9. Bố cục của đề tài
3.1.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy giúp Cục thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về
nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ
3.1.2.1 Kiện toàn tổ chức bộ máy giúp Cục thực hiện nhiệm vụ tập huấn
Thực hiện nhiệm vụ được giao tại Quyết định số 316/QĐ-VTLTNN, Phòng Tổ chức Cán bộ là đơn vị được giao giúp Cục trong công tác đề xuất, cử cán bộ của các đơn vị chức năng và sự nghiệp tham gia các lớp tập huấn về văn thư, lưu trữ do Cục tổ chức hoặc do địa phương tổ chức, trong thời gian tới, để nâng cao chất lượng công tác tập huấn, Phòng Tổ chức Cán bộ cần tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Cục về việc thành lập và ban hành quy chế hoạt động của Tổ báo cáo viên. Tổ Báo cáo viên là tổ chức thường trực giúp Cục về mặt cán bộ tham gia công tác tập huấn về văn thư, lưu trữ nói riêng và công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nói chung. Để Tổ báo cáo viên được thành lập và hoạt động có hiệu quả cần xác định một số vấn đề
cơ bản như: tiêu chuẩn của báo cáo viên, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổ Báo cáo viên; quyền và nghĩa vụ của Tổ trưởng và các báo cáo viên; chế độ hoạt động của Tổ Báo cáo viên.
Báo cáo viên cần đáp ứng một số tiêu chuẩn: có phẩm chất đạo đức tốt, lập trường tư tưởng vững vàng , có uy tín trong công tác ; có khả năng truyền đạt; có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ và có thời gian làm việc tại cục từ 3 năm trở lên; được lãnh đạo đơn vị cử tham gia làm thành viên của Tổ Báo cáo viên pháp luật.
Trong hoạt động thường xuyên của mình, Tổ Báo cáo viên cần phân công, theo dõi, đôn đốc và hỗ trợ các báo cáo viên; thường xuyên kiểm tra, góp ý cho các báo cáo viên về nội dung bài tập huấn; về nguyên tắc, kỹ năng trình bày. Bên cạnh đó, Tổ Báo cáo viên cần liên tục cập nhật văn bản mới, nắm bắt yêu cầu của thực tiễn, thu thập thông tin, không ngừng nâng cao chất lượng tập huấn. Đồng thời, Tổ Báo cáo viên cần định kỳ họp sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình hoạt động.
3.1.2.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy giúp Cục thực hiện nhiệm vụ kiểm tra
Là một đơn vị có chức năng tham mưu giúp Cục thực hiện quản lý nhà nước về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, trong đó kiểm tra tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ là một nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng của Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương. Để thực hiện tốt nhiệm vụ Cục giao, trong thời gian tới, phòng cần chủ động đề xuất với Cục trong việc kiện toàn tổ chức bộ máy của phòng.
Hiện nay, theo quy định tại Quyết định số 318/QĐ-VTLTNN-NVĐP ngày 22 tháng 12 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương thì tổ chức của Phòng gồm có Trưởng phòng, không quá 02 phó trưởng phòng và các chuyên viên. Tuy nhiên, đến đầu tháng 10 năm 2012, Trưởng Phòng nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương đến thời hạn nghỉ
thông suốt, phòng cần chủ động bồi dưỡng và đề xuất với lãnh đạo Cục về đội ngũ cán bộ kế cận có đủ năng lực và trình độ để đảm nhận các vị trí lãnh đạo phòng trong giai đoạn hiện nay và sau này.
Mặc dù so với giai đoạn trước đây, biên chế của phòng ngày càng được củng cố (10 biên chế) tuy nhiên với chỉ tiêu biên chế được giao chưa đủ đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra, từ đó đã ảnh hưởng đến hoạt động quản lý của phòng đối với các tỉnh trong công tác kiểm tra. Trong thời gian tới, để tăng cường chức năng kiểm tra của Cục đối với các tỉnh thì yếu tố con người cần được đặt lên hàng đầu. Trước hết, Cục cần tăng cường biên chế cán bộ cho Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, có như vậy mới giúp Phòng chủ động nguồn nhân lực tham gia kiểm tra cũng như giúp Phòng tăng số lượng các tỉnh được kiểm tra trong một năm.
Về phía Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, Phòng cần chủ động báo cáo tình hình sắp xếp, bố trí cán bộ trong phòng cũng như những khó khăn trong công tác tổ chức cán bộ của phòng để từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp khắc phục. Chỉ tiêu biên chế của phòng được xây dựng dựa trên cơ sở xác định vị trí việc làm của từng cán bộ công chức. Cụ thể, tại Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương có 2 loại vị trí việc làm: Loại vị trí quản lý: loại vị trí làm việc này bao gồm 01 vị trí Trưởng phòng và 02 vị trí Phó trưởng phòng; Loại vị trí chuyên viên theo dõi công tác văn thư, lưu trữ theo vùng, miền, loại vị trí này cần có 8 vị trí. Khi xác định nội dung công việc của từng vị trí cần dựa trên chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác hàng năm.
- Đối với vị trí quản lý sẽ làm các công việc thuộc chức năng lãnh đạo quản lý bao gồm:
Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cục về việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:
+ Quản lý, chỉ đạo chung về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
+ Phối hợp với các đơn vị trong Cục tham gia xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ trình cấp có thẩm quyền;
+ Xây dựng, trình Cục trưởng ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước cơ thẩm quyền ban hành các chương trình mục tiêu, đề án, dự án quốc gia về văn thư, lưu trữ theo phân công của Cục trưởng;
+ Chủ trì, tham gia xây dựng, trình Cục trưởng ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ đối với các tỉnh, thành phố theo quy định của pháp luật;
+ Phối hợp với các tỉnh, các đơn vị tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo Cục. - Đối với vị trí chuyên viên theo dõi công tác văn thư, lưu trữ theo vùng, miền (8 vùng: Đồng bằng sông Hồng, Đông Bắc Bộ, Tây Bắc Bộ, Bắc Trung Bộ, Duyên hải Nam Trung Bộ, Tây nguyên, Đông Nam Bộ, Đồng bằng sông Cửu Long) sẽ làm các công việc thuộc chức năng thi hành, thừa hành bao gồm:
+ Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
+ Xây dựng dữ liệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
+ Thực hiện chỉ đạo điểm công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
+ Xây dựng, trình trưởng phòng dự thảo văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Trả lời nghiệp vụ công tác lưu trữ cho các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
+ Góp ý kiến dự thảo văn bản của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về công tác lưu trữ;
+ Phối hợp với Thanh tra, tiến hành Thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
+ Theo dõi tình hình công tác văn thư, lưu trữ tại 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
+ Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác theo sự phân công của Lãnh đạo phòng.
Xác định được vị trí việc làm như trên sẽ giúp phòng củng cố biên chế cũng như củng cố tổ chức bộ máy của phòng.
3.1.2.3. Kiện toàn tổ chức bộ máy thực hiện chức năng thanh tra
Thực hiện quy định của Luật thanh tra năm 2010 và Nghị định số 07/2012/NĐ-CP, hiện nay mặc dù Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước không còn thực hiện chức năng quản lý nhà nước về thanh tra chuyên ngành văn thư, lưu trữ; vấn đề kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác thanh tra được giao cho Bộ Nội vụ chủ trì, tuy nhiên, để việc kiện toàn tổ chức bộ máy thanh tra của Bộ thực sự có hiệu quả cần có sự phối hợp của các đơn vị có liên quan trong đó có Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Khi chuyển chức năng thanh tra từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước lên Bộ và kiện toàn tổ chức bộ máy Thanh tra bộ phải đảm bảo:
+ Giải quyết công việc đối với những công chức của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước khi bị giải thể. Đối với những công chức của Thanh tra có nguyện vọng ở lại Cục công tác nếu được sự đồng ý của Bộ Nội vụ thì Cục cần tạo điều kiện để sắp xếp, bố trí vị trí công tác cho các cán bộ này.
+ Đảm bảo tính gọn nhẹ, hiệu quả, linh hoạt trong việc kiện toàn lại cơ cấu tổ chức của Thanh tra Bộ.
+ Đảm bảo tính ổn định, liên tục trong hoạt động thanh tra văn thư, lưu trữ để hoàn thành kế hoạch thanh tra năm 2012 đã được Bộ phê duyệt.
- Là một cơ quan trực tiếp giúp Bộ thực hiện chức năng thanh tra công tác văn thư, lưu trữ từ năm 1984 (theo quy định tại Nghị định số 34-HĐBT ngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước) Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần tham gia phối hợp cùng với Bộ Nội vụ triển khai xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án, nội dung phối hợp bao gồm:
+ Cục có trách nhiệm báo cáo với Bộ kết quả thực hiện đề án cũng như kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc những kiến nghị về việc điều chỉnh, bổ sung đề án trong quá trình triển khai thực hiện.
+ Phối hợp với Bộ triển khai giải thể Thanh tra Cục, đồng thời xây dựng phương án thành lập Bộ phận tham mưu thực hiện chức năng giải quyết khiếu nại tố cáo, phòng chống tham nhũng.
+ Chuyển toàn bộ hồ sơ quản lý cán bộ và tài liệu có liên quan của công chức thanh tra Cục cho Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ.
+ Chuyển hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong của Thanh tra Cục về Thanh tra Bộ để tiếp tục theo dõi giải quyết.
Cho đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã thực hiện tốt việc phối hợp với Bộ Nội vụ trong việc kiện toàn tổ chức Thanh tra Bộ: chuyển 02 công chức của Thanh tra Cục về Thanh tra Bộ, đối với 02 công chức có nguyện vọng ở lại Cục công tác thì Cục đã bố trí 01 công chức về công tác tại Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương và đang xây dựng phương án sắp xếp công việc cho Chánh thanh tra.