Trao đổi thông tin nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin về công ty như các thông tin về chất lượng công trình, các sự cố, thông tin về khách hàng, về nhà cung cấp. Qua đó tạo ra quá trình trao đổi thông tin từ hai phía: từ các nhà lãnh đạo tới nhân viên và các phản hồi của nhân viên với các nhà quản lý. Trao đổi thông tin là một quá trình chuyển tin từ người truyền thông tin đến người nhận. Có nhiều phương tiện dùng để trao đổi thông tin bằng văn bản, fax, mail, công văn. Có nhiều hình thức trao đổi thông tin, ở các Công ty thường có hai hình thức trao đổi thông tin, đó là trao đổi thông tin theo chiều dọc và theo chiều ngang. Trao đổi thông tin chiều ngang là trao đổi giữa những người đồng cấp như Giám đốc với các Phó giám đốc. Trao đổi thông tin theo chiều dọc là trao đổi thông tin giữa các cấp, các quá trình như Giám đốc với nhân viên. Tăng cường trao đổi thông tin nội bộ trong Công ty sẽ làm tăng tốc độ truyền tin, tạo cho người nhận thông tin một cách dễ dàng, giúp nâng cao hiệu quả của việc trao đổi thông tin.
Ban lãnh đạo cần được nhận các thông tin từ phía các nhân viên, các công trình trong các dự án để có quyết dịnh phù hợp còn công nhân viên thì cần phải được biết về các chính sách của Công ty, các kế hoạch sẽ triển khai
90
trong thời gian tới, các kiến nghị, phản hồi từ phái công nhân lên ban lãnh đạo Công ty. Để làm được điều này cần thực hiện giải pháp:
Thứ nhất: Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin qua các cuộc họp giao ban hàng tuần.
Thời gian: Tổ chức vào ngày đầu tuần
Địa điểm: Tại công trường dự án xây dựng nhà chung cư
Chủ trì: Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc phụ trách kỹ thuật, chất lượng
Nội dung: Phổ biến các mục tiêu chất lượng, công tác quản lý chất lượng theo quy trình, hội ý, giải quyết những kiến nghị của người lao động
Người lao động có cơ hội để nêu lên các vấn đề họ gặp phải trong quá trình làm việc để đảm bảo chất lượng công trình.
Thứ hai: Thiết lập hệ thống quản lý chất lượng online
Trong thời đại phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay , thiết lập một hệ thống trao đổi thông tin bằng điện từ làm một hướng đúng đắn và đã được một số doanh nghiê ̣p áp dụng. Hệ thống sẽ bao gồm:
Tài liệu về quản lý chất lượng bao gồm: sổ tay chất lượng, các quy định, các thủ tục, các hướng dẫn công việc, các mẫu liên quan. Các tài liệu này thường xuyên được cập nhập mới và bổ sung sẽ được đăng tải lên trên website của Công ty, mọi nhân viên đều có thể vào đọc, góp ý chỉnh sửa tài liệu cho phù hợp.
Tin tức về quản lý chất lượng công trình của Công ty. Tất cả các tin tức về quản lý chất lượng đều được truyền tải trên hệ thống để tất cả các nhân viên trong Công ty có thể tiếp nhận. Nội dung bao gồm: Các văn bản tài liệu liên quan đến chất lượng công trình.
Báo cáo chất lượng hàng tháng, quý năm: Bao gồm các báo cáo chất lượng hàng tháng, hàng quý, hàng năm của các đội xây dựng. Đồng thời nó là
91
căn cứ để đánh giá thi đua giữa các đội, từ đó có các chế độ khen thưởng, khuyến khích hợp lý.