Công tác quản lý chi thường xuyên ngân sách xã tại Kho bạc Nhà

nước Yên Dũng

để hoàn thiện quy trình quản lý chi thường xuyên NSNN tại KBNN BTC, KBNN và các cơ quan chức năng không ngừng hoàn thiện quy trình ựể quản lý chặt chẽ các khoản chi NSNN, ựảm bảo ựúng nội dung, ựối tượng, chế ựộ, ựịnh mức Nhà nước quy ựịnh. đồng thời quy trình quản lý chi ựáp ứng ựược yêu cầu cải cách thủ tục hành chắnh, quy ựịnh cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ; ựảm bảo quy trình phải ựược công khai, minh bạch tạo ựiều kiện thuận lợi nhất cho ựơn vị sử dụng NSNN khi giao dịch với KBNN Yên Dũng.

Thực hiện ựề án cải cách hành chắnh công của Bộ Tài chắnh và KBNN; KBNN Yên Dũng ựã thực hiện giao dịch Ộmột cửaỢ trong quản lý chi thường xuyên ngân sách xã. Giao dịch Ộmột cửaỢ trong quản lý chi thường xuyên ngân sách xã là việc KBNN giải quyết các khoản chi thường xuyên cho ựơn

76

vị, ựảm bảo ựơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ ựến trả kết quả cuối cùng. Như vậy với quy trình giao dịch Ộmột cửaỢ trong quản lý chi thường xuyên ngân sách xã sẽ tạo ựiều kiện thuận lợi khi ựơn vị ựến giao dịch với KBNN Yên Dũng.

Hình 4.1. Sơ ựồ quy trình quản lý chi Ộmột cửaỢ NS xã tại KBNN Yên Dũng Ghi chú:

Hướng ựi của hồ sơ, chứng từ Hướng ựi của chứng từ thanh toán

Theo sơ ựồ hình vẽ, quy trình quản lý chi thường xuyên ngân sách xã tại KBNN Yên Dũng thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận, kiểm soát sơ bộ và phân loại hồ sơ chứng từ. Bước 2 : Cán bộ quản lý chi kiểm tra hồ sơ, chứng từ trình kế toán trưởng. Bước 3 : Kế toán trưởng kiểm soát và ký chứng từ cán bộ quản lý chi trình tiếp lên Giám ựốc ký duyệt.

Bước 4: Giám ựốc xem xét hồ sơ, chứng từ và ký duyệt. Cán bộ quản lý chi nhận lại hồ sơ, chứng từ.

Bước 5: Thực hiện thanh toán.

Bước 5a: Cán bộ quản lý chi ựưa chứng từ rút tiền mặt cho bộ phận kho quỹ. Bước 5b: Cán bộ quản lý chi ựưa chứng từ cho cán bộ thanh toán viên. Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.

Bước 7 : Chi tiền mặt tại quỹ.

Khách hàng Cán bộ quản lý chi Kế toán trưởng

Thủ quỹ Thanh toán

viên Giám ựốc (1) (2) (7) (3) (6) (5b (5a) (4)

77

Như vậy, với quy trình giao dịch Ộmột cửaỢ trong quản lý chi thường xuyên ngân sách xã tại KBNN Yên Dũng ựã ựảm bảo ựược thủ tục hành chắnh ựơn giản, công việc thuận tiện, nhanh chóng cho ựơn vị giao dịch.

ạ Quản lý lập dự toán chi thường xuyên ngân sách xã tại Kho bạc Nhà nước

Căn cứ vào dự toán ngân sách xã ựã ựược HđND xã quyết ựịnh, UBND xã phân bổ chi tiết dự toán chi ngân sách xã theo MLNS nhà nước gửi KBNN Yên Dũng. Cán bộ quản lý chi ngân sách xã của KBNN Yên Dũng sau khi kiểm tra, kiểm soát, ựảm bảo tắnh hợp pháp, hợp lệ của chứng từ theo quyết ựịnh giao và phân bổ dự toán thì nhập dữ liệu vào chương trình ựể theo dõi cho cả năm ngân sách. Dự toán NSNN ựã ựược phê duyệt là căn cứ pháp lý quan trọng ựể KBNN Yên Dũng tiến hành kiểm tra, kiểm soát quá trình chấp hành và quyết toán NSNN của ựơn vị thụ hưởng ngân sách. Dự toán chi ngân sách xã hàng năm ựược chi tiết theo rất nhiều mã chương, mã ngành kinh tế vì ngân sách xã vừa là một cấp ngân sách vừa là một ựơn vị sử dụng ngân sách.

b. Quản lý chấp hành chi thường xuyên ngân sách xã tại Kho bạc Nhà nước

đầu năm ngân sách, các ựơn vị sử dụng ngân sách xã có trách nhiệm mang ựến KBNN Yên Dũng bảng ựăng ký biên chế, quỹ lương; danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương; danh sách hưởng lương của cán bộ hợp ựồng lao ựộng có xác nhận của phòng nội vụ. Khi có sự biến ựộng gửi KBNN Yên Dũng bảng tăng, giảm biên chế quỹ tiền lương ựược phòng nội vụ phê duyệt.

Căn cứ vào nhu cầu chi phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ, thủ trưởng ựơn vị sử dụng ngân sách xã lập giấy rút dự toán NSNN kèm hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy ựịnh gửi KBNN Yên Dũng làm căn cứ quản lý, thanh toán. Cán bộ làm công tác quản lý chi ngân sách xã của KBNN Yên Dũng

78

tiếp nhận hồ sơ, chứng từ chi của ựơn vị gửi ựến; thực hiện kiểm tra, quản lý các khoản chi theo quy ựịnh ựối với từng khoản chi tại ựiểm 2 Phần III Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012 của Bộ Tài chắnh, nếu ựủ ựiều kiện theo quy ựịnh thì thực hiện chi trả trực tiếp cho người hưởng lương và người cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc chi trả qua ựơn vị sử dụng ngân sách.

Nội dung quản lý chi thường xuyên ngân sách xã tại KBNN Yên Dũng bao gồm:

- Quản lý chi ựảm bảo tắnh hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi thường xuyên ngân sách xã gồm kiểm tra con dấu, chữ ký của Thủ trưởng và Kế toán ựơn vị sử dụng ngân sách xã;

- Kiểm tra, quản lý chi ựảm bảo các ựiều kiện chi theo chế ựộ quy ựịnh, bao gồm:

+ đã có trong dự toán chi thường xuyên ngân sách xã hàng năm ựược cấp có thẩm quyền duyệt.

+ đúng chế ựộ, tiêu chuẩn, ựịnh mức. định mức, tiêu chuẩn chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành là căn cứ quan trọng ựể KBNN Yên Dũng kiểm soát chi, thanh toán cho ựơn vị sử dụng ngân sách. Bởi lẽ nó tạo ra khung pháp lý ựể thực hiện quản lý chị Trường hợp sử dụng vốn, kinh phắ NSNN ựể ựầu tư sửa chữa, mua sắm trang thiết bị phương tiện làm việc phải thực hiện ựúng các quy ựịnh về hình thức ựấu thầu, chọn nhà thầu phù hợp.

+ Các khoản chi phải ựược Thủ trưởng ựơn vị sử dụng ngân sách chuẩn chị Thẩm quyền chuẩn chi phải là người ựứng ựầu cơ quan ựơn vị sử dụng ngân sách ựồng thời là chủ tài khoản (Chủ tịch UBND xã). Chủ tài khoản phải ựăng ký chữ ký mẫu và con dấu của cơ quan, ựơn vị tại KBNN Yên Dũng.

+ Các khoản chi ngân sách xã phải có trong mục lục ngân sách ựược quy ựịnh cụ thể cho ngân sách xã.

79

Tùy theo từng nội dung chi KBNN Yên Dũng thực hiện kiểm tra, quản lý các khoản chi như sau:

Bảng 4.5. Tình hình chi thường xuyên NSX (theo nhóm mục chi) tại KBNN Yên Dũng qua 3 năm 2011 Ờ 2013

NỘI DUNG

Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013

Số tiền (triệu ựồng) Tổng chi (%) Số tiền (triệu ựồng) Tổng chi (%) Số tiền (triệu ựồng) Tổng chi (%) Thanh toán cá nhân 42.840 63,3 49.392 65,0 57.358 65,1 Chi nghiệp vụ

chuyên môn 8.397 12,4 9.849 13,0 10.515 11,9 Chi mua sắm sữa

chữa 15.377 22,7 16.456 21,7 20.093 22,8

Chi khác 1.047 1,6 254 0,3 200 0,2

Tổng cộng 67.661 100 75.951 100 88.166 100

Nguồn: Báo cáo tổng hợp NSX - KBNN huyện Yên Dũng (Năm 2011 Ờ 2013)

* Quản lý chi các mục chi thuộc nhóm ỘChi thanh toán cá nhânỢ:

Cán bộ quản lý chi căn cứ vào danh sách chi trả lương, phụ cấp lương của những người hưởng lương và cán bộ hợp ựồng ựối chiếu với bảng ựăng ký biên chế, quỹ lương ựã gửi KBNN Yên Dũng (hoặc bản ựăng ký ựiều chỉnh ựược cơ quan Nhà nước có thẩm quyền duyệt), kiểm tra hệ số lương, số tiền lương, phụ cấp của từng người trong danh sách chi trả lương; danh sách chi trả học bổng, sinh hoạt phắ; kiểm tra các dòng chi tiết, tổng số tiền trên giấy rút dự toán NSNN của ựơn vị, nếu khớp ựúng KBNN Yên Dũng thanh toán lương, phụ cấp qua tài khoản ATM của người hưởng lương tại các Ngân hàng thương mạị

80

* Quản lý các mục chi thuộc nhóm Ộ Chi nghiệp vụ chuyên mônỢ:

- Các mục chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi vật tư văn phòng, chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc: cán bộ quản lý chi kiểm soát ựối chiếu số tiền trên giấy rút dự toán với bảng kê chứng từ thanh toán ghi rõ số hóa ựơn chứng từ (ựối với những khoản chi không có hợp ựồng); ựối chiếu giấy rút dự toán với hợp ựồng, thanh lý hợp ựồng, hóa ựơn (ựối với những khoản chi có hợp ựồng)...nếu khớp ựúng thì cán bộ quản lý chi tiến hành thanh toán cho ựối tượng ựược hưởng hoặc thanh toán trực tiếp cho ựối tượng ựược hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc.

- Mục chi hội nghị bao gồm các khoản chi cho hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ, hội thảo chuyên ựềẦ Khoản chi này căn cứ vào ựịnh mức chi tiêu hội nghị cho từng ựại biểu tham gia hội nghị theo quy ựịnh của Bộ Tài chắnh. Khi ựơn vị thanh toán tiền phải theo ựúng quy ựịnh, ựúng ựối tượng và theo ựúng nội dung chi ựược xây dựng trong dự toán và có giấy triệu tập hội nghị, kế hoạch hội nghị, có danh sách nhận tiền; không ựược hỗ trợ tiền ăn, tiền thuê chỗ nghỉ, tiền ựi lại ựối với ựại biểu là cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước, ựại biểu từ các doanh nghiệp, ựại biểu hưởng lương.

- Mục chi công tác phắ bao gồm các khoản chi tàu xe, phụ cấp công tác phắ, thuê phòng ngủ Ầđối với mục chi này, ựơn vị sử dụng ngân sách gửi ựến KBNN Yên Dũng bảng kê chứng từ thanh toán công tác phắ, danh sách nhận tiền khoán công tác phắ. Cán bộ quản lý chi căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ của ựơn vị ựể quản lý và thanh toán.

- Mục chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ nguồn kinh phắ thường xuyên: ựối với mục chi này ựơn vị sử dụng ngân sách gửi hồ sơ ựến KBNN Yên Dũng bao gồm: hợp ựồng, hóa ựơn tài chắnh, biên bản nghiệm thu thanh lý hợp ựồng... Nếu chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì cán bộ quản lý chi KBNN Yên Dũng tiến hành thanh toán cho ựơn vị.

81

- Mục chi phắ nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành bao gồm các khoản chi mua hàng hóa, vật tư trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng không phải là tài sản cố ựịnh, chi mua ấn chỉ dùng cho chuyên môn, ựồng phục, trang phục, bảo hộ lao ựộng, sách, tài liệu, chế ựộ dùng cho công tác chuyên môn của ngành và các khoản chi phắ khác phục vụ hoạt ựộng chuyên môn ựược thực hiện quản lý như nhóm mục chi mua sắm sửa chữạ

* Quản lý các mục chi thuộc nhóm mục ỘChi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ"

- Mục chi mua tài sản vô hình bao gồm: mua bằng sáng chế, bản quyền, nhãn hiệu thương mại, mua phần mềm máy tắnh.

- Mục chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn như: mô tô; ô tô con, ô tô tải; xe chuyên dùng; tàu, thuyền; ựồ gỗ, sắt, mây tre, nhựa (cao cấp); trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng; ựiều hòa nhiệt ựộ, nhà cửa; thiết bị phòng cháy, chữa cháy; sách, tài liệu và chế ựộ dùng cho công tác chuyên môn; thiết bị tin học; máy photocopy; máy fax; máy phát ựiện; máy bơm nước và tài sản khác. Các loại tài sản trên phục vụ cho nhiệm vụ của các cơ quan Nhà nước. Khi thanh toán các mục chi trong nhóm mục ỘChi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ Ợ hồ sơ ựơn vị gửi ựến KBNN Yên Dũng bao gồm:

+ Dưới 100.000.000 ựồng : Thủ trưởng cơ quan, ựơn vị quyết ựịnh việc mua sắm phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết ựịnh của mình; cơ quan, ựơn vị mua sắm lấy báo giá ắt nhất ba nhà thầu khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax hoặc qua ựường bưu ựiện) làm cơ sở ựể lựa chọn nhà thầu tốt nhất ựồng thời phải ựảm bảo chế ựộ hoá ựơn, chứng từ ựầy ựủ theo ựúng quy ựịnh của pháp luật; hồ sơ gửi KBNN bao gồm: quyết ựịnh lựa chọn ựơn vị cung cấp hàng hóa, hợp ựồng mua bán, hóa ựơn tài chắnh, biên bản giao hàng, biên bản thanh lý hợp ựồng, giấy rút dự toán. Cán bộ quản lý chi kiểm tra hồ sơ, chứng từ hợp pháp thì thanh toán cho ựơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.

82

+ đối với khoản chi từ 100 triệu ựồng trở lên ựến dưới 2 tỷ ựồng thì áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh; trường hợp cần thiết thì tổ chức ựấu thầụ Gói thầu mua sắm tài sản từ 100 triệu ựồng ựến dưới 500 triệu ựồng Sở tài chắnh thẩm ựịnh, phê duyệt kết quả ựấu thầu và chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND tỉnh và pháp luật về quyết ựịnh của mình; ựối với gói thầu mua sắm tài sản trên 500 triệu ựồng Sở tài chắnh thẩm ựịnh, trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt kế hoạch ựấu thầu theo quy ựịnh. Hồ sơ gửi KBNN bao gồm: Quyết ựịnh phê duyệt lựa chọn ựơn vị cung cấp của Sở tài chắnh hoặc của UBND tỉnh, hợp ựồng mua bán, hóa ựơn tài chắnh, biên bản giao hàng, biên bản thanh lý hợp ựồng, giấy rút dự toán. Cán bộ quản lý chi kiểm tra kiểm soát hồ sơ, chứng từ hợp pháp thì thanh toán cho ựơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.

+ đối với khoản chi 2 tỷ ựồng trở lên thì tổ chức ựấu thầụ Việc ựấu thầu, chào hàng cạnh tranh, chỉ ựịnh thầu theo Thông tư 131/2007/TT-BTC ngày 05/11/2007 và Thông tư 68/2012/TT-BTC ngày 26/4/2012 hướng dẫn thực hiện ựấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt ựộng thường xuyên của cơ quan Nhà nước bằng vốn NSNN. Hồ sơ chuyển ựến KBNN Yên Dũng bao gồm: tùy theo hình thức chọn thầu mà ựơn vị gửi Quyết ựịnh chỉ ựịnh thầu hoặc Quyết ựịnh phê duyệt kết quả chào hành cạnh tranh hoặc Quyết ựịnh phê duyệt kết quả ựấu thầu; hợp ựồng mua bán; hóa ựơn tài chắnh; biên bản giao hàng; biên bản thanh lý hợp ựồng; giấy rút dự toán. Cán bộ quản lý chi kiểm tra các loại hồ sơ, chứng từ nếu hợp pháp, hợp lệ thì thanh toán cho ựơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.

Ngoài ra khi quản lý chi thuộc khoản mục mua sắm ô tô của các ựơn vị thụ hưởng NSNN, cán bộ quản lý chi KBNN Yên Dũng phải thực hiện ựúng quy ựịnh tại Quyết ựịnh số 59/2007/Qđ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tướng Chắnh phủ ban hành quy ựịnh tiêu chuẩn, ựịnh mức và chế ựộ quản lý, sử dụng phương tiện ựi lại trong cơ quan Nhà nước, ựơn vị sự nghiệp công lập và

83

công ty Nhà nước; Thông tư số 103/2007/TT- BTC ngày 29/08/2007 của BTC về việc hướng dẫn thực hiện Quyết ựịnh số 59/2007/Qđ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tướng Chắnh phủ và nghị quyết số 11/NQ-CP ngày 24/2/2011 của Chắnh phủ về những giải pháp chủ yếu tập trung kiềm chế lạm phát, ổn ựịnh kinh tế vĩ mô, bảo ựảm an sinh xã hộị

* Quản lý các mục chi thuộc nhóm mục ỘChi khác Ợ

- Chi khác bao gồm các nội dung: chi kỷ niệm các ngày lễ lớn; chi khắc phục hậu quả thiên tai; chi thưởng và chi phắ xử lý các hành vi vi phạm pháp luật của các vụ xử lý không có thu hoặc thu không ựủ chi; chi các khoản phắ và lệ phắ của ựơn vị dự toán; chi bảo hiểm tài sản và phương tiện của các ựơn vị dự toán; chi hỗ trợ khác; chi tiếp khách; chi lập quỹ khen thưởng; các khoản chi khácẦ đối với khoản chi này ựơn vị gửi ựến KBNN Yên Dũng các tài liệu, chứng từ: hợp ựồng kinh tế, hoá ựơn tài chắnh, biên bản nghiệm thụ.. Cán bộ quản lý chi căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ, các quy ựịnh có liên quan ựể kiểm tra, kiểm soát nếu ựủ ựiều kiện thì thanh toán cho ựối tượng ựược hưởng.

Khi kiểm soát mục 7761 Ộ chi tiếp khách Ợ cán bộ quản lý chi phải căn