xã tại Kho bạc Nhà nước Yên Dũng
Trên cơ sở ựịnh hướng phát triển, mục tiêu tăng cường quản lý chi thường xuyên NSNN tại KBNN, trước những thực trạng quản lý chi thường xuyên ngân sách xã tại KBNN Yên Dũng như ựã phân tắch tác giả mạnh dạn ựề xuất một số kiến nghị và giải pháp nhằm tăng cường quản lý chi thường xuyên ngân sách xã tại KBNN Yên Dũng như sau:
Một là: Hoàn thiện quy trình quản lý chi ngân sách ựối với cấp xã * Nâng cao trách nhiệm trong việc xây dựng, duyệt và phân bổ dự toán chi thường xuyên NSX.
Dự toán chi NSNN theo MLNS Nhà nước ựã ựược cấp có thẩm quyền phê duyệt là giới hạn tối ựa mà các ựơn vị ựược chi kể cả về tổng mức và cơ cấu chị Nguyên tắc này ựòi hỏi một sự tuân thủ tuyệt ựối quy ựịnh mục lục ngân sách nhà nước trong cả chu trình ngân sách từ khâu lập dự, chấp hành, kế toán và quyết toán NSNN, ựồng thời là căn cứ ựể tăng cường các phương thức cấp phát ngân sách hiện hành. Thực hiện có hiệu quả phương thức cấp phát NSNN theo dự toán sẽ khắc phục ựược phần lớn hạn chế các phương thức cấp phát NSNN hiện nay (cấp phát bằng lệnh chi tiền). điều này ựòi hỏi
109
sự cải tiến về nội dung, quy trình lập, duyệt và phân bổ dự toán NSNN, ựảm bảo tắnh chắnh xác, chi tiết, ựầy ựủ, kịp thờị để việc kiểm tra, quản lý có hiệu quả, nhất thiết phải có sự tham gia của KBNN vào quá trình và xét duyệt dự toán NSNN. Tập trung thống nhất hình thức quản lý và cấp phát theo dự toán, hạn chế tối ựa hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền.
- Dự toán chi ngân sách xây dựng phải ựảm bảo sự phù hợp với phân cấp quản lý kinh tế xã hội, phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi của HđND tỉnh Bắc Giang và khả năng huy ựộng nguồn thu vào ngân sách của ựịa phương, phải ựảm bảo nguyên tắc cân ựối ngân sách tránh tình trạng ựiều chỉnh dự toán nhiều vào những ngày cuối năm. Việc giao dự toán ngân sách ựầu năm cho các xã phải ựược kịp thời ựể gửi ựến KBNN tránh tình trạng bị ùn tắc công việc và ựể ựơn vị có kế hoạch chi tiêu hợp lý.
- Giao dự toán chi thường xuyên phải dựa trên cơ sở thực hiện năm trước, nhiệm vụ phát sinh trong năm và ựặc biệt là các nhiệm vụ chi cho sự nghiệp kinh tế, ựảm bảo xã hội và các chế ựộ mới liên quan ựến con người, ựối tượng ựảm bảo xã hội dự kiến phát sinh trong năm. Bố trắ sắp xếp ưu tiên thực hiện những chắnh sách ựã ban hành, chế ựộ ựảm bảo xã hội, chế ựộ cho con người, những chế ựộ mới phát sinh do cấp trên ban hành, phải lập dự toán cụ thể, có thuyết minh chi tiết ựể ựề nghị cấp trên bổ sung nguồn thực hiện.
*đối với công tác chấp hành chi thường xuyên ngân sách xã
UBND cấp xã có trách nhiệm thống nhất, quản lý ựiều hành chi ngân sách xã theo dự toán ựược Hội ựồng nhân dân cấp xã quyết ựịnh. Các xã phải có kế hoạch phân bổ dự toán chi chi tiết ựến từng tháng, từng quý phù hợp với nguồn thu ựể từ ựố chủ ựộng ựiều hành chi ựảm bảo hợp lý và ựạt ựược hiệu quả. Quá trình ựiều hành dự toán chi thường xuyên NSX của UBND cấp xã cần ựảm bảo: Xây dựng ựịnh mức chi phù hợp với quy mô của từng khối xã ựể làm căn cứ phân bổ dự toán chi cho NSX hàng năm. Với những khoản chi hành chắnh Nhà nước yêu cầu phải ựảm bảo cho chắnh quyền xã hoạt ựộng có
110
hiệu lực, hiệu quả chi ựảm bảo ựúng chế ựộ, kịp thời thanh toán lương của cán bộ xã ựương chức.Tiết kiệm chi các khoản chi khác như: văn phòng phẩm, hội nghị, tiếp khách.
* đối với công tác quyết toán ngân sách
Trước khi thực hiện khóa sổ phải xem xét lại các số liệu ựã hoạch toán và ựối chiếu với Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch ựể ựảm bảo số liệu chắnh xác, ựầy ựủ và ựứng mục lục ngân sách xã. Công tác quyết toán ngân sách xã cẩn phải ựược UBND cấp xã quan tâm thực hiện. Thuyết minh quyết toán ngân sách xã phải ựược giải trình một cách cụ thể, rõ ràng, ựánh giá khái quát ựược tình hình thực hiện dự toán, tăng giảm so với dự toán giao ựầu năm ựể có cơ sở cho HđND thảo luận và phê chuẩn quyết toán. HđND cấp xã phải ựề cao trách nhiệm của mình trong quá trình thảo luận và phê chuẩn quyết toán NSX. Trước khi trình HđND xã phê duyệt quyết toán, ban kinh tế - xã hội HđND xã phải thẩm tra và có báo cáo thẩm tra về quyết toán thu, chi NSX.
Nội dung thẩm ựịnh quyết toán NSX bao gồm: Thẩm tra tắnh hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ quyết toán NSX; Xem xét sự phù hợp giữa các chỉ tiêu quyết toán với chỉ tiêu trong dự toán ựã ựược duyệt; So sánh mức ựộ chi tiêu cho từng nội dung nhiệm vụ với mức ựộ ựạt ựược về số lượng và chất lượng của các nhiệm vụ ựóẦDựa vào những nội dung ựánh giá trên, HđND thảo luận và ựi ựến biểu quyết trong kỳ họp toàn thể thông qua những khoản thu, chi nào còn tiếp tục phải thẩm tra, những khoản chi nào buộc phải xuất toán. Khi báo cáo quyết toán NSX ựược ựại ựa số ựại biểu HđND xã tán thành thì HđND xã ra nghị quyết phê chuẩn quyết toán NSX năm thực hiện.
Hai là: Tăng cường thanh toán không dùng tiền mặt.
Cần tăng cường mở rộng ựối tượng, phạm vi triển khai thanh toán cá nhân qua thẻ ATM tại những ựịa bàn mà ngân hàng có khả năng cung ứng dịch vụ tốt; phối hợp với ngân hàng thương mại, ựơn vị sử dụng ngân sách nghiên cứu, xây dựng quy trình nghiệp vụ, ựiều kiện kỹ thuật, phạm vi áp
111
dụng, phương thức quản lý chi NSNN thanh toán qua thẻ mua hàng của các ựơn vị sử dụng ngân sách tại các ựiểm chấp nhận thẻ ( POS).
Ứng dụng tối ựa công nghệ thông tin hiện ựại vào công tác thanh toán, ựảm bảo sử dụng có hiệu quả cộng nghệ, phương tiện và hình thức thanh toán không dùng tiền mặt tiên tiến của quốc tế, từng bước tham gia một cách ựầy ựủ vào hệ thống thanh toán ựiện tử song phương, ựiện tử liên ngân hàng ựể nâng cao chất lượng dịch vụ và tiết kiệm chi phắ thanh toán.
Ba là: Phân ựịnh rõ trách nhiệm của các cơ quan, ựơn vị trong công tác quản lý chi ngân sách xã:
Mặc dù có văn bản quy ựịnh trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan, ựơn vị trong việc quản lý, cấp phát và thanh toán các khoản chi NSNN nhưng việc phân ựịnh này chưa thực sự rõ ràng, trùng lặp, chồng chéọ đặc biệt là các cơ quan có thẩm quyền như: Công an, Kiểm toán Nhà nước, thanh tra Nhà nước ... phát hiện có vi phạm pháp luật trong quản lý, chi tiêu NSNN, mặc dù các khoản chi ựó ựược KBNN có trách nhiệm quản lý, kiểm tra, kiểm soát chị Hoặc có sự trùng lắp, chồng chéo trong quản lý và kiểm soát chị Theo quy ựịnh hiện nay, cơ quan tài chắnh kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi tiêu và sử dụng kinh phắ NSNN. để kiểm tra, cơ quan tài chắnh phải cử cán bộ ựến ựể kiểm tra hồ sơ, chứng từ chi ngân sách có trong dự toán, có ựúng chế ựộ, tiêu chuẩn, ựịnh mức không. Mặc dù những khoản chi ựó ựã ựược KBNN quản lý. Như vậy, ở ựây có sự trùng lắp trong kiểm tra của cơ quan tài chắnh và KBNN. Trong trường hợp này, cơ quan tài chắnh chỉ nên thực hiện sự kiểm tra khi có dấu hiệu vi phạm hoặc kiểm tra theo chuyên ựề, có như thế công tác quản lý chi ngân sách sẽ hiệu quả hơn và tránh tình trạng kiểm tra trùng lắp như hiện naỵ Vì vậy, cần có văn bản quy phạm pháp luật quy ựịnh chi tiết trách nhiệm và quyền hạn của các cơ quan, ựơn vị trong việc quản lý, cấp phát và quản lý trong khâu thanh toán các khoản chi NSNN.
112
Kiên quyết thực hiện việc công khai tài chắnh và sử dụng ngân sách ở từng cơ quan ựơn vị ựể tăng cường sự giám sát của cán bộ công chức, của nhân dân nhằm thúc ựẩy tiết kiệm chi, chống tham nhũng, lãng phắ. Trong thực hiện công khai phải ựổi mới phương thức, cải cách thủ tục, tạo ựiều kiện thuận lợi cho người ựược cung cấp thông tin nắm ựược nhanh gọn, chắnh xác những thông tin cơ bản kể cả nguồn tài chắnh và kết quả của việc sử dụng nguồn tài chắnh ựó.
Bốn là: Tăng cường hoạt ựộng thanh tra, kiểm tra quản lý chi thường xuyên NSX
Qua thanh tra, kiểm tra tình hình chấp hành việc thực hiện dự toán, chắnh sách, chế ựộ của Nhà nước và của chắnh quyền ựịa phương là rất cần thiết nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, phát hiện những sơ hở trong cơ chế quản lý, chắnh sách, pháp luật ựể kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền có biện pháp khắc phục, phát huy nhân tố tắch cực, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt ựộng quản lý nhà nước nói chung và quản lý tài chắnh xã nói riêng. Các cơ quan có chức năng, kiểm tra, giám sát xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện công tác thanh tra, thanh tra, giám sát một cách thường xuyên ựối với các hoạt ựộng tài chắnh xã, gắn việc thanh tra với việc hướng dẫn thực hiện các chắnh sách, chế ựộ của Nhà nước. Những sai phạm trong quản lý, ựiều hành tài chắnh xã phải ựược xử lý ựúng quy ựịnh của pháp luật nhằm tăng cường quản lý chi thường xuyên NSX.
Năm là: Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chi thường xuyên ngân sách xã tại Kho bạc Nhà nước Yên Dũng
Như tác giả ựã ựánh giá, việc giao nhận hồ sơ quản lý chi thường xuyên ngân sách xã tại KBNN Yên Dũng ựược theo dõi bằng thủ công, theo quy trình quản lý chi thường xuyên hiện hành theo quyết ựịnh 1116/Qđ-KBNN
113
ngày 24/11/2009 quy ựịnh lập ỘPhiếu giao nhận hồ sơ chi thường xuyênỢ (02/PHS-CTX), ký nhận hồ sơ. để giải quyết những hạn chế trên, KBNN Yên Dũng cần ứng dụng chương trình quản lý giao nhận hồ sơ Ộmột cửaỢ trên máy tắnh. Phần mềm này phải ựảm bảo theo dõi ựược các thông tin về khách hàng (mã, tên ựơn vị, ựịa chỉ, số ựiện thoại Ầ), số bộ chứng từ trong phiếu giao nhận, ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn trả kết quả, lưu ựược các bước xử lý hồ sơ qua các bộ phận ựể có thể xác ựịnh ựược trách nhiệm của từng bộ phận, cán bộ giải quyết công việc.
Phải tăng cường trang bị cơ sở vật chất về Tin học, hiện ựại hoá công nghệ thông tin, chuẩn hoá các chương trình phần mềm theo hướng mở, phù hợp với các chuẩn mực quốc tế trong tương lai, xây dựng kho dữ liệu tắch hợp thống nhất trong toàn ngành, khi ựó KBNN cấp trên mới có các số liệu tổng hợp tại bất kỳ thời ựiểm nào cần có.
Tăng cường kết nối và xử lý trao ựổi thông tin với các hệ thống khác. đây là xu thế tất yếu ựể ựem lại khả năng khai thác và sử dụng các nguồn dữ liệu thông tin ựể rút ngắn thời gian xử lý công việc của từng hệ thống, giảm nhẹ khối lượng công việc mà con người phải thực hiện. Trước hết là tăng cường trao ựổi thông tin giữa các hệ thống trong ngành Tài chắnh ( KBNN huyện, Phòng Tài chắnh kế hoạch, Chi Cục thuế huyện. Sau ựó là việc kết nối và trao ựổi thông tin với các cơ quan khác, ựặc biệt là hệ thống Ngân hàng thương mại có quan hệ giao dịch thanh toán.
Sáu là: Tăng cường quy trình giao dịch Ộmột cửaỢ trong quản lý chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước
Quy trình quản lý chi Ộmột cửaỢ ựang áp dụng hiện tại gồm 7 bước, theo quy trình này cán bộ quản lý chi của KBNN vừa là người tiếp nhận hồ sơ, vừa là người xử lý công việc. Việc thực hiện này trái với quy ựịnh của
114
Chắnh phủ và hướng dẫn của Bộ Tài chắnh. Cơ chế Ộmột cửaỢ ựược hiểu là
ỘNgười dân, các cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết tại một nơị Tách bạch giữa người giao dịch và người giải quyết công việcỢ.
để khắc phục tồn tại trên thì KBNN cần xây dựng lại quy trình giao dịch Ộmột cửaỢ, phân công lại nhiệm vụ cho cán bộ theo hướng tinh gọn, hiệu quả, phù hợp với ựịnh hướng, lộ trình cải cách hành chắnh và hiện ựại hóa hoạt ựộng KBNN. Phân ựịnh rõ nhiệm vụ và quan hệ phối hợp giữa các bộ phận. Nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt ựộng của bộ máy KBNN, ựảm bảo các nguyên tắc cơ bản: tắnh hệ thống, chuyên môn hóa và quản lý theo chức năng.
Quy trình quản lý chi Ộmột cửaỢ ngân sách xã qua KBNN nên xây dựng lại bao gồm 11 bước, thể hiện ở hình 5.1
Hình 5.1. Sơ ựồ quy trình quản lý chi Ộmột cửaỢ NS xã tại KBNN
Bộ phận giao nhận hồ sơ Khách hàng
Thủ quỹ hoặc Thanh toán viên
Cán bộ quản lý chi
Giám ựốc Kế toán trưởng
(1) (11) (2a) (2c) (2d) (2b) (3) (4) (5) (8) (9) (10) (7) (6)
115
Các bước thực hiện trong quy trình.
Bước 1: Khách hàng giao hồ sơ, chứng từ cho bộ phận giao nhận hồ sơ. Nếu ựầy ựủ hồ sơ theo qui ựịnh thì tiếp nhận, lập phiếu và thông báo hẹn. Nếu chưa ựúng quy ựịnh thì hướng dẫn khách hàng thủ tục.
Bước 2a: Bộ phận giao nhận hồ sơ chuyển hồ sơ cho cán bộ quản lý chị Bước 2b: Cán bộ quản lý chi kiểm tra, kiểm soát hồ sơ nếu chưa ựúng, chưa ựầy ựủ thì giao lại cho bộ phận giao nhận kèm theo phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Bước 2c: Bộ phận giao nhận hồ sơ thông báo cho khách hàng ựến KBNN ựể bổ sung hồ sơ.
Bước 2d: Khách hàng hoàn chỉnh hồ sơ theo yêu cầu và giao cho bộ phận giao nhận hồ sơ.
Bước 3: Cán bộ quản lý chi ký chứng từ và trình Kế toán trưởng.
Bước 4: Kế toán trưởng (hoặc người ựược ủy quyền) kiểm tra, kiểm soát chứng từ ký duyệt và trình lên giám ựốc.
Bước 5: Giám ựốc (hoặc người ựược ủy quyền) ký chứng từ, chuyển cán bộ QLC
Bước 6: Cán bộ quản lý chi nhập chứng từ vào hệ thống, chuyển kế toán trưởng.
Bước 7: Kế toán trưởng (hoặc người ựược ủy quyền) ký chứng từ trên hệ thống, chuyển chứng từ lại cho cán bộ quản lý chị
Bước 8: Cán bộ quản lý chi trả tài liệu, chứng từ cho bộ phận giao nhận hồ sơ.
Bước 9: Cán bộ quản lý chi tách chứng từ cho bộ phận thanh toán ựể chuyển tiền hoặc cho bộ phận thủ quỹ Kho bạc (nếu chi bằng tiền mặt).
Bước 10: Khách hàng nhận tiền mặt (tại quỹ).
Bước 11: Bộ phận giao nhận hồ sơ giao trả kết quả giải quyết công việc cho khách hàng.
116
Như vậy, thực hiện theo quy trình quản lý chi này có ưu ựiểm là: - Khách hàng ựến chỉ liên hệ với bộ phận giao dịch Ộmột cửaỢ.
- Tách bạch giữa người giao dịch và người xử lý công việc. Cán bộ quản lý chi không có cơ hội ựể nhũng nhiễụ
- đảm bảo giải quyết công việc ựúng hạn, có hiệu quả và tạo ựiều kiện thuận tiện cho khách hàng giao dịch.
- đảm bảo phối hợp giữa các bộ phận chuyên môn.
Bảy là: Tiếp tục củng cố và kiện toàn bộ máy quản lý tài chắnh, NSX
Bộ máy quản lý NSX phải thường xuyên củng cố theo hướng chuyên trách, theo biên chế phục vụ lâu dài ựồng thời công tác kế toán phải ựược thực hiện thống nhất theo chế ựộ kế toán Nhà nước ựã ban hành. Thường xuyên mở các lớp tập huấn cho cán bộ quản lý chi NSX ựể họ hiểu ựúng và thực hiện ựúng pháp luật. đình kỳ hàng quý, hàng năm nên tổ chức các buổi sơ kết tổng kết ựánh giá tình hình quản lý Ngân sách. Qua ựó có những giải pháp