9. Bố cục của đề tài
3.1.3.Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao chất lượng
làm công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra
Trong thời gian tới, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần quan tâm hơn nữa đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra nhằm mục đích trang bị cho cán bộ này những kiến thức về quản lý nhà nước cũng như các kỹ năng, nghiệp vụ để họ có đủ khả năng thực hiện tốt nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu đặt ra trong giai đoạn hiện nay. Nội dung đào tạo, bồi dưỡng cần tập trung vào một số vấn đề sau:
- Thứ nhất, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần quan tâm và tạo điều kiện hơn nữa cho cán bộ nghiệp vụ nói chung và cán bộ thường xuyên tham gia hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra được học tập nâng cao trình độ: tham gia các khóa học nâng cao về nghiệp vụ văn thư lưu trữ; các khóa học học thạc sỹ, tiến sỹ ở trong và ngoài nước; các khóa học về kỹ năng quản lý; các khóa học về phương pháp sư phạm, các khóa học về các kiến thức bổ trợ như tin
- Thứ hai, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần tạo điều kiện cho cán bộ đặc biệt là cán bộ trẻ là đối tượng đã, đang và sẽ trực tiếp tham gia hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đi học tập thực tế trong và ngoài nước như: các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và lưu trữ một số quốc gia trên thế giới. Về cơ bản, các cán bộ khi tuyển dụng về Cục và được giao nhiệm vụ tham gia hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đều được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên như vậy vẫn chưa đủ để các cán bộ trẻ có thể giúp Cục trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương vì đây là những công việc mang tính chất chỉ đạo, điều hành đòi hỏi cần phải có kinh nghiệm quản lý và được rèn luyện, cọ sát, trưởng thành qua thực tế.
Trên cơ sở đề xuất của các đơn vị, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp để cán bộ có điều kiện học hỏi kinh nghiệm. Các cơ quan mà cán bộ có thể đến học tập thực tế bao gồm: các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có những thành tích nổi bật trong công tác văn thư, lưu trữ như: Vĩnh Long, Quảng Ngãi, Bình Định, Đồng Nai, thành phố Hà Nội, … Qua quá trình đi học tập thực tế tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, đặc biệt là các địa phương sẽ giúp mỗi cán bộ hiểu thêm về đặc điểm tình hình, thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các tỉnh; biết được những khó khăn, vướng mắc của các cơ quan, tổ chức địa phương trong công tác văn thư, lưu trữ; và bản thân họ sẽ tích lũy được rất nhiều kiến thức thực tế mà họ đã học được qua thực tiễn.
Ở đây, cần lưu ý, không chỉ có các cán bộ của Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương mới cần đi thực tế tại địa phương mà bất cứ cán bộ nào của Cục khi tham gia hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra tại địa phương cùng cần tìm hiểu và tự trang bị cho mình một phông kiến thức nhất định về công tác văn thư, lưu trữ địa phương, có như vậy công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra của Cục mới thực sự đáp ứng được các yêu cầu của địa phương và thực sự có hiệu quả.
- Thứ ba, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra kịp thời cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Việc cập nhật các quy định mới của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cần được tiến hành ngay từ khi khởi thảo xây dựng văn bản. Chính vì vậy, ngay trong quá trình xây dựng văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, Cục cần mở rộng đối tượng tham gia họp góp ý dự thảo văn bản trong đó đối tượng không thể thiếu là toàn thể cán bộ của hai phòng nghiệp vụ và những cán bộ thường xuyên tham gia biến pháp luật. Hiện nay, đối tượng tham gia họp đóng góp ý kiến cho dự thảo các văn bản thường được giới hạn chỉ bao gồm thành viên bộ phận soạn thảo và đại diện các đơn vị có liên quan. Trên thực tế, chuyên viên của hai phòng nghiệp vụ và những cán bộ trực tiếp tham gia hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ và chính là đối tượng sau này trực tiếp đi tập huấn, kiểm tra, trả lời nghiệp vụ thì phần lớn trong số họ không được tham gia để lắng nghe những ý kiến đóng góp, giải trình của các đại biểu tham dự.
Có thể nói, được tham dự các buổi họp góp ý cho dự thảo văn bản không chỉ giúp mỗi cán bộ hiểu sâu sắc, toàn diện vấn đề mà bản thân mỗi cán bộ qua mỗi lần tham dự cũng phải tự trau dồi kiến thức, nghiên cứu, tìm hiểu nội dung dự thảo để đưa ra những nhận xét, những ý kiến đóng góp của cá nhân.
Với cách thức này sẽ góp phần giúp các cán bộ làm công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra được trang bị thêm nhiều kiến thức bổ ích phục vụ trực tiếp cho công tác hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra. Điều này càng có ý nghĩa quan trọng hơn khi hiện nay, số lượng cán bộ trẻ của hai phòng nghiệp vụ đang chiếm tỷ lệ lớn, đặc biệt là cán bộ của Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, trong khi đó các cán bộ lãnh đạo quản lý có kinh nghiệm lâu năm sắp đến tuổi nghỉ hưu, vì vậy đây còn là sự chuyển giao kiến thức, kinh nghiệm từ thế hệ đi trước cho thế hệ kế cận.