9. Bố cục của đề tài
2.2.1. Đối tượng kiểm tra, thanh tra
Từ năm 2001 đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại 41 lượt tỉnh, trung bình mỗi năm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước kiểm tra từ 3 đến 4 tỉnh. Trong số 41 lượt tỉnh kiểm tra, có 5 tỉnh Cục tiến hành kiểm tra 2 lần: Hà Giang, Hà Tĩnh, Nam Định, Tuyên Quang, Quảng Ngãi, riêng tỉnh Quảng Trị được kiểm tra 3 lần. Như vậy, trong hơn 10 năm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại 34/63 tỉnh. Ví dụ: Năm 2003 kiểm tra 04 tỉnh: Hà Giang, Hà Tĩnh, Quảng Trị, Quảng Ninh; năm 2008 kiểm tra 06 tỉnh: Tuyên Quang, Hà Giang, Bình Phước, Tây Ninh, Quảng Trị và Đăk Nông; năm 2012 kiểm tra 06 tỉnh: Đồng Tháp, Kiên Giang, Vĩnh Long, Khánh Hòa, Quảng Trị, Thái Nguyên.
Qua đó có thể thấy, từ năm 2007 trở về trước Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chủ yếu tập trung kiểm tra các tỉnh từ miền Trung trở ra ngoài Bắc, từ năm 2008 trở đi Cục mới tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh thuộc khu vực miền Nam và Tây Nguyên.
10 năm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tiến hành thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại 22 lượt tỉnh, trung bình mỗi năm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thanh tra 2 tỉnh. Cụ thể: Năm 2003 thanh tra 02 tỉnh: Hải Dương, Ninh Bình; năm 2005 thanh tra 01 tỉnh: Vĩnh Phúc; năm 2006 thanh tra 01 tỉnh: Hà Nam; năm 2011 thanh tra 04 tỉnh: Lai Châu, Bình Dương, Hòa Bình, Thanh Hóa.
Trong một năm, việc lựa chọn đối tượng kiểm tra, thanh tra được dựa trên một số tiêu chí như tiêu chí về vị trí địa lý: các tỉnh lựa chọn kiểm tra, thanh tra được phân bổ đều cho ba miền (miền Bắc, miền Trung - Tây nguyên, miền Nam), đối với các tỉnh khu vực miền Trung - Tây Nguyên và miền Nam do có vị trí địa lý xa Cục nên mỗi đợt kiểm tra, trung bình Đoàn kiểm tra sẽ lựa chọn 2 tỉnh có vị trí địa lý gần nhau để thuận tiện cho Đoàn trong quá trình đi lại. Ví dụ: Năm 2009, Đoàn kiểm tra của Cục đã tiến hành 3 đợt kiểm tra tại 6 tỉnh: đợt 1 làm việc tại tỉnh Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu; đợt 2 làm việc tại tỉnh Gia Lai, Kon Tum, đợt 3 làm việc tại tỉnh Ninh Bình,
Thái Bình. Năm 2007, Đoàn thanh tra của của Cục đã tiến hành 3 đợt thanh tra tại 5 tỉnh: đợt 1 làm việc tại tỉnh Tiền Giang, Cà Mau, đợt 2 làm việt tại tỉnh Sơn La, Điện Biên, đợt 3 làm việc tại tỉnh Hải Dương
Bên cạnh tiêu chí về vị trí địa lý thì tiêu chí về đặc điểm, tình hình công tác văn thư, lưu trữ của các tỉnh là một tiêu chí quan trọng được phòng đưa ra làm cơ sở lựa chọn tỉnh kiểm tra, thanh tra. Ví dụ: ưu tiên kiểm tra, thanh tra những tỉnh có một trong số các đặc điểm sau: những tỉnh làm tốt công tác văn thư lưu trữ và có những thành tích nổi bật trong công tác này hoặc là những tỉnh chưa có sự quan tâm, đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ; những tỉnh làm chưa tốt công tác văn thư, lưu trữ.
Tại mỗi tỉnh, Đoàn kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiến hành kiểm tra các đối tượng: Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư Lưu trữ (trước đây là Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Lưu trữ tỉnh) và một số sở ban ngành, huyện thị.
Ví dụ: Khi kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Quảng Ngãi năm 2004, Đoàn kiểm tra đã làm việc tại các cơ quan: Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm lưu trữ tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND huyện Bình Sơn. Năm 2006, khi kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Bắc Kạn, Đoàn kiểm tra đã làm việc tại các cơ quan: Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm lưu trữ tỉnh, Văn phòng HĐND - UBND huyện Ba Bể, Sở Tài chính.
Năm 2003, trong đợt thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Quảng Ninh, Đoàn thanh tra đã làm việc tại các cơ quan: Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Trung tâm Thông tin Tài nguyên và Môi trường (thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường), Văn phòng UBND thị xã Móng Cái. Năm 2007, trong đợt thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Tiền Giang, Đoàn thanh tra đã làm việc tại các cơ quan: Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng UBND huyện Tân Phước, Văn phòng UBND huyện Gò Công, Sở Công Thương.
Từ năm 2009 trở lại đây, trước tình hình hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp xã quản lý chưa tốt, kho tàng trang thiết bị không đáp ứng được
của Cục tiến hành kiểm tra thêm một số UBND xã, phường, thị trấn để kịp thời chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan này, đồng thời làm cơ sở xây dựng Thông tư quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Ví dụ: năm 2011, khi kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Nam Định, Đoàn kiểm tra đã làm việc tại các cơ quan: Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Giao thông Vận tải, Sở Xây dựng, UBND huyện Vụ Bản, UNBD thị trấn Gôi, UNBD thành phố Nam Định, UBND phường Bà Triệu.
Từ năm 2012, nhằm nâng cao chất lượng công tác Thanh tra Cục đã tăng số lượng cơ quan, tổ chức được thanh tra tại mỗi tỉnh lên từ 9-10 cơ quan. Ví dụ: Năm 2012, trong đợt thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Đăk Lăk, Đoàn thanh tra đã làm việc tại các cơ quan: Văn phòng UBND tỉnh, UBND thị xã Buôn Hồ, UBND huyện Krông Pắc, UBND huyện Krông Ana, UBND huyện Krông Bông, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Giao thông Vận tải, Sở Tài chính, Cục Thuế tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh. Trong đợt thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Bình Thuận, Đoàn thanh tra đã làm việc tại các cơ quan: Văn phòng UBND tỉnh, UBND huyện Bắc Bình, UBND huyện Hàm Thuận Bắc, UBND huyện Đức Linh, UBND thị xã La Gi, Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch, Sở Giao thông Vận tải, Sở Xây dựng, Sở Nội vụ. Qua đó giúp Đoàn có thêm cơ sở đưa ra những nhận xét, kết luận mang tính khách quan, phù hợp với thực tế công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh.