3.2.3.1 Thực trạng các thủ tục kiểm tra giám sát hoạt động tín dụng tại Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo
Các thủ tục kiểm tra giám sát hoạt động tín dụng được thực hiện trong quy trình xét duyệt cho vay và quy trình giải ngân tại Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo theo Quy trình giải ngân cho thành viên.
Với quy trình thẩm định cho vay của Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo, công việc thẩm định được thực hiện chính bởi cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ và họ có trách nhiệm theo dõi toàn bộ khoản vay đến khi thu được toàn bộ vốn và lãi.
Như vậy, công tác thẩm định cho vay tại Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo đã phân định giữa khâu thẩm định và khâu cho vay đã rạch ròi. Cán bộ làm công tác thẩm định (cán bộ tín dụng) và cán bộ trực tiếp cho vay (thủ quỹ) là hai cán bộ khác nhau, do vậy đã có thủ tục kiểm soát đối với khâu thẩm định. Tuy nhiên, chưa có sự kiểm tra của lãnh đạo đối với việc thẩm định của cán bộ tín dụng mà sự phê duyệt của cấp trên chủ yếu
dựa vào báo cáo của cán bộ tín dụng, thiếu các nguồn thông tin độc lập để kiểm tra lại trước khi quyết định cho vay.
Các thủ tục kiểm tra giám sát trong quy trình giải ngân:
Trước khi giải ngân, cán bộ tín dụng giao dịch có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ vay vốn, đối chiếu với các thủ tục giải ngân, kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay. Do đặc thù Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo cho vay chủ yếu là thành viên sản xuất, hầu hết các món vay giải ngân bằng tiền mặt, do đó việc kiểm soát khách hàng sử dụng vốn vay hết sức khó khăn. Thông thường qua kiểm tra thực tế sau khi cho vay của cán bộ tín dụng mới nắm được tình hình sử dụng vốn của khách hàng.
Kiểm tra và giám sát vốn vay sau khi giải ngân tại Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo:
Kiểm tra, giám sát khoản vay là quá trình thực hiện các bước công việc sau khi giải ngân nhằm hướng dẫn, đôn đốc người vay sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả số tiền vay, hoàn trả nợ gốc, lãi vay đúng hạn. Đồng thời thực hiện các biện pháp thích hợp nếu người vay không thực hiện đầy đủ, đúng hạn các cam kết. Có rất nhiều trường hợp cán bộ tín dụng thực hiện kiểm tra, giám sát còn mang tính hình thức hoặc không được chú trọng, nhiều khách hàng sử dụng vốn vay sai mục đích nhưng cán bộ tín dụng không phát hiện kịp thời dẫn đến rủi ro cho Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo.
3.2.3.2 Kết quả việc thực hiện kiểm soát hoạt động tín dụng tại Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo:
Qua kiểm tra của bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách đã phát hiện một số trường hợp sai sót xảy ra điển hình như:
+ Hồ sơ pháp lý của khách hàng chưa lưu đầy đủ theo quy định: thiếu chứng minh thư của khách hàng và người thừa kế, thiếu giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền cho người khác nhận vốn; thiếu thông tin: thiếu thông tin thành viên, người thừa kế; mục xác nhận của tổ trưởng, mục thẩm định khả năng hoàn trả của thành viên, phê
duyệt vốn vay của cán bộ tín dụng, trưởng ban điều hành, chữ ký của các chức danh liên quan, nhiều thành viên không biết chữ đã nhờ người khác viết và ký trên đơn đề nghị vay vốn...
+ Sau khi cho vay không tiến hành kiểm tra sử dụng vốn vay hoặc có kiểm tra nhưng biên bản kiểm tra sơ sài, không thể hiện khả năng trả nợ của thành viên.
+ Hồ sơ của người bảo lãnh chưa hợp lệ: thành viên không có người bảo lãnh (do là phụ nữ đơn thân) nhưng cán bộ tín dụng không bổ sung giấy bảo lãnh của Hội phụ nữ xã cho thành viên đó; người bảo lãnh vốn vay cho thành viên đồng thời là người vay vốn hoặc bảo lãnh cho nhiều thành viên khác nhau tại cũng một thời điểm.
+ Việc ghi chép trên bộ hồ sơ vay vốn chưa thống nhất, chưa thể hiện đầy đủ, đúng nội dung yêu cầu của từng tiêu chí quy định, sử dụng mẫu biểu không đúng theo quy định hiện hành.
+ Một số hồ sơ thiếu con dấu, chữ ký khách hàng, chữ ký của cán bộ tín dụng.
3.2.3.3 Đánh giá về kiểm tra giám sát đối với hoạt động tín dụng tại Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo
Qua thực tế hoạt động kiểm tra giám sát của Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo, có thể rút ra những ưu điểm và những hạn chế trong kiểm tra giám sát đối với hoạt động tín dụng như sau: hình thành được cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ thực hiện công tác kiểm tra giám sát đến các chi nhánh, việc chấp hành quy trình cho vay được thực hiện nghiêm túc đúng quy định hiện hành, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ được triển khai có kế hoạch, thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ.
Cán bộ kiểm tra, kiểm soát nội bộ đã bám sát quy trình nghiệp vụ, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thực hiện thường xuyên theo kế hoạch, góp phần quan trọng đảm bảo an toàn tại Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo.
Cán bộ kiểm tra, kiểm soát nội bộ đã áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp như giám sát trực tiếp hàng ngày quá trình thực hiện quy trình nghiệp vụ tín dụng, kiểm soát trước, trong và sau khi cho vay, hoặc kiểm tra đột xuất để phát hiện và ngăn chặn ngay từ đầu rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động tín dụng của ngân hàng.
Bên cạnh những kết quả đạt được như trên, hoạt động kiểm tra giám sát đối với hoạt động tín dụng tại Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo vẫn còn những hạn chế sau:
Hoạt động kiểm tra giám sát chưa chặt chẽ, việc phân nhiệm trong thẩm định và quản lý cho vay thiếu tính kiểm soát, quản lý khách hàng chưa tốt, gian lận dễ xảy ra, tính độc lập của các thủ tục kiểm soát chưa cao, trình độ cán bộ cón nhiều hạn chế, thụ động, thiếu trách nhiệm.
Do vậy, để quản lý hoạt động tín dụng đạt được hiệu quả thì Quỹ hỗ trợ phụ nữ nghèo cần:
Tiến hành kiểm tra định kỳ đối với các loại tín dụng.
Xây dựng kế hoạch, chương trình, nội dung quá trình kiểm tra một cách thận trọng, chi tiết như: Lên kế hoạch trả nợ cho khách hàng, đảm bảo khách hàng không chậm trễ trong việc thanh toán theo kế hoạch; kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hợp đồng tín dụng, đánh giá điều kiện tài chính và những dự báo, những dấu hiệu thay đổi bất thường về mọi mặt của người vay, trên cơ sở đó đó xem xét lại nhu cầu tín dụng của người vay; đánh giá xem khoản tín dụng có tuân thủ chính sách cho vay của Quỹ và các tiêu chuẩn do cơ quan pháp lý đặt ra.
Kiểm tra thường xuyên những món vay lớn, vì khi xảy ra rủi ro đối với những món vay lớn sẽ ảnh hưởng rất xấu tới tình hình tài chính của Quỹ.
Tăng cường kiểm tra tín dụng khi nền kinh tế có dấu hiệu đi xuống, hoặc những ngành nghề được Quỹ cấp nhiều tín dụng đang có những vấn đề có thể gây ra rủi ro đối với Quỹ.
Việc xây dựng quy trình kiểm tra tín dụng là công tác quan trọng trong quản trị rủi ro tín dụng của Quỹ, tuy nhiên quy trình kiểm tra phải xây dựng như thế nào cho có hiệu quả là một vấn đề hết sức quan trọng. Một quy trình chặt chẽ nhưng quá rườm rà phức tạp không phải là sự lựa chọn hợp lý mà phải đảm bảo tính hiệu quả và khả năng thực thi. Việc kiểm tra tín dụng sẽ giúp cho các nhà quản lý điều hành hoạt động của Quỹ hiệu quả hơn, có thể đánh giá chất lượng cán bộ tín dụng cũng như hiệu quả hoạt động cho vay của Quỹ.
Để hạn chế khách hàng sử dụng vốn sai mục đích hoặc sử dụng vốn vào các hoạt động kinh doanh có mức độ rủi ro cao, dẫn đến không có khả năng thanh toán, trong quá trình cho vay, nhân viên tín dụng phải thường xuyên kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng, vấn đề tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng tín dụng, nếu khách hàng không tuân theo có thể sử dụng các biện pháp thuyết phục, hỗ trợ khách hàng để họ có thu nhập và có tiền trả cho Quỹ, nếu trong trường hợp khách hàng chây ỳ không chịu trả vốn thì cần sử dụng biện pháp mạnh tay như cưỡng chế thi hành những quy định của hợp đồng. Điều này đòi hỏi việc soạn thảo hợp đồng tín dụng phải rõ ràng, đầy đủ chính xác và chặt chẽ.