9. Bố cục của đề tài
2.1.1. Công tác tập huấn
2.1.1.1. Các lớp tập huấn được tổ chức từ năm 2001 đến nay
- Các lớp phổ biến pháp luật và tập huấn chuyên đề do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức
Từ năm 2001 đến nay, liên tục qua các năm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đều tổ chức các Hội nghị về công tác văn thư, lưu trữ. Tại các Hội nghị này Cục đã kết hợp phổ biến các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ cho đối tượng là cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý công tác này tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Ví dụ:
Ngay sau khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được ban hành, tháng 6 năm 2001 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức Hội nghị phổ biến và triển khai thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia cho đối tượng là cán bộ lãnh đạo Văn phòng UBND, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Cũng trong năm 2001, sau Hội nghị trên, Lãnh đạo Cục cùng lãnh đạo các phòng chức năng đã trực tiếp phổ biến nội dung Pháp lệnh cho 35 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Tại Hội nghị giao ban công tác văn thư, lưu trữ ba miền Bắc, Trung, Nam năm 2007 các đại biểu đã được nghe phổ biến Chỉ Thị số 05/2007/CT- TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; các văn bản của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc triển khai thực hiện Chỉ thị; Công văn số 188/VTLTNN-VP ngày 23 tháng 3 năm 2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm
Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Trong Hội nghị tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2011, một số văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ đã được phổ biến đến các đại biểu tham dự Hội nghị: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Qua đó có thể thấy, hầu hết các văn bản mới về văn thư, lưu trữ sau khi được các cấp có thẩm quyền ban hành đã được Cục kịp thời phổ biến, quán triệt đến đối tượng là cán bộ lãnh đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh; đây chính là tiền đề để triển khai phổ biến các văn bản mới tại địa phương.
Bên cạnh đó, xuất phát từ yêu cầu thực tế, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã mở một số lớp tập huấn theo chuyên đề cho đối tượng là cán bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh. Ví dụ: Thực hiện quy định tại Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp, để hướng dẫn Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh trong việc điều hành, quản lý công việc của cơ quan, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức Hội nghị Tập huấn về quản lý công tác lưu trữ cho đối tượng là Giám đốc Trung tâm Lưu trữ các tỉnh tại thành phố Đà Nẵng. Năm 2006, Cục đã tổ chức lớp tập huấn nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ quản lý ngành văn thư, lưu trữ. Năm 2010 Cục đã tổ chức 02 lớp tập huấn về kỹ năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho trên 100 lượt lãnh đạo Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ thuộc 62 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Các lớp phổ biến pháp luật và tập huấn chuyên đề do địa phương tổ chức với sự tham gia phổ biến của cán bộ Cục
Ngay sau khi các văn bản mới của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành, các địa phương đã chủ động tuyên truyền, phổ biến văn bản mới đến các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thông qua các hình thức như: ban hành văn bản chỉ đạo thực hiện, sao gửi văn bản; tổ chức hội nghị chuyên đề; tổ chức các lớp phổ biến pháp luật; các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hoặc hội nghị công tác văn phòng.
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phối hợp chặt chẽ với các địa phương trong công tác tập huấn. Từ năm 2001 đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã cử cán bộ tham gia tập huấn tại trên 100 lượt tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Ví dụ: Năm 2001 cử cán bộ tham gia lớp tập huấn tại 13 tỉnh: Thái Nguyên, Hưng Yên, Kon Tum, Thanh Hóa, Hà Nội, Bình Định, Quảng Nam, Sóc Trăng, Thừa Thiên Huế, Hà Nam, Sơn La, Kiên Giang, Vĩnh Long. Năm 2008 cử cán bộ tham gia phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ tại 8 tỉnh: Yên Bái, Nghệ An, Hải Phòng, Bà Rịa - Vũng Tàu; Khánh Hoà, Quảng Ninh, Hà Giang; Bắc Ninh. Năm 2011 cử cán bộ tham gia phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ tại 10 tỉnh: Nghệ An, Thanh Hoá, Đà Nẵng, Hoà Bình, Phú Yên, Bến Tre, Lai Châu, Cà Mau, Sóc Trăng, Yên Bái.
Như vậy, bình quân mỗi năm, Cục đã cử cán bộ tham gia tập huấn tại 9 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cho đến nay các cán bộ của Cục đã trực tiếp tham gia tập huấn tại hầu hết các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
2.1.1.2. Hướng dẫn cho các địa phương trong việc mở lớp tập huấn
Ngay sau khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được ban hành, thực hiện quy định tại Khoản 7, Điều 25 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, năm 2002 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xác định đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức địa phương là nhiệm vụ trọng tâm trong của năm. Chính vì thế, để tổ chức thực hiện thống nhất việc bồi dưỡng, tập huấn công tác lưu trữ tại các tỉnh, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số 22/LTNN-NVĐP ngày 15 tháng
2002. Nội dung công văn tập trung hướng dẫn các tỉnh về thời gian tổ chức tập huấn, đối tượng tham gia tập huấn, nội dung tập huấn.
Sau đó, hàng năm tại văn bản hướng dẫn phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước luôn xác định việc tổ chức tập huấn nói riêng, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nói chung là một trong những nhiệm vụ cần được duy trì thường xuyên để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác này.
Thực hiện chức năng giúp Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước, bên cạnh việc ban hành văn bản hướng dẫn các địa phương mở lớp phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ, trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày, Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương đã trực tiếp hướng dẫn các tỉnh qua điện thoại về việc mở lớp tập huấn cho phù hợp với từng đối tượng cũng như phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh.
Nội dung hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đối với các tỉnh về việc mở lớp tập huấn chủ yếu tập trung vào một số vấn đề sau:
- Đối tượng tham gia lớp tập huấn
+ Đối tượng tham gia các lớp tập huấn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức gồm cán bộ làm công tác quản lý về văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: lãnh đạo Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (trước đây là lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và Trung tâm Lưu trữ tỉnh).
+ Đối tượng tham gia các lớp tập huấn do tỉnh tổ chức bao gồm cán bộ quản lý, cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Trước đây, theo quy định tại Thông tư số 40/1998/TT-TCCP thì Văn phòng UBND tỉnh có chức năng tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; tại cấp huyện chức năng này được giao cho Văn phòng UBND huyện. Chính vì vậy, trong giai đoạn này, đối tượng tham gia các lớp tập huấn, bên cạnh lãnh đạo phụ trách, cán bộ trực
tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh còn có lãnh đạo của Văn phòng UBND cấp huyện.
Theo quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV thì chức năng quản lý về văn thư, lưu trữ được giao cho Sở Nội vụ thực hiện, đối với cấp huyện giao cho Phòng Nội vụ, do vậy, từ năm 2008 trở lại đây đối tượng tham dự các tập huấn do tỉnh tổ chức có thêm thành phần là lãnh đạo Phòng Nội vụ và cán bộ giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện. Cụ thể:
• Lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính), cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các sở, ban, ngành.
• Lãnh đạo Văn phòng UBND, Lãnh đạo Phòng Nội vụ, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
• Lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính), cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp ở cấp tỉnh.
• Phụ trách Phòng Hành chính, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Doanh nghiệp Nhà nước và các cơ quan khác trực thuộc UBND tỉnh, thành phố
Từ năm 2006 trở về trước, phần lớn các tỉnh mở lớp tập huấn cho các đối tượng bao gồm cả lãnh đạo quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Ví dụ: Năm 2006, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc đã tổ chức một lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ các cấp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Thành phần tham dự gồm có: Chánh, Phó Văn phòng (hoặc Trưởng, Phó phòng Hành chính) các đơn vị; cán bộ trực tiếp làm công tác Văn thư, Lưu trữ các đơn vị; cán bộ Văn phòng và Văn thư, Lưu trữ các đơn vị trực thuộc Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã; cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư Lưu trữ một số xã, phường, thị trấn.
việc định hướng về đối tượng tham gia. Theo hướng dẫn của Cục, nhiều địa phương đã mở lớp tập huấn dành riêng cho đối tượng là cán bộ lãnh đạo và tập huấn dành riêng cho đối tượng là cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ với phương pháp và cách truyền đạt khác nhau cho phù hợp với tính chất công việc của từng đối tượng. Ví dụ: Năm 2009, Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng đã mở lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở ban ngành, huyện, thị của tỉnh. Sau đó, năm 2010, Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng tiếp tục mở lớp tập huấn nâng cao kỹ năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho đối tượng là cán bộ lãnh đạo phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của các sở ban ngành, huyện thị.
- Nội dung các lớp phổ biến pháp luật tập trung giới thiệu các văn bản mới của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ nhằm giúp cán bộ quản lý cũng như cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ có điều kiện cập nhật kịp thời những quy định mới về công tác này từ đó góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc.
Các lớp tập huấn theo chuyên đề tập trung giới thiệu các nội dung, các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ như tổng quan về công tác văn thư, lưu trữ; soạn thảo và ban hành văn bản; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý văn bản; chỉnh lý tài liệu, ….
Trước đây do cách thức tổ chức lớp tập huấn tại các tỉnh không tách riêng đối tượng là cán bộ lãnh đạo và cán bộ trực tiếp làm nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nên trong công tác tập huấn chưa xác định được từng nội dung phù hợp với mỗi đối tượng. Cùng một nội dung phổ biến pháp luật hay tập huấn theo chuyên đề đều triệu tập tất cả các đối tượng trên.
Theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đặc biệt là Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, từ năm 2007 trở lại đây nội dung các lớp tập huấn do tỉnh tổ chức đã và đang hướng tới phù hợp với từng đối tượng. Đối tượng là lãnh đạo sẽ được nghe giới thiệu những văn bản quản lý ở tầm vĩ mô như: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Thông số 21/2005/TT- BNV Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số 02/2010/TT-BNV, Luật Lưu
trữ …; những chuyên đề liên quan đến nội dung quản lý trong công tác văn thư, lưu trữ như: tổng quan về công tác văn thư, lưu trữ; kỹ năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ; soạn thảo và ban hành văn bản, … Qua đó giúp đội ngũ cán bộ lãnh đạo ở các địa phương nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ để từ đó đề ra chủ trương, biện pháp triển khai nhằm thực hiện tốt hơn nữa công tác này tại mỗi cơ quan, tổ chức.
Đối tượng là cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sẽ được giới thiệu chuyên sâu hơn về các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: Công văn số 261-NV ngày 12 tháng 10 năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan”, Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan, ……; các chuyên đề đi sâu phân tích các quy trình, nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ như: quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, chỉnh lý tài liệu, …. Hiểu và nắm vững những văn bản này sẽ giúp cán bộ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trong việc giải quyết công việc hàng ngày cũng như khi tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo.