9. Bố cục của đề tài
3.1.4. Tổ chức tổng kết, đánh giá về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra
- Cho đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chưa tổ chức các buổi tổng kết, đánh giá riêng về công tác hướng dẫn nghiệp vụ cũng như công tác kiểm tra mà đây chỉ là một nội dung được đưa vào trong báo cáo công tác của Cục và báo cáo của Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, Phòng Tổ chức cán bộ và một số đơn vị có liên quan. Tuy nhiên, tại các báo cáo của Cục cũng như của các Phòng chưa đi sâu phân tích, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và đề ra giải pháp khắc phục trong công tác này.
Trong thời gian tới, để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác hướng dẫn nghiệp vụ, công tác kiểm tra, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần duy trì các cuộc họp tổng kết để đánh giá tình hình thực hiện công tác này. Đồng thời, đây cũng là nội dung cần được nhấn mạnh, cần được đưa ra thảo luận góp ý kiến tại các hội nghị tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của ngành hoặc của các địa phương do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
- Là đơn vị có chức năng tham mưu giúp Cục thực hiện quản lý nhà nước về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại địa phương, trong thời gian tới, Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương bên cạnh việc tổ chức những buổi họp chung đánh giá các mặt hoạt động công tác tháng, quý, năm phòng cần xen kẽ tổ chức những buổi họp theo từng chuyên đề nhất định liên quan đến các nội dung công việc được giao trong đó có công tác kiểm tra, tập huấn, trả lời văn bản. Mặc dù, hiện tại phòng có rất nhiều công việc cần giải quyết đặc biệt khi Luật lưu trữ đã có hiệu lực và đang triển khai áp dụng vào thực tế, tuy nhiên là một phòng với số lượng cán bộ trẻ chiếm tỷ lệ cao, hơn nữa hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra cũng là hai nội dung quan trọng của hoạt động quản lý, chính vì vậy phòng cần duy trì các buổi họp chuyên đề này.
+ Trong các buổi họp chuyên đề về công tác tập huấn, phòng cần đánh giá tình hình báo cáo viên do phòng cử đi thông qua ý kiến phản hồi của các tỉnh về chất lượng nội dung bài giảng, phương pháp giảng, thái độ và sự nhiệt tình của báo cáo viên. Bên cạnh đó, phòng cần phân công các cán bộ có kinh nghiệm trong phòng hướng dẫn cán bộ trẻ trong công tác tập huấn: mỗi cán bộ khi tham gia tập huấn sẽ đưa một cán bộ trẻ đi theo để học hỏi kinh
nghiệm; kiểm tra nội dung bài giảng của các cán bộ trẻ; nghe và góp ý kiến cho bài giảng, phương pháp truyền đạt của các cán bộ trẻ.
+ Trong các buổi họp chuyên đề về công tác trả lời nghiệp vụ Phòng sẽ nghe các chuyên viên báo cáo về tình hình tiếp nhận và giải đáp nghiệp vụ qua điện thoại cũng như rà soát lại tiến độ trả lời nghiệp vụ bằng văn bản. Đây cũng là thời gian để các chuyên viên trong phòng cùng nhau trao đổi, đưa ra thảo luận để đi đến thống nhất trả lời những vấn đề nghiệp vụ nổi cộm được địa phương quan tâm hỏi nhiều. Qua đó không chỉ góp phần nâng cao chất lượng công tác trả lời nghiệp vụ mà đây cũng chính là những buổi sinh hoạt nghiệp vụ bổ ích giúp cho mỗi chuyên viên của phòng được chia sẻ, cũng cố thêm kiến thức.
+ Tổ chức các buổi họp chuyên đề về công tác kiểm tra, sẽ là dịp để Phòng đánh giá lại kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh. Tại các buổi họp chuyên đề này, các cán bộ trong phòng được nghe Trưởng Đoàn và các thành viên của các Đoàn kiểm tra trình bày khái quát thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và các cơ quan, tổ chức là đối tượng kiểm tra; những ưu điểm, hạn chế, đề xuất, kiến nghị của tỉnh; những thuận lợi, khó khăn của các Đoàn trong quá trình công tác; chia sẻ kinh nghiệm trong quá trình kiểm tra. Qua đó, các cán bộ trong phòng sẽ đóng góp ý kiến cho các Đoàn kiểm tra nói riêng và cho công tác kiểm tra của phòng nói chung.
Với hình thức này, không chỉ nâng cao tinh thần, ý thức trách của mỗi cán bộ trong phòng nhằm tìm ra những giải pháp tốt nhất để nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác kiểm tra, phổ biến pháp luật mà bản thân mỗi cán bộ còn tự tích lũy, học hỏi, đúc kết cho mình những kinh nghiệm riêng.