III. KỸ THUẬT DỰ THẢO CHIẾN LƯỢC TRONG QUẢN TRỊ KINH DOANH
3.3.1. Khái niệm hoạch định
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và những giải pháp tốt nhất để đạt tới mục tiêu đó.
3.3.2.Các loại hoạch định chương trình quản trị doanh nghiệp
3.3.2.1 Hoạch định mục tiêu sản xuất kinh doanh
Thông thường, mục tiêu được coi như kết quả của các quyết định. Nó là sự diễn tả một tình trạng mong muốn trong tương lai của doanh nghiệp.
a. Hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp
Việc xác định hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp được tiếp cận theo nhiều cách:
- Theo cách tiếp cận có tính chất thứ bậc, người ta cho rằng doanh nghiệp có các mục tiêu sau:
+ Mục tiêu bao trùm (mục tiêu chiến lược) + Mục tiêu trung gian (mục tiêu chiến thuật) + Mục tiêu điều kiện (mục tiêu tác nghiệp)
- Theo theo cách tiếp cận với thời gian, mục tiêu của doanh nghiệp gồm: + Mục tiêu dài hạn(từ 3 năm trở lên)
+ Mục tiêu trung hạn (từ 1- 3 năm) + Mục tiêu ngắn hạn (dưới 1 năm)
- Theo cách tiếp cận với nội dung của quá trình kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp gồm:
+ Mục tiêu mang tính chất tiền tệ: • Muc tiêu tăng doanh thu
• Mục tiêu hạ giá thành sản phẩm • Mục tiêu tăng lợi nhuận.
• Mục tiêu tăng khả năng chi trả.
• Mục tiêu bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. + Mục tiêu không mang tính chất tiền tệ:
• Tăng tỷ trọng thị phần (Phần chiếm hữu thị phần của doanh nghiệp) • Tăng sức mạnh uy tín của doanh nghiệp .
• Tăng năng suất và chất lượng của sản phẩm
b. Những chú ý khi hoạch định mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
Khi hoạch định mục tiêu, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Các yếu tố chủ quan và khách quan tác động đến mục tiêu: Giá cả, lãi suất, thị trường, chính sách thuế.
- Xác định số lượng mục tiêu phù hợp với thời kỳ kinh doanh, phân tích mối quan hệ qua lại giữa các mục tiêu.
Ví dụ :
+ Mối quan hệ giữa doanh thu và lợi nhuận (đồng thuận) + Mối quan hệ giữa lợi nhuận và chi phí (đối nghịch)
+ Mối quan hệ giữa vốn kinh doanh và thị trường (tỷ trọng thị phần- xu hướng vô can)
- Đề ra thời gian và kế hoạch cụ thể thực hiện các mục tiêu.
3.3.2.2. Hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh
Một chương trình quản trị sẽ không có ý nghĩa nếu không đề cập đến việc xây dựng kế hoạch.Sau khi đã xác định được hệ thống mục tiêu và chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh được coi là con đường thực hiện các mục tiêu đó.
Trong khuôn khổ của việc hoạch định một chương trình quản trị doanh nghiệp, nội dung tổ chức thực hiện được đề cập tới ba vấn đề sau:
a.Diễn tả mức độ ảnh hưởng đến các lĩnh vực quản trị
Trong quá trình kinh doanh, ở từng lĩnh vực kinh doanh sẽ có những sự cố tác động nhất định, việc thống kê các sự cố đó là bước đầu tiên cần thiết để thực hiện.
Các lĩnh vực quản trị Các sự cố thường gặp
* Lĩnh vực vật tư:
- Mua sắm vật tư: Quyết định thời gian mua - Bảo quản kho vật tư: Mất mát
- Quản lý vật tư: Lỗi trong giao nhận
* Lĩnh vực sản xuất như:
- Thời hạn thực hiện: Gián đoạn do các “bệnh tật” - Tận dụng công suất: Sự cố máy móc
- Bảo đảm chất lượng: Lỗi của nguyên vật liệu
* Lĩnh vực Marketing như:
- Chuẩn bị sản xuất: Thiếu các ý tưởng, phương án - Xây dựng giá cả: Bị sức ép từ chi phí
- Thực hiện việc
tiêu thụ sản phẩm: Lỗi trong các dự đoán
* Lĩnh vực nhân sự:
- Bố trí nhân công đúng chỗ: Hạn chế do đào tạo
- Phát triển nhân sự: Khó khăn trong đào tạo, đánh giá nhân viên.
-Thái độ của nhân viên: Không hài lòng với DN
* Lĩnh vực tài chính kế toán :
- Tổ chức hoạt động TC: Có vấn đề ra quyết định
-Kế toán: Lỗi trong sổ sách, chứng từ -Xây dựng bảng tổng kết: Thiếu số liệu
* Nghiên cứu và phát triển:
-Nghiên cứu cơ bản: Thiếu thông tin -Nghiên cứu mới: Thiếu ý tưởng -Thẩm định: Không chặt chẽ
Nhận biết sơ lược các sự cố trên từng lĩnh vực để có cách nhìn toàn diện cho cấp quản trị là cần thiết, đặc biệt đối với cấp quản trị cao cấp. Ngoài ra, một số sự cố rất hay gặp trong việc điều phối hoạt động giữa các lĩnh vực trong doanh nghiệp là vấn đề phân phối các nguồn lực.
b. Điều khiển bằng các kỹ năng quản trị
Các kỹ năng cần thiết để thực hiện một trương trình quản trị, các quản trị viên cần thiết phải có đầy đủ các kỹ năng quản trị và biết sử dụng các kỹ năng đó để xử lý các vấn đề phát sinh.
Các kỹ năng cần có như : - Kỹ năng thông tin và kiểm tra - Kỹ năng kế hoạch và quyết định - Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng tâm lý học
- Kỹ năng phối hợp thông tin - Kỹ năng dự đoán
c.Vận dụng các kỹ năng
Có thể mô tả việc vận dụng các kỹ năng tương ứng với các vấn đề phát sinh ở bảng sau:
Các vấn đề phát sinh Các kỹ năng vận dụng
- Thiếu hụt, lỗi NVL - Kỹ năng kiểm tra
- Vấn đề thiếu thống nhất - Kỹ năng phối hợp thông tin - Lỗi trong dự đoán - Kỹ năng dự đoán
- Sức ép chi phí - Thanh toán, kiểm tra lại các khoản chi phí - Phối hợp thời gian - Kỹ năng kế hoạch
- Thiếu ý tưởng - Kỹ năng sáng tạo - Quá nhiều việc - Kỹ năng uỷ quyền - Vấn đề quyền hạn - Kỹ năng tổ chức
d. Điều khiển bằng các công cụ quản trị
ở tất cả các cấp quản trị trong doanh nghiệp, việc sử dụng các công cụ quản trị mang lại một giá trị to lớn. Các công cụ cơ bản cần sử dụng gồm:
Công cụ có tính chất pháp lý: Là những điều khoản có tính chất pháp lý thường được thể hiện trong hợp đồng lao động, nó là cơ sở quan trọng để xử lý mối quan hệ công tác trong quá trình làm việc.
- Công cụ khuyến khích: Sử dụng công cụ khuyến khích đúng quyền hạn và đúng thực tế là điều cần lưu ý đối với các quản trị viên.
- Công cụ thông tin: Các quản trị viên phải có đầy đủ thông tin mới nhất về mọi mặt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó các cuộc họp các cấp quản trị là những công cụ quản trị không thể thiếu được trong doanh nghiệp.
- Công cụ điều chỉnh: Đề cập đến việc điều chỉnh thái độ và lợi ích của cộng sự để hướng tới thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
- Công cụ đánh giá: Điều quan trọng ở đây là phải xây dựng được các cơ sở đánh giá thống nhất về kết quả hoạt động của từng lĩnh vực cũng như toàn bộ doanh nghiệp.