9. Bố cục của đề tài
2.2.5. Phương pháp kiểm tra, thanh tra
Tại mỗi cơ quan, tổ chức, Đoàn kiểm tra, thanh tra đều áp dụng phương pháp chung là kết hợp giữa nghe báo cáo và kiểm tra thực tế tình hình công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
Trên cơ sở công văn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các cơ quan, tổ chức là đối tượng kiểm tra, thanh tra sẽ báo cáo bằng văn bản theo những nội dung đã được yêu cầu tại công văn. Tại mỗi buổi làm việc, sau khi nghe đại diện lãnh đạo của cơ quan, tổ chức trình bày báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan đã giúp cho các thành viên Đoàn kiểm tra, thanh tra
các thành viên của Đoàn sẽ cùng với cơ quan, tổ chức làm rõ một số nội dung trong báo cáo trước khi tiến hành kiểm tra thực tế.
Phương pháp kiểm tra thực tế giúp các thành viên của Đoàn làm hơn những nội dung đã được trình bày ở báo cáo cũng như trực tiếp nắm bắt tình hình triển khai các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Trong thời gian làm việc tại các cơ quan, tổ chức, Đoàn đã tập trung kiểm tra thực tế tại bộ phận văn thư của cơ quan: kiểm tra sổ đăng ký văn bản đi - đến, tập lưu công văn đi, tình hình quản lý và sử dụng con dấu; tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại bộ phận văn thư cơ quan; tại một số cơ quan, tổ chức Đoàn đã kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành tại một số phòng ban chức năng; kiểm tra tình hình kho tàng, trang thiết bị và tình hình hồ sơ, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Sự kết hợp giữa hai phương pháp này giúp các thành viên trong Đoàn kiểm tra, thanh tra đánh giá những kết quả đã đạt được, những hạn chế còn tồn tại cũng như kiến nghị một số biện pháp khắc phục để giúp các cơ quan, tổ chức làm tốt hơn nữa công tác này.
Kết thúc đợt làm việc tại tỉnh, Đoàn kiểm tra, thanh tra làm việc với Sở Nội vụ hoặc Văn phòng UBND tỉnh để đánh giá kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đó, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước làm thông báo kết quả kiểm tra gửi tỉnh.