Việc phân tích công việc tại Công ty do ban giám đốc tiến hành. Xuất thân là những ngƣời làm nghề môi giới bất động sản đã nhiều năm, phải thực hiện công việc môi giới từ hình thức bán hàng sơ khai đến áp dụng các phƣơng thức kinh doanh hiện đại, qua trải nghiệm và phân tích thực tiễn kinh doanh, ban giám đốc cắt công việc của một thƣơng vụ môi giới bất động sản thành các công đoạn khác nhau (lấy hàng, tƣ vấn, giao dịch, pháp lý, ký hợp đồng mua bán…), chuyên môn hóa công việc cho các bộ phận khác nhau ứng với từng phòng ban.
Công việc đƣợc phân công cho 5 bộ phận ứng với 5 phòng gồm: phòng dự án (chuyên đi tìm nguồn hàng); phòng tƣ vấn (chuyên bán hàng), phòng pháp lý (hoàn thiện hợp đồng cho khách); phòng kế toán (lo thủ tục tài chính); phòng truyền thông (phụ trách về công nghệ thông tin, thiết kế wedsite, chỉnh sửa phần mềm nghiệp vụ thích hợp đặc thù công việc của từng phòng ban…)
Trƣởng phòng pháp lý Phụ trách kế toán Phụ trách truyền thông Trƣởng phòng KD Phía Bắc Trƣởng phòng kinh doanh phía tây Trƣởng phòng KD chung cƣ Trƣởng phòng dự án
56
Khi phòng kinh doanh hoặc phòng dự án đề xuất một dự án kinh doanh, ví dụ thực hiện việc bán hàng một dự án chung cƣ hoặc một dự án đất nền, dự án đƣợc ban giám đốc xem xét tính hiệu quả, lợi nhuận, doanh thu dự kiến, thời gian thực hiện… Sau khi đƣợc duyệt, dự án đƣợc triển khai đến từng phòng ban bộ phận:
Phòng dự án: Dự án trƣớc tiên đƣợc giao cho phòng dự án, trƣởng phòng dự án giao nhiệm vụ cho nhân viên đi khảo sát địa bàn, tiếp cận với chủ đầu tƣ nơi dự án đƣợc triển khai để lấy thông tin dự án và nguồn hàng. Thông tin dự án đƣợc chủ đầu tƣ cung cấp gồm mặt bằng tổng thể, sơ đồ thiết kế, các thủ tục pháp lý khi có khách hàng đến mua hàng…. Các thông tin dự án sẽ đƣợc nhân viên phòng dự án phân tích, đánh giá ƣu nhƣợc điểm để làm cơ sở cho phòng kinh doanh tƣ vấn khách hàng sau này. Nguồn hàng đƣợc lấy từ hai nguồn, nguồn do chủ đầu tƣ cung cấp và nguồn hàng đƣợc các chủ nhà giao bán. Nguồn hàng chủ đầu tƣ cung cấp thƣờng là những mặt hàng mà chủ đầu tƣ chƣa bán đƣợc hoặc muốn bán với số lƣợng lớn, ví dụ một sàn chung cƣ hoặc một khu đất nền, nguồn hàng này sẽ đƣợc bán theo giá niêm yết của chủ đầu tƣ. Khi bán đƣợc sẽ có cơ chế hoa hồng cho bên hợp tác bán hàng. Nguồn hàng thứ 2 là nguồn hàng lẻ đã đƣợc mua từ trƣớc và vì một lý do nào đó mà chủ nhà muốn bán lại, nhân viên phòng dự án sẽ tập hợp nguồn hàng lẻ này, thẩm định và thống nhất giá cả cũng nhƣ phí môi giới với chủ nhà nếu bán đƣợc hàng. Sau khi thông tin dự án và nguồn hàng đƣợc cập nhật đầy đủ, phòng dự án sẽ triển khai đến phòng kinh doanh qua một buổi hội thảo và phải trả lời tất cả những chất vấn của phòng kinh doanh về các vấn đề liên quan đến dự án.
Phòng kinh doanh: Sau khi nhận đƣợc thông tin dự án và nguồn hàng sẽ triển khai đăng tin bán hàng, gọi điện qua phần mềm bán hàng mời chào khách quen là những nhà đầu tƣ chuyên mua đi bán lại bất động sản hoặc
57
khách hàng mua nhà có nhu cầu sử dụng. Khi có khách hàng có nhu cầu mua hàng, nhân viên kinh doanh sẽ mọi kỹ năng, sự khéo léo, kỹ năng thuyết phục, trình độ hiểu biết bất động sản, sự nhiệt tình… để thuyết phục khách hàng mua hàng. Một giao dịch thành công là lúc khách hàng đồng ý chấp nhận bỏ tiền ra đặt cọc mua hàng.
Phòng pháp lý: Sau khi khách hàng đồng ý mua hàng, phòng pháp lý sẽ giúp khách hàng hoàn thiện thủ tục để khách hàng đứng tên mặt hàng đã mua. Việc làm này đòi hỏi nhân viên pháp lý phải hiểu biết về pháp luật bất động sản, cơ chế thủ tục vào tên đối với từng mặt hàng… nhằm giúp khách hàng hoàn thiện thủ tục một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Phòng kế toán: Phòng kế toán có nhiệm vụ thu phí môi giới khách hàng, tính doanh thu môi giới bất động sản của phòng kinh doanh để làm căn cứ tính lƣơng, thƣởng cho nhân viên cuối tháng. Đồng thời phòng kế toán cũng xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong công ty…
Phòng truyền thông: Thế mạnh làm lên lợi thế so sánh của Công ty với đối thủ cạnh tranh là công nghệ nên thiết kế duy trì wedsite luôn đƣợc Công ty chú trọng. Phòng truyền thông phụ trách thiết kế wedsite, quản trị phần mềm bán hàng và xử lý các lỗi kỹ thuật về mạng và máy tính khi các phòng ban khác có yêu cầu.
Tại CTCP QLĐT & PTĐT Việt Nam, Công việc đƣợc tiến hành theo quy trình rõ ràng, lặp lại đối với từng dự án, việc phân tích công việc theo ý trí chủ quan và kinh nghiệm của cấp quản lý và không đƣợc hệ thống hóa và cụ thể hóa bằng văn bản. Qua đó có thể thấy công tác tân tích công việc của Công ty còn sơ sài và chƣa đƣợc chú trọng.