* Danh mục tài khoản:
Bằng việc khai báo và mã hoá có hệ thống kèm theo việc thiết kế các trạng thái và các kết nối (có thể bằng dạng số, dạng ký tự, hoặc kết hợp cả hai tuỳ theo đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp), tài khoản bán hàng có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết thông qua việc thực hiện một số cách sau:
+ Thông qua số hiệu tài khoản và các tài khoản liên quan theo danh mục tài khoản đợc Nhà nớc quy định để khai báo các biến mã nhận biết tơng ứng tuỳ thuộc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp kèm theo phần khai báo, diễn giải cụ thể.
+ Thông qua việc khai báo các thông tin cụ thể về các tài khoản, khai báo mối quan hệ giữa các tài khoản chính và các tài khoản chi tiết.
* Danh mục chứng từ
Việc tổ chức, theo dõi, quản lý, cập nhật, luân chuyển, xử lý các loại chứng từ trên hệ thống máy tính cần phải đợc thực hiện và tuân thủ chặc chẽ quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ đợc doang nghiệp quy định.
Để quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc, in ra các bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ.
* Danh mục khách hàng
Danh mục này đợc dùng để theo dõi chi tiết bán sản phẩm, hàng hoá và các tài khoản phải thu của từng khách hàng. Mỗi khách hàng đợc nhận diện bằng một mã hiện gọi là khách hàng. Dù quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phơng pháp mã hoá cho phù hợp và hiệu quả.
- Nếu khách hàng lớn, có thể sử dụng phơng pháp đánh số ký hiệu tăng dần từ 1,2,3... song mã kiểu này mang tính gợi nhớ cao.
- Nếu khách hàng lớn, có thể sử dụng phong pháp đánh số ký hiệu tăng dần 1,2,3 song mã kiểu này không mang ý nghĩa gợi nhớ.…
- Nếu khách hàng không nhiều, có thể mã hoá theo tên viết tắt hoặc ghép chữ cái đầu trong tên khách hàng, Mã kiểu này mang tính gọi nhớ cao.
- Mã hoá theo kiểu hình khối: Mã gồm hai khối, khối nhóm khách hàng và khối số thứ tự tăng dần của khách trong mỗi nhóm. Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hay tính chất tổ chức công việc.
Ngoài ra, mỗi khách hàng còn đợc mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác nh địa chỉ, tài khoản, hạn thanh toán...
* Danh mục hàng hoá:
Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hoá đợc thực hiện thông qua danh mục hàng hoá. Mỗi hàng hoá mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác nh tên hàng hoá, đơn vị tính, tài khoản kho.