Các phòng chức năng là những tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kinh tế, kỹ thuật, hành chính…được phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản trị, có nhiệm vụ giúp giám đốc và các phó giám đốc, chuẩn bị các quyết định, theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất kinh doanh cũng như những cán bộ nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời các quyết định quản lý.
Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng khác nhằm đảm bảo cho tất cả những lĩnh vực công tác của doanh nghiệp được tiến hành ăn khớp, đồng bộ và nhịp nhàng.
Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.
Trong tình hình hiện nay, khi mà quyền tự chủ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được mở rộng, cơ chế quản lý kinh tế nói chung, cơ chế quản trị nói riêng đã đổi mới, doanh nghiệp có toàn quyền tổ chức các phòng chức năng theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ. Đồng thời phải hết sức coi trọng những bộ phận có quan hệ trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, đến công tác nghiên cứu đổi mới sản phẩm, đổi mới công nghệ, nghiên cứu thị trường, xác định giá cả sản phẩm…
Việc tổ chức các phòng chức năng cần tiến hành theo các bước sau: - Phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quản trị
Tốt nhất là mỗi chức năng quản trị nên do một phòng phụ trách trọn vẹn. Song do số lượng các phòng chức năng phụ thuộc và quy mô, đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vài ba chức năng có liên quan mật thiết với nhau, thuộc cùng lĩnh vực hoạt động vào một phòng. Như vậy sẽ thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách.
- Tiến hành lập sơ đồ tổ chức, nhằm mô hình hoá mối quan hệ giữa các phòng chức năng với giám đốc và các phó giám đốc. Đồng thời phải ghi rõ những chức năng mỗi phòng phụ trách nhằm khắc phục tình trạng dẫm đạp, chồng chéo lên nhau hoặc ngược lại có chức năng không có bộ phận nào chịu trách nhiệm. Căn cứ vào sơ đồ nói trên, từng phòng chức năng xây dựng nội quy công tác của phòng mình nhằm xác định tỷ mỷ trách nhiệm, quyền hạn chung cho cả phòng cũng như riêng cho từng người.
- Tính toán, xác định số lượng cán bộ, nhân viên mỗi phòng chức năng một cách chính xác, có căn cứ khoa học, nhằm vừa đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, vừa giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản trị, giảm bớt chi phí quản lý.
Đây là một công việc hết sức phức tạp, đặc biệt là trong hoàn cảnh cán bộ chưa được tiêu chuẩn hoá, việc sắp xếp, bố trí cán bộ, nhân viên quản trị trong nhiều năm qua có nhiều bất hợp lý, để lại những hậu quả chưa thể giải quyết ngay được.