi tiết và thuyết minh rõ lý do các khoản chênh lệch.
* Thẩm tra những công việc do các nhà thầu thực hiện theo hợp đồng:
- Thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức "Giá hợp đồng trọn gói" (không phân biệt hình thức lựa chọn nhà thầu):
+ Đối chiếu các nội dung công việc, khối lƣợng thực hiện đơn giá trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán A-B với các nội dung công việc, khối lƣợng thực hiện, đơn giá ghi trong hợp đồng, bản tính giá hợp đồng.
+ Kiểm tra sự phù hợp giữa hồ sơ hoàn công, biên bản kiểm tra hiện trƣờng với các yêu cầu nêu trong các tài liệu kèm theo hợp đồng. Đối với chi phí thiết bị thực hiện kiểm tra danh mục, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ của thiết bị công nghệ, phụ tùng kèm theo và các trang bị khác có đúng với hợp đồng và yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
+ Trên cơ sở biên bản kiểm tra hiện trƣờng, hoá đơn vật tƣ, các chứng chỉ vật liệu…thực hiện kiểm tra chủng loại vật liệu đã sử dụng đƣợc nghiệm thu đề nghị quyết toán so với quy định trong các tài liệu kèm theo hợp đồng. Đối với chi phí thiết bị phải xem xét chứng từ gốc của thiết bị đã mua trong nƣớc hoặc nhập khẩu.
+ Đối với thiết bị mua bằng ngoại tệ cần phải kiểm tra việc áp dụng tỷ giá quy đổi so với quy định.
+ Khi nhà thầu thực hiện đầy đủ các yêu cầu, nội dung công việc, đúng khối lƣợng thực hiện và đơn giá ghi trong hợp đồng, bản tính giá hợp đồng; thì giá trị quyết toán đúng bằng giá trọn gói của hợp đồng đã ký.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
+ Nếu thẩm tra phát hiện nhà thầu không thực hiện theo đúng các yêu cầu của hợp đồng và các tài liệu kèm theo hợp đồng thì tuỳ theo quy định trong điều khoản về vi phạm hợp đồng để xác định giá trị quyết toán và có kiến nghị giải quyết cho phù hợp.
- Thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức "Giá hợp đồng theo đơn giá cố định" (không phân biệt hình thức lựa chọn nhà thầu):
+ Đối chiếu với biên bản nghiệm thu khối lƣợng thực hiện và biên bản kiểm tra hiện trƣờng để thẩm tra các yêu cầu, nội dung công việc, khối lƣợng thực hiện trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán A-B.
+ Đối chiếu đơn giá trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán A-B với đơn giá cố định ghi trong bản tính giá hợp đồng và các tài liệu kèm theo hợp đồng.
+ Giá trị quyết toán bằng khối lƣợng thực hiện đã đƣợc nghiệm thu đúng quy định nhân (x) với đơn giá cố định ghi trong hợp đồng.
- Thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức "Giá hợp đồng theo giá điều