3. đẶC đIỂM đỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1 SỰ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA OGC
3.1.5 đặc ựiểm tổ chức bộ máy phòng kế toán tài chắnh và sổ kế toán
* đặc ựiểm về tổ chức bộ máy kế toán- tài chắnh
Phòng kế toán thuộc nhóm quản lý hành chắnh, phòng có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán trong toàn công ty và thực hiện các công việc về tài chắnh kế toán liên quan ựến hoạt ựộng kinh doanh của công ty.
- Bộ máy kế toán ựược tổ chức theo phương thức tập trung. Theo mô hình tổ chức này, công việc kế toán ựều tập trung giải quyết ở phòng kế toán.
- Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty như sau:
Sơ ựồ 3.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Ờtài chắnh tại OGC
( Nguồn : Công ty cổ phần tập ựoàn đại Dương)
-Kế toán trưởng phụ trách phòng kế toán, tổ chức công tác kế toán của công ty, theo dõi và phân tắch tình hình tài chắnh, chịu trách nhiệm về tắnh chắnh xác, trung thực, phản ánh ựầy ựủ hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của công ty trước Ban giám ựốc.
+Giúp giám ựốc phân tắch, ựánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của công ty + Cùng các trưởng phòng ban, trưởng nhà máy tham mưu giúp giám ựốc trong việc ựiều hành hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của công ty
+Phân công, phân nhiệm giao kiểm tra công việc của các kế toán viên. Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán công nợ phải thu, doanh thu Kế toán công nợ phải trả, chi phắ Kế toán tài sản Thủ quỹ
-Phó phòng kế toán: Thực hiện công tác kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu của các kế toán viên, lập các báo cáo tài chắnh của công ty, cùng trưởng phòng kế toán tổ chức, ựiều hành và giám sát công tác kế toán của công ty
- Kế toán tổng hợp: phụ trách công việc ghi sổ tổng hợp, sổ cái, lập các báo cáo nội bộ và báo cáo tài chắnh của công ty, ựồng thời bảo quản và lưu trữ hồ sơ chứng từ theo quy ựịnh.
- Kế toán thanh toán: phụ trách công việc liên quan ựến huy ựộng vốn cho các dự án, ghi chép, theo dõi tình hình thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ựối soát với ngân hàng về tài khoản tiền gửi của công ty
- Kế toán công nợ phải thu, doanh thu: theo dõi tình hình thanh toán của các khách hàng và doanh thu của công ty
- Kế toán công nợ phải trả, chi phắ: theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp, ghi chép theo dõi tất cả các khoản chi phắ phát sinh trong quá trình hoạt ựộng kinh doanh của công ty
- Kế toán tài sản cố ựịnh: ghi chép báo cáo tình hình sử dụng và tình hình biến ựộng của tài sản cố ựịnh của toàn công ty.
- Thủ quỹ: theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt của công ty, thực hiện thu chi tiền mặt
Bảng 3.1 Phân loại nhân viên phòng kế toán
Giới tắnh Trình ựộ
Tổng số lao ựộng
(người) Nam Nữ đại học &
trên ựại học Cao ựẳng T.cấp
8 6 2 6 2 0
(Nguồn: Công ty cổ phần tâp ựoàn đại Dương)
Nhân viên kế toán công ty ựều ựược ựào tạo chắnh quy chuyên ngành kế toán, ựa số có thời gian làm kế toán tương ựối lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong công tác hạch toán.
Bộ máy kế toán của công ty ựược tổ chức khá gọn nhẹ và khoa học, hợp lý. Công việc của kế toán ựược thực hiện phần lớn trên máy vi tắnh với chương trình phần mềm ựược lập trình vì vậy ựã ựem lại hiệu quả cao trong công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý công ty nói chung. Mỗi thành viên của phòng kế toán ựảm
nhiệm những nhiệm vụ khác nhau nhưng ựều nhằm một mục ựắch chung là theo dõi, kiểm tra, ghi chép tắnh toán một cách chắnh xác, ựầy ựủ, kịp thời tình hình hoạt ựộng của công ty.
Ớ đặc ựiểm tổ chức bộ sổ kế toán
Công ty cổ phần tập ựoàn đại Dương áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. đây là hình thức áp dụng phù hợp với công ty, với khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, cập nhật thường xuyên nên việc ghi chép cần ựược tiến hành liên tục, phù hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán trong công việc hạch toán thường xuyên.
Các loại sổ kế toán ựược bộ phận kế toán công ty sử dụng gồm: các loại sổ, thẻ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký ựặc biệt, sổ Cái theo quy ựịnh chung của Nhà nước, ngoài ra còn có cả sổ, thẻ, bảng biểu theo quy ựịnh của công ty.[5,6]
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi ựịnh kỳ
Quan hệ ựối chiếu
Sơ ựồ 3.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung của OGC
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký ựặcbiệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Cái
Bảng cân ựối số phát sinh
Báo cáo tài chắnh
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kinh tế phát sinh ựã ựược kiểm tra, ựược dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký ựặc biệt, các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Sau ựó căn cứ vào số liệu ựã ghi trên sổ Nhật ký chung kế toán tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ Cái tương ứng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán sẽ tiến hành tổng hợp số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết và lập bảng tổng hợp chi tiết, tổng hợp số liệu trên sổ Cái ựể lập Bảng Cân ựối số phát sinh. Sau khi ựã kiểm tra, ựối chiếu khớp ựúng số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết số liệu này ựược dùng ựể lập các báo cáo tài chắnh. Quan hệ ựối chiếu, kiểm tra sẽ ựảm bảo nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân ựối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (sổ Nhật ký ựặc biệt ựã loại trừ các nghiệp vụ trùng với sổ Nhật ký chung) cùng kỳ kế toán.