MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BHXH VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU BHXH
1.2.3. Nội dung của quản lý thu BHXH
1.2.3.1. Quản lý đối tượng tham gia BHXH bắt buộc Người lao động (NLĐ) tham gia BHXH bắt buộc:
Theo quy định tại điều 2- Nxghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 và thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH ngày 30/01/2007 đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định như sau:
NLĐ tham gia BHXH bắt buộc là công dân Việt Nam, bao gồm:
Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên và hợp đồng không xác định thời hạn theo quy định của pháp luật về lao động;
NLĐ, xã viên, kể cả cán bộ quản lý làm việc và hưởng tiền công theo hợp đồng từ đủ 3 tháng trở lên trong hợp tác xã, Liên hiệp hợp tác xã thành lập, hoạt động theo Luật hợp tác xã;
Công nhân quốc phòng, công nhân công an làm việc trong các doanh nghiệp thuộc khối lực lượng vũ trang;
NLĐ theo quy định nói trên được cử đi học, thực tập, công tác trong và ngoài nước mà vẫn hưởng tiền lương, tiền công ở trong nước;
NLĐ đã tham gia BHXH bắt buộc mà chưa nhận được BHXH 1 lần trước khi đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài theo hợp đồng lao động bao gồm: Hợp đồng với tổ chức sự nghiệp, doanh nghiệp được phép hoạt động dịch vụ đưa
NLĐ đi làm việc ở nước ngoài, doanh nghiệp đưa lao động đi làm việc ở nước ngoài dưới hình thức thực tập, nâng cai tay ghề và doanh nghiệp đầu tư ra nước ngoài có đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài; Hợp đồng với doanh nghiệp Việt Nam trúng thầu, nhận thầu công trình ở nước ngoài; Hợp đồng cá nhân.
NSDLĐ tham gia BHXH bắt buộc :
Doanh nghiệp thành lập, hoạt động theo Luật doanh nghiệp;
Các công ty Nhà nước thành lập theo Luật doanh nghiệp nhà nước trong thời gian chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần theo Luật doanh nghiệp;
Cơ quan nhà nước; đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;
Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp,tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; tổ chức đơn vị hoạt động theo quy định của pháp luật;
Cơ sở ngoài công lập hoạt động trong các lĩnh vực: giáo dục – đào tạo; y tế; văn hóa; thể dục thể thao; khoa học và công nghệ; môi trường; dân số; xã hội; gia đình, bảo vệ chăm sóc trẻ em và các ngành nghề sự nghiệp khác;
Hợp tác xã, Liên hiệp hợp tác xã thành lập, hoạt động theo luật hợp tác xã; Hộ kinh doanh cá thể, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn sử dụng và trả công cho người lao động theo quy định của pháp luật lao động;
Cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài; tổ chức quốc tế hoạt động trên lành thổ Việt Nam có sử dụng lao động là người Việt Nam, trừ trường hợp Điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác.
1.2.3.2. Tiền lương bình quân làm căn cứ đóng BHXH.
Hầu hết các nước trên thế giới đều căn cứ vào thu nhập, tiền lương tiền công của người lao động. Nói cách khác, hầu hết các nước đều thực hiện khấu trừ từ lương của người lao động cộng với khoản đóng góp của chủ sử dụng lao động và đơn vị sử dụng lao động chuyển khoản đóng góp này về đơn vị quản lý thực hiện BHXH. Cho dù tỷ lệ khác nhau, hình thức có khác nhau song đây đều là những căn cứ quan trọng và rất thuận tiện trong quá trình thu BHXH của cơ quan BHXH
Thông thường theo quy đinh, mưc đóng BHXH thường căn cứ vào tiền lương của người lao động và quỹ lương toàn doanh nghiệp. Tùy theo điều kiện kinh tế -xã hội của mỗi quốc gia trong mỗi thời kỳ mà quy định tỷ lệ đón góp cho phù hợp.
Như vậy để quản lý được mức đóng, trước hết cơ quan quản lý nhà nước về BHXH phải xây dựng được mức đóng phù hợp với cả chủ SDLĐ và NLĐ, tương quan tỷ lệ đóng giữa chủ sử dụng lao đọng và NLĐ không được quá chênh lệch. Bên cạnh đó, mức đóng BHXH phải được xây dựng trên cơ sở khiến cho người chủ sử dụng lao động không muốn trốn tránh, không thể trốn trách nhiệm tham gia BHXH cho người lao động.
1.2.3.3. Quản lý phương thức và mức đóng BHXH Phương thức đóng BHXH
∗ Đóng hàng tháng
Chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH BB trên quỹ tiền lương, tiền công tháng của những NLĐ tham gia BHXH BB, đồng thời trích từ tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH BB của NLĐ theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
∗ Đóng hàng quý hoặc đóng 1 lần
Đơn vị là doanh nghiệp thuộc ngành nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và diêm nghiệp trả tiền lương, tiền công cho NLĐ theo chu kì sản xuất kinh doanh có thể đóng hàng quý hoặc 6 tháng một lần trên cơ sở đăng kí phương thức đóng với cơ quan BHXH. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của kì đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH
Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, cá nhân có thuê mướn, trả công cho NLĐ, sử dụng dưới 10 lao động có thể đóng hàng quý hoặc 6 tháng một lần trên cơ sở đăng kí với cơ quan BHXH. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của kì đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH
∗ Đóng theo địa bàn: cơ quan, đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của cơ quan BHXH tỉnh. Chi nhánh của doanh nghiệp đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.
Mức đóng BHXH bắt buộc
Mức đóng hàng tháng của NLĐ thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc bằng tỷ lệ phần trăm (%) mức tiền lương, tiền công tháng như sau:
Từ 01/012010 đến 31/12/2011: bằng 22% trong đó: NLĐ đóng 6%; đơn vị đóng 16%.
Từ 01/012012 đến 31/12/2013:bằng 24%trong đó: NLĐ đóng 7%; đơn vị đóng 17%.
Từ 01/01/2014 trở đi: bằng 26%, trong đó NLĐ đóng 8%; đơn vị đóng 118%.
Hàng tháng, NLĐ đóng trên quỹ tiền lương tiền công đóng BHXH của NLĐ như sau:
3% vào quỹ ốm đau thai sản, trong đó NSDLĐ giữ lại 2% để trả kịp thời cho NLĐ đủ điều kiện hưởng chế độ ốm đau thai sản và thực hiện quyết toán hàng quý với tổ chức BHXH
1% vào quỹ tai nạm lao động bệnh nghề nghiệp
11% vào quỹ hưu trí tử tuất, từ năm 2010 trở đi cứ 2 năm 1lần đóng thêm 1% cho đến khi đạt mức 14% .
1.2.3.4. Tổ chức thu BHXH Quy trình thu
Quy trình thu bảo hiểm xã hội được hiểu là tổng thể các công việc cần phải tiến hành, theo đó là cả một quy trình sắp xếp lôgic trước sau, công việc nào cần phải thực hiện trước, công việc nào cần thực hiện sau để đạt được mục tiêu đã dặt ra với hiệu quả cao nhất. Để thực hiện tốt nhất mục tiêu của công tác thu BHXH cần thiết phải tiến hành một quy trình thu kế hoạch tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sử dụng lao động tham gia và cán bộ chuyên trách thu của cơ quan BHXH. Hiện nay, căn cứ vào thời gian đơn vị SDLĐ tham gia mà có 02 quy trình thu riêng sau:
* Đối với đơn vị SDLĐ lần đầu tham gia BHXH.
Bước 1: Đơn vị SDLĐ lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, hồ sơ được lập theo mẫu của cơ quan BHXH Việt Nam và gửi về BHXH tỉnh. Hồ sơ bao gồm:
Công văn gửi về cơ quan BHXH xin đăng ký tham gia BHXH. Trong đó, ghi rõ họ và tên, đơn vị, ngày chính thức đi vào hoạt động, tổng quỹ lương,… đăng ký tham gia bắt đầu từ tháng nào.
Bảng kê khai danh sách lao động trong đơn vị. Trong đó, yêu cầu các nội dung về nhân thân, giấy tờ liên quan hay các chứng nhận về công việc (hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc,…). Đối với lao động từ nơi khác chuyển đến đã tham gia BHXH phải có sổ BHXH hay giấy tờ do cơ quan làm việc trước xác nhận.
Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ của đơn vị SDLĐ, cơ quan BHXH thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ. Đặc biệt, tính toán kỹ mức đóng của cả đơn vị. Sau đó tiến hành cấp sổ BHXH và tổ chức thu BHXH.
Bước 1: Lập bảng kê khai danh sách lao động tham gia BHXH. Bảng kê khai được lập vào ngày 31 tháng 12 hàng năm về tên, tuổi, mức lương và các khoản phụ cấp khác (nếu có) của NLĐ, mức đóng hàng tháng của họ,…
Bước 2: Lập bảng kê khai tăng giảm lao động và quỹ lương đóng BHXH, thống kê quá tŕnh tăng giảm lao động trong đơn vị SDLĐ và quỹ lương hàng tháng. Bảng kê khai được lập vào cuối tháng để làm căn cứ đóng tháng sau.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiến hành thẩm định bảng kê khai của đơn vị SDLĐ và tiến hành thu BHXH, cấp sổ bổ sung cho các đối tượng mới tham gia.
Phân cấp quản lý thu trong hệ thống BHXH Việt Nam
∗ BHXH Viêt Nam:
Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra tình hình thực hiên công tác quản lý thu, cấp sổ BHXH trong toàn ngành bao gồm cả BHXH Bộ quốc phòng, Bộ công an và Ban cơ yếu chính phủ. Xác đinh mức lãi suất bình quân trong năm của hoạt động đầu tư quỹ BHXh và thông báo cho BHXH tỉnh.
∗ BHXH tỉnh
Căn cứ tình hình thực tế của địa phương để phân cấp quản lý thu BHXH cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ.
Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu liên quan đến NLĐ tham gia trên địa bàn tỉnh
Xây dựng kế hoạch và hướng dẫn kiểm tra tình hình thực hiện công tác thu, cấp sổ BHXH theo phân cấp quản lý và quyết toán số tiền thu BHXH đối với BHXH theo định kỳ quý, 6 tháng , năm và lập “biên bản thẩm định số liệu thu BHXH bắt buộc
∗ BHXH huyện
BHXH cấp huyện thu BHXH của các đơn vị có trụ sở và tài khoản tại địa bàn huyện bao gồm:
Đơn vị do huyện trực tiếp quản lý
Đơn vị ngoài quốc doanh có SDLĐ từ 10 trở lên Xã phường thị trấn
Đơn vị khác do BHXH tỉnh giao nhiệm vụ thu.
1.2.3.5. Lập và xét duyệt kế hoạch thu BHXH hàng năm
Đối với đơn vị NSDLĐ, hàng năm đơn vị SDLĐ có trách nhiệm đối chiếu số lao động quỹ tiền lương và mức nộp BHXH thực tế cho cơ quan BHXH trực tiếp quản lý trước ngày 10/10 hàng năm.
Đối với cơ quan BHXH huyện, hàng năm BHXH cấp huyện căn cứ vào tình hình thực hiện năm trước và khả năng mở rộng NLĐ tham gia BHXH trên địa bàn, lập hai bản “ kế hoạch thu BHXH, BHYT bắt buộc” năm sau (theo mẫu số K011-TS) gửi BHXH tỉnh 1 bản trước ngày 10/6 hàng năm
Đối với BHXH tỉnh: hàng năm lập hai bản dự toán thu BHXH, BHYT đối với NLĐ do tỉnh quản lý, đồng thời tổng hợp toàn tỉnh lập hai bản “kế hoạch thu BHXH, BHYT băt buộc” năm sau theo mẫu K011-TS gửi BHXH Việt Nam trước ngày 15/6 hàng năm . Đồng thời bên cạnh đó căn cứ vào dự toán thu BHXH Việt Nam giao, tiến hành phân bổ dự toán thu cho các đơn vị trực thuộc tỉnh, huyện .
BHXH Việt Nam: căn cứ tình hình thực hiện kế hoạch năm trước và khả năng phát triển lao động năm sau của các địa phương, tổng hợp lập và giao dự toán thu BHXH cho BHXH tỉnh.
1.2.3.6. Quản lý tiền thu BHXH
Hình thức đóng tiền : Đơn vị, người tham gia BHXH đóng bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt
Chuyển khoản: Chuyển tiền đóng vào tài khoản chuyên thu của BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
Tiền mặt : Nộp trực tiếp tại Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước
Theo quy định BHXH cấp huyện và cấp tỉnh không được sử dụng tiền thu BHXH vào bất cứ mục đích gì. Trừ một số trường hợp đặc biệt phải có sự chấp nhận bằng văn bản của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam .
Hàng quý, BHXH tỉnh và huyện có trách nhiệm quyết toán số tiền 2% đơn vị được giữ lại, xác định số chênh lệch thừa, thiếu đồng thời gửi thông báo quyết toán cho phòng Thu hoặc bộ phận thu để thực hiện thu kịp thời số tiền NSDLĐ chưa chi hết vào tháng đầu của quý sau.
BHXH Việt Nam thẩm định số thu BHXH đinh kỳ 6 tháng hoặc hàng năm đối với BHXH tỉnh.
1.2.3.7. Thông tin báo cáo thu
BHXH tỉnh, huyện : Mở sổ theo dõi và lập báo cáo về thu BHXH BB theo mẫu quy định
Thời điểm chốt số liệu :
Báo cáo tháng : đến hết ngày cuối cùng của tháng
Báo cáo quý: đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý Báo cáo năm: đến hết ngày 31/12 hàng năm
Thời hạn nộp báo cáo :
BHXH huyện gửi phòng Thu BHXH tỉnh :
- Báo cáo tháng (mẫu B01-TS, B03-TS, B05-TS) trước ngày 03 của tháng sau
- Báo cáo quý ( mẫu B02a-TS, B02b-TS, B04a-TS, B04b-TS): trước ngày 10 tháng đầu quý sau
- Báo cáo năm ( mẫu B02a-TS,B02b-TS) trước ngày 10/1 năm sau BHXH tỉnh gửi Ban Thu BHXH Việt Nam
- Báo cáo tháng ( mẫu B01-TS, B03-TS, B05-TS) trước ngày 05 tháng sau
- Báo cáo quý ( mẫu B02a-TS, B02b-TS, B04a-TS, B04b-TS): trước ngày 25 tháng đầu quý sau
- Báo cáo năm ( mẫu B02a-TS,B02b-TS) trước ngày 25/1 năm sau
1.2.3.8. Quản lý hồ sơ tài liệu
BHXH tỉnh, huyện cập nhật thông tin, dữ liệu của người tham gia BHXH để phục vụ kịp thời cho công tác nghiệp vụ và quản lý
BHXH tỉnh xây dựng hệ thống mã số đơn vị tham gia BHXH áp dụng trong địa bàn tỉnh theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam. Mã số tham gia BHXH cấp cho đơn vị để đăng ký tham gia BHXH được sử dụng thống nhất trên hồ sơ giấy tờ, sổ sách và báo cáo nghiệp vụ.
BHXH các cấp tổ chức phân loại, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu thu BHXH đảm bảo khoa học để thuận tiện khai thác; sử dụng. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý người tham gia BHXH cấp sổ BHXH cho người tham gia BHXH bắt buộc.