Đây là giai đoạn đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng đối với việc doanh nghiệp hoạt động đào tạo. Xác định nhu cầu là một quá trình thu thập và phân tích thông tin để làm rõ nhu cầu cần cải thiện kết quả thực hiện công việc và xác định liệu đào tạo có phải là giải pháp thích hợp để cải thiện các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.
“Xác định khi nào, ở bộ phận nào cần phải đào tạo, đào tạo kỹ năng nào, cho loại lao động nào và bao nhiêu người” [6, tr.163]
v Mục tiêu của bước này bao gồm:
- Xác định rõ khoảng cách trong kết quả thực hiện công việc: Tức là khoảng cách thực hiện công việc của NLĐ với yêu cầu, tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc.
- Xác định nguyên nhân dẫn đến khoảng cách đó trong kết quả thực hiện công việc: Tìm ra được nguyên nhân có nghĩa bài toán về đào tạo được giải quyết tận gốc chứ không chỉ dừng lại ở triệu chứng.
- Xác định được đào tạo có phải là giải pháp tối ưu để cải thiện chất lượng công việc? [18, tr18]
Quá trình đánh giá cần sự tham gia của các thành viên trong doanh nghiệp để đánh giá chính xác nhu cầu đào tạo: Người trực tiếp thực hiện công việc, cấp trên trực tiếp, trưởng các bộ phận, BGĐ.
Để xem xét tất cả các vấn đề trên, doanh nghiệp dựa vào phân tích công việc và đánh giá tình hình thực hiện công việc. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phân tích nhu cầu đào tạo cá nhân NLĐ, nhu cầu bộ phận, tình hình – phương hướng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phương pháp thu thập thông tin để xác định nhu cầu đào tạo bao gồm các phương pháp: Phỏng vấn cá nhân, sử dụng bảng hỏi, thảo luận nhóm, quan sát thực hiện công việc, nghiên cứu tài liệu sẵn có, hỏi chuyên gia,…
Nguồn lực có hạn, vì vậy khi lập kế hoạch và chuẩn bị cho hoạt động đào tạo, việc cân nhắc nên đáp ứng nhu cầu đào tạo nào trước không thể bỏ qua. Tiêu chí để doanh nghiệp cân nhắc là mức độ quan trọng và khẩn cấp của nhu cầu đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một nhu cầu
Kết quả mà doanh nghiệp mong muốn
Kết quả thực tế mà nhân viên đạt được
Khoảng cách trong kết quả công việc
đào tạo được xem là quan trọng khi nó có ảnh hưởng lớn hoặc nếu không thực hiện thì gây hậu quả đáng kể. Trong khi đó nhu cầu đào tạo khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức.
(I) + Khẩn cấp (II) - Quan trọng +Quan trọng (IV) - Khẩn cấp (III)
Căn cứ vào đồ thị, doanh nghiệp có thể phân loại nhu cầu thành các loại: Nhu cầu khẩn cấp, nhưng không quan trọng (I); Nhu cầu vừa quan trọng, vừa khẩn cấp (II); Nhu cầu quan trọng nhưng không khẩn cấp (III); Nhu cầu không khẩn cấp cũng không quan trọng (IV). Trong những loại nhu cầu trên, chắc chắn doanh nghiệp sẽ ưu tiên đáp ứng loại nhu cầu vừa quan trọng vừa khẩn cấp trước tiên (Các nhu cầu thuộc ô (II)), sau đó mới đến các loại nhu cầu khác (các nhu cầu thuộc ô (I), (III), (IV)) [18, tr.(56)(57)]