9. Bố cục của đề tài
3.2. Gải pháp cụ thể
- Đối với công tác hướng dẫn nghiệp vụ
+ Trong công tác tập huấn, để sự phối hợp giữa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với các tỉnh được tốt hơn nhằm khắc phục những hạn chế của trước đây, Cục cần văn bản hóa chỉ đạo thống nhất chung 63 tỉnh thành về việc tổ chức các lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ. Trong văn bản này
bản, các chuyên đề được lựa chọn để phổ biến, thời gian tổ chức, đối tượng tham dự. Đây là cơ sở giúp Cục quản lý, theo dõi, chỉ đạo công tác tập huấn của địa phương và chủ động xây dựng kế hoạch cử cán bộ của Cục tham gia các lớp.
Cục cần định hướng về mặt nội dung cho các lớp tập huấn để đảm bảo văn bản, chuyên đề lựa chọn đưa ra phổ biến cho phù hợp với từng đối tượng. Đối với các lớp giành cho đối tượng là cán bộ lãnh đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ cần đi sâu phổ biến các văn bản, các chuyên đề liên quan đến công tác quản lý, nếu đưa các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ vào nội dung tập huấn thì không nên quá đi sâu phân tích, hướng dẫn các bước quy trình nghiệp vụ mà nên tập trung hướng dẫn cách quản lý, tổ chức triển khai thực hiện văn bản nghiệp vụ. Đối với các lớp giành cho đối tượng là cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ cần ưu tiên lựa chọn các văn bản, chuyên đề đi sâu vào hướng dẫn nghiệp vụ để phổ biến.
Về phía các cán bộ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước khi được cử tham gia các lớp tập huấn tại địa phương, mỗi cán bộ cần chủ động liên hệ để trao đổi, thống nhất với tỉnh về chương trình, nội dung tập huấn.
Sau khi các lớp phổ tập huấn tại tỉnh kết thúc, Phòng Tổ chức Cán bộ cần chủ động liên hệ với tỉnh để tiếp thu những đánh giá, nhận xét về báo cáo viên (trên cơ sở tổng hợp ý kiến đóng góp của các cán bộ tham gia lớp tập huấn). Đây cũng là một yếu tố giúp Cục đánh giá chất lượng báo cáo viên và là cơ sở để Cục có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng các báo cáo viên nhằm đáp ứng được yêu cầu, đòi hỏi của thực tế đang đặt ra.
+ Hiện nay, công tác trả lời văn bản ở Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương do trưởng phòng chịu trách nhiệm chung, bên cạnh đó, giúp trưởng phòng soạn thảo văn bản trả lời nghiệp vụ có bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ. Trong thời gian tới, giữa hai bộ phận này cần có sự phối hợp tốt hơn nữa để bổ trợ cho nhau trong quá trình trả lời văn bản. Mỗi văn bản trả lời liên quan đến công tác văn thư hoặc lưu trữ sau khi được phát hành cần được gửi thêm một bản cho bộ phận còn lại để nắm bắt thông tin, làm cơ sở trả lời nghiệp vụ qua điện thoại. Không những thế, giữa Phòng Nghiệp vụ
Văn thư - Lưu trữ địa phương và các đơn vị chức năng khác thuộc Cục cũng cần tăng cường trao đổi, thông tin với nhau về những vấn đề nghiệp vụ được hỏi.
- Đối với công tác kiểm tra
+ Trong thời gian tới, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần duy trì thường xuyên công tác kiểm tra, không để tái diễn tình trạng có một số năm không tiến hành kiểm tra tỉnh nào. Đặc biệt hiện nay khi công tác thanh tra đã chuyển về Bộ Nội vụ, công tác kiểm tra chéo giữa các tỉnh không được tổ chức thì Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước càng cẩn đẩy mạnh hơn nữa công tác kiểm tra vì đây là cơ sở thực tế giúp Cục đánh giá tình hình triển khai cũng như chất lượng các văn bản do Cục ban hành hoặc do Cục tham mưu trình các cấp có thẩm quyền ban hành và nắm bắt thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương.
Nếu như trước đây trung bình mỗi năm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước kiểm tra từ 3 đến 4 tỉnh, thì trong thời gian tới Cục cần tăng đối tượng kiểm tra lên từ 6 - 8 tỉnh, số lượng tỉnh dự kiến kiểm tra trong thời gian tới như đề xuất là chưa nhiều nhưng cũng có thể được coi là hợp lý trong giai đoạn này vì: ngoài việc kiểm tra thường xuyên công tác văn thư, lưu trữ, hàng năm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước còn phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hơn 10 đoàn đi kiểm tra tình hình triển khai thực hiện đề án xây dựng kho lưu trữ của các tỉnh (theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ); hàng năm Cục cũng tổ chức Đoàn đi triển khai chỉ đạo điểm tại một số tỉnh, kiểm tra đột xuất tình hình công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương; đặc biệt khi Luật lưu trữ có hiệu lực, Cục sẽ tổ chức các Đoàn đi khảo sát, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các tỉnh trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện về lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Với số lượng tỉnh dự kiến kiểm tra như trên sẽ giúp Cục đảm bảo duy trì thường xuyên công tác kiểm tra, vừa đảm bảo thời gian cho cán bộ làm việc tại cơ quan để thực hiện các mặt chuyên môn khác, vừa tránh được tình trạng tổ chức, triển khai quá nhiều đoàn đi địa phương cùng một
+ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần giao cho Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương rà soát lại các tỉnh đã kiểm tra qua đó lập danh sách các tỉnh chưa được kiểm tra (ưu tiên 11 tỉnh từ năm 2001 đến nay chưa được thanh tra, kiểm tra) để đưa vào kế hoạch kiểm tra trong những năm tới, tránh tình trạng có những tỉnh được kiểm tra nhiều lần trong một thời gian ngắn nhưng lại có những tỉnh chưa được kiểm tra trong một thời gian dài.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần giao cho Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương xây dựng và đưa ra những tiêu chí cụ thể khi lựa chọn các cơ quan, tổ chức làm đối tượng kiểm tra tại mỗi tỉnh điều này không chỉ giúp Đoàn kiểm tra có được những nhận xét, đánh giá mang tính khách quan về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh mà còn giúp Đoàn kiểm tra tránh được tình trạng đi sâu kiểm tra một nhóm cơ quan nhất định (các cơ quan chuyên môn giúp việc cho UBND tỉnh, huyện), trong khi bỏ ngỏ rất nhiều các nhóm cơ quan, tổ chức khác. Trong tiêu chí đưa ra cần ưu tiên kiểm tra những nhóm cơ quan, tổ chức chưa từng được kiểm tra như: các cơ quan giữ vị trí cao nhất trong bộ máy chính quyền Nhà nước ở địa phương, các cơ quan Trung ương theo ngành dọc tại địa phương, các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập, các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội.
+ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần tăng thời gian kiểm tra tại mỗi cơ quan tổ chức nói riêng và tăng thời gian kiểm tra tại tỉnh nói chung. Thời gian kiểm tại mỗi cơ quan, tổ chức địa phương cần được thực hiện trong một ngày và thời gian làm việc tại mỗi tỉnh tối thiểu trong một tuần, có như vậy Đoàn kiểm tra mới có thể đi sâu phân tích, nhận xét, đánh giá một cách đầy đủ các nội dung theo mục tiêu đề ra.
+ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần định hướng cho các Đoàn kiểm tra về nội dung kiểm tra. Các Đoàn kiểm tra cần tập trung kiểm tra những vấn đề nổi cộm trong công tác văn thư, lưu trữ (như những vấn đề nổi cộm trong từng giai đoạn cụ thể, những vấn đề nổi cộm của địa phương, của mỗi cơ quan tổ chức), những khâu còn yếu trong công tác văn thư, lưu trữ (như lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; chỉnh lý, bảo
quản tài liệu, …); khắc phục tình trạng giành nhiều thời gian kiểm tra những nội dung đã được triển khai rộng rãi ở các cơ quan, tổ chức (như thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản đi - đến) mà bỏ qua hoặc không đi sâu kiểm tra, phân tích, làm rõ những khâu yếu trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức để đề ra các giải pháp, kiến nghị cụ thể. Có như vậy, mỗi đợt kiểm qua mới thực sự có hiệu quả và tạo nên sự chuyển biến tại mỗi cơ quan, tổ chức là đối tượng kiểm tra.
+ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần chỉ đạo các tỉnh nói chung, các cơ quan, tổ chức là đối tượng kiểm tra nói riêng nghiêm chỉnh chấp hành các kết luận của Đoàn kiểm tra được nêu tại Thông báo kết quả kiểm tra của Cục.
+ Kết thúc mỗi đợt kiểm tra, Đoàn kiểm tra của Cục cần tổ chức họp tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm trong đó cần tập trung đánh giá một số nội dung chủ yếu sau: đánh giá kết quả thanh tra so với mục đích, yêu cầu của đợt kiểm tra; đánh giá kết quả thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao; những bài học kinh nghiệm rút ra qua đợt kiểm tra; những kiến nghị, đề xuất của các thành viên Đoàn kiểm tra.