Nói đến cải cách là nói đến việc thay đổi một cách cơ bản một trạng thái, một đối tượng để phù hợp với yêu cầu khách quan của quá trình phát triển, làm cho nó tốt hơn theo nhu cầu của con người. Ví dụ: cải cách ruộng đất, cải cách giáo dục v.v.. Cải cách hành chính có nghĩa là thay đổi trạng thái đang tồn tại của cơ chế hành chính hiện tại, làm cho nó thay đổi các hoạt động phù hợp với yêu cầu của thời kỳ phát triển mới của đất nước. Cải cách hành chính không làm thay đổi nền tảng của nền hành chính nhà nước mà chỉ làm thay đổi cơ chế vận hành của nó theo yêu cầu quản lý đất nước thời kỳ kinh tế chuyển đổi sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước.
Nền hành chính nhà nước là hệ thống tổ chức và định chế có chức năng thực thi quyền hành pháp, tức là quản lý công việc hàng ngày của nhà nước. Cải cách nền hành chính là làm cho bốn yếu tố liên quan đến nền hành chính vận hành có tính đồng bộ nhằm mang lại hiệu quả cho quản lý đất nước.
Tính cấp thiết phải tiến hành cải cách nền hành chính Nhà nước của nước ta nói chung, trong đó có hành chính nhà nước địa phương, được đặt ra do một số nguyên nhân sau đây:
- Sau một thời gian đổi mới, nền kinh tế của nước ta đã có nhiều chuyển biến tích cực. Sự khởi sắc của nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước đặt ra nhiều vấn đề trong việc quản lý. Cơ chế quản lý cũ hình thành trong quá trình bao cấp kéo dài không những bất cập với tình hình mới, mà điều quan trọng hơn, nó còn cản trở sự đi lên của nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế mới. Bên cạnh đó, khu vực kinh tế tư nhân ngày càng phát triển, tạo cơ hội để họ tham gia nhiều hơn trong hoạt động kinh tế vốn có do Nhà nước độc quyền. Vì vậy, muốn thúc đẩy kinh tế tiếp tục phát triển, tất yếu phải tiến hành cải cách hành chính. Đó là một nhu cầu khách quan có tính quy luật.
- Bản thân nền hành chính nhà nước ta được hình thành và vận hành nhiều năm, qua nhiều thời kỳ lịch sử khác nhau, tuy đã có nhiều đóng góp cho việc quản lý đất nước dưới sự lãnh đạo của Đảng, nhưng thực tế cho thấy có nhiều khuyết tật, ngày càng bộc lộ sự xa dân, quan liêu, bộ máy rất cồng kềnh, hoạt động kém hiệu lực và hiệu quả. Thủ tục điều hành nặng nề, gây phiền hà cho dân. Chế độ công vụ không rõ ràng, cán bộ, công chức có nhiều người sách nhiễu dân, lãng phí và tham nhũng. Bên cạnh đó, xu thế quốc tế hóa, khu vực hóa của các hoạt động kinh tế đòi hỏi hoạt động quản lý nhà nước phải thay đổi, phải áp dụng nhiều thông lệ quốc tế chung trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Như vậy, cần phải tiến hành cải cách để đổi mới nền hành chính nhà nước.
- Quá trình đổi mới của nước ta đồng thời cũng là quá trình hội nhập kinh tế thế giới. Sau khi Liên Xô và các nước xã hội chủ nghĩa Đông Âu sụp đổ, nước ta không thể tự cô lập mình trên trường quốc tế mà Đảng ta chủ trương Việt Nam muốn là bạn của tất cả các nước trên thế giới. Để thực hiện được điều đó cần thay đổi cách nhìn nhận về thế giới bên ngoài của nền hành chính cũ, phải tạo ra sự năng động và linh hoạt mà nền hành chính cũ còn thiếu do quan hệ với
thế giới bên ngoài còn hạn hẹp. Phải đổi mới luật lệ, cải cách thủ tục hành chính theo một số thông lệ quốc tế, bồi dưỡng cán bộ để thích ứng với nhu cầu hội nhập.
Ngoài những lý do trên,tình hình phát triển kinh tế, khoa học kỹ thuật và công nghệ của thời kỳ hiện đại cũng là lý do thúc đẩy chúng ta phải cải cách hành chính. Trong quá trình hội nhập quốc tế, chúng ta không thể không hiện đại nền hành chính nếu muốn hội nhập thành công và hoạt động có hiệu quả.
Tóm lại, cải cách nền hành chính ở nước ta là một đòi hỏi tất yếu mang tính khách quan trong giai đoạn trước mắt cũng như lâu dài về sau của quá trình phát triển đất nước. Trong quá trình cải cách hành chính của đất nước nói chung, hành chính địa phương không phải là ngoại lệ. Nhu cầu cải cách hành chính nhà nước ở địa phương cũng là tất yếu do đó đòi hỏi đội ngũ CBCC trong HTCT phải nâng cao năng lực lãnh đạo, tham gia có hiệu quả trong việc thực hiện Cải cách hành chính tại địa phương.