Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lƣợng lao động cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
Quá trình tuyển dụng phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau:
- Tuyển dụng phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất – kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực của doanh nghiệp
- Tuyển dụng đƣợc những ngƣời có trình độ chuyên môn cần thiết cho công việc để đạt tới năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt.
- Tuyển dụng đƣợc những ngƣời có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc tổ chức.
Để việc tuyển dụng nhân viên đạt đƣợc kết quả cao thì doanh nghiệp phải xây dựng đƣợc một quy trình tuyển dụng khoa học và hiệu quả với hai khâu cơ bản đó là tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự
Tuyển mộ là quá trình nhận dạng và thu hút một số ứng viên mong muốn làm việc và bản thân họ cảm nhận đƣợc sự thỏa mãn trong mối quan hệ làm việc tại doanh nghiệp. Đối với các ứng viên họ cần có những thông tin cụ thể về doanh nghiệp nhƣ thông tin về công việc, cơ hội thăng tiến, lƣơng bổng, phúc lợi và các chính sách liên quan trực tiếp đến ngƣời lao động. Đối với doanh nghiệp, họ cần có thông tin của các ứng viên về khả năng, kinh nghiệm, đạo đức và quy mô có thể đáp ứng yêu cầu công việc của. Việc cung cấp thông tin của doanh nghiệp là hoạt động nhằm thu hút nhân tài. Quá trình tuyển mộ có ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn vì có những trƣờng hợp ngƣời lao động có trình độ cao phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp nhƣng lại không đƣợc chọn do vì họ không biết đến các thông tin tuyển mộ hoặc không có cơ hội nộp đơn xin việc
Doanh nghiệp có thể tuyển mộ nhân lực từ hai nguồn chủ yếu là từ trong nội bộ doanh nghiệp và từ bên ngoài doanh nghiệp.
16
đầu tiên có ý nghĩa hết sức quan trọng với các hình thức thăng chức, đề bạt, bổ nhiệm hoặc luân chuyển cán bộ. Việc tuyển chọn và sử dụng cán bộ từ bên trong tổ chức để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực là vấn đề đƣợc xem xét trƣớc tiên nhằm tạo ra cơ hội bình đẳng trong việc làm, cơ hội phát triển sự nghiệp cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
- Ƣu điểm:
+ Việc tuyển dụng từ nguồn nội bộ sẽ hạn chế những xáo trộn lớn trong tổ chức. Ngƣời đƣợc tuyển dụng thƣờng đã đƣợc thử thách về lòng trung thành, thái độ, khả năng và tinh thần trách nhiệm làm việc.
+ Nhân viên đƣợc tuyển chọn sẽ dễ dàng hoà nhập nhanh với nhiệm vụ mới do họ đã làm quen và hiểu đƣợc mục tiêu của doanh nhiệp và có nhiều thuận lợi trong việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
+ Tạo đƣợc sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc; kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo nhằm tạo ra hiệu suất lao động cao hơn.
- Hạn chế:
+ Cán bộ đƣợc tuyển chọn, bổ nhiệm dễ dẫn đến hiện tƣợng cứng nhắc, rập khuôn do họ đã quen đi theo cách thức, lối mòn cũ nên ít có khả năng sáng tạo trong tƣ duy và hành động. Điều này rất nguy hiểm khi doanh nghiệp đang ở trong tình trạng trì trệ, hoạt động kém hiệu quả.
+ Ngoài ra, sẽ xuất hiện những ngƣời tham gia đề bạt nhƣng không đƣợc tuyển chọn, từ đó họ có tâm lý không phục lãnh đạo, dễ chia bè phái, mất đoàn kết, khó làm việc, có thể làm ảnh hƣởng không tốt đến không khí làm việc chung. Vì vậy, sự lựa chọn và tuyển dụng cán bộ quản lý trong doanh nghiệp phải đƣợc tiến hành hết sức cẩn trọng dựa trên nguyên tắc công bằng trong việc đánh giá thành tích.
Bộ phận nhân sự của doanh nghiệp cần phải có khả năng phát hiện nhân tài tại chỗ để kịp thời bồi dƣỡng các cán bộ. Cần ƣu tiên lựa chọn và tuyển dụng cán bộ quản lý trong nội bộ của doanh nghiệp, nếu trong nội bộ doanh nghiệp không đảm bảo đƣợc chất lƣợng và số lƣợng thì mạnh dạn tuyển chọn từ bên ngoài.
17
Khi tuyển mộ nhân lực từ nguồn trong nội bộ doanh nghiệp có thể sử dụng các hình thức thu hút sau:
- Thu hút thông qua bản thông báo tuyển dụng: Bản thông báo này đƣợc gửi đến tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp. Thông báo này thể hiện các thông tin về vị trí công việc và yêu cầu trình độ của ngƣời lao động.
- Thu hút thông qua sự giới thiệu, đề bạt của cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp. Kênh thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện nhanh và cụ thể những nhân lực có năng lực phù hợp với yêu cầu công việc.
- Thu hút nhân lực căn cứ vào các hồ sơ, dữ liệu theo dõi, lƣu trữ thông tin về nhân sự của doanh nghiệp nhƣ: trình độ đào tạo, kỹ năng hiện có, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân…
* Nguồn từ bên ngoài doanh nghiệp: Nguồn này đƣợc sử dụng khi doanh nghiệp không thể tìm đƣợc cán bộ từ nội tại doanh nghiệp hoặc có nhu cầu làm mới đội ngũ cán bộ, làm mới phƣơng thức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Ƣu điểm:
+ Những nhân sự đƣợc tuyển từ nguồn này thƣờng có cách nhìn nhận mới đối với doanh nghiệp và có khả năng thay đổi đƣợc lề lối làm việc cũ, khắc phục đƣợc phần nào tình trạng trì trệ trong doanh nghiệp và tạo đƣợc không khí mới trong làm việc
+ Có thể những ngƣời đƣợc tuyển chọn là những nhân tài thật sự, đƣợc trang bị những kiến thức tiên tiến, có hệ thống mang lại hiệu quả cao cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nhƣợc điểm:
+ Phải có thời gian để hƣớng dẫn họ làm quen với công việc, phải có thời gian để đánh giá chất lƣợng, hiệu quả thật sự, sự trung thành của họ với doanh nghiệp;
+ Ngƣời lao động phải mất thời gian hòa nhập với đồng nghiệp mới, có thể không đƣợc sự đồng tình hỗ trợ của đồng nghiệp, họ phải mất thời gian để nắm bắt đƣợc ý tƣởng của lãnh đạo đơn vị.
18 các hình thức thu hút sau:
- Thu hút thông qua sự giới thiệu của căn bộ nhân viên trong doanh nghiệp - Thu hút thông qua các quảng cáo trên các phƣơng tiện truyền thông nhƣ: đài truyền hình, đài phát thanh, báo, tạp chí…
- Thu hút thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm - Thu hút thông qua các hội chợ việc làm
- Thu hút thông qua việc tuyển dụng trực tiếp tại các trƣờng đại học, cao đẳng, dạy nghề…
Tiếp theo khâu tuyển mộ nhân lực là khâu tuyển chọn nhân lực. Tuyển chọn là quá trình sàng lọc các ứng viên có đƣợc sau quá trình tuyển mộ theo các tiêu chuẩn cụ thể, phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp và quyết định sử dụng họ. Yêu cầu công việc đƣợc xác định cụ thể qua quá trình phân tích công việc và đƣợc thể hiện thông qua bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Nhìn chung, quá trình tuyển dụng bao gồm các bƣớc sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng và ra thông báo tuyển dụng:
Là quá trình thu hút ngƣời có khả năng nộp đơn xin việc. Bƣớc này cần đƣa ra các yêu cầu về công việc cần tuyển chọn một cách rõ ràng, chính xác, đầy đủ.
Các thông tin trên thông báo tuyển dụng thƣờng thể hiện các nội dung sau: - Tên doanh nghiệp, chức năng của doanh nghiệp.
- Công việc cụ thể và vị trí cần tuyển, số lƣợng lao động cần tuyển cho mỗi vị trí. - Yêu cầu đối với ứng viên (tùy theo từng công việc mà đƣa ra các yêu cầu cụ thể về trình độ, kỹ năng, tuổi tác).
- Điều kiện làm việc, các khoản lƣơng, chế độ đãi ngộ đối với ngƣời lao động của doanh nghiệp.
Bước 2: Thu nhận, nghiên cứu và xem xét hồ sơ dự tuyển:
Các doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu chung theo hƣớng dẫn dành cho doanh nghiệp nhà nƣớc nhƣng để chuyên nghiệp hóa hoạt động tuyển dụng thì mỗi doanh nghiệp nên có các mẫu riêng phù hợp với từng loại ứng cử viên vào các vị trí công việc khác nhau.
19
Nghiên cứu hồ sơ nhằm lắm bắt các thông tin chủ yếu về ứng viên nhƣ: trình độ học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác; sức khỏe; mức độ lành nghề, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng…Thông qua nghiên cứu hồ sơ có thể loại bớt một số ứng cử viên không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc mà không cần phải thực hiện các bƣớc tiếp theo của quá trình tuyển dụng để giảm thiểu chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp.
Bước 3: Tiếp xúc sơ bộ (phỏng vấn ban đầu):
Phỏng vấn sơ bộ thƣờng diễn ra trong thời gian ngắn. Thông qua phỏng vấn sơ bộ, doanh nghiệp có thể loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém hơn hẳn so với những ứng viên khác mà ở khâu nghiên cứu hồ sơ chƣa phát hiện đƣợc.
Bước 4: Kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn
Doanh nghiệp áp dụng các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn nhằm chọn đƣợc các ứng cử viên xuất sắc nhất. Những bài kiểm tra, sát hạch thƣờng đƣợc sử dụng để đánh giá về các kiến thức cơ bản và khả năng thực hành của các ứng viên.
Các phƣơng pháp trắc nghiệm có thể là:
- Trắc nghiệm về trí thông minh, sự hiểu biết: Các trắc nghiệm này đƣợc thực hiện thông qua bảng câu hỏi thể hiện sự hiểu biết xã hội, về tự nhiên, cũng nhƣ về công việc, khả năng tƣ duy và các phán đoán nhanh của các ứng viên.
- Trắc nghiệm tìm hiểu sự khéo léo và thể lực: Đánh giá sự khéo léo và thể lực của ứng viên thông qua bài tập về sự khéo léo của bàn tay, khả năng phối hợp của các bộ phận trên cơ thể; bài tập về khả năng chịu đựng, mức độ dẻo dai…
- Trắc nghiệm tâm lý và sở thích: Sử dụng trắc nghiệm này đánh giá nhu cầu, khí chất, tính cách, mức độ tự tin, sự linh hoạt, trung thực của ngƣời đƣợc tuyển.
- Trắc nghiệm khả năng nghề nghiệp: Dùng để đánh giá chuyên môn của ngƣời dự tuyển.
Tất cả các trắc nghiệm nhằm đánh giá toàn diện khả năng của các ứng cử viên. Sau đó doanh nghiệp sẽ tiến hành phỏng vấn tuyển chọn các ứng viên. Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp trực tiếp bằng lời nói giữa nhà tuyển dụng và
20
ứng viên. Phƣơng pháp phỏng vấn tuyển chọn giúp doanh nghiệp khắc phục những nhƣợc điểm mà nhà tuyển dụng không nắm bắt đƣợc trong quá trình nghiên cứu hồ sơ hoặc các bài trắc nghiệm không thể hiện rõ ràng. Có thể tiến hành nhiều phƣơng pháp phỏng vấn tuyển chọn nhƣ sau:
- Phỏng vấn theo mẫu: Loại phỏng vấn này có sẵn một bảng câu hỏi đã đƣợc chuyển bị kỹ lƣỡng. Câu hỏi đƣợc soạn thảo dựa trên yêu cầu công việc. Nhiều câu hỏi phƣơng án trả lời sẵn và cũng có câu hỏi tình huống để các ứng viên thể hiện khả năng ứng xử.
- Phỏng vấn tự do: Không thiết kế bảng hỏi, tùy theo mục đích ngƣời tuyển chọn đƣa ra câu hỏi và tự điều chỉnh câu hỏi phù hợp. Hình thức phỏng vấn này giúp cho việc thu thập thông tin đa dạng và trên nhiều lĩnh vực.
- Phỏng vấn tình huống: Ngƣời phỏng vấn đƣa ra những tình huống giống nhƣ trong thực tế ngƣời thực hiện công việc thƣờng gặp và yêu cầu ứng viên phải trình bày cách thức giải quyết vấn đề. Các tình huống đƣợc xây dựng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc, các mối quan hệ trong công việc thực tế.
- Phỏng vấn căng thẳng: Đôi khi các doanh nghiệp cố ý tạo sự căng thẳng trong phỏng vấn để xem ứng viên phản ứng thế nào trong một số tình huống nào đó. Các cuộc phỏng vấn này thƣờng sử dụng đối với các phỏng vấn viên có trình độ, nghiệp vụ chuyên môn cao và chỉ áp dụng trong các ngành nhƣ quân đội, cảnh sát, luật và ít đƣợc áp dụng với ngành nghề khác.
- Phỏng vấn theo mục tiêu: Đây là cuộc phỏng vấn dựa vào công việc cụ thể mà yêu cầu các ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu xác định từ trƣớc. Các câu hỏi đƣa ra dựa vào sự phân tích công việc một cách kỹ lƣỡng để xác định các mục tiêu cho các vị trí việc làm. Đây là phƣơng pháp cho ta độ tin cậy cao và đúng đắn nhất.
Bước 5: Thẩm tra lại trình độ và tiểu sử làm việc.
Việc thẩm tra này có thể đƣợc thực hiện thông qua sự tiếp xúc với bạn bè, đồng nghiệp, lãnh đạo cũ của các ứng viên đó. Mục đích của quá trình này để tìm hiểu xác định độ tin cậy của thông tin thu đƣợc.
21
Bước 6: Kiểm tra sức khỏe.
Các ứng cử viên có thể điền vào bản kê khai về tình hình sức khỏe và sau đó bác sỹ sẽ khám lại tình hình thực tế của ngƣời đƣợc tuyển.
Bước 7: Lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn.
Khâu này nhằm đánh giá kỹ hơn khả năng thực hiện công việc, đồng thời để nâng cao trách nhiệm của ngƣời lãnh đạo đối với nhân viên trong tƣơng lai.
Bước 8: Thăm quan trực tiếp công việc cụ thể.
Các ứng cử viên sẽ đƣợc giới thiệu về công việc mà mình sẽ đảm nhiệm, về trang thiết bị và điều kiện thực hiện công việc.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng.
Giai đoạn này kết thúc quá trình tuyển chọn (sau khi đã làm thử và đánh giá kết quả công việc) nhà quản lý sẽ căn cứ vào kết quả của các bƣớc trên để ra quyết định tuyển chọn hoặc từ chối.