9. Bố cục của đề tài
2.2.2.Thành phần đoàn kiểm tra, thanh tra
- Thành phần Đoàn kiểm tra, thanh tra của Cục giống nhau ở chỗ đều bao gồm trưởng đoàn, thư ký và các thành viên. Trong trường hợp Đoàn kiểm tra, thanh tra có sự tham gia của lãnh đạo Cục thì lãnh đạo Cục sẽ là trưởng đoàn. Trong trường hợp Đoàn thanh tra không có sự tham gia của lãnh đạo Cục thì lãnh đạo Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương (đối với Đoàn kiểm tra) hoặc lãnh đạo Thanh tra (đối với Đoàn thanh tra) sẽ là trưởng đoàn. Thư ký của Đoàn là chuyên viên của phòng chủ trì thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, thanh tra. Các thành viên còn lại của Đoàn bao gồm chuyên viên của
phòng chủ trì thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, thanh tra và chuyên viên của các đơn vị phối hợp.
- Khi tiến hành kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương hay Thanh tra Cục đều có sự phối hợp với các đơn vị chức năng và sự nghiệp của Cục. Các đơn vị tham gia phối hợp bao gồm: Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương (đối với đoàn Thanh tra), Văn phòng Cục, Phòng Kế hoạch - Tài chính, Phòng Tổ chức - Cán bộ, Trung tâm Tin học, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, Trường Trung học Văn thư - Lưu trữ trung ương. Mỗi đợt kiểm tra, thanh tra, Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương cũng như Thanh tra Cục đã phối hợp với từ 1 đến 2 đơn vị.
Ví dụ: Đợt kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu năm 2009, Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương đã phối hợp với Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Đợt kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Quảng Bình, Hà Tĩnh năm 2010, Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương đã phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ, Trung tâm Tin học.
Đợt thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Hải Dương năm 2003, Thanh tra Cục phối hợp với Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, Phòng Kế hoạch - Tài chính. Đợt thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Vĩnh Phúc năm 2005, Thanh tra Cục phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.
Sự phối hợp giữa các đơn vị với nhau trong quá trình kiểm tra không chỉ giúp Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, Thanh tra Cục hoàn thành nhiệm vụ kiểm tra được giao mà còn có tác dụng hỗ trợ các cơ quan được mời phối hợp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác. Bên cạnh đó, đối với Thanh tra Cục, sự phối hợp đó còn xuất phát một phần do biên chế của Thanh tra Cục ít, không đủ để thành lập Đoàn Thanh tra. Từ năm 2001 đến năm 2002, Thanh tra Cục có 02 biên chế (trong đó có 01 lãnh đạo, 01 chuyên viên), từ năm 2003 đến tháng 6 năm 2006 có 01 biên chế (01 lãnh
chuyên viên), từ đầu năm 2010 đến nay có 04 biên chế (01 lãnh đạo, 03 chuyên viên).